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jx tsai edited this page Apr 23, 2017 · 2 revisions

NGO 例行性工作檢查表

理事會與運作規劃

  • 理事會成員招募與完成職位選任
  • 工作成員/理事會成員確實收到最新的新人指南。
  • 新舊理事會成員任務移交的工作規劃
    • 資訊收集與移交
    • 認識工作人員與志工
    • 新人指南 計畫/預算審查核可
  • 近二季的理事會會議日期安排
  • 決定年度會議日期
  • 官網的成員名錄有即時更新
  • 作好理事會會議發言記錄,工作人員與理事會成員可以方便地讀 取參考。
  • 決定本季工作人員與理事會成員評估日期
  • 所有理事會成員的分工角色有確實補齊

資料管理規劃:

  • 會員資料庫更新(if you're using an Excel spreadsheet - is it backed up? Considered using membership management software to automatically update member records)
  • 捐款人資料庫更新
  • 志工資料庫更新
  • 官網上的會員招募方案與會費資料定期更新

財務規劃:

  • 通過年度預算
  • 理事會上提供當季財務報表
  • 每位理事提交自己的籌款目標與預算計畫。
  • 所有的財務記錄統一存放,且能隨時配合年終報告或稽核
  • 所有的收據和發票都有繳交

會員通訊聯絡管理計畫:

  • 準備會員續會提醒信與電郵的發送時程
  • 新會員的入會介紹指南有更新,且會隨著其歡迎加入信件一併寄送
  • 網站上的會員專區資源為最新資料
  • Members who have not opened an email or attended an event in the last six months are flagged and sent a re-engagement email, or given a call
  • 安排好會員年度調查日期與相關問卷問題
  • 來年的通訊計畫是否已完成定案
    • 是否包含內容策略與日期?
    • Do you have resources in place for social media? 社交網站上是否有配置相關資源?
    • 是否準備了年度報告計畫

募款計畫:

  • 已結案的活動專案有準備相關簡報
  • 未來活動專案的目標設定
  • 內部的募款行事曆:階段目標與最新活動資訊
  • 建立募款行動計畫 (see our post on How to Get Donations: 18 Ways the Pros Are Doing It)
  • 準備另一套因應意外狀況的募款方案計畫
  • 官網上公布募款目標與現況更新
  • 對所有捐款者與志工能予以即時的致謝與感謝信。

志工規劃:

  • 志工有予以充份的新生培訓
  • 所有志工職務都有填滿
  • 準備有些可應變緊急狀況的志工
  • Volunteer appreciation materials have been created and gone out準備志工感謝的材料與發送

For a more comprehensive list, see our New Volunteer Recruitment Checklist.

網站規劃:

  • 最新消息有即時更新
  • (當月之星有更換 Member-of-the-month changed)
  • 放入最近活動照片
  • 聯絡資料正確
  • 最新的文章不要相隔太久

活動規劃:

  • 年度活動行事曆能事先發佈在官網
  • 決定年度募款活動日期
  • 各項活動的主辦負責人有明確指派
  • 所有活動有事先安排給組織成員作網絡交誼的機會
  • 整年活動講員邀請確認
  • 排定不同的活動類型與題目(如午餐學習會, 系列演講, 趣味活動, 小型募款活動等等)
  • 建立活動推廣工具包 (新聞稿, 電郵邀請等)
  • 工作人員/理事會成員分派去尋找更多為組織公關推銷機會(電台, 新媒體, 地方報, 電視等等)
  • 社交網站(Facebook, Twitter, and LinkedIn)的推廣貼文排程規劃
  • 報名與實際出席名單有滙入到資料庫 (最好能利用會員管理系統軟體自動處理更新)

原始資料來源

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