Документообіг з мережею "АТБ" на платформі EDI Network 2.0: "Міжнародні поставки". Інстукція Постачальника
Зміст:
- Вступ
- 1 Вхід на платформу
- 2 Формування "Підтвердження замовлення" (ORDRSP) на підставі вхідного "Замовлення" (ORDER)
- 3 Формування "Повідомлення про відвантаження" (DESADV)
- 4 Формування "Рахунку" (INVOICE)
- 5 Формування "Універсального документа" (CONDRA) на підставі відправленого "Повідомлення про відвантаження" (DESADV)
Дана інструкція описує порядок документообігу з мережею "АТБ" на платформі EDI Network 2.0 за схемою передбаченою для міжнародних перевезень. В документообігу приймають участь наступні документи:
Загальна схема документообігу:
Після успішної авторизації відкриється основне меню, де у вкладці "Продукти та рішення" EDIN потрібно обрати сервіс "EDI Network":
Мережа є ініціатором документообігу і надсилає "Замовлення" (ORDER). Для формування "Підтвердження замовлення" (ORDRSP) потрібно у папці "Вхідні" обрати "Замовлення" (ORDER), за яким потрібно зробити підтвердження (для зручності можливо скористатись пошуком):
Потрібно відкрити вхідне "Замовлення" (ORDER) лівою кнопкою миші та створити "Підтвердження замовлення" (ORDRSP) в блоці ланцюжка документів для Мережі за допомогою кнопки "Створити документ":
У відкритій формі "Підтвердження замовлення" (ORDRSP) деякі поля заповнюються автоматично з пов'язаного "Замовлення" (обов'язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):
Дані Відправника / Одержувача заповнюються автоматично з документа-підстави та обраної компанії і не підлягають редагуванню. Підтип документа Підтвердження замовлення (Підтвердження замовлення, Заміна підтвердження замовлення, Видалення підтвердження замовлення), Номер, Дата / час документа заповнюються автоматично, але доступні до редагування за потреби. Дані Покупець, Постачальник, Місце доставки також заповнюються автоматично - їх можливо редагувати за допомогою кнопок "Пошук контрагента" (
) чи "Вказати себе" (
);
Hint
За допомогою кнопки "Пошук контрагента" () або ж за допомогою кнопки "Вказати себе" () можливо вказати чи змінити дані контрагентів. При "Пошуку контрагента" () у виникаючому вікні введіть назву компанії, GLN або ІПН:
В такий же спосіб можливо опціонально додати інформацію про Кінцевого одержувача, Платника, Точку відвантаження, Вантажоодержувача. Дані з "Замовлення" переносяться автоматично і недоступні до редагування.
Обов'язково потрібно обрати валюту з випадаючого списку (Гривня / Євро / Долар США):
Блоки Додаткова інформація та Рампи необов'язкові для заповнення і "згорнуті" за замовчуванням. Блок Разом розраховується автоматично після заповнення табличних позицій.
В табличній частині відображається основна інформація по замовлених товарних позиціях. Товарні позиції переносяться з "Замовлення" і за замовчуванням мають статус "Буде доставлено". Можливо коригувати значення Підтверджена кількість товару прямо в таблиці (при цьому в товарній позиції автоматично проставляється "Зміна кількості"):
Attention!
Підтверджена кількість товарних позицій не може перевищувати зазначену в "Замовленні"!
Також можливо обрати (відмітити чекером) позиції, за якими потрібно змінити статус доставки на Буде доставлено (Підтверджена кількість = Замовлена кількість) або Відмовлено (Підтверджена кількість =0) за допомогою кнопки "Дії над вибраними":
Всі зміни за позиціями проводяться тільки після узгодження з мережею!
Постачальник може редагувати "Підтверджену кількість" та "Ціну без ПДВ" прямо в таблиці чи "Змінити" дані позиції в розширеній формі "Дані товару" після натискання на штрихкод позиції:
Якщо по якійсь з позицій не буде поставки її необхідно відзначити галочкою і "Видалити". Також можливо "+Додати" нові товарні позиції, але ці дії потрібно узгоджувати з мережею.
Після внесення всіх даних в документ, натисніть кнопку "Зберегти" (1), потім "Відправити" (2):
Відправлений документ автоматично потрапляє в папку "Надіслані" і буде знаходиться в ланцюжку документів разом із "Замовленням":
Формування документа "Повідомлення про відвантаження" (DESADV) на платформі EDI Network можливо здійснити, як на підставі "Замовлення" (ORDER), так і на підставі "Підтвердження замовлення" (ORDRSP).
Розглянемо формування документа "Повідомлення про відвантаження" (DESADV) на підставі "Підтвердження замовлення" (ORDRSP).
Для цього потрібно у папці "Надіслані" обрати "Підтвердження замовлення" (ORDRSP), за яким потрібно зробити відвантаження (для зручності можливо скористатись пошуком):
Потрібно відкрити надіслане "Підтвердження замовлення" (ORDRSP) лівою кнопкою миші та створити "Повідомлення про відвантаження" (DESADV) в блоці ланцюжка документів для Мережі за допомогою кнопки "Створити документ":
У відкритій формі "Повідомлення про відвантаження" (DESADV) майже всі поля заповнюються автоматично з пов'язаного документа-підстави (обов'язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):
Дані Відправника заповнюються автоматично з обраної компанії і не підлягають редагуванню. Дані Одержувача також заповнюються автоматично (з документа-підстави) - їх можливо редагувати за допомогою кнопки "Пошук контрагента" (). Номер документа співпадає з номером документа-підстави, Дата / час документа, що заповнюються автоматично, також доступні до редагування за потреби. Дані Постачальник, Покупець, Місце доставки також заповнюються автоматично - їх можливо редагувати за допомогою кнопок "Пошук контрагента" () чи "Вказати себе" ();
Hint
За допомогою кнопки "Пошук контрагента" () або ж за допомогою кнопки "Вказати себе" () можливо вказати чи змінити дані контрагентів. При "Пошуку контрагента" () у виникаючому вікні введіть назву компанії, GLN або ІПН:
В такий же спосіб можливо опціонально додати інформацію про Кінцевого одержувача. Дані з "Замовлення" переносяться автоматично і недоступні до редагування. Блоки Додаткова інформація та Транспортування необов'язкові до заповнення і "згорнуті" за замовчуванням. Блок Разом розраховується автоматично після заповнення позицій.
Всі зміни за позиціями проводяться тільки після узгодження з мережею!
Постачальник може редагувати "Кількість, що постачається", "Ціну без ПДВ" та "Ставку ПДВ" прямо в таблиці чи "Змінити" дані позиції в розширеній формі "Дані товару" після натискання на штрихкод позиції:
Attention!
Кількість товарних позицій, що постачається не може перевищувати кількість зазначену в "Замовленні"!
Якщо по якійсь з позицій не буде поставки її необхідно відзначити галочкою і "Видалити". Також можливо "+Додати" нові товарні позиції, але ці дії потрібно узгоджувати з мережею.
Після внесення всіх даних в документ, натисніть кнопку "Зберегти" (1), потім "Відправити" (2):
Відправлений документ автоматично потрапляє в папку "Надіслані" і буде знаходиться в ланцюжку документів разом із "Замовленням" і "Підтвердженням замовлення" (цифрою відзначається кількість документів в ланцюжку):
5 Формування "Універсального документа" (CONDRA) на підставі відправленого "Повідомлення про відвантаження" (DESADV)
Для формування "Універсального документа" (CONDRA) потрібно у папці "Надіслані" обрати "Повідомлення про відвантаження" (DESADV) (для зручності можливо скористатись пошуком):
Потрібно відкрити надіслане "Повідомлення про відвантаження" (DESADV) лівою кнопкою миші та створити "Універсальний документ" (CONDRA) в блоці ланцюжка документів для Мережі за допомогою кнопки "Створити документ":
У відкритій формі "Універсального документа" (CONDRA) деякі поля заповнюються автоматично з пов'язаного документа-підстави (обов'язкові до заповнення поля позначені червоною зірочкою *):
Дані Відправника заповнюються автоматично з обраної компанії і не підлягають редагуванню. Дані Одержувача також заповнюються автоматично (з документа-підстави) - їх можливо редагувати за допомогою кнопки "Пошук контрагента" (). Номер документа співпадає з номером документа-підстави, Дата документа, що заповнюються автоматично, також доступні до редагування за потреби.
Опціонально можливо обрати тип документа, вказати номер/дату договору; номер та дата документа-підстави зазначається автоматично.
Дані Постачальник, Покупець, Місце доставки також заповнюються автоматично - їх можливо редагувати/додавати за допомогою кнопок "Пошук контрагента" () чи "Вказати себе" ();
Hint
За допомогою кнопки "Пошук контрагента" () або ж за допомогою кнопки "Вказати себе" () можливо вказати чи змінити дані контрагентів. При "Пошуку контрагента" () у виникаючому вікні введіть назву компанії, GLN або ІПН:
За допомогою кнопки "Оберіть файл" можливо обрати та додати супровідні документи у вигляді pdf-файлів, наприклад, сертифікат (файли обираються з вашого локального носія):
Після внесення всіх даних в документ, натисніть кнопку "Зберегти" (1), потім "Відправити" (2) без підписання:
Відправлений документ автоматично потрапляє в папку "Надіслані" і буде знаходитись в ланцюжку разом із пов'язаними документами:
За потреби Мережа може створити у відповідь "Універсальний документ" (CONDRA) разом з запропонованими правками і коментарями.