Модуль предназначен для автоматизации процесса работы с организационно-распорядительными документами: приказами, распоряжениями, нормативными актами, служебными записками и т.д. В модуле предусмотрены регистрация, согласование, ознакомление с документом.
Contents
| Инициатор | Сотрудник, создающий документ в системе. |
| Согласующие | Сотрудники, согласующие документ. |
| Подписант | Сотрудник, подписывающий документ. |
| Бухгалтерия | Сотрудники бухгалтерии, сканирующие и регистрирующие документ. |
Бухгалтерия
Технолог ОРД
| Черновик | Документ создан Инициатором, но не отправлен по процессу. |
| Доработка | По итогам согласования или подписания документ отправлен на доработку Инициатору. |
| Согласование | Согласование документа сотрудником, выбранным в карточке на этапе создания документа. |
| На подписании | Подписание документа сотрудником, выбранным в карточке на этапе создания документа. |
| Сканирование | Регистрация документа и вложение отсканированного оригинала документа. |
| Действует | Документ зарегистрирован. |
Например, https://host/v2/journals?journalId=aro-internal-journal
Создание внутреннего документа возможно, как с помощью кнопки быстрого создания:
или из журнала «ОРД – Внутренние документы»:
На экране становится доступна форма создания Внутреннего документа:
Выберите тип внутреннего документа из представленных:
- Приказ на перевод;
- Нормативный акт;
- Протокол совещания;
- Другое;
- Приказ;
- Распоряжение;
- Приказ на увольнение;
- Приказ на отпуск;
- Служебная записка;
- Приказ о приеме на работу.
Дата создания заполняется автоматически текущей датой. Инициатор по умолчанию заполняется автоматически на основе данных пользователя, создающего РКК. Может быть отредактировано по кнопке «Изменить». Выберите Подписанта и Согласующего из Оргструктуры (можно выбрать только одного сотрудника). Укажите Заголовок и Краткое содержание.
Загрузите файл в секцию Содержимое.
Выставите чекбокс «Требуется скан подписанного документа», и тогда при выполнении задачи «Регистрация» будет произведена проверка наличия Отсканированного документа в виджете «Документы».
Для типов внутреннего документа:
- Приказ;
- Приказ на увольнение;
- Приказ на перевод;
- Приказ на отпуск;
- Приказ о приеме на работу.
доступна опция «Сгенерировать из шаблона» – при выставленном чекбоксе файл-вложение будет сгенерирован по шаблону на основании введенных данных.
При необходимости выберите Филиал инициатора из Оргструктуры, Код дела - из справочника Номенклатура дел.
Внимание! Регистрационный номер будет задан на этапе Регистрация после подписания.
Для отправки документа в работу нажмите кнопку «Создать». Задача Согласование назначается на выбранного в карточке согласующего. Согласующему направляется уведомление.
При отсутствии возможности заполнить все обязательные атрибуты документ может быть сохранен в статусе «Черновик». Для этого необходимо нажать «Сохранить». Впоследствии черновик может быть отредактирован, сохранен повторно или после заполнения обязательных атрибутов отправлен в работу.
Все созданные в Системе документы (включая и в статусе «Черновик») отображаются в журнале «Внутренние документы».
В случае нажатия кнопки «Отмена» форма создания закрывается без сохранения документа в Системе.
Перейти к Внутреннему документу в любом статусе можно одним из трех способов:
- открыв задачу в Журнале «Активные задачи»;
- открыв документ в Журнале «ОРД-Внутренние документы»;
- перейдя по ссылке из полученного уведомления.
Документ согласует сотрудник, выбранный в карточке на этапе создания документа.
В статусе «Согласование» доступны следующие варианты завершения задачи:
- «На доработку» - отправить Инициатору на доработку. Внесите комментарий. Документ перейдет в статус «Доработка». Инициатору документа будет отправлено уведомление.
- «Согласовать» - Документ переходит дальше по бизнес-процессу. Задача «Подписание» назначается на выбранного в карточке подписанта. Подписанту направляется уведомление.
Документ подписывает сотрудник, выбранный в карточке на этапе создания документа.
В статусе «Подписание» доступны следующие варианты завершения задачи:
- «На доработку» - отправить Инициатору на доработку. Внесите комментарий. Документ перейдет в статус «Доработка». Инициатору документа будет отправлено уведомление.
- «Подписать» - Документ переходит дальше по бизнес-процессу. Задача «Сканирование» назначается на группу Бухгалтерия. Подписанту направляется уведомление.
Доработка документа доступна Инициатору.
В статусе «Доработка» у Инициатора есть следующие варианты завершения задачи:
Инициатор вносит в документ изменения по замечаниям, оставленным Согласующим или Подписантом, используя действия «Редактировать свойства» и «Редактировать документ», и нажимает «Доработан». Так же можно указать комментарий в поле «Комментарий». Документ возвращается на тот статус, с которого был отправлен на доработку - «Согласование», «На подписании».
Документ регистрирует сотрудник Бухгалтерии.
В статусе «Сканирование» необходимо внести дату регистрации документа и нажать «Зарегистрировать»:
При выставленном чекбоксе «Генерировать» номер документу будет присвоен автоматически.
Для присвоения номера вручную снимите чекбокс и укажите номер:
Если выставлен чекбокс «Требуется скан подписанного документа», то в виджете «Документы» необходимо приложить к карточке отсканированный оригинал документа, нажав:
Документу будет присвоен финальный статус «Действует».
По действию «Редактировать документ» для вложенных и сформированных по шаблону документов формата MS Office доступно редактирование в OnlyOffice. См. подробно :ref:`Редактирование документа в Onlyoffice<edit_only_office>`
Для отправки документа сотруднику на ознакомление используйте действие «Отправить на ознакомление». Выберите сотрудника из оргструтктуры и нажмите «Создать»:
Сотрудник может перейти к Документу любым из трех способов:
- найдя задачу в Журнале «Активные задачи»;
- найдя документ в Журнале «ОРД - Внутренние документы»;
- перейдя по ссылке из полученного уведомления.
Далее ознакомиться с документом – посмотрев информацию в виджетах «Свойства», «Предпросмотр».
Для завершения задачи необходимо нажать «Выполнено»:
Cоздать поручение можно из карточки документа, выбрав действие «Создать поручение». См. подробно :ref:`Создание поручения из карточки<ecos-assignments-action>`