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概要

クリエイティブ班は、文化祭実行委員会が使用する画像・映像・ウェブサイト・その他造形等の制作を担当するチームとして、2024年開催回から設置された。 本システムは当班が担う業務を円滑に遂行するための基幹システムであり、制作依頼のステータスや各案件・制作物の内容を一元管理するためのものである。

使用ツール

• Google Apps Script
  • Google Drive API
• Google スプレッドシート
• Google フォーム
• Slack ワークフロー（BOTにしたかったが、開発時間と導入コストの都合で断念）

システムの基本構成

1. 制作依頼シート
   • 制作依頼フォームの下書きをするためのスプレッドシート（制作依頼時の利用は任意）
   • 依頼者の所属班内で、依頼内容の作成や確認等をするシーンを想定
   • シートへの記入内容を制作依頼フォームの各項目に転送できる
2. 制作依頼フォーム
   • 制作依頼を提出するためのフォーム
   • 依頼者が自分のメールアドレス・案件タイトル・制作タイトル・制作物のジャンル・掲載内容・デザイン要項・参考物・入稿規定・素材フォルダ・納品期限日時・ヒアリング実施希望・依頼備考などを入力
3. ★リソース管理シート（システム基幹ファイル）
   • 全ての案件・制作物を管理するスプレッドシート
   • 制作データのサマリ作成や、班員のキャパシティ管理もできる
   • システムのGASはこのシートにバインドされているため、GASを編集する場合はシートのメニュー→拡張機能→Apps Scriptから開く
4. 制作管理シート
   • 各制作物の情報ををまとめるスプレッドシート
   • 制作依頼フォームに送られた内容、担当者、タスク、スケジュール、制作担当者のメモ、納品後の振り返りなどを書き込める
   • 1つの制作物につき必ず1つ必要で、依頼受付時に自動生成
5. Slack ワークフロー
   • 制作依頼フォームが提出されたことをクリエイティブ班員に通知するためのもの
   • 依頼直後・制作担当者決定直前(フォーム提出から22時間後)・担当者決定(フォーム提出から24時間後)の3回、スレッドで依頼者とクリエイティブ班員をメンション