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Mise à jour des statuts #1

Merged
merged 20 commits into from Oct 9, 2018

Conversation

Projects
None yet
3 participants
@liZe
Collaborator

liZe commented Sep 9, 2018

Cette PR a pour vocation à être mergée uniquement après acceptation de l'assemblée générale 2018.

Comme discuté avec le comité directeur, nous avons travaillé pour améliorer les statuts, les mettre en accord avec le mode de gérance actuel et régler plusieurs points qui posaient problème.

Ces points on bien entendu vocation à être discutés avant d'êtres présentés en assemblée générale.

La liste des changements principaux sont détaillés ci-après.

Documents

L'idée est d'avoir 3 documents distincts :

  • les statuts, c'est-à-dire les règles importantes s'appliquant aux membres, difficilement modifiables, qui ont vocation à rester stables dans le temps ;
  • le règlement intérieur, c'est-à-dire les règles moins importantes s'appliquant aux membres, plus facilement modifiables ;
  • le code de conduite, c'est-à-dire les règles qui s'appliquent à tous (membres et non membres) lors des événements organisés par l'association et sur ses canaux de communication.

Les statuts sont modifiables par les deux-tiers présents à l'assemblée générale. Le règlement intérieur et le code de conduite sont modifiables par la majorité du comité de direction.

Pour information, quasiment aucune règle n'est fixée par la loi sur le contenu obligatoire des statuts et autres documents.

Le but de ce changement est d'avoir plus de latitude pour changer certains éléments des statuts, en particulier l'adresse du siège (qui historiquement suit le président). Le but est également d'avoir des documents officiellement portés par l'association et publiquement consultables.

Bureau

Peu de changements sont apportés au bureau par rapport aux anciens statuts. Certains points mineurs sont mieux définis, en particulier sur la délégation des tâches au secrétaire et au trésorier.

Comité directeur

Le comité directeur est ramené à 9 membres au lieu de 18.

Le mode de renouvellement est inchangé : un tiers des membres est renouvelé chaque année, incluant les démissionnaires et les plus anciens membres.

Le comité directeur a désormais officiellement de nombreux rôles dans la vie de l'association, entre autres :

  • la modification du règlement intérieur et du code de conduite,
  • la convocation d'une assemblée générale extraordinaire,
  • la proposition du président,
  • l'élection du secrétaire et du trésorier, et
  • la radiation des membres et les sanctions disciplinaires.

Le but de ces changements et d'avoir un comité plus restreint, avec des pouvoirs bien définis quant à la vie de l'association.

Assemblée générale

Peu de changements ont été apportés à l'assemblée générale. Pour des raisons de simplicité, elle doit être convoquée une fois par an par le président à n'importe quel moment de l'année.

Toutes les personnes membres au moment de la convocation, soit 15 jours avant l'assemblée, peuvent voter. Nous avions au préalable une condition de 6 mois d'ancienneté pour éviter qu'un groupe de personnes prennent le pouvoir en devenant massivement membres au dernier moment. Cette condition est aujourd'hui inutile, parce que le comité directeur peut se réunir entre le moment de la convocation et le moment de l'assemblée pour radier les personnes manifestement hostiles à l'association.

L'assemblée générale garde ses rôles, entre autres :

  • la modification des statuts,
  • l'élection et la révocation du comité directeur,
  • l'élection du président,
  • la convocation d'une assemblée générale extraordinaire, et
  • la dissolution de l'association.

Le but de ces changements et d'avoir une situation plus claire concernant la date de l'assemblée générale ordinaire et les personnes pouvant voter à cette assemblée.

Membres de l'association

La situation était très opaque concernant les membres de l'association. De gros besoins de simplification et de clarification avaient été soulevés.

Nous voulons dans les grandes lignes qu'une personne membre soit une personne à jour de cotisation. Cette situation est désormais obtenue de la manière suivante :

  • l'association organise une campagne de cotisation par année civile et en avertit ses membres,
  • une personne qui cotise devient membre et le reste jusqu'à ce qu'elle soit radiée (ou qu'elle démissionne),
  • le comité directeur peut se réunir environ 15 jours avant la date de l'assemblée et radier les personnes qui n'ont pas cotisé durant l'année en cours.

Ainsi, un membre au 31 décembre le reste le 1er janvier, mais il doit cotiser avant l'assemblée pour y prendre partie.

La liste des membres pour une assemblée générale est donc très facile à sortir, puisque c'est la liste des cotisants à la campagne de l'année en cours. Si on en a besoin, la liste des membres à un instant donné est la concaténation des cotisants de l'an dernier et des cotisants de cette année en enlevant les doublons.

Ces listes sont a priori automatisables avec l'API de HelloAsso.

Cette solution offre de multiples avantages :

  • on a une campagne par année civile,
  • on peut savoir facilement qui est membre à tout instant et pour les assemblées,
  • on n'a pas officiellement de notion de membre actif ou de membre à jour, on n'a que des membres.

Par ailleurs, seules les personnes physiques peuvent être membres (c'était déjà le cas dans les statuts mais flou dans les faits).

Le but de ces changements est d'avoir des règles claires et simples sur qui est membre et qui ne l'est pas. Nous pouvons également avoir des listes à jour plus facilement.

Exercices comptables

Nous avions jusqu'à aujourd'hui une situation floue concernant les exercices comptables. Les exercices allaient à peu près d'une PyConFr à l'autre, sans dates précises. Le bilan était très peu lisible parce qu'il comprend majoritairement les sommes de PyConFr, et qu'au moment de PyConFr on n'a effectué qu'une partie des dépenses et reçu qu'une partie des recettes.

L'idée est de caler les exercices comptables sur les années civiles. Cette solution offre de nombreux avantages :

  • une bien meilleure lisibilité du bilan,
  • des chiffres clairs sur la PyConFr, les adhésions et les dons,
  • des comparaisons simplifiées entre les années,
  • des dates précises.

Le principal problème de cette solution est que le bilan doit être approuvé par l'assemblée générale, et que cette assemblée a généralement lieu tard dans l'année, pendant PyConFr. À bien y réfléchir, ce problème est en réalité assez mineur :

  • beaucoup de membres ne sont pas très intéressés par le bilan de l'association,
  • le bureau est a priori au courant des comptes puisque le trésorier doit tenir les comptes à jour,
  • le comité directeur peut demander un point sur les comptes lors de ses rendez-vous,
  • les justificatifs comptables sont d'après les statuts accessibles sur demande par n'importe quel membre,
  • la comptabilité est actuellement publique (et je pense qu'on devrait mettre ça dans le règlement intérieur).

Le but de ces changements est d'avoir des règles plus claires concernant les dates d'exercices comptables et des bilans plus simples et plus utiles.

@liZe

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Collaborator

liZe commented Sep 13, 2018

Suite à la réunion du CD hier, j'ai intégré:

  • la possibilité au CD de donner la qualité de membre (par exemple aux démissionnaires, mais pas que),
  • la radiation automatique le 1er mars de chaque année,
  • le fait que le règlement intérieur prévaut sur le code de conduite.
@arthru

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Member

arthru commented Sep 18, 2018

est ce qu'on pourrait avoir la version définitive d'ici à vendredi ?

cc @marmoute

@marmoute

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marmoute commented Sep 18, 2018

@arthru

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Member

arthru commented Sep 18, 2018

j'ai commité ma proposition de changement dans le dépôt

vulgarisation auprès d'un public francophone du langage de programmation Python
et de ses applications.
décembre 2004 sous le régime de la loi du 1\ :sup:`er` juillet 1901 a pour but
la promotion du langage de programmation Python, de ses applications et

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@liZe

liZe Sep 18, 2018

Collaborator

❤️

@marmoute

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marmoute commented Sep 20, 2018

OKay, les changements me semble bien.

@arthru

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Member

arthru commented on 0424f71 Sep 21, 2018

oups, mauvaise branche

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Collaborator

liZe replied Sep 21, 2018

Oups, je répare ça.

@liZe liZe merged commit a87a149 into master Oct 9, 2018

@liZe liZe deleted the maj_statuts branch Oct 9, 2018

@marmoute

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marmoute commented Oct 9, 2018

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