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Pour ses 10 ans, openCantine s'offre bien plus qu'un lifting; une réécriture complète !
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A propos d'openCantine 5

openCantine permet à une organisation (Mairie, Association,...) de gérer les comptes de ses familles, les réservations des enfants et la facturation des prestations consommées.

Un enfant est associé à un compte (famille) qui est lui-même associé une structure (Ecole, Cantine, Garderie,...).

Réservation

Cet enfant peut avoir une ou plusieurs réservations, qui indiquent les jours de la semaine, les quantités désirées pour chaque type de prestations (Repas, Garderie, Activité, et tout ce que vous voudrez :).

Exemple:

  • Mathieu PETIT a une réservation pour un Repas, tous les jours sauf mercredi
  • Mathieu PETIT a une réservation pour 1 heure de Garderie, tous les jours, le matin, sauf mercredi
  • Mathieu PETIT a une réservation pour 1,5 heure de Garderie, tous les jours, le soir, sauf mercredi
  • Mathieu PETIT a une réservation pour 1 jour de Centre, tous les jours pendant les vacances scolaires (HorsPériodeScolaire)

Comptabilisation

Chaque jour a lieu la comptabilisation automatique des prestations consommées par enfants, sur la base de leurs réservations.

Les prestations ne sont PAS comptabilisées si une absence a été saisie pour ce jour.

Les prestations sont comptabilisées en fonction de la période, Scolaire/HorsScolaire :

  • sont comptabilisées les prestations dont la réservation n'est PAS "Hors Période Scolaire" si c'est un jour hors période de vacances scolaires
  • sont comptabilisées les prestations dont la réservation est "Hors Période Scolaire" si ce n'est PAS un jour en période de vacances scolaires
  • sont comptabilisées les prestations dont la réservation n'est PAS "Hors Période Scolaire" si ce jour n'est pas en période de vacances scolaires

Facturation

Les prestations consommées seront facturées en fin de mois, par compte et par enfant, selon le tarif auquel est soumis l'enfant. Les factures peuvent être envoyées par courriel. Un export au format XLS (Excel 97-2003) est disponible. Il permet de générer un classeur contenant une feuille de calcul avec toutes vos factures, qui pourra être ouverte directement dans Excel.

Paiements

Les paiements reçus sont enregistrés afin d'établir une balance de compte. Chaque compte dispose d'un relevé qui liste l'ensemble des opérations (factures/paiements) et le soles après chaque opération. La liste des paiements peut s'exporter au format XLS

Import

Les données de compte, contact, enfant, réservation peuvent être importées d'un fichier au format Excel 97-2003 (.xls). Ce fichier doit contenir les colonnes suivantes : structure, nom_compte, civilité, adresse1, adresse2, cp, ville, num_allocataire, mémo_compte, nom_contact, fixe, portable, email, mémo_contact, nom_enfant, prénom, classe, date_naissance, menu_sp, menu_all, tarif_type, badge, prestation_type, début, fin, lundi, mardi, mercredi, jeudi, vendredi, matin, midi, soir, active, hors_période_scolaire

Exemple de fichier : Fichier.xls

Audit des modifications

Chaque modification de donnée est enregistrée dans un journal, avec la date, l'utilisateur, la table, le champs et la valeur avant/après modification.

Utilisateurs

Il existe deux types de compte utilisateur; normal ou administrateur. Le compte de type normal peut accéder aux données mais dans pouvoir les modifier, au contraire de l'administrateur qui a tous les droits.

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