Зміст:
Дана інструкція описує порядок ведення повного документообігу з мережею Modern Expo.
Для того, щоб сформувати документ "Попереднє Замовлення", перейдіть в розділ Створити - Замовлення. У створеному документі вкажіть Тип документа - Попереднє Замовлення.
У відкритій формі, все поля позначені червоною зірочкою * обов'язкові для заповнення.
- Номер замовлення — указується номер документа.
- Дата замовлення - дата замовлення, автоматично вказана поточна дата.
- Дата доставки — необхідно вказати бажану дату доставки товару.
- № договору — договір-підстава.
- Валюта — валюта, в которой будет воспроизведен расчет.
- Отримувач — інформація, хто є одержувачем документа.
- Покупець — інформація, хто є покупцем товару.
- Місце доставки — інформація, куди необхідно доставити товар.
- Постачальник — вибрати контрагента, хто є постачальником.
Після того, як всі обов'язкові поля заповнені, необхідно Зберегти документ.
Після збереження документа, з'являється можливість знизу документа додати товарні позиції.
Натисніть кнопку "Додати позицію". Відкриється вікно "Вибір позиції", який доступний з товарного довідника (необхідно, що б він був заповнений). Для документа можливо додавати необмежену кількість товарних позицій.
Також є можливість завантажити дані по товарних позиціях з шаблону. Для цього необхідно завантажити шаблон, його заповнити і завантажити в систему.
Обов'язковими полями в шаблоні є поля, виділені зеленим кольором, як на прикладі нижче.
Після того, як всі дані в документ внесені, його необхідно Зберегти. Після збереження з'явиться кнопка Надіслати, при натисканні на яку виконується відправка замовлення контрагенту.
Після того, як документ буде відправлений, він буде оброблений постачальником. У відповідь на нього постачальник сформує документ: - Підтвердження замовлення - ordrsp, - Повідомлення про відвантаження - desadv. Всі отримані документи на платформі будуть відображатися в одному ланцюжку, як на зображенні нижче.
Необхідно створити, підписати і відправити Постачальнику Товарну специфікацію.
Наступним етапом є створення і відправка комерційного документа Товарна специфікація, для створення якого необхідно зайти в раніше відправлений документ «Підтвердження замовлення». У відкритому документі натисніть «Сформувати» - «Товарна специфікація»
У створеному документі «Товарна специфікація» основні дані підтягнуться з документа підстави. Обов'язкові для заповнення поля будуть відмічені червоною зірочкою *.
Після заповнення всіх обов'язкових полів натисніть «Зберегти».
Зверніть увагу!
Якщо якесь обов'язкове поле буде незаповнене, то біля цього поля відобразиться повідомлення.
Заповніть дане поле, після чого натисніть повторно «Зберегти». Так як даний документ є юридично значимим перед його відправкою на нього необхідно накласти електронно цифровий підпис. Ознайомитися з інструкцією щодо підписання документа Ви можете за посиланням . Далі даний документ "Товарна специфікація" зі свого боку повинен підписати Ваш контрагент-Постачальник.
Після цього на підставі документа "Повідомлення про відвантаження" (desadv) необхідно сформувати документ "Повідомлення про прийом" (recadv).
Для формування "Повідомлення про прийом" (recadv) необхідно відкрити документ-підставу "Повідомлення про відвантаження" (desadv) і натиснути кнопку ** Сформувати ** - "Повідомлення про прийом".
Якщо товар був прийнятий не в повному обсязі, Ви формуєте комерційний документ «Акт про виявлені недоліки» (документ формується на підставі Повідомлення про прийом). Для цього треба зайти в відправлений документ, натиснути Сформувати - Акт про виявлені недоліки. Після заповнення його обов'язково необхідно підписати ЕЦП та відправити на підпис Постачальнику. Завершальним етапом в електронний документообіг є формування і відправка Постачальником документа Товарна накладна.
Important
Увага! При необхідності Ви можете передати Постачальнику документ з вкладенням. Для цього треба зайти в відправлений раніше документ і натиснути сформувати - Універсальний документ.
Заповніть обов'язкові поля, відзначені червоною зірочкою *.
Після чого завантажте необхідний файл і виконайте відправку документа. Даний документ можна відправити непідписаним або з накладеними ЕЦП.
