Sprint Review event process

[cyrildewit]

One of the events of scrum is the "Sprint Review". We've already decided that we're going to schedule a meeting with our stakeholders to present the work that has been realised in the current sprint. We will be reviewing the work that we had originally planned and discuss the outcome with the stakeholders. This will probably lead to new feedback and requirements.

After the current sprint has been discussed, the product owner will prioritise tickets from the backlog, so it can be planned for the next sprint.

Edit: For now, we will skip this to see if we actually need this
I would like create a summary of each Sprint Review within a ticket, so we can easily go back into time and see what we've discussed in the meeting. This means that the information from the meeting needs to be processed.

Acceptance criteria

• An initial process is worked out and written down
• A standard meeting agenda template is worked out that must be used to provide structure to the meeting and make sure it's efficient.
• Worked out details for the Sprint Review Summary ticket template

[cyrildewit]

Outworking of how such meeting potentially could go. Although it looks like this will be a presentation, it's definitely not. It's a working session with a standard structure of agenda points.

1: Welkomstdia

Titel: Sprint Review

"Is iedereen fris en fruitig?"

Tijd om met iedereen op persoonlijk niveau te spreken. Bevordert de natuurlijke gespreksvoering en het geeft mensen de mogelijkheid om problemen (stres, thuis, vermoeidheid etc) kenbaar te maken.

2: Opnemen van de sessie

Iedereen zijn consensus vragen.

3: Start en Agenda

"Ik wil iedereen wederom welkom heten en bedanken voor de aanwezigheid bij deze Sprint Review van Sprint x. Het is vandaag 4 april en het is stipt 19.00 uur."

Op de planning staat het volgende:

1. Bespreken van het sprintdoel
2. Bespreken van de geplande tickets

"Hierbij wil ik opnieuw benadrukken dat dit een werksessie betreft en niet zozeer een presentatie. Noteer belangrijke informatie, zodat dit niet verloren gaat.

4: Sprintdoeldia
Samenvatting van geplande activiteiten en gestelde doelen.

https://lucidspark.com/blog/how-to-write-effective-sprint-goals

5: Sprint Board

Voorbereiding
• De tickets moeten op basis van prioriteit en toegevoegde waarde geordend worden.
• De status van tickets die nog niet ready on production zijn, moeten bijgewerkt worden. Eventuele vervolgstappen moeten uitgewerkt worden. Dit moet teruggerapporteerd worden in het ticket.

Uitvoering:
• Alle tickets worden van bovenaf naar beneden in detail besproken. Feedback moet verwerkt worden in het ticket.

: voortgang richting product doel dia

[cyrildewit]

You can see and comment on my initial meeting structure here: https://docs.google.com/presentation/d/1bFjnriO-lJahDbDI3hNSwznz0yLQm_AFKMiceIt7JcU/edit?usp=sharing

@Hoopless @MiKessels @Prupke @joeyvonck

[cyrildewit]

Feedback from @MiKessels:

Hi,
Ik vind de opzet van je oplevering goed in elkaar zitten. Korte maar duidelijke doelen in je 'presentatie'. Als ik kijk naar mijn eigen werkplek ben ik ook overtuigd dat deze methode werkt. Het is een bekend -gedocumenteerde- structuur in meetings en voorkomt dat er afgedwaald wordt tijdens een meeting. Wellicht nog wel het moeilijkste tijdens een meeting (ruis).
Voorstander om deze agenda te gebruiken bij onze eerste oplevering.

Ondanks dat ik het een goed idee vind om 15min eerder te beginnen om te socializen met elkaar ben ik bang dat dit in de praktijk niet werkbaar is. Je vorige meeting is bv nog niet afgelopen. Ook vraag ik me af -als je je die tijd inplant- het dan niet een verplicht karakter krijgt en zodoende 15min extra vergadertijd is ipv waar het voor bedoeld is.
Ook heb ik mijn twijfels aan het tonen van de presentatie aan de stakeholders. Het delen van het scrumboard ben ik absoluut voor en voor onszelf de presentatie als agenda ben ik ook voorstander van. Ik mis hierin alleen de meerwaarde om die te tonen aan de overige mensen. Wellicht heb jij daar wel een goed idee over? Het is geen presentatie maar een werksessie, maar het gevoel zegt voor mij in eerste instantie toch, presentatie.

Some improvements we've discussed are:

• Instead of starting 15 minutes earlier, we will change this to ~5 minutes.
• The presentation is a nice and professional alternative for a Word-document with the agenda. Although the pages serve a simple purpose at this point: showing the agenda point. It can also be used to summarise the way we will be working.