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Janvier − Mai

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Juin − Juillet

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  • Mettre à jour la carte
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• Mettre à jour le site de PyCon-fr
  • Préparer le dossier de sponsoring
  • Choisir les dates de début et de fin pour l'appel à conférence
• Avoir l'équipe d'orga qui relise et valide le contenu du site
• Appel à proposition de présentations et ateliers
• Appel à sponsors
• Appel à contribution
• Déterminer les équipes utiles
• Choisir les goodies
• Recenser les modes de transports
• Communication locale
• Communication nationale
• Contacter les associations locales d'étudiants
• Choisir les bourses acceptées
• Contacter PyLadies
• Contacter la PSF pour sponsoring

Août − Septembre

• Keynotes
  • Lister les conférencier.e.s [Victor]
  • Choisir les conférencier.e.s [CD]
  • Contacter les conférencier.e.s [Victor]
• Repas de samedi soir
  • Choisir le lieu [Guillaume]
  • Choisir le traiteur [Guillaume]
• Captation et transcription
  • Choisir le prestataire pour la captation [Guillaume]
  • Choisir le prestataire pour la transcription [CD]

Début octobre

• Inscriptions
  • Ouvrir les inscriptions [Guillaume]
  • Communiquer sur l'ouverture [Julien]
• Organiser la livraison pour l'AFPy [Marc]
• Organiser la livraison et le stockage pour les sponsors [Guillaume]
• Déterminer le matériel électrique disponible sur place [Marc]
• Choisir les foodtrucks des midis pour le samedi et dimanche [Marc]
• Transcription
  • Contacter le prestataire [Lucien, Pierre]
  • Régler les problèmes de projections [Lucien, Pierre]
  • Signer avec le prestataire [Guillaume]
• Conférences
  • Voter pour les conférences [CD]
  • Choisir les conférences [Jules, Guillaume]
  • Faire le programme [Guillaume]
  • Contacter les conférenciers [Guillaume]
• Contacter des associations d'étudiants
• Affiches
  • Faire les affiches [Annabelle]
  • Imprimer les affiches [Marc]
  • Poser les affiches [Marc]
• Choisir le petit-déjeuner [Guillaume]
• Acheter les gobelets [Rémy]
• T-shirts
  • Estimer le nombre par taille [Guillaume]
  • Acheter [Jules]
• Acheter les badges et tours de cou [Julien, Guillaume]
• Acheter les rubans de badges [Julien]
• Mettre la publicité sur Read the Docs [Julien]
• Commander les stickers [Jules]
• Envoyer la convocation à l'assemblée générale le 19 octobre [Marc]
• Communiquer sur la nécessité d'adhérer avant le 19 octobre pour voter à l'assemblée générale [Marc]

Du 20 au 30 octobre

• Organiser la logistique avec l'université [Marc]
• Organiser la logistique avec les foodtrucks [Marc]
• Organiser la logistique avec les sponsors pour les stands [Guillaume]
• Organiser le réseau [Marc]
• Bénévoles
  • Organiser les rôles des bénévoles [Jules]
  • Contacter les bénévoles [Jules]
• Diversité
  • Choisir les membres du comité de diversité [Victor]
  • Contacter les membres [Victor]
  • Mettre en place un/des numéro(s) temporaire(s) [Victor]
• Préparer la liste de courses
  • Nourriture [Guillaume]
  • Boissons [Guillaume]
  • Connectique [Marc]
  • Matériel réseau [Marc]
  • Matériel électrique [Marc]
• Valider le programme avec tous les intervenants [Guillaume]
• Imprimer
  • Code de conduite + diversité [Guillaume]
  • Ne pas manger [Jules]
  • Fléchage interne [Jules]
  • Fléchage externe [Jules]
  • Badges [Jules]
  • Affiches [Jules]
  • Plannings par salle [Guillaume]
  • Liste des adhérents [Guillaume]
  • Documents de l'assemblée générale [Marc]
• Lister 5 ordinateurs disponibles pour les présentations [Julien]
• Fermer les inscriptions le 28 [Guillaume]

Mercredi 30 octobre

• Faire les courses
• Poser le fléchage
  • Fléchage interne
  • Fléchage externe

Jeudi 31 octobre

• Ouvrir les accès à l'université
• Choisir des maîtres de cérémonie pour chaque salle
• Préparer les t-shirts précommandés
• Organiser la logistique avec le petit-déjeuner [Guillaume]
• Organiser la logistique du repas du samedi soir [Guillaume]
• Choisir les salles des ateliers et les mettre sur le calendrier [Guillaume]
• Organiser la logistique avec la captation [Guillaume]
• Organiser la logistique avec la transcription [Lucien]
• Mettre en place les badges
• Afficher le programme des sprints
• Poser l'affichage sur les salles de sprint
  • Nom du sprint
  • Code de conduite
  • Ne pas manger
  • Planning
• Afficher l'inscription aux présentations éclair
• Fermer les accès à l'université

Vendredi 1er novembre

C'est un jour férié.

• Ouvrir les accès à l'université
• Imprimer le programme
  • Par salle
  • Global
• Fermer les accès à l'université

Samedi 2 novembre

• Ouvrir les accès à l'université
• Réceptionner le petit-déjeuner
• Afficher le programme des conférences
• Poser l'affichage sur les salles
  • Programme
  • Code de conduite
  • Ne pas manger
• Fermer les accès à l'université
• Ouvrir l'accès du repas
• Réceptionner le repas du soir
• Fermer les accès au repas

Dimanche 3 novembre

• Ouvrir les accès à l'université
• Animer l'assemblée générale [Marc]
• Réceptionner le petit-déjeuner
• Fermer les accès à l'université

Novembre

• Mettre à jour le site
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