Модуль предназначен для автоматизации процесса учета и согласования бумажных договоров, и документов, связанных с договорами.
Contents
| Инициатор | Сотрудник компании, создающий договор в системе |
| Бухгалтер | Бухгалтер компании, согласующий договор |
| Директор | Генеральный директор компании, согласующий и подписывающий договор |
| Делопроизводитель | Сотрудник компании, отвечающий за делопроизводство, сканирующий подписанный контрагентом договор. |
| Черновик | Договор создан Инициатором, но не отправлен по процессу |
| Удален | Договор удален. |
| Согласование | Согласование договора бухгалтером, директором |
| Доработка | По итогам согласования договор отправлен на доработку Инициатору |
| Подписание | Договор находится на подписании у директора. |
| Подписание контрагентом | Договор подписан контрагентом на бумажном носителе. За контрагента в системе подписывает Инициатор. |
| Сканирование | Делопроизводитель сканирует бумажный договор, подписанный обеими сторонами, и вкладывает его в карточку . |
| Действует | Договор вступил в силу. |
| Аннулирован | Инициатор аннулировал договор. |
| Запрос на Аннулирование | По договору Инициатору направлен запрос на аннулирование в процессе согласования, подписания, доработки. |
| Архив | Договор автоматически переходит в данный статус, когда срок действия договора, указанный в карточке, завершается. |
Журнал содержит поля:
- Дата создания;
- Заголовок;
- Статус;
- Юридическое лицо;
- Контрагент;
- Предмет договора;
- Сумма договора;
- Валюта;
- Дата договора;
- Срок действия.
Например, https://host/v2/journals?journalId=ecos-contract-journal
Создание договора возможно как с помощью кнопки быстрого создания:
или из журнала «Договоры»:
На экране появляется форма создания Договора:
Обязательные поля карточки:
- Юридическое лицо;
- Контрагент;
- Договор с;
- Вид договора;
- Валюта;
- Содержимое;
- Подписант.
Для отправки Договора в работу необходимо заполнить обязательные атрибуты на форме создания, добавить файл и нажать кнопку «Создать». Обязательные для заполнения атрибуты отмечены знаком «*».
По умолчанию Дата договора равна дате создания, Срок действия = Дата договора + 1 год. Могут быть изменены.
При выставленном чекбоксе «Сгенерировать из шаблона» файл-вложение будет сгенерирован по шаблону на основании введенных данных.
При отсутствии возможности заполнить все обязательные атрибуты Договор может быть сохранен в статусе «Черновик». Для этого необходимо нажать «Сохранить». Впоследствии черновик договора может быть отредактирован, сохранен повторно или после заполнения обязательных атрибутов отправлен в работу.
Все созданные в Системе договоры (включая договоры в статусе «Черновик») отображаются в журнале «Договоры».
В случае нажатия кнопки «Отмена» форма создания закрывается без сохранения договора в Системе.
Перейти к Договору в любом статусе можно одним из трех способов:
- открыв задачу в Журнале «Активные задачи»;
- открыв Договор в Журнале «Договоры»;
- перейдя по ссылке из полученного уведомления.
Договор последовательно согласуют Бухгалтер, Директор.
В статусе «Согласование» доступны следующие варианты завершения задачи:
Согласование бухгалтером
Согласование директорм
- «Аннулировать» - если согласование Договора оказывается нецелесообразным. Договор переходит в статус «Аннулирован».
- «На доработку» - отправить Инициатору на доработку, если в Договоре есть спорные вопросы. Внесите комментарий. Договор перейдет в статус «Доработка». Инициатору договора будет отправлено уведомление.
- «Согласовать» - Договор переходит дальше по бизнес-процессу. Исполнителю задачи будет отправлено уведомление.
Договор от имени компании подписывает Директор.
В статусе «Подписание» доступны следующие варианты завершения задачи:
- «Аннулировать»- если согласование Договора оказывается нецелесообразным. Договор переходит в статус «Аннулирован».
- «На доработку»- отправить Инициатору на доработку, если в Договоре есть спорные вопросы. Внесите комментарий. Договор перейдет в статус «Доработка». Инициатору договора будет отправлено уведомление.
- «Подписать» - Договор переходит дальше по бизнес-процессу. Исполнителю задачи будет отправлено уведомление.
Карточку договора за контрагента подписывает Инициатор.
В статусе «Подписание контрагентом» доступны следующие варианты завершения задачи:
- «Аннулировать» - если согласование Договора оказывается нецелесообразным. Договор переходит в статус «Аннулирован».
- «На доработку»- отправить Инициатору на доработку, если в Договоре есть спорные вопросы. Внесите комментарий. Договор перейдет в статус «Доработка». Инициатору договора будет отправлено уведомление.
- «Подписать» - Договор переходит дальше по бизнес-процессу. Исполнителю задачи будет отправлено уведомление.
Доработка договора доступна Инициатору.
В статусе «Доработка» у Инициатора есть следующие варианты завершения задачи:
Инициатор изучает замечания, оставленные Согласующим в поле Комментарий, оценивает целесообразность доработки Договора. Используя действия «Редактировать свойства» и «Редактировать документ», вносит изменения и выносит решение:
- «Аннулировать» - если доработка Договора оказывается нецелесообразной. Договор переходит в статус «Аннулирован».
- «Вернуть на согласование» - если Инициатор выполнил доработку Договора. Договор возвращается на статус, с которого был отправлен в доработку. Исполнителю задачи будет отправлено уведомление.
Подписанный обеими сторонами договор сканирует Делопроизводитель.
В статусе «Сканирование» доступны следующие варианты завершения задачи:
В виджете «Документы» Делопроизводитель прикладывает к карточке отсканированный Договор на подписание.
Доступны следующие варианты завершения задачи:
- «Аннулировать» - договор переходит в статус «Запрос на аннулирование», на Инициатора будет назначена задача «Подтверждение аннулирования».
- «Подтвердить» - Договор переходит в финальный статус «Действует».
«Запрос на аннулирование» договора обрабатывает Инициатор.
В статусе «Запрос на аннулирование» Инициатору доступны следующие варианты завершения задачи «Подтверждение отмены»:
- «Подтвердить отмену» - Договор переходит в статус «Аннулирован».
- «Повторно направить» - договор переходит в статус «Согласование». Исполнителю задачи будет отправлено уведомление.
В карточку договора могут быть добавлены документы двух типов: отсканированные документы и документы контрагента.
Для добавления документов перейдите в виджет «Документы», выберите тип и для загрузки нажмите
По действию «Редактировать документ» для вложенных и сформированных по шаблону документов формата MS Office доступно редактирование в OnlyOffice. См. подробно :ref:`Редактирование документа в Onlyoffice<edit_only_office>`
Cоздать поручение можно из карточки документа, выбрав действие «Создать поручение». См. подробно :ref:`Создание поручения из карточки<ecos-assignments-action>`