2 Privacy Policy

Personal data of contributors

The personal data collected by EarthPortal when creating or having an account are:
* First name, last name, email address;
* ORCID identifier;
* GitHub Login;
* Whether or not to subscribe to the users’ mailing list.
Creating an account results in the creation of a 'login' and an API key allowing to use EarthPortal’s API (with the same rights associated with the user account). The creation of an account is associated with registration on the EarthPortal user mailing list unless the contributor wishes not to be. A contributor can access and modify their information via a dedicated “Account Settings” page. This page is not public and cannot be referenced or identified by external search engines.

The EarthPortal management and maintenance team undertakes to take all necessary measures to guarantee the security and confidentiality of the information of contributors holding an account. This information is never communicated to third parties, except in cases provided for by law. The purpose of these data is the implementation and proper functioning of EarthPortal as well as the processing of requests made via the assistance form. The main purpose of contributor accounts is to allow the posting of semantic artefacts (or content) or access to semantic artefacts (or content) for restricted use. This purpose is linked to the main mission of sharing EarthPortal semantic artefacts. Apart from the software, the recipients of personal data are the members of the EarthPortal management and maintenance team who contribute to the implementation of EarthPortal and the services offered.

EarthPortal may also record and collect information relating to the use of the services by users in its server-side logs. This information is in no way used to track the behavior of a specific user. However, they can be used, in batches, for monitoring and improving the service.

All personal data is stored on EarthPortal servers. The retention period of personal data is:
* Less than a year for data collected in visitor logs.
* For life for information in a contributor's account as long as the account is active. A contributor can nevertheless request the deletion of his account at any time.

As a user, you have a right of access, rectification, opposition for legitimate reasons, limitation and erasure relating to all data concerning you under the conditions provided for by law no. 78-17 of January 6, 1978 relating to computing, files and freedoms and by the general data protection regulation no. 2016/679. You have the right to give general or specific instructions relating to the conservation, erasure and communication after your death of personal data concerning you in accordance with articles 32-I-6° and 40-1 of the law. of January 6, 1978 amended. You also have the right to lodge a complaint with a supervisory authority such as the Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

You can exercise these rights by contacting the EarthPortal management and maintenance team (with the exception of the right to lodge a complaint which must be exercised directly with a supervisory authority) by email at the contact email address.

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Données à caractère personnel des contributeurs

Les données à caractère personnel recueillies par le EarthPortal lors de la création ou possession d’un compte sont les suivantes:
* Prénom, nom, adresse email;
* Identifiant ORCID;
* Login GitHub;
* Inscription ou non sur la liste de diffusion des utilisateurs.
La création d’un compte donne lieu à la création d’un ‘login’ et d'une clé’ d’API (APIkey) qui permet d’utiliser l’API d’EarthPortal (avec les mêmes droits associés au compte utilisateur). La création d’un compte est associée à l’inscription sur la liste de diffusions utilisateurs d’EarthPortal sauf si le contributeur souhaite ne pas l’être. Un contributeur peut accéder et modifier les informations le concernant via une page dédiée “Paramètres du compte”. Cette page n'est pas publique et ne peut pas être référencée ou identifiée par des moteurs de recherches externes.

L’équipe de gestion et maintenance d’EarthPortal s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires permettant de garantir la sécurité et la confidentialité des informations des contributeurs titulaires d’un compte. Ces données ne sont transmises à des tiers que dans les cas prévus par la loi, notamment sur demande judiciaire ou administrative, ou pour répondre à une obligation légale. Ces données ont pour finalité la mise en œuvre et le bon fonctionnement du portail EarthPortal ainsi que le traitement des demandes effectuées via le formulaire d'assistance. Les comptes des contributeurs ont pour principale finalité de permettre de déposer des artefacts sémantiques (ou du contenu) ou d’accéder à des artefacts sémantiques (ou du contenu) à usage restreint. Cette finalité est liée à la mission principale de partage des artefacts sémantiques d’EarthPortal. Hormis le logiciel, les destinataires des données à caractère personnel sont les membres de l’équipe de gestion et maintenance d’EarthPortal qui concourent à la mise en œuvre du portail EarthPortal et des services qui y sont proposés.

EarthPortal peut également enregistrer et collecter des informations relatives à l’usage des services par les utilisateurs dans ses logs côté serveur. Ces informations ne sont en aucun cas utilisées pour tracer le comportement d’un utilisateur spécifique. Cependant, elles peuvent être utilisées, en lot, pour le suivi et l’amélioration du service.

Toutes les données à caractère personnel sont stockées sur les serveurs d’EarthPortal. La durée de conservation des données à caractère personnel est de :
* Moins de deux ans pour les données collectées dans les logs visiteurs.
* A vie pour les informations d’un compte d’un contributeur tant que le compte est actif. Un contributeur peut néanmoins demander à tout moment la suppression de son compte.

En tant qu’utilisateur, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’opposition pour motifs légitimes, de limitation et d’effacement relativement à l’ensemble des données vous concernant dans les conditions prévues par la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés et par le règlement général relatif à la protection des données n° 2016/679. Vous disposez du droit de donner des directives générales ou particulières relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication après votre décès des données à caractère personnel vous concernant conformément aux articles 32-I-6° et 40-1 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée. Vous disposez par ailleurs du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle telle que la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

Vous pouvez exercer ces droits en vous adressant à l’équipe de gestion et de maintenance d’EarthPortal (à l’exception du droit d’introduire une réclamation qui doit être exercé directement auprès d’une autorité de contrôle) par email l’adresse email de contact.