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Documentation utilisateurs

Qu’est-ce que VelObs ?

VelObs, est un outil qui permet aux cyclistes de signaler les problèmes et de proposer des améliorations sur le réseau cyclable. VelObs est développé depuis 2009 par l’association toulousaine 2 pieds 2 roues. Depuis 2016, les sources de VelObs sont en libre accès sur github : https://github.com/2p2r/velobs_web.

C'est une carte en ligne, où n'importe quel cycliste peut faire des observations, idéalement, accompagnées d'une photo (plus de chance d’être traitées efficacement).

Toutes les fiches modérées positivement sont affichées sur l’interface publique sous la forme d’une icône associée à une catégorie. Il suffit de cliquer sur une icône pour afficher les détails :

Liste des instances de VelObs

Accéder à une observation

Via la carte

  • Ouvrir l’instance de VelObs correspondant à la ville ci-dessus
  • se déplacer sur la carte à l’endroit où se trouve l’observation que vous cherchez
    • utiliser les contrôles suivants pour déplacer/zoomer

    • utiliser la souris pour se déplacer (clic enfoncé et déplacement souris), et zoomer (double-clic pour zoomer)

Connaissant son numéro

  • spécifier le numéro de l’observation dans le champ « N° Observation à afficher» dans le bandeau du bas puis appuyer sur la touche Entrée.

Il existe plusieurs moyens pour récupérer le numéro d’une observation :

  • au survol de l’icône correspondant à une observation, une bulle s’affiche avec le numéro et le lien vers la fiche de l’observation (pour envoyer aux collègues par mail, aux collectivité pour traiter un point précis...)

  • en ouvrant une observation, le numéro de celle-ci s’affiche dans la barre de titre en haut à gauche

  • le numéro d’une observation se trouve aussi dans les mails automatiques envoyés lors de la création, puis de la modification de cette fiche.

Soumettre une observation

N’importe qui peut ajouter une observation à VelObs, adhérent comme non adhérent. Pour ajouter une observation :

  • Ouvrir l’instance de VelObs correspondant à la ville ci-dessus

  • se déplacer sur la carte à l’endroit où vous voulez soumettre une observation et modifiez le zoom pour bien visualiser la position (en utilisant les boutons de zoom ou le double-clic de la souris)

  • Vérifier qu’il n’existe pas déjà une observation référençant le même problème

    • sélectionner toutes les catégories dans le menu de gauche pour afficher toutes les observation non clôturées

    • S’il existe déjà une observation identique,

      • il est possible d’ajouter un commentaire assorti d’une photo si vous l’estimez nécessaire en cliquant sur le bouton « Ajouter un commentaire et/ou une photo » de la fiche suivante

      • il est également possible de voter pour cette observation pour lui donner plus de poids et pour être tenu informé des évolutions de cette observation (optionnel) en cliquant sur le bouton « Voter pour cette observation» de la fiche suivante

    • si aucune observation n’existe, on peut la créer

  • Cliquer sur le bouton “Soumettre une observation” dans le menu de gauche

  • Positionner aussi précisément que possible (n’hésitez pas à zoomer) le marqueur correspondant à votre observation en cliquant sur la carte. Le marqueur peut-être déplacé après sa création en cliquant/déplaçant ou en cliquant de nouveau sur la carte

Note : le numéro et le nom de la rue correspondant peuvent être récupérés automatiquement via le service institutionnel https://api-adresse.data.gouv.fr/reverse pour pré-remplir le champ « Nom de la voie ».

  • Renseigner aussi précisément que possible les informations demandées dans le formulaire qui s’affiche à droite

  • Dans le bloc “Vos coordonnées”, seule l’adresse e-mail est obligatoire

  • Cliquer sur le bouton “Envoyer”

Note : les observations faites avec le mail d’un modérateur ou d’une modératrice sont modérés automatiquement, en “Priorité 1”

A noter : Vélo-Cités (association FUB montpelliéraine) a fait un petit tutoriel en ligne https://huit.re/VelobsTuto.

L’observation VelObs est créée. Un courriel est automatiquement envoyé aux modérateurs et aux administrateurs de l’association qui gère VelObs, ainsi qu’à la personne qui a enregistré l’observation.

Un modérateur est associé à un pôle, correspondant à une zone géographique précise, définie dans VelObs. Par exemple, pour Toulouse Métropole, ces pôles correspondent aux aires géographiques correspondants à la compétence territoriale d’une équipe “Voirie”.

Après modération, les observations sont affichées sur l’interface publique de VelObs et mises à disposition de la collectivité dans son interface d’administration (sauf pour les urgences où un numéro de téléphone est donné à l’utilisateur, celles qui sont refusées par l’association ou qui sont en doublon).

La collectivité peut répondre et prendre en compte les observations pour les futurs aménagements ou refuser l’observation.

Les modérateurs bénévoles de l'association sont invités à surveiller régulièrement sur place l'évolution des observations et à marquer les observations comme résolues le cas échéant. N’importe quel cycliste a la possibilité d’ouvrir une fiche VelObs sur l’interface publique et d’ajouter un commentaire, agrémenté d’une photographie, pour mettre à jour la fiche. Ce commentaire est modéré de la même façon qu’une observation.

Filtrer les observations sur la carte publique et d’administration

Il est possible de filtrer les observations affichées sur la carte si on est intéressé pour avoir un sous-ensemble de celles-ci. Par exemple :

  • en tant que Collectivité, je peux être intéressé pour n’afficher que les observations dont le statut est à « A définir »
  • en tant que Modérateur, je peux être intéressé pour n’afficher que les observations qui ont la priorité positionnée à « A modérer », ou n’afficher que les observations qui ont des commentaires en attente de modération

Pour ce faire des filtres ont été ajoutés sur la carte (attention, tous les filtres se cumulent, se référer aux numéros dans la capture d’écran ci-dessous) :

  1. Catégories/sous-catégories : n’affiche que les observations correspondantes

  2. Modifié depuis : n’affiche que les observations qui ont été modifiées une date à spécifier

  3. Statut : n’affiche que les observations qui ont le statut spécifié

  4. Priorité: n’affiche que les observations qui ont la priorité spécifiée

  5. Nombre de votes : n’affiche que les observations qui ont un nombre de vote supérieur ou égal au chiffre spécifié

Modérer et suivre des observations

La modération consiste en la prise en compte des nouvelles observations :

  • vérifier que l’observation est valable
  • au besoin ajouter une photo, corriger les fautes, enlever les insultes, relocaliser l’observation sur la carte…en contactant l’observateur si besoin
  • Modifier la priorité après analyse de l’observation

Le suivi des observations consiste en la mise à jour des informations et de la priorité suite aux modifications apportées par la collectivité.

Pour modérer ou assurer le suivi d’une observation, il existe plusieurs moyens.

Accès à une interface de modération

Suite à réception d’un courriel envoyé par VelObs

Cliquer sur le lien vers l’interface d’administration contenu dans un courriel reçu après création ou modification d’une observation. Ce lien est de la forme URLInstanceVelobs/admin.php?id=XXXX (ou XXXX correspond au numéro unique de l’observation, e.g. http://velobs.2p2r.org/admin.php?id=2916). Une page web s’ouvre permettant de spécifier ses identifiants VelObs

Après avoir cliqué sur le bouton Connexion, la fiche d’administration de l’observation s’affiche :

Depuis la fiche publique

En affichant la fiche de l’observation sur l’interface publique (clic sur l’icône de l’observation), un lien vers l’interface d’administration est accessible, en bas à droite de la fiche :

Accès direct à l’interface d’administration

Accéder à la page URLInstanceVelobs/admin.php depuis un navigateur.

Après connexion, un tableau listant l’ensemble des observations s’affiche :

Il est possible de télécharger l’ensemble des observations dans un fichier .csv, de façon à pouvoir les manipuler dans un tableur (libreOffice, Excel…). Pour télécharger le .csv, dans l’interface de modération, il y a un bouton “Télécharger la liste des observations” à droite du tableau des observations, accessible à toute personne ayant des identifiants VelObs.

En cliquant sur l’onglet « Carte », une carte identique à l’interface publique s’affiche à la différence que des filtres différents sont disponibles, permettant notamment d’identifier facilement les observations à modérer et/ou les observations comportant des commentaires à modérer.

En cliquant sur l’icône d’une observation, la fiche d’administration de cette observation s’ouvre

Modification des observations

Depuis le tableau

Presque chaque champ est éditable. Pour éditer un champ, il faut double cliquer dessus.

  • Pour chaque champ texte ou liste de choix modifié, il faut cliquer à l’extérieur du champ pour que les modifications soient enregistrées.
  • Pour les champs “case à cocher”, le simple fait de cliquer dessus lance l’enregistrement.

En cliquant sur le bouton “Modérer”, la fiche d’administration de l’observation s’affiche.

Note : les champs avec le texte bleu sont non modifiables

Depuis la fiche d’administration de l’observation

Cette interface permet d’avoir la localisation et la plupart des champs concernant l’observation, de façon simultanée. Presque chaque champ est éditable. L’enregistrement ne se fait qu’après avoir cliqué sur le bouton “Enregistrer”.

Note : les champs avec un liseré orange sont non modifiables. Ces champs non modifiables varient selon le rôle (modérateur, communauté de communes, pôle technique) de la personne connectée.

Remarques sur les différents champs

  1. Observation de Terrain

    Le champ "Observation de Terrain", qui n'est pas public (visible
    uniquement par les collectivités), permettait de communiquer avec la Collectivité en privé. Il sera prochainement supprimé, au profit du champ "Commentaire final de l’association" (qui lui est visible sur la Carte Publique). Pour assurer le suivi à posteriori, mettre en début du commentaire ajouté, la date au format 2017-07-23, en attendant un moyen automatisé du suivi des dates de modification.

  2. Priorité

    Avec le champ “Commentaire final de l’association”, c’est le champ de modération le plus important car il va déterminer le devenir de l’observation, son affichage public ou non, ainsi que le déclenchement d’envoi de courriels.

    • Par défaut, à leur création, les observations ont la priorité "A modérer"

    • Si l'observation est importante et/ou à traiter rapidement, on lui attribue la priorité "Priorité 1". Automatiquement :

      • Courriel envoyé à l’observateur pour le prévenir que son observation est prise en compte, avec toutes les informations associées à l’observation
      • Affichage de la ligne correspondant à l’observation dans l’interface d’administration de la collectivité (il n’y a pas de courriel envoyé)
      • Affichage de l’icône de l’observation sur l’interface publique
    • S'il est question d'aménagement à moyen/long terme on lui attribue la priorité "Priorité 2". Automatiquement :

      • Courriel envoyé à l’observateur pour le prévenir que son observation est prise en compte, avec toutes les informations associées à l’observation
      • Affichage de la ligne correspondant à l’observation dans l’interface d’administration de la collectivité (il n’y a pas de courriel envoyé)
      • Affichage de l’icône de l’observation sur l’interface publique
    • Si l'observation propose de supprimer un aménagement cyclable parce qu'il gêne les voitures, ou si c'est juste des insultes... on attribue la priorité "Refusé par l’association"

      • Courriel envoyé à l’observateur pour le prévenir que son observation ne sera pas transmise à la collectivité, avec toutes les informations associées à l’observation
      • Observation non affichée sur l’interface publique
    • Si l'observation concerne un problème urgent pouvant être traité par un service dédié de la collectivité (verre/gravats sur la voie, taille des arbres, danger urgent...), on attribue la priorité "Urgence"

      • Courriel envoyé à l’observateur pour le prévenir que son observation est une urgence avec les coordonnées du service d’urgence associé au territoire, avec toutes les informations associées à l’observation
      • Observation non affichée sur l’interface publique
    • Quand le problème est résolu, on attribue la priorité "Clôturé". C'est en effet l’association qui confirme le traitement des observations, ce n'est pas la collectivité.

      • Courriel envoyé à l’observateur pour le prévenir que son observation est clôturé, avec toutes les informations associées à l’observation
      • L’icône de l’observation sur l’interface publique passe au vert

    C'est à ce moment qu'on est content d'avoir passé du temps à s'occuper de VelObs :D

    • Si la collectivité refuse de traiter l'observation, on attribue la priorité "Refusé par la collectivité"

      • Courriel envoyé à l’observateur pour le prévenir que son observation a été refusée par la collectivité, avec toutes les informations associées à l’observation
      • L’icône de l’observation sur l’interface publique passe au noir
  3. Commentaires

    A droite de “l’interface tableau” ou en bas à droite de l’interface d’administration d’une observation se trouve le champ “Commentaires”. Si au moins un commentaire/photo a été ajouté à l’observation, ce champ est actif. En cliquant dessus, les commentaires seront affichés dans une nouvelle fenêtre, permettant de les modérer :

    Pour que ces commentaires/photos soient accessibles à la collectivité et sur l’interface publique, il faut cliquer sur la case à cocher présente dans la colonne “Affichage”.

Prise en compte par la collectivité et les pôles techniques

Les collectivités référencées dans VelObs disposent d’identifiants leur permettant de se connecter à l’interface d’administration. Par exemple, sur Toulouse Métropole, c’est la personne en charge des modes doux qui accède régulièrement à VelObs.

Après authentification, la collectivité accède à toutes les observations qui ont été modérées par l’association et qui correspondent à son territoire.

Elle peut modifier chaque observation pour :

  • donner un statut (En cours / Programmé / Refusé / Réalisé),
  • ajouter un commentaire dans la colonne “Commentaire de la collectivité”
  • transmettre au pôle technique correspondant, en cochant la case de la colonne “Transmission au pôle”, afin que l’observation soit prise en compte sur le terrain

Les pôles techniques référencés dans VelObs disposent d’identifiants leur permettant de se connecter à l’interface d’administration. Après authentification, le pôle technique accède à toutes les observations qui ont été modérées par l’association et la collectivité, et qui correspondent à son territoire.

Il peut modifier chaque observation pour :

  • ajouter un commentaire dans le champ “Commentaire du pôle concerné”
  • valider la traitement de l’observation en cochant la case de la colonne “Traité par pôle”

A chaque modification d’une observation par la collectivité ou un pôle technique, les administrateurs et modérateurs VelObs reçoivent un courriel avec l’ensemble des informations de l’observation et les champs qui ont été modifiés, pour faciliter le suivi.

Gestion des utilisateurs

Les comptes avec le rôle d’administrateur ont la possibilité de

  • Créer un nouveau compte en donnant les informations suivantes

    • login : à utiliser pour se connecter à l’interface d’administration de VelObs
    • mot de passe :
    • le rôle (administrateur / Comcom / Pôle technique / Modérateur)
    • Territoire / Pôle
  • Réinitialiser le mot de passe d’un utilisateur en cliquant sur le bouton « Réinitialiser » de la ligne correspondante. Un e-mail contenant le mot de passe est automatiquement envoyé à l’adresse mail du compte correspondant.

Note : il n’est pas possible d’accéder aux mots de passe des comptes dans VelObs, ceux-ci étant chiffrés.

  • Désactiver un compte utilisateur en décochant la case dans la colonne « Actif » de la ligne correspondante (cocher la case pour activer le compte)

  • Associer/Dissocier un compte « Modérateur » d’un pôle

  • La capture d’écran ci-dessous liste les liens entre les comptes et les pôles / territoires

    • Pour associer un compte « Modérateur » à un pôle, il faut cliquer sur le bouton « Ajouter un lien Modérateur/Pôle »

      • Sélectionner le compte Modérateur et le pôle à associer

      • Cliquer sur le bouton Enregistrer

    • Pour supprimer un lien Modérateur / pôle

      • Sélectionner le lien à supprimer

      • Cliquer sur le bouton « Supprimer la sélection »

      • Valider en cliquant sur le bouton « Oui » de la fenêtre de confirmation

    Chaque compte peut modifier ses informations, y compris le mot de passe, en cliquant sur « Mes coordonnées » puis « Modifier mes coordonnées » :

Suivi des modifications

Modification Qui ? Quand ?
Passage en markdown pour une meilleure accessibilité Johan Dufour johan.dufour@gmail.com 17/04/2019
Modification paragraphe « Gestion des utilisateurs » pour prendre en compte les nouveautés de la version 1.6.2 : désactivation de comptes, association d’un modérateur à plusieurs pôles Gérald Salin gerald.salin@gmail.com 06/02/2019
Ajout paragraphe sur le filtre des observations affichées sur la carte Gérald salin gerald.salin@gmail.com 12/02/2019
Correction typos suite retour ADAVA Gérald salin gerald.salin@gmail.com 29/04/2018
Ajout du § Gestion des utilisateurs Gérald Salin gerald.salin@gmail.com 31/03/3018
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