Permalink
Branch: master
Find file Copy path
Fetching contributors…
Cannot retrieve contributors at this time
53 lines (28 sloc) 4.19 KB

Lista obecności

Listy obecności zostały wprowadzone dlatego, że chętnych jest często dużo więcej niż może pomieścić sala albo format warsztatu. Chcąc jak najlepiej sprostać oczekiwaniom uczestników meetupów i wprowadzić choć niewielką przewidywalność wprowadziliśmy listy obecności uczestników.

Dlaczego lista

Żeby móc znaleźć i zarezerwować miejsce na spotkanie musimy w miarę precyzyjnie zgadnąć ile osób się pojawi a duża część (często większość!) osób deklarujących obecność nie pojawia się na spotkaniu. Wprowadzenie listy jest próbą zwiększenia przewidywalności frekwencji bo nie zawsze mamy możliwość pomieszczenia dowolnie dużej grupy.

Konkretnie: osoby, które zapisały się na Meetup a nie odznaczyły się na liście mają ustawiony status ,,no-show'' dla danego spotkania. Niczym to nie skutkuje od razu ale na spotkaniach na których liczba osób jest ograniczona (najczęściej będą to warsztaty) ich organizatorzy mogą się zastanawiać które osoby zwiększają ryzyko ich niepowodzenia.

Tak na marginesie, inne spotkania warszawskie, które mają mniej szczęścia do miejscówek, wprowadziły ostrzejsze zasady np. ,,no-show'' trzy razy pod rząd powoduje wykluczenie z grupy.

Logistyka wokół listy

Lista nie jest zamykana tuż przed rozpoczęciem spotkania--nie spełniałaby wtedy swojej głównej roli czyli polepszenia przewidywalności liczby obecnych. Wypisanie się ,,w ostatniej chwili'' może nadal skończyć się statusem ,,no-show''. Nawet jeśli się było tylko na ,,waitliście''--z waitlisty w losowym momencie można wskoczyć na ,,yes''. Dla ustalenia uwagi uznajemy, że ,,w ostatniej chwili'' zaczyna się w dniu spotkania.

Zapisy przy ograniczonej liczbie miejsc

Czasem, na przykład przy okazji warsztatów, liczba miejsc musi być ograniczona. Mamy dwa sposoby wyboru uczestników:

  1. Według kolejności zapisów
  2. Ręcznie na podstawie odpowiedzi na pytanie przy zapisach.

Wybór sposobu należy do prelegentów, przy czym oba sposoby zawierają krok odfiltrowania z listy osób, które mają historię zapisywania się i nieprzychodzenia (no-show), żeby nie te ograniczone miejsca się nie marnowały.

Ręczny sposób przebiega tak:

  • Przy zapisie zobaczysz pytanie dotyczące spotkania. Uwaga: pytanie nie pojawia się jeśli zapisujesz się przez apkę na telefon!1
  • Po udzieleniu odpowiedzi trafisz na listę oczekujących. Kolejność na tej liście nie ma znaczenia bo:
  • Na ~2 dni przed spotkaniem zapisy zostaną zamknięte i prelegenci wybiorą ręcznie na podstawie odpowiedzi osoby, które wg. nich najbardziej skorzystają na spotkaniu.
  • Pod koniec dnia organizatorzy wszystko wyklikają i wybrane osoby trafią na listę uczestników.

1 Odpowiedź można zmieniać, więc możesz zapisać się na telefonie a potem poprawić odpowiedź przy komputerze.

Spoźnienia

Każde spóźnienie jest problemem dla osób, które poświęcają swój czas na to, żeby meetup się odbył.

Spóźniając się, w nalepszym przypadku przekodzisz prelegentowi. W gorszych--jeśli wejście do sali, w której odbywa się spotkanie jest kontolowane przez ochronę--zmuszasz kogoś z organizatorów Agile Warsaw lub firmy nas goszczącej do dodatkowego wyjścia specjalnie po Ciebie. Ryzykujesz również niedostanie się na salę w ogóle.

Słowem, naprawdę warto dać sobie choć minimalny margines czasu na dotarcie na czas.

Prelegenci

Nie wszyscy prelegenci są doświadczeni w występowaniu przed publicznością, zwłaszcza, że na Agile Warsaw potrafi przyjść Was całkiem sporo---to może być całkiem stresujące. Zatem wszelkie słowa (i gesty) otuchy zostaną docenione zarówno przed, w trakcie jak i po spotkaniu włączając w to kanały internetowe.

Wiekszość z nich zapewne bardzo chętnie przyjmie też konstruktywyny feedback.

Organizatorzy

Wszyscy organizatorzy Agile Warsaw robią to gratis poświęcając swój czas, który mogliby spędzić z rodziną, zarabiając pieniądze albo odpoczywając. W miarę regularnie ktoś podejdzie, podziękuje, czasem pogratuluje---to bardzo ważne i motywujące :) Tak samo jak wszelkie deklaracje pomocy mimo, że niezbyt często podejmowane.