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DEIM2020オンライン会議　セッション管理者向け説明

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学生管理者

  1. セッション開始１０分前に，ログインする名前から，そのセッションの座長，発表者を特定しておく．
  2. 自分のマイクはミュートせず，セッションの進行がおかしい場合，座長と直接，音声でやりとりする．
  3. 座長，発表者，自分以外の参加者のマイクのミュートが解除されている場合，ミュートしてまわる．
  4. 座長がいない場合は実行委員に連絡する．
  5. 発表者がいない場合は座長に順番を変えるなど進行をお願いする．
  6. セッションが開始されたら，下記の「山下記念賞アナウンス」の文面をチャットに全員宛に流す．セッション終了時にも，チャットで全員宛に流す．
  7. 音声トラブル，発表者の画面トラブル，などにチャット等で受けた質問にチャット，あるいは，セッション全体にかかわることなら音声で答える．
  8. 「チャット」が消えてしまわないように，定期的に保存する．具体的には，WebExのファイルメニューからチャットを30分に一度など，保存しておく．座長や参加者などから求められたら，それをチャットにペーストして，共有する．
  9. 視聴者数報告ページ（デスクトップにブックマーク）より，発表番号（A1-1など）を確認して，視聴数を定期的に（開始時，終了時）記録する．
  10. その日の最後のセッション後に，下記の録画作業を，実行委員とともに行う．
    • WebExを立ち上げたタブに戻る
    • 左のメニューの「録画」
    • その日のセッションの映像を「共有」
    • 「公開リンク」をブラウザのタブへコピペ
    • PCのダウンロードフォルダにダウンロードしておく

立ち上げ時設定事項

  • 議題名
  • 日時
  • スケジューリングオプション：
  • 代理主催者：オン
  • 自動録画：オン
  • パスワードを含めない：オン
  • 主催者より先に参加5分（デフォルト）
  • リマインダメール：オン
  • WebExアプリインストール
  • クライアントソフトにおけるホスト側初期操作「参加＞参加時にミュート」オンと「参加＞入退室のサウンド」をオフは必須
  • Webexアプリで「参加者」のタブから参加者をミュート
  • 入退室ミュート

山下記念賞アナウンス

===ココカラ===

本発表は山下記念賞の対象となります．投票は以下からよろしくおねがいします．

山下記念研究賞 選考アンケート用紙（2020年3月2日発表分） https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSfQWXuVGg5JxXnJRyjRibwus5Vi5P4vMDVRiMy720nwDvr7sg/viewform?usp=sf_link

山下記念研究賞 選考アンケート用紙（2020年3月3日発表分） https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSfoI6H8U5KFpBydVeZZLodoyaaWq053fja2eMirdOgO4qyvxg/viewform?usp=sf_link

山下記念研究賞 選考アンケート用紙（2020年3月4日発表分） https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdxjnjhIUZHC_PfsvH61Cwkacpav9RV9lR_0O8TrmX6xj-SAA/viewform?usp=sf_link

===ココマデ===

セッション交代の手順

  1. セッション（A1など）を，オペレーターのPCで閉じる（終了する）
  2. モニター（Aモニターなど）に移動する．モニターが会議室から退出していることを確認する．
  3. 次の人は，次のセッション（A2など）のセッションを，オペレータのPCで開始する
  4. 前の人は，モニターのPCで，次のセッション（A2など）に参加する（マイクはミュート，カメラはオフ）．
  5. 前の人は，次のセッションで，コンテンツ共有を開始し，すぐ停止する．直後に，表示→パネル→パネルの管理から，チャットを有効にして，チャット画面を表示する．
  6. 次の人は，次のセッションで，チャットができることを確認する．

運営委員

  1. URLの作成とアナウンス
  2. トラブル対応
  3. 主催者が参加していないと他の参加者が議論を開始できないので注意する

備考

  • チャットができない場合：表示→パネル→パネルの管理→チャットを追加

DEIM2020 Online Conference Explanation for Session Administrators

Student administrators

  1. Ten minutes before the session start time, identify the session chair and presenter from their login names.
  2. If anything is not proceeding properly, ensure your microphone is not muted and speak directly with the session chair.
  3. If the microphones of any participants are not muted, except the session chair’s, the presenter’s and your own, mute each of them.
  4. If the session chair is not present, contact the executive committee.
  5. If a presenter is not present, ask the session chair to carry on, by changing the order or other means.
  6. After the session has begun, send the text, “Yamashita SIG Research Award Announcement,” given below, through the chat function to all participants.
  7. For any questions received through chat or other means, regarding difficulties with audio, the presenter’s screen or other issues, reply through chat, or by voice if it is regarding the session overall.
  8. Periodically save the chat content to prevent losing it. Specifically, from the WebEx file menu, save the chat content at least once every 30 minutes. If requested by the chairperson or other participants, it can be shared by pasting into the chat function.
  9. Use the viewer-numbers reporting page (bookmarked on the desktop) to check by presentation number (e.g. A1-1, etc.) and periodically record the number of viewers (at the beginning and end).
  10. After the last session of each day, perform the following recording tasks with the meeting executive.
    • Return to the WebEx start-up tab
    • Click “Record” in the menu on the left
    • “Share” the videos for the day’s sessions
    • Copy and paste the “Public link” to a browser tab
    • Download the video to the PC’s download folder

Settings to be done at start-up

  • Topic
  • Date and time
  • Scheduling options:
  • Alternate organizer : On
  • Automatic recording: On
  • Do not include password: On
  • Participation before the organizer: 5 min. (Default)
  • Reminder email: On
  • Install WebEx application
  • Host on the client software must be initialized as follows: Set “Participants > Mute when joining” to On, and “Participant > Play sound when entering/leaving” to Off.
  • In the WebEx application, set participants to mute in the “Participants” tab.
  • Mute upon entering and leaving.

Yamashita SIG Research Award Announcement

=== Starting here ===

This presentation is eligible for the Yamashita SIG Research Award. See below regarding voting.

Yamashita SIG Research Award Selection Survey form (For Mar. 2, 2020 presentations)

Yamashita SIG Research Award Selection Survey form (For Mar. 3, 2020 presentations)

Yamashita SIG Research Award Selection Survey form (For Mar. 4, 2020 presentations)

=== Ending here ===

Session Switching Procedure

  1. Close the session (e.g.: A1) from the operator’s PC (Exit).
  2. Move to a monitor (Monitor A, etc.). Check that the monitor has been disconnected from the meeting.
  3. The next person starts a session for the next session (e.g. A2) on the operator’s PC.
  4. The previous person participates in the next session (e.g. A2) on the monitor PC (with microphone muted and camera off).
  5. The previous person starts content sharing in the next session and immediately stops. Then immediately enable chat and display the chat screen from “View -> Panel -> Panel management”.
  6. The next person checks that chat is working for the next session.

Steering committee members

  1. Create URLs and make announcements
  2. Trouble shooting
  3. Note that if an organizer is not participating, other participants cannot start a discussion.

Note

  • If chat is not working, add it with View->Panel->Panel management->Add Chat