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Collebarating and Converging

UIC 是一个很注重团队、小组作业的学校,从大一开始的「大学之道」开始,你们就将开始你们小组协作之旅。

很多时候,小组讨论的时候,总是约出来:指定时间、指定地点,然后开始讨论。

常规操作对吗?

但是每当有一个 good idea 时,总是有人进行记录:将链接发到微信群里、将文件发到微信群里、将 ppt 模版放到微信群里。

经过两个小时的讨论后,微信群似乎已经堆满了各种文档。回到宿舍正准备好好的准备自己那 part 时,却要在纷繁复杂的聊天记录找到自己想要的资料,然后在下载到自己的电脑里。

如果一个不好彩,过了几天以后,发现文件已经过期了,没有办法下载了。这就比较尴尬了!🤪

这种情况下,你只能让同学再发一遍。

另外,你不知道其他组员的进度,很多时候发现自己已经完成了,需要队友的那一 part 去获取数据然后做分析或者别人做的 swot 分析,再去进行下一步的工作,诶,结果人家慢悠悠的告诉你我没做完,然后你就崩溃了。

当年丰田公司也碰到过这样的问题,在流水线作业时:

  • 建立無間斷的作業流程以使問題浮現
  • 使用「後拉式制度」以避免過度生產
  • 平準化:工作負荷平均(工作要像龜兔賽跑中的烏龜,而不是兔子那樣)
  • 建立立即暫停以解決問題、一開始就重視品管的文化
  • 職務工作的標準化是持續改善與授權員工的基礎
  • 使用視覺控管,使問題無從隱藏
  • 使用可靠的、已經經過充分測試的技術以支援人員及流程

他们提出了一种管理模式:看板式项目管理

看板管理,常作“Kanban管理”(来自日语“看板”,カンバン,日语罗马拼写:Kanban),是丰田生产模式中的重要概念,指为了达到及时生产(JIT)方式控制现场生产流程的工具。及时生产方式中的拉式生产系统可以使信息的流程缩短,并配合定量、固定装货容器等方式,而使生产过程中的物料流动顺畅。

在看板标示系统中常将塑料或纸制成薄板,将产品名称及数量写于其上,故此得名。及时生产方式的看板在生产线上分为两类:领取看板生产看板,旨在传达的信息是:“何物,何时,生产多少数量,以何方式生产、搬运”。

看板的具体信息包括:零件号码、品名、制造编号、容器形式、容器容量、发出看板编号、移往地点、零件外观等。

通俗一点:就是一环接一环

Screenshot 2018-11-06 at 13.58.43.png

当2号机器的生产效率比较低,1号机器比较高的时候,就会造成堆积、降低效率、积压库存等问题。

所以,车间生产中,需要去判断2号机器所积累的任务量,再决定1号机器是否继续生产。

Screenshot 2018-11-06 at 13.59.15.png

看板模型的话,看板能够将库存量和实际消耗量对齐,限制生产中任何一点的过量库存。只有当库存消耗时才发出请求信号,让生产端开始交付新一批的产品。通过需求量来控制生产率,让整个过程可视化。

这个是针对工业流程的一个解释

但是对于小组协作来说:

  1. 查看小组需要做什么
  2. 存放临时文件
  3. 查看工作进度

在平时工作中,很多人都会用到 to-do-list,但是 to-do-list 却十分不适合项目管理,因为它只体现出了 card / list 却没有体现出对于一个小组来说最重要的一个:board

什么是 card list board

先看看它的基本组成元素:

  • Board 是容纳 List 的地方,在上面可以放置几乎无数个 List,而且 List 能够经由鼠标拖动,相互调换位置;
  • List 是容纳 Card 的地方,Crad 可以经由鼠标拖动,拖放到不同的 List 中去。
  • Card 是最基本的组成元素,如果它要有中文名字的话,我愿意称它为“任务卡片”。因为是记录记录任务,以及和任务有关信息的地方。

根据一个完整的 PDCA 循环:Plan + Do + Check + Act 那么对应的就是四个 list

而我们常用的一般也就是官方设立的三个 list:TO DO + DOING + DONE

而且,它的操作简单,是因为每个 List、每个 Card 的基本操作只有一个,那就是“拖动”。若要调整团队的工作流程,可以通过拖动 List 解决,而如果想改变一个任务的状态,从待办到执行,也只是把它从“待办”的 List 拖动到“执行”的 List 而已,比如下面的演示:

除了以上两个优点以外,Trello 还为团队协作设计了一些的功能。比如,Card 可以设置由哪位,或是哪几位成员来完成,这样每个人所承担不同的任务都清晰了然,不会出现分工不清晰的情况。

此外,每个成员对 Trello 中的任务所作出的任何改动都会记录下来。比如当我完成了 Card 上记载的一个任务,我把它从“执行”这个 List 拖到“完成”这个 List,这个 Card 的变动会被 Trello 记录下来,同时反映在 Card 的设置面板,和 Board 的侧边栏中。这样,若团队负责人要检查某个人的进度,可以直接查看 Card 的变化记录;若他要检查团队的整个进度,则可以展现通过 Board 侧边栏查看。这个功能很实用,对于团队或是项目的负责人来说,他可以根据团队的进度进行统筹安排。

石墨:

石墨是一款在线的文档编辑和协作工具

常见的,我们常常会写 project,这种时候,微信群里就会充斥着各种 doc 文件,这样也就会造成了版本混乱的问题。而如果使用一个在线文档编辑/协作工具,这个问题就会解决,下面我来演示:

主界面概览

登陆成功后就是石墨的主界面。你可以新建文档和文件夹,文档可以通过左键拖动的方式并入文件夹中。将鼠标放置到每一个文档和文件夹上方时,右下角会有小齿轮的标识,点击即可编辑相应文档和文件夹的属性。

整个界面简洁大方,几乎没有多余的功能性按钮。突出了纯文档编辑的主题。

文档编辑界面

新建一个文档,即可开始文档编辑的工作。

如上图所示,文档编辑界面看起来依旧十分悦目。顶端是工具栏,去除了经典文档工具复杂的选项,留下的是使用频率高的必需项。你可以插入图片、插入附件、插入评论。文档的编辑过程是实时自动保存的,完全不用担心任何意外情况的发生,舒心畅爽的码字吧。

亮点和特色

如果看了上面的介绍,大脑对于石墨的印象依然停留普通的在线编辑器。那么接下来的内容,可能会让你耳目一新。

分享与协作

石墨对于自己的定位是「最优美的在线协作文档工具」。单纯从字面意思上理解就清楚这肯定不是一款普通的文档编辑器。团队协作是现代工作环境中必不可缺的一项重要的组成部分。目前市面上的团队协作工具也很多,例如:Teambition、Trello 等。石墨是如何成为一款在线的文档协作工具呢?

点击文档右上角的分享,石墨会为该篇文章生成一个专属的链接。当别人打开这个链接时,就能看到这篇文章以及它的实时的编辑状态了。

记住,上面强调的是实时的编辑状态。举例来说,当你在文章上修改时,所有打开此链接的人的屏幕上会出现「神奇」的一幕,那就是你所有的改动都会同步更新。(你可以那手机打开分享链接,在电脑网页端上添加内容试试。)你还可以通过权限控制让别人也能参与到文章内容的修订过程中。

其实,你可以将这个功能发挥出一些有意思的用法。比如:图文直播。很多时候,你可能需要进行图文直播或者是实现图文直播的效果。那么,石墨简直是免费的利器。

历史与导出

通过右上角的操作按钮,你可以看到历史和导出两个选项。历史,顾名思义就是记录了完整的编辑过程。这对于回顾有着极大的帮助。还可以一键还原到之前编辑过的任意版本。

石墨的导出功能也是十分强大的。支持 Word、PDF 和 JPG 格式。你可以将你编辑好的文档导出保存并分享。其实,导出功能也可以有创意性的玩法。石墨支持直接复制粘贴的操作,也就是你从其他网站上复制的图文混排的内容可以直接粘贴的石墨的文档中。这样不就成为了免费格式转换和摘录工具了吗?

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