Зміст:
Дана інструкція описує порядок формування, підписання та відправки Комерційного документа "Видаткова накладна".
Important
Увага! Для коректного формування документа Видаткова накладна (Comdoc), необхідно заповнити Товарний довідник. Ви можете переглянути Інструкцію щодо заповнення довідника.
Перед початком роботи з "Видатковою накладною" необхідно заповнити всі реквізити, які будуть відображатися в документі з боку постачальника.
Далі, перейдіть в розділ "Налаштування" (у правому верхньому куті):
Натисніть на закладку "Мої компанії" і виберіть GLN, з якого буде відбуватись відправка документів.
У вікні з'явиться Форма для заповнення необхідних реквізитів документа. Всі поля, позначені червоною зірочкою * є обов'язковими для заповнення.
Important
Увага! Зверніть увагу, що реквізити заповнюються українською мовою і повинні відповідати інформації в реєстраційних документах компанії.
Створити видаткову накладну можливо трьома способами:
- На підставі Замовлення (ORDERS)
- На підставі Повідомлення про відвантаження (DESADV)
- На підставі Повідомлення про прийом (RECADV)
*Рекомендується формувати документ "Видаткова накладна" (COMDOC) на підставі "Повідомлення про відвантаження" (DESADV).*
Нижче наведено приклад формування Витратною накладної на підставі відправленого документа, Повідомлення про відвантаження (DESADV).
Для формування документа Видаткова накладна, необхідно перейти в розділ “Відправлені”.
Відкрити документ "Повідомлення про відвантаження" і натиснути кнопку "Сформувати", потім вибрати зі списку документ “Видаткова накладна”
У відкритому документі, необхідно заповнити обов'язкові дані, позначені червоною зірочкою * , в кожному з блоків.
Перший блок містить інформацію про номер Комерційного документа, дату його складання і деталі договору.
Другий блок містить інформацію про: тип документа, який свідчить про співпрацю (договір); дату складання; його номер.
Третій блок містить інформацію про одержувача Комерційного документа, дані заповнюються автоматично з документа підстави.
Четвертий блок містить інформацію про відправника Комерційного документа, дані заповнюються автоматично на підставі даних компанії в налаштуваннях.
Дев'ятий блок містить інформацію про товарні позиції, які поставляються.
Даний блок містить такі колонки:
- Найменування – дані заповнюються автоматично з документа підстави
- Штрихкод - дані заповнюються автоматично з документа підстави
- Код УКТЗЕД - дані заповнюються автоматично з товарного довідника
- Кількість - дані заповнюються автоматично з документа підстави
- Од. Вим. - дані заповнюються автоматично з товарного довідника
- Ціна без ПДВ - дані заповнюються автоматично з документа підстави
- Ціна з ПДВ - дані заповнюються автоматично з документа підстави
- Артикул покупця - дані заповнюються автоматично з документа підстави
- Артикул продавця- дані заповнюються автоматично з товарного довідника
Після внесення всіх даних в документ, переконайтеся в їх коректності та натисніть кнопку “Зберегти”.
Після Збереження документа, його необхідно підписати Електронно-Цифровим підписом (ЕЦП).
Для первинного налаштування ЕЦП, дочекайтесь завантаження сторінки, а потім натисніть кнопку “Зчитати ключ”.
Потім, в блоці налаштування ЕЦП, натисніть на зображення ключа і виберіть з каталогу, де зберігаються Ваші секретні ключі, відповідний файл.
Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК "Україна", файли підписів секретних ключів мають розширення .ZS2 і наступні значення в іменах файлів:
- Директор «DS»
- Бухгалтер «BS»
- Співробітник «SS»
- Печатка «S»
- Шифрування «C»
- Універсальний ключ печатки і шифрування «U»
Якщо Ви використовуєте ключі від АЦСК “ПриватБанк”, файли підписів секрентних ключів мають розширення .jks:
Якщо Ви використовуєте ключі від будь-яких інших АЦСК, файли підписів секрентних ключів мають найменування Key-6.dat:
Після вибору секретних ключів, введіть паролі під кожним з них, а потім натисніть кнопку “Зчитати ключі”
При коректному зчитуванні ключів, в блоці “ЕЦП” з’явиться інформація про власників ключів. Після перевірки інформації натисніть кнопку “Підписати”.
Після підписання натисніть на кнопку “Відправити”.
Після відправки відповідних документів, торговельна мережа обробляє їх і присвоює їм статуси. Статуси відображаються в розділі "Відправлені", навпроти кожного документа.
Якщо документ коректний, навпроти нього, буде зображений статус у вигляді іконки 
(знак інфо).
Якщо в документі були допущені помилки, навпроти нього буде зображений статус у вигляді іконки 
(знак оклику).
Детальну інформацію про статус документа, можна дізнатися, клікнувши на іконку, після чого, з'явиться інформаційне вікно з текстом статусу.
Приклад коректного статусу:
Приклад некоректного статусу:
Отримавши такий статус, необхідно виправити помилки, зазначені в повідомленні і відправити документ повторно.