Зміст:
Дана інструкція описує порядок формування Товарної накладної і Податкової накладної на web-платформі.
Important
Увага! Для коректного формування документів ТН и ПН, необхідно заповнити Товарний довідник. Ви можете подивитися Інструкцію щодо заповнення довідника.
Note
Увага! Завершеним ланцюжком документообігу з мережею, є відправлена Товарна накладна, з коректним статусом, плюс створена на підставі Товарної накладної і зареєстрована Податкова накладна.
Перед початком роботи з Товарною накладною и Податковою накладною необхідно заповнити всі реквізити компанії, ПІБ підписанта, а також дані ДПІ, в яку будуть відправлятися Податкові Накладні.
Далі, перейдіть в розділ "Налаштування" (у правому верхньому куті):
Натисніть на закладку "Мої компанії" і виберыть GLN, з якого відбуватиметься відправка документів.
У формі заповніть поля обов'язкові для заповнення (відзначені червоною зірочкою * ).
Important
Зверніть увагу! Реквізити заповнюються українською мовою і повинні відповідати інформації в реєстраційних документах компанії.
Створити Товарну накладну можливо трьома способами:
- Через меню «Створити» вибрати Товарну накладну
- На підставі Замовлення (ORDER)
- На підставі Повідомлення про прийом (RECADV)
Рекомендується формувати комплект документівТоварна накладна + Податкова накладна, на підставіПовідомлення про прийом* (RECADV).*
Нижче наведено приклад формування Товарної накладної на підставі Повідомлення про прийом (RECADV).
Для формирования документа комплекта документов, необходимо перейти в раздел “Входящие”.
Для зручності, відфільтруйте документи за «*прочитаними», виберіть потрібну мережу і вкажіть тип документа «Повідомлення про прийом*».
Відкрити документ "Повідомлення про прийом" і натиснути кнопку "Сформувати", потім вибрати зі списку документ "Товарна накладна + Податкова накладна".
Першим сформованим документом буде Товарна накладна. У відкритому документі, необхідно заповнити обов'язкові дані, позначені червоною зірочкою *, в кожному з блоків.
При перевірці внесених даних за товарними позиціями необхідно впевнитись, що обов'язково заповнене поле код УКТ ЗЕД. У разі, якщо поле не заповнено або заповнено некоректно, при збереженні документа буде виведено повідомлення, як на зображенні нижче:
Для того, щоб поле з кодом УКТ ЗЕД за товарними позиціями при формуванні документа Товарна Накладна заповнювалось автоматично, необхідно перевірити коректність заповнення даних в Товарному довіднику.
Після збереження документа, його необхідно підписати Електронно-Цифровим підписом (ЕЦП).
Для первинного налаштування ЕЦП, дочекайтеся завантаження сторінки, а потім натисніть кнопку "Зчитати ключі".
Потім, в блоці налаштування ЕЦП, натисніть на зображення ключа і виберіть з каталогу, де зберігаються Ваші секретні ключі, відповідний файл.
Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК "Україна", файли підписів секретних ключів мають розширення .ZS2 і наступні значення в іменах файлів:
- Директор «DS»
- Бухгалтер «BS»
- Співробітник «SS»
- Печатка «S»
- Шифрування «C»
- Універсальний ключ печатки і шифрування «U»
Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК “ПриватБанк”, файли підписів секрентних ключів мають розширення .jks:
Якщо Ви використовуєте ключі від будь-яких інших АЦСК, файли підписів секрентних ключів мають найменування Key-6.dat:
Після вибору секретних ключів, введіть паролі під кожним з них, а потім натисніть кнопку “Зчитати ключі”
При коректному зчитуванні ключів, в блоці “ЕЦП” з’явиться інформація про власників ключів. Після перевірки інформації натисніть кнопку “Підписати”.
Після підписання натисніть на кнопку “Відправити”.
Після відправки відповідних документів, торговельна мережа обробляє їх і надає їм статуси. Статуси відображаються в розділі "Відправлені", навпроти кожного документа.
- «*Документ переданий партнеру*» - товарна накладна коректна.
- «*Документ переданий на ящик партнера*» - товарна накладна коректна.
- «*Правильний канал не знайдено. Немає з'єднання з партнером*» - в товарній накладній зазначений некоректний GLN одержувача і покупця.
- «*Помилка конвертації на вихідний формат*» - є помилка у формі заповнення товарної накладної. Деякі поля були не заповнені або заповнені некоректно.
У разі виникнення подібної помилки прохання звертатися за адресою ел. пошти support@edi-n.com
Приклад коректного статусу:
Приклад некоректного статусу:
Після формування і відправки Товарної накладної, форма Податкової накладної відкриється автоматично.
Дані в документі будуть заповнені автоматично на підставі Товарної накладної. У Податковій накладній необхідно заповнити порядковий номер.
Після заповнення всіх даних, документ необхідно зберегти, підписати ЕЦП та відправити аналогічно Товарній накладній.
Документ буде доставлений на сервер ЄРПН і перевірений органом Державної Податкової Інспекції.
Після перевірки документа органом Державної Податкової Інспекції, йому буде присвоєно статус.
На коректний документ надійде статус «*Зареєстровано в ЄРПН і відправлено покупцеві*».
На некоректний документ надійде статус «*Помилка при реєстрації в ЄРПН*».
Щоб перевірити причину відмови в реєстрації Податкової накладної, необхідно зайти в відправлений документ і розшифрувати Квитанцію №1 відправлену органом ДПІ.
Для цього дочекайтеся завантаження даних в блоці «*Квитанція №1» і натисніть кнопку «Зчитати*».
Якщо раніше, ключі ЕЦП не були налаштовані, для розшифровки квитанції необхідно налаштувати ключ "Шифрування».
Розшифрований документ можливо зберегти у форматі .PDF, завантажити в форматі .RPL або відобразити на платформі. Текст причини відмови в реєстрації Податкової накладної вказано в блоці «*Виявлені помилки*».
Після аналізу помилок, сформуйте документ повторно і відправте ще раз.
У разі, якщо від торгової мережі відсутній документ «*Повідомлення про прийом», Товарну накладну необхідно сформувати самостійно через меню «Створити*».
З випадаючого списку, виберіть документ «*Товарна накладна*». В сформованому документі всі реквізити необхідно ввести вручну, на підставі паперових документів.
Після внесення реквізитів в документ, потрібно ввести товарні позиції. Для цього натисніть кнопку «*Додати позицію*».
У формі, що з'явилася, заповніть всі обов'язкові поля, позначені червоною зірочкою *. Після внесення даних збережіть зміни.
Зверніть увагу, що для того, щоб поле «*код УКТ ЗЕД*» при виборі товарної позиції заповнювалось автоматично, дані необхідно заповнити в Товарному довіднику.
Після додавання всіх товарних позицій, документ необхідно зберегти, підписати ЕЦП та відправити в торговельну мережу.
Ця процедура, аналогічна пункту "Підписання документа Товарна Накладна" даної інструкції.
Перейдіть в розділ «*Відправлені*», знайдіть і відкрийте раніше відправлену "Товарну накладну"..
У відкритому документі натисніть кнопку «Сформувати», потім виберіть зі списку документ «*Податкова накладна*».
Дані в документі будуть заповнені автоматично на підставі "Товарної накладної". У "Податковій накладній" необхідно заповнити порядковий номер.
Після додавання всіх товарних позицій, документ необхідно зберегти, підписати ЕЦП та відправити в торговельну мережу.
Ця процедура, аналогічна пункту "Підписання документа Товарна Накладна" даної інструкції.