Was habe ich als KassenHändler oder KassenBetreiber beim Erstellen, Prüfen und Aufbewahren des Jahresbeleges zu beachten?
Was habe ich bei der elektronische Aufbewahrung von Sonderbelegen (Start-, Jahres- und Schlussbeleg) zu beachten?
Welche Datensicherungen sind in AT durch die BAO und die RKSV vorgeschrieben?
Wie geht fiskaltrust mit personenbezogenen Daten um? Ist eine Vereinbarung als Auftragsdatenverarbeiter zu unterschreiben?
Sind Freikarten zu signieren? (z.B. Skilift, Veranstaltung)
Wie werden Einzweck- oder Mehrzweckgutscheine ab 1.1.2019 definiert?
Gibt es eine Sonderregelung für Automaten in AT?
lang-de, market-at, middleware, consulting, documentation, security, PosCreator, PosDealer, PosOperator, Consultant
Was habe ich als KassenHändler oder KassenBetreiber beim Erstellen, Prüfen und Aufbewahren des Jahresbeleges zu beachten?
Nutzer von Registrierkassen haben am 31. Dezember jeden Jahres den Jahresbeleg zu erstellen, zu prüfen und danach aufzubewahren (§ 8 RKSV). fiskaltrust ermöglicht die vollautomatisierte Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtung.
- Erstellen des Jahresbeleges durch Ihre Registrierkasse Die Erstellung des Jahresbeleges erfolgt über eine spezielle Funktion (z.B. Menüpunkt) Ihrer Registrierkasse. Hierbei handelt es sich um einen speziellen Nullbeleg und NICHT um einen Jahresbericht, der die Umsätze des Jahres zusammenfasst. Der Jahresbeleg soll (anstelle des Monatsbeleges) am 31.12. des Jahres für jede Registrierkasse (jede angemeldete fiskaltrust.Queue) erstellt werden. Daher soll der Jahresbeleg nach dem letzen Beleg das Jahres und vor dem ersten Beleg des Folgejahres erstellt werden. Auch bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr gilt der 31.12.. Bei manchen Registrierkassen erfolgt die Erstellung des Jahresbeleges automatisch bei anderen ist ein manueller Aufruf durch den Benutzer erforderlich. Falls Ihre Registrierkasse über das Internet mit fiskaltrust verbunden ist, wird der Jahresbeleg an das fiskaltrust.Portal übermittelt und Sie werden per E-Mail über die Erledigung der Prüfung (Sorglos) oder die weiter erforderlichen Schritte zur Prüfung informiert. Sollte der Jahresbeleg nicht zeitgemäß erstellt worden sein, so ist der für die Verzögerung verantwortliche Umstand zu dokumentieren und die Erstellung des Jahresbeleges unverzüglich nachzuhohlen.
- Prüfung des Jahresbeleges Die Prüfung des Jahresbeleges sollte spätestens bis zum 15. Februar des Folgejahres erfolgen. Diese Prüfung kann manuell oder automatisiert durch fiskaltrust erfolgen: – Manuell mit der BMF Belegcheck-App am Smartphone. Hierfür muss vorab ein Authentifizierungscode über FinanzOnline angefordert werden. Dies – sowie auch die Prüfung – kann auch durch Ihren Steuerberater erfolgen. – Wir empfehlen die automatisierte Prüfung über Ihr fiskaltrust.Portal. Diese Leistung ist unter anderem in den fiskaltrust.Sorglos-Paketen enthalten, kann jedoch auch als Einzelleistung erworben werden. Bitte beachten Sie diese Frist! Falls Sie den Jahresbeleg nach dem 15. Februar prüfen oder die verpflichtende Aufbewahrung nicht durchführen, könnte dies als Finanzordnungswidrigkeit bestraft werden. Diese Belegprüfung ist in den Sorglos.Paketen enthalten.
- Aufbewahrung des Jahresbeleges über mindestens 7 Jahre Der Jahresbeleg ist als Ausdruck aufzubewahren oder kann elektronisch durch fiskaltrust archiviert werden. Achtung: Bei einem Ausdruck auf Thermopapier lässt sich die Haltbarkeit über 7 Jahre oft nicht garantieren. Diese elektronische Archivierung ist in den Sorglos.Paketen enthalten.
- Externe Sicherung des Datenerfassungsprotokolls aus der Registrierkasse Die gesetzlich vorgeschriebene externe Sicherung des Datenerfassungsprotokolls (DEP7) kann durch Sie manuell oder über fiskaltrust vorgenommen werden. Das Datenerfassungsprotokoll muss im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt, in dem gesetzlich definierten Exportformat, innerhalb von 2 Werktagen, zur Verfügung gestellt werden. Diese externe Sicherung ist in den Sorglos.Paketen enthalten.
Arbeiten Sie schon sorglos? Fragen Sie bei Ihrem KassenHändler nach dem Sorglos.Paket oder erwerben Sie es selbst zu Ihrer Registrierkasse.
- Der Jahresbeleg muss korrekt signiert sein. Sollte z.B. die Signaturerstellungseinheit ausgefallen sein, ist dies zu dokumentieren und die nochmalige Erstellung sowie die Prüfung des Jahresbeleges unmittelbar nach Ende dieses Ausfalles nachzuholen. Mit fiskaltrustlassen sich diese Ausfälle meist durch Erstellung eines Nullbeleges aus der Registrierkasse beenden.
- In Ihrem Kassensystem ist eine Funktion oder ein Menüpunkt z.B. „Erstellung Jahresbeleg“ verfügbar.
Bei Fragen zur Erstellung des Jahresbeleges kontaktieren Sie bitte Ihren Kassenbetreuer, -händler oder -hersteller.
- Kassaabschluss nach Mitternacht: Sie betreiben ein Geschäft, das am 31.12. über Mitternacht hinaus Barumsätze erwirtschaftet. Dann dürfen Sie den Jahresbeleg nach Geschäftsschluss (Tagesabschluss), bzw. unmittelbar vor Beginn des nächstfolgenden Geschäftstages (innerhalb einer Woche), erstellen. Grundsätzlich sollte die Erstellung des Jahresbeleges mit dem Jahresabschluss der Registrierkasse (und der Buchhaltung) zusammenfallen.
- Saisonbetrieb: Sie betreiben einen Saisonbetrieb und Ihr letzter Barumsatz ist bereits vor dem Monat Dezember angefallen (zB im September), so kann der Jahresbeleg bereits in einem Vormonat oder auch vor Beginn der unternehmerischen Tätigkeit im neuen Jahr (vor dem ersten Beleg) erstellt werden. Nach Erstellung hat die Prüfung des Jahresbeleges (wie oben Punkt 2.) zu erfolgen.
- Schlussbeleg: Ein Schlussbeleg löst ebenfalls eine Belegprüfung aus und ist somit gleichzeitig der letzte Jahresbeleg für die Kasse.
Umfangreiche rechtliche Informationen finden Sie unter https://www.fiskaltrust.at/rechtsgrundlagen
Stand 8.12.2017
Was habe ich bei der elektronische Aufbewahrung von Sonderbelegen (Start-, Jahres- und Schlussbeleg) zu beachten?
Frage: Muss ein Sonderbeleg (Start-, Jahres- oder Schlussbeleg) unbedingt ausgedruckt und in Papierform gespeichert werden?
Antwort: Wenn man alle Bestimmungen einhält, kann die Aufbewahrung ausschließlich elektronisch erfolgen. Dies ist mit den speziell darauf ausgerichteten fiskaltrust.Sorglos-Produkten einfach möglich.
§ 6 Abs 4 RKSV – Startbeleg „… Das Prüfergebnis ist zu protokollieren und mit dem Startbeleg gemäß § 132 BAO aufzubewahren.“
§ 8 Abs 3 RKSV – Jahresbeleg „… auszudrucken, zu prüfen und gemäß § 132 BAO aufzubewahren.“
§ 17 Abs 8 RKSV – Schlussbeleg „… Der Schlussbeleg ist auszudrucken und gemäß § 132 BAO aufzubewahren.“
In § 132 Abs 2 BAO steht hierzu: „… kann die Aufbewahrung auf Datenträgern geschehen, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist.“
Die zur Archivierung verwendete IT-Anwendung muss analog zur IT-Buchführung die Kriterien ordnungsmäßiger Buchführung erfüllen.
Die elektronische Aufbewahrung ist rechtlich zulässig, wenn alle Maßnahmen der Ordnungsmäßigkeit eingehalten sind. Nach dem Fachgutachten der Kammer der Wirtschaftstreuhänder (KFS/DV1 Kap. 4.6. Aufbewahrung) sind dies technische und organisatorische Maßnahmen.
Eine besondere Anforderung wird an die Unveränderbarkeit gestellt (KFS/DV1 Kap. 3.8.) „… Ab dem technischen Buchungszeitpunkt darf eine Buchung bei Verwendung der regulären Anwendungsfunktionalität nur mehr über eine Stornobuchung rückgängig gemacht werden. … Bei der Verwendung von IT-Buchführungen ist zu berücksichtigen, dass die Unveränderbarkeit und die Nachvollziehbarkeit allfälliger Änderungen nicht nur auf Ebene der IT-Anwendung, sondern auch auf anderen Ebenen (z.B. Datenbank) sicherzustellen sind. Rein mit technischen Mitteln ist das Kriterium der Unveränderbarkeit typischerweise nicht umzusetzen, daher bedarf es in der Regel zusätzlicher organisatorischer Maßnahmen. Ferner hat dieser Grundsatz u.a. zur Folge, dass Änderungen in buchführungsrelevanten Einstellungen oder die Parametrisierung der Software und Änderungen von Stammdaten zu protokollieren sind.“
Eine wichtige organisatorische Maßnahme ist die Aufteilung der Maßnahmen zwischen Anwender, KassenHersteller, -betreuer und fiskaltrust als Manipulationsschutzanbieter.
Das BMF fordert beim Jahresbeleg zudem, dass die Prüfung über das Registrierkassen-Webservice an FinanzOnline übermittelt werden muss.
Diese Forderungen führt immer wieder dazu, dass das Finanzamt die Einhaltung der Ordnungsmäßigkeit alleine durch den Anwender und den Softwarehersteller nicht akzeptiert. Zudem ist die geforderte Ordnungsmäßigkeit immer nur im Einzelfall bei jedem Anwender im Zuge einer Prüfung vom Finanzamt zu beurteilen. Ein Fehler kann zu einer Schätzung und einer Steuernachzahlung führen.
Die gleichen Anforderungen werden übrigens auch an die verpflichtende, zumindest vierteljährliche Sicherung auf einem externen und unveränderbaren Datenträger des Datenerfassungsprotokolls (DEP131 nach § 7 Abs. 3 RKSV) gestellt. „Die Daten des Datenerfassungsprotokolls sind zumindest vierteljährlich auf einem elektronischen externen Medium unveränderbar zu sichern. Diese Sicherung ist gemäß § 132 BAO aufzubewahren.“
Genau auf die Erfüllung dieser Vorgaben ist fiskaltrust spezialisiert. Über das fiskaltrust.Portal wird die ordnungsgemäße und revisionssichere Aufbewahrung online in der Cloud vollautomatisiert erledigt. Falls Sie noch kein entsprechendes Produkt verwenden, kann es über Ihren Kassenbetreuer oder direkt im fiskaltrust.Shop erworben werden.
Diese Zusammenfassung kann nur einen Überblick zu den relevanten Rechtsgrundlagen darstellen, die hier zu finden sind: https://www.fiskaltrust.at/products/consulting/rechtsgrundlagen/ § 132 BAO: https://www.ris.bka.gv.at/Dokumente/Bundesnormen/NOR30007067/NOR30007067.pdf RKSV: https://www.ris.bka.gv.at/Dokumente/Bundesnormen/NOR40224480/NOR40224480.pdf Fachgutachten KFS/DV1: https://www.fiskaltrust.at/wp-content/uploads/2016/12/110500-52-KFS-DV1.pdf
Eine Übersicht zu den Rechtsgrundlagen der Datenspeicherung bei Registrierkassen und Aufzeichnungssystemen ist hier zu finden:
| UMFANG | RECHTSGRUNDLAGE | SPEICHERORT | EXPORT + SICHERUNG | INKRAFTTRETEN |
|---|---|---|---|---|
| 1. Alle relevanten Daten | §§ 131 (3),132 (3) BAO | Kasse/System | Druck- oder Exportdatei | 2001 |
| 2. Protokollierung | § 131 (1) Z 6b BAO | Kasse/System | DEP-E131 | 2006+2016 |
| 3. Belegdaten | § 132a (3) BAO § 7 (3) RKSV | extern revisionssicher bei fiskaltrust möglich | RKSV-DEP | 1.1.2016 |
| 4. Maschinenlesbarer Code | § 7 RKSV + Anlage Z3 | extern revisionssicher bei fiskaltrust möglich | DEP7 (DEP-Export-Format) innerhalb von 2 Werktagen | 1.4.2017 |
Wie geht fiskaltrust mit personenbezogenen Daten um? Ist eine Vereinbarung als Auftragsdatenverarbeiter zu unterschreiben?
fiskaltrust hat im Zusammenhang mit der Datenschutzgrundverordnung bereits Anfragen erhalten, wie wir mit personenbezogenen Daten umgehen und ob wir Auftragsverarbeiter-Vereinbarungen unterfertigen.
Wir möchten dazu klarstellen, dass in unserem Geschäftsmodell die Übertragung personenbezogener Daten ausdrücklich ausgeschlossen ist und daher die Datenschutzgrundverordnung keine Anwendung findet.
Die Stamm- und Kontaktdaten unserer Nutzer verarbeiten mit dem Rechtsgrund der Erfüllung des Vertrages als Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgrundverordnung und nicht als Auftragsverarbeiter.
Es besteht daher keine rechtliche Grundlage zum Abschluss bzw. Unterschrift einer Auftragsverarbeiter-Vereinbarung.
Verweise:
- Datenschutzerklärung: https://www.fiskaltrust.at/datenschutzerklaerung
- AGB: https://www.fiskaltrust.at/agb
- Freikarten sind Produkte zum Preis von EUR 0,-
- Echte Freikarten haben KEINE Gegenleistung
- Die Abgabe einer echten Freikarte ist kein Umsatz, daher nicht registrierkassenpflichtig und auch nicht zu signieren.
Aus dem Erlass das BMF zur Einzelaufzeichnungs- Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht 72122.1.X.X
2.4.4. Barumsatz iSd § 131b Abs. 1 Z 3 BAO
- „Gemäß § 131b Abs. 1 Z 3 BAO sind Barumsätze im Sinn dieser Bestimmung Umsätze, bei denen die Gegenleistung (Entgelt) durch Barzahlung erfolgt. Als Barzahlung gilt auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte vor Ort oder durch andere vergleichbare elektronische Zahlungsformen, die Hingabe von Barschecks sowie vom Unternehmer ausgegebener und von ihm an Geldes statt angenommener Gutscheine, Bons, Geschenkmünzen und dergleichen. Nicht als Barzahlung gelten Zahlungen mit Verrechnungsscheck oder Orderschecks (vgl. Abschnitt 2.4.14.).“
- „Der Begriff Barumsatz orientiert sich an § 1 Abs. 1 Z 1 UStG 1994 und gilt für Lieferungen und sonstige Leistungen, die ein Unternehmer im Inland gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausführt.“
2.4.1.3. Nicht zu erfassende Geschäftsvorfälle
- „Der Erlass behandelt nur erfolgswirksame Geschäftsvorfälle, die auf die Losungsermittlung Auswirkungen haben. Geschäftsvorfälle, die auf die Losungsermittlung keine Auswirkung haben (zB Teilwertabschreibungen, Vermögensverlagerungen) und nicht im Rahmen elektronischer Aufzeichnungssysteme iSd § 131b BAO zu erfassen sind, sind somit nicht Gegenstand dieses Erlasses.“
2.4.2. Aufzeichnungspflichtige, nicht erfolgswirksame Vorgänge
- „Nicht erfolgswirksame Vorgänge, die Auswirkungen auf den Bargeldbestand der Kassa haben, wie zB Barentnahmen und Bareinlagen, sind zum Zweck der Überprüfung des Kassastandes aufzeichnungspflichtig. Auch durchlaufende Posten sind aufzeichnungspflichtig (vgl. dazu die Ausführungen in Abschnitt 2.4.2.1.).“
- Falls die Bezahlung einer Freikarte z.B. mit einem Wertgutschein erfolgt, kann dies ebenfalls im fiskaltrust.Dienst abgebildet werden. Dies würde zu einer Signierung führen.
- Bei Verwendung des fiskaltrust.Service führt ein Beleg mit Umsatz EUR 0,- (cbChargeItems) sowie (Bar)zahlung mit EUR 0,- (cbPayItems) zur Signatur auf dem Beleg.
- Falls eine Gegenleistung (z.B. Entschädigung für eine Nutzung einer Liegenschaft) oder die Bezahlung mit einem Gutschein (Wert- oder Warengutschein) erfolgt, führt dies zu einer abweichenden Beurteilung.
- Die Beurteilung, welcher Geschäftsvorfall zivilrechtlich vorliegt, erfolgt nicht durch den KassenHersteller oder fiskaltrust sondern durch den Steuerpflichtigen selbst bzw. dessen beauftragte Rechtsberatung. Der fiskaltrust.Service kann bereits jetzt, die unterschiedlichen Geschäftsvorfälle korrekt abbilden und daher – soweit erforderlich – signieren.
Bislang war die Ausstellung von Gutscheinen zum späteren Bezug von Waren oder nicht konkretisierten Dienstleistungen noch kein steuerbarer Vorgang. Mit Einarbeitung der EU-RL wird ab 1.1.2019 unterschieden in Einzweck- oder Mehrzweckgutscheine, die eine unterschiedliche umsatzsteuerliche Behandlung nach sich ziehen.
- Einzweckgutscheine sind Gutscheine, bei denen der Ort der Leistung und die dafür geschuldete Umsatzsteuer bereits bei der Ausstellung feststehen (zB Gutschein für eine bestimmte Konzertkarte, bestimmtes Küchengerät eines Herstellers). Umsätze aus Einzweckgutscheinen werden zum Zeitpunkt der Übertragung des Gutscheines verwirklicht. Dies gilt auch dann, wenn der Gutschein durch einen Dritten übertragen wird oder später keine Einlösung erfolgt.
- Bei Mehrzweckgutscheinen erfolgt die umsatzsteuerliche Leistung erst zum Zeitpunkt der Leistungserbringung (Einlösung des Gutscheines) und nicht schon bei der Übertragung. Die Übertragung (Veräußerung) eines Mehrzweckgutscheins (zB Geschenkbons, Geschenkmünzen) durch Unternehmer, die zu einem späteren Bezug von Waren nach freier Wahl oder noch nicht konkretisierten Dienstleistungen berechtigt, stellt weder einen umsatzsteuerbaren Vorgang dar, noch unterliegt dieses Entgelt der Anzahlungsbesteuerung. Auch Gutscheine, die zum Bezug von Leistungen in verschiedenen Ländern berechtigen (mit unterschiedlichen Leistungsorten), stellen Mehrzweckgutscheine dar.
Bei Preiserstattungsgutscheinen (Gutscheine, die zu einer nachträglichen Vergütung berechtigen) und Preisnachlassgutscheinen (Gutscheine, die zum verbilligten Erwerb einer Leistung berechtigen) erfolgt die umsatzsteuerliche Leistung erst mit Einlösung der Gutscheine.
Bei der Beurteilung des fiskaltrust.Service ob zu signieren ist oder nicht wurde diese Regelung bereits bisher berücksichtigt. Dennoch ist die korrekte Beurteilung, ob ein Geschäftsvorfall USt-pflichtig ist oder (noch) nicht, im Einzelfall zu beurteilen. Hierbei kann Ihr zuständiger Steuerberater Sie unterstützen.
fiskaltrust unterstützt gerne Ihren KassenHersteller bzw. -händler bei der korrekten Umsetzung.
§ 4 BarUV „(1) Bei Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten, die nach dem 31. Dezember 2015 in Betrieb genommen werden, kann eine vereinfachte Losungsermittlung in Anspruch genommen werden, und besteht weder eine Registrierkassenpflicht nach § 131b BAO noch eine Belegerteilungspflicht nach § 132a BAO, wenn die Gegenleistung für die Einzelumsätze 20 Euro nicht übersteigt .
(2) Eine vereinfachte Losungsermittlung kann bei diesen Automaten durch eine zumindest im Abstand von 6 Wochen regelmäßig erfolgende Ermittlung und Aufzeichnung – der Anzahl der verkauften Waren anlässlich der Nachfüllung durch Bestandsverrechnung (Endbestand minus Anfangsbestand bzw. Nachfüllmenge) oder manuelle oder elektronische Auslesung der Zählwerkstände bei vorhandenen Zählwerken oder – der erbrachten Dienstleistungen durch manuelle oder elektronische Auslesung der Zählwerkstände bei vorhandenen Zählwerken
durchgeführt werden. Darüber hinaus sind anlässlich jeder Kassenentleerung, die zumindest einmal monatlich zu erfolgen hat, die vereinnahmten Geldbeträge je Automat zu ermitteln und aufzuzeichnen.“
- Es darf kein Umsatz über EUR 20 möglich sein
- Die verkauften Waren oder Dienstleistungen müssen ermittelt oder aufgezeichnet werden
- Auslesung eines vorhandenen Zählwerks
- oder wenn kein Zählwerk vorhanden ist durch Bestandsverrechnung
Wenn man ein Gerät hat, das Geld nimmt und Wechselgeld zurückgibt, wie eine Kaffeemaschine mit Münzwechsler, dann gilt das als Automat?
- Ein Automat muss autonom arbeiten, daher darf er kein Teil eines Kassensystems sein in dem die Barumsätze erfasst werden. Z.B. sind Bestell-Kioske in Restaurants meist Teil der Kasse.
-
Durch einen Beleg über die Berechnung
- Vereinfacht durch Rückrechnung aus dem ausgezählten End- (Stand der aktuellen Entleerung) und Anfangsbestand (Stand nach der letzten Entleerung) ermittelt werden.
- Die Ermittlung des Anfangs- und Endbestandes sowie der Tageslosung durch Rückrechnung muss nachvollziehbar und entsprechend dokumentiert werden.
-
Die Aufzeichnung erfolgt danach (siehe Kapitel 4 des
Durchführungserlaß zu den §§ 126 ff der Bundesabgabenordnung vom 22.5.1990
)
- z.B. durch Eintragung im Kassabuch als Eingang.
- In einem Betrieb mit Registrierkasse kann dies auch durch Erfassung des Umsatzes in der Registrierkasse erfolgen der dadurch in die Tageslosung einfließen.
- Erlass Kapitel „6.4. Ausnahmen für Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten (§ 4 BarUV 2015)“
- Alle AT-Rechtsgrundlagen sind hier zu finden: http://www.fiskaltrust.at/products/consulting/rechtsgrundlagen/