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A database for voluntary work management in Landkreis Kassel's refugee department.
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EhraDB

Eine Datenbank zur Ehrenamtsverwaltung im Bereich Füchtlinge des Landkreises Kassel.

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Inhaltsverzeichnis

  1. Einleitung
  2. Funktionalität
  3. Code
  4. Wartung
  5. Zukunft

Einleitung

Die EhraDB entstand zum größten Teil im Rahmen eines Bundesfreiwilligendienstes beim Landkreis Kassel. Sie soll einen Überblick über alle ehrenamtlichen Helfer und ihre Tätigkeitsbereiche geben und als Nachschlagemöglichkeit für Kontaktdaten genutzt werden können.

Die Initiative für dieses Projekt setzte Ehrenamtskoordinator Wolfgang Engelmohr, der auch einen ersten Prototypen mit einigen Datensätzen bereitstellte. Innerhalb von acht Monaten (01/17 - 08/17) arbeitete Jonas Thelemann diese Grundidee bis hin zu einer sehr umfangreichen Form mit überaus zahlreichen Funktionen aus. Für den weiteren Support steht Peter Brockmann zur Verfügung. Der nächste Bundesfreiwilligendienstler Luca Reining wird die Datensätze pflegen.

Funktionalität

Im Hauptmenü der EhraDB stehen drei Bereiche zur Auswahl:

  • Eingabe
  • Bearbeitung
  • Statistikformulare

Menüleiste

Eingabe

Die Eingabe-Ansicht ermöglicht neue Daten einzugeben. In der Kopfzeile befindet sich ein Button zur Navigation zurück ins Hauptmenü, ein Text-Indikator zum nächsten Datensatz der jeweiligen Kategorie und ein Button zum Speichern des neuen Datensatzes.

Kopfleiste

Darunter befindet sich ein Registersteuerelement, über das die neuen Datensätze angelegt werden können.

Kategorieleiste

Verpflichtend einzutragende Felder sind jeweils duch einen Stern markiert, der in Verbindung mit dem |-Zeichen auch für eine Gruppierung von verpflichtend einzutragenden Feldern stehen kann. Der Speichern-Button kann nur dann angeklickt werden, wenn alle Mindestanforderungen für einen neuen Eintrag erfüllt sind. Beim Speichern wird auch überprüft, ob schon ein ähnlicher Eintrag existiert. Ist dies der Fall, wird dem Nutzer die Möglichkeit gegeben, das Eintragen abzubrechen.

  1. Ehrenamtliche

    Hier kann eine Person als ehrenamtlich arbeitend eingetragen werden.

    • Person ID
    • Unterstützerkreis
    • Hilfsangebote
    • Beginn
    • Ende
    • Zielgruppen

    Ehrenamtliche

  2. Hilfsangebotsspezifizierungen

    Hilfsangebote, die eine ehrenamtlich arbeitende Person leisten kann, werden in Kategorien mit optionaler Spezifizierung angegeben. Sollte sich eine neue Tätigkeit auftun, die noch nicht eingetragen wurde, kann diese hier hinzugefügt werden.

    • Kategorie
    • Spezifizierung

    Hilfsangebotsspezifizierungen

  3. Personen

    Eine Person ist die kleinste erforderliche Einheit im Rahmen der EhraDB. Sie kann dann als ehrenamtlich arbeitende Person oder als Ansprechpartner für verschiedene Bereiche markiert werden.

    • Anrede
    • Titel
    • Vorname
    • Nachname
    • Telefonnummer
    • Mobilfunknummer
    • E-Mail-Adresse
    • Straße
    • Postleitzahl
    • Sprachen
    • Ehrenamtsbescheinigung
    • Notizen
    • Kontaktiert
    • Rückmeldung

    Personen

  4. Unterkünfte

    Die Zahl der Unterkünfte ist derzeit rückläufig im Landkreis Kassel. Dass hier eine neue Unterkunft eingetragen werden muss, ist daher unwahrscheinlich.

    • Typ
    • Name
    • Straße
    • Postleitzahl
    • Kapazität
    • Kleiderkammer
    • Hauptansprechpartner ID
    • Hauptmitarbeiter IDs
    • Notizen

    Unterkünfte

  5. Unterstützerkreise

    Unterstützerkreise sind jeweils für eine Unterkunft oder mehrere Unterkünfte zuständig. Sie werden zwar nach Ortsnamen benannt, müssen sich aber nicht zwangsläufig auf diesen Ort beschränken.

    • Unterstützerkreis
    • Ehrenamtsansprechpartner IDs

    Unterstützerkreise

Bearbeitung

Die Bearbeitung-Ansicht ermöglicht bereits hinzugefügte Daten zu verändern. In der Kopfzeile befindet sich ein Button zur Navigation zurück ins Hauptmenü. Der Text-Indikator zum aktuellen Datensatz der jeweiligen Kategorie, ein Button zum Speichern des neuen Datensatzes, vier Buttons zum Navigieren zwischen den Datensätzen und Dropdown-Suchoptionen befinden sich in den Unterformularen. Darunter befindet sich ein Registersteuerelement, über das die neuen Datensätze angelegt werden können.

Kategorieleiste

Hinweis
Diese Ansicht sollte vor der Eingabe eines neuen Datensatzes zu Hilfe genommen werden, um zu überprüfen, ob ein solcher Eintrag nicht schon existiert!

Die Unterformulare der Bearbeitung-Ansicht enthalten die gleichen Eingabeelemente wie die Eingabe-Ansicht (s.o.).

Eingabehilfen

Eine besondere Funktion stellen die doppelten Listenelemente dar. Bei langen Auswahllisten kann es vorkommen, dass nicht auf den ersten Blick ersichtlich ist, welche Elemente ausgewählt sind. Dafür existiert eine zweite, ausgegraute Liste unter der Auswahlliste, die alle in der oberen Liste ausgewählten Elemente anzeigt.

Statistikformulare

Hier können alle Statistiken zu den eingetragenen Daten angesehen und gedruckt werden. Hilfreich ist diese Ansicht beispielsweise zum schnellen Finden von Kontaktdaten eines Ansprechpartners / einer Ansprechpartnerin.

Statistiken

Hinweis
Die im Screenshot sichtbaren Statistiken müssen nicht representativ sein! Außerdem gilt: Für aussagekräftige Statistiken sind vollständige Datensätze nötig. Statistiken bilden ein relatives Verhältnis ab, das anderweitig nicht berechnet werden kann.

Code & Tabellen

In den Ordnern Code und Tabellen befinden sich der VBA-Code, der die erweiterte Funktionalität der Datenbank stellt, und zwei Textversionen der Datenbanktabellen: in .csv- und .md-Format. Sie sollen als Hilfestellung für andere Projekte dienen.

Wartung

Sollten Fehler auftauchen oder weitere Funktionen benötigt werden, die über die bereits gegebenen, zugreifbaren hinaus gehen, sollte jemand mit tiefen Access-Kenntnissen diese Änderungswünsche umsetzen. Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass sonst Änderungen vorgenommen werden, die zu unbeabsichtigten Auswirkungen, wie zu neuen Fehlern, bis hin zum Datenverlust führen können.

Die Datenstruktur auf dem Server ist:

G:\...\
└── Datenbanken\
    └── Ehrenamtsdatenbank\
        ├── Ressourcen\
        │   ├── DB\
        │   │   └── EhraDB_20170831.accdb
        │   └── Icons\
        │       ├── EhraDB.jpg
        │       ├── EhraDB.png
        │       ├── EhraDB_2.jpg
        │       ├── EhraDB_2.png
        │       ├── EhraDB_2_jpg.ico
        │       ├── EhraDB_2_png.ico
        │       ├── EhraDB_jpg.ico
        │       └── EhraDB_png.ico
        └── EhraDB.lnk

Empfehlenswert ist von Zeit zu Zeit ein Backup der Datei EhraDB_20170831.accdb anzulegen. Die Datei muss auch an den die Datei wartenden Mitarbeiter versendet werden. Besser ist es, wenn Fehler vor Ort, beim Landkreis, behoben bzw. Funktionen vor Ort hinzugefügt werden. So ist sichergestellt, dass nicht zwei Personen gleichzeitig Änderungen an derselben Datenbank vornehmen.

Der Zugriff auf Bearbeitungselemente in Access muss über einen Umweg erreicht werden: Über das Menü Datei > Datenschutzoptionen öffnet sich der Optionsdialog. Hier können links unter Aktuelle Datenbank alle Einstellungen vorgenommen werden. Zum Bearbeiten empfiehlt sich folgende Konfiguration:

  • Statusleiste anzeigen
  • Dokumentregisterkarten anzeigen
  • Access-Spezialtasten verwenden
  • Beim Schließen komprimieren
  • Navigationsbereich anzeigen
  • Vollständige Menüs zulassen

Für normale Benutzer der Datenbank empfiehlt sich die inverse Konfiguration.

Zukunft

Wie es mit der AsylDB und der EhraDB genau weitergeht ist nicht bekannt. Ich, Jonas Thelemann, freue mich, dass ich die Datenbanken noch innerhalb meiner Dienstzeit zu meiner Zufriedenheit und der meiner Kollegen fertigstellen konnte. Da sich der gesamte Asyl-Bereich beim Landkreis aber verkleinert (positive Gründe, negative Auswirkungen), besteht die Gefahr, dass die Datenbank nicht mehr groß zur Anwendung kommt. Nichtsdestotrotz habe ich bei der Arbeit daran sehr viel gelernt und das ist, was zählt!

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