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Guía del usuario de SWAD / OpenSWAD

¿Qué es SWAD / OpenSWAD?

SWAD (Social Workspace At a Distance, espacio de trabajo social a distancia) es una plataforma educativa libre que puede usarse como apoyo a la docencia presencial o semipresencial y que incluye funcionalidades de red social.

SWAD ofrece a los profesores un espacio para que alojen los materiales de sus asignaturas presenciales o semipresenciales y para que gestionen y se comuniquen con sus estudiantes. Si usted es docente puede crear espacios de trabajo para sus asignaturas. Si es estudiante, es posible que sus profesores ya hayan creado las asignaturas en la plataforma y en ese caso, o bien le hayan inscrito ya en ellas o bien usted tenga que solicitar su inscripción.

Entre otras funcionalidades, SWAD incluye acceso a la información sobre las asignaturas (guía docente, horarios, bibliografía,...), almacenamiento de documentos (apuntes, presentaciones, problemas, guiones de prácticas...), listas y fichas de estudiantes y profesores, red social, foros de discusión, actividades, autoevaluación del estudiante a través de pruebas interactivas y consulta individual de calificaciones. Algunas de estas funcionalidades también están disponibles como una aplicación para Android y estarán disponibles en una futura app para iOS.

La plataforma ha sido desarrollada y utilizada en la Universidad de Granada (España) desde 1999, y desde 2012 se ofrece gratuitamente a otras instituciones educativas a través del portal OpenSWAD.org.

Cómo empezar

Si usted nunca ha utilizado SWAD, puede crear una nueva cuenta gratuitamente y comenzar a utilizar la plataforma de forma inmediata siguiendo estos 10 pasos:

1. Elegir el portal web

Lo primero que tiene que hacer es elegir la web adecuada:

La plataforma se mostrará en el idioma preestablecido en la configuración de su navegador, siempre que se encuentre entre uno de los 9 idiomas disponibles. Si quiere elegir otro idioma, puede hacerlo en la parte superior derecha de la página inicial o en PERFIL > Preferencias.

2. Crear una nueva cuenta de usuario

En la parte inferior de la página de entrada verá un recuadro con el título "¿No tiene cuenta...? Regístrese" y un botón verde con el rótulo Crear cuenta.

3. Rellenar algunos datos obligatorios

Cuando haya creado su cuenta, la plataforma le solicitará algunos datos mínimos para completar su perfil. Rellenarlos le llevará sólo un minuto.

  • El primer dato que la plataforma le pedirá nada más crear su cuenta, en PERFIL > Cuenta, es su número de identificación (DNI, cédula, pasaporte...). Este dato es opcional, pero es recomendable que lo rellene porque facilita el proceso de inscripción de usuarios en asignaturas y la consulta de calificaciones.
  • A continuación, debe rellenar obligatoriamente los datos marcados con * en PERFIL > Ficha.
  • Finalmente, debe rellenar obligatoriamente su institución en PERFIL > Ficha > Editar mi institución. Con esto, ya ha finalizado el proceso de creación de su cuenta de usuario.

4. Enviar su fotografía

Le recomendamos que vaya a PERFIL > Ficha > Subir foto y envíe un archivo JPG con su fotografía de tipo carné, en la que su rostro aparezca bien iluminado en posición frontal y el fondo tras su cabeza sea blanco o muy claro.

5. Cambiar sus preferencias

En PERFIL > Preferencias puede cambiar sus preferencias sobre idioma, formato de calendario y fechas, diseño, privacidad y notificaciones.

6. Crear nuevas asignaturas

Antes de crear una asignatura, compruebe si ya existe:

Si no encuentra su institución, centro, titulación o asignatura, puede crearlos:

7. Inscribirse en asignaturas

Cuando haya encontrado o creado una asignatura, sitúese en esa asignatura. Sabrá que está en la asignatura cuando vea el nombre de la asignatura en grande en la parte superior central de la página y la primera pestaña de navegación sea ASIGNATURA. Entonces pulse en la pestaña USUARIOS y dentro de ella en la opción Inscribirme. Elija el rol deseado (estudiante, profesor no editor o profesor) y confirme su petición. Su solicitud será revisada por un profesor o un administrador en un plazo que puede variar entre pocos minutos y unas horas. Usted recibirá una notificación cuando se acepte su inscripción. Si ha transcurrido aproximadamente un día sin que nadie revise su solicitud de inscripción, repita la solicitud o póngase en contacto con el profesor o administrador escribiéndole un mensaje.

8. Aceptar su inscripción

Cuando un profesor o administrador haya revisado su solicitud de inscripción y la haya confirmado, usted recibirá normalmente una notificación de inscripción, siempre que no haya desactivado este tipo de notificación en PERFIL > Preferencias > Notificaciones.

Para ir a la asignatura en la que usted solicitó su inscripción:

Al entrar en la asignatura, le aparecerá un mensaje preguntando si acepta la inscripción, con dos botones:

  • Confirmar mi inscripción (verde)
  • Eliminarme de esta asignatura (rojo)

Pulse el botón verde para confirmar su inscripción. En la parte superior derecha, delante de su foto y su nombre, verá su rol en la asignatura.

9. Inscribir estudiantes

Si usted es profesor en la asignatura, una de las tareas más importantes a realizar es inscribir a sus estudiantes en la asignatura o pedirles que soliciten su inscripción en la asignatura, ya que sin estudiantes las asignaturas serían espacios sin utilidad en la mayoría de los casos.

10. Trabajo habitual en la asignatura

A partir de este momento, usted debería estar situado en la asignatura y comenzar a usarla con normalidad.

Si en algún momento desea cambiar de asignatura, lo más cómodo es usar el menú desplegable de la parte superior central, donde se listan todas sus asignaturas. También puede usar PERFIL > Asignaturas para el mismo fin.

Para saber más sobre todo lo que puede hacer una vez confirmada su inscripción, consulte la sección Pestañas y opciones dentro de las pestañas.

Organización jerárquica

SWAD puede incluir en una sola plataforma una, varias o incluso miles de instituciones educativas. Para ello utiliza la siguiente estructura jerárquica:

  • Plataforma
  • Países
  • Instituciones (universidades, academias, organizaciones, empresas,...)
  • Centros (facultades, escuelas, edificios,...)
  • Titulaciones (grados, másteres,...)
  • Asignaturas (materias)
  • Tipos de grupo (teoría, prácticas, seminarios,...)
  • Grupos (A, B, mañana, tarde,...)

El elemento centro de esta jerarquía es la asignatura, en la que se pueden inscribir varios profesores y estudiantes.

Roles

Cada usuario tiene un rol de estudiante o profesor en cada una de las asignatura en las que está inscrito. Además, algunos usuarios puede ser administradores.

Estos son todos los roles disponibles:

  1. Desconocido: Usuario no identificado (que no ha iniciado sesión)
  2. Invitado: Usuario que no pertenece a ninguna asignatura
  3. Usuario: Estudiante o profesor fuera de sus asignaturas
  4. Estudiante: Estudiante en la asignatura actual
  5. Profesor no editor: Profesor de la asignatura actual sin permiso para editar
  6. Profesor: Profesor de la asignatura actual con permiso para editar
  7. Administrador de titulación: Administrador de la titulación actual
  8. Administrador de centro: Administrador del centro actual
  9. Administrador de institución: Administrador de la institución actual
  10. Administrador del sistema: Administrador del sistema (también conocido como superusuario)

Pestañas y opciones dentro de las pestañas

Las funcionalidades de la plataforma SWAD están organizadas en varios grupos o pestañas.

Cada una de las pestañas contiene varias funcionalidades u opciones, descritas más abajo. Las opciones de una pestaña se organizan como un menú con iconos y texto, que pueden mostrarse en una fila en la parte superior de la pestaña o en una columna en la parte izquierda de la pestaña, dependiendo de sus preferencias.

Para llegar a una opción, debe pulsar en la pestaña correspondiente y después en la opción.

  • Primera pestaña, una de las 6 siguientes:
    • PLATAFORMA: Configuración global y administración de países
    • PAÍS: Gestión de instituciones del país seleccionado
    • INSTITUCIÓN: Gestión de centros de la institución seleccionada
    • CENTRO: Gestión de titulaciones del centro seleccionado
    • TITULACIÓN: Gestión de asignaturas de la titulación seleccionada
    • ASIGNATURA: Información y documentación de la asignatura seleccionada
  • Segunda pestaña:
    • EVALUACIÓN: Evaluación de estudiantes de la asignatura seleccionada
  • Tercera pestaña:
    • ARCHIVOS: Subida/descarga y gestión de archivos
  • Cuarta pestaña:
    • USUARIOS: Información y gestión de grupos y usuarios
  • Quinta pestaña:
    • SOCIAL: Red social, foros, chat
  • Sexta pestaña:
    • MENSAJES: Comunicación entre usuarios
  • Séptima pestaña:
    • ANÁLISIS: Estadísticas y monitorización de accesos
  • Octava pestaña:
    • PERFIL: Información personal del usuario identificado

Cada una de las opciones en cada pestaña se detalla a continuación.

PLATAFORMA

Configuración global y administración de países:

PAÍS

Gestión de instituciones del país seleccionado:

INSTITUCIÓN

Gestión de centros de la institución seleccionada:

  • búsqueda de instituciones, centros, titulaciones, asignaturas, usuarios y documentos
  • información sobre la institución seleccionada
  • listado y edición de centros de la institución seleccionada
  • listado y edición de departamentos de la institución seleccionada
  • listado y edición de lugares (sedes o campus) de la institución seleccionada
  • listado y edición de días festivos en los lugares/sedes de la institución seleccionada
  • calendario académico

CENTRO

Gestión de titulaciones del centro seleccionado:

TITULACIÓN

Gestión de asignaturas de la titulación seleccionada:

  • búsqueda de instituciones, centros, titulaciones, asignaturas, usuarios y documentos
  • información sobre la titulación seleccionada
  • listado y edición de asignaturas de la titulación seleccionada
  • calendario académico

ASIGNATURA

Información y documentación de la asignatura seleccionada:

EVALUACIÓN

Evaluación de estudiantes de la asignatura seleccionada:

ARCHIVOS

Subida/descarga y gestión de archivos:

USUARIOS

Información y gestión de grupos y usuarios:

SOCIAL

Red social, foros, chat:

MENSAJES

Comunicación entre usuarios:

ANÁLISIS

Estadísticas y monitorización de accesos:

PERFIL

Información personal del usuario identificado: