Файл, который будет отправлен для импорта, должен быть сохранён с именем process и в формате .xlsx.
Руководство по сохранению файла в вашем редакторе в нужном формате можно найти либо в справочной системе редактора, либо в Интернете.
Возможность Idea Hub рассчитывать показатели зависит от наличия информация в полях данного файла. Хотя большинство полей в файле не являются обязательными, если они не будут заполнены, многие показатели рассчитать будет невозможно. Чем меньше полей заполнено, тем меньше показателей Idea Hub может рассчитать.
🔶 Минимальный набор полей, которые должны быть в наличии для создания полноценной карты процесса - id, title, dep, systems, auto_prc, transactions, hum_duration, hum_cost, launched, workflow.
Данные вносятся в файл в соответствии с правилами и форматом, указанными в таблице ниже.
🔶 Для правильной обработки данных, представляющих собой календарные даты, ячейки таблицы, в которых сохраняются подобные данные, должны иметь формат "Дата".
🔶 Для дальнейшей корректной работы с файлом, не рекомендуется использовать в ячейках файла какие-либо формулы (за исключением полей effect_actual и effect_planned, в которых могут быть использованы формулы Idea Hub). Дополнительную информацию по использованию формул в Idea Hub можно найти в разделе “Настройка формул”.
В комплекте документации поставляется шаблон файла process.xlsx - в него могут быть внесены данные, а затем файл необходимо сохранить с тем же именем (process.xlsx), не меняя имя и расширение файла.
Скачать шаблон файла также можно по ссылке.
Поля, обозначенные “звездочкой” (*) являются обязательными.
Формат файла process.xlsx:
| Название поля | Описание | Формат |
|---|---|---|
| id* | Обязательное поле. Уникальный идентификатор процесса, любая строка. Рекомендуемая длина - 10 символов. | Текст |
| title* | Обязательное поле. Короткое описание процесса. | Текст |
| desc | Подробное описание. | Текст |
| dep* | Код управления/департамента. Код должен соответствовать одному из значений поля «code» в файле areas.xlsx. | Текст |
| systems* | Список систем и программ, с которыми работает проект; можно указать несколько значений, разделенных символом | (вертикальная черта). Системы будут создаваться автоматически при загрузке. | Текст |
| auto_prc* | % транзакций процесса, поддающихся автоматизации. Данный показатель - это отношение общего количества успешных транзакций к общему количеству транзакций выраженное в процентах. | Число |
| fte | Количество оптимизируемых процессом FTE. Используется, только если невозможно рассчитать по другим данным. Если поле не заполнено, то его значение будет автоматически рассчитано, исходя из данных, предоставляемых в выгрузке process.xlsx. | Число |
| hum_duration* | Скорость выполнения одной транзакции процесса ЧЕЛОВЕКОМ (в минутах). | Число |
| duration | Скорость выполнения одной транзакции процесса РОБОТОМ (в минутах). | Число |
| transactions* | Значение, указывающее на то, сколько раз выполняется бизнес операция за указанный в поле "transactions_period" период. | Число |
| transactions_period | Это поле связано с полем "transactions" и указывает, за какой период берутся значения для поля "transactions". | Возможные варианты значения этого поля: hour, day, week, month, quarter, year. |
| hum_cost* | Стоимость 1 FTE на процессе. Указывается месячная заработная плата "gross" одного сотрудника. Также можно указать месячную заработную плату "net" одного сотрудника, а в расчётах для приведения размера зарплаты до уровня "gross" использовать произвольный коэффициент, рассчитанный для вашей компании. Как завести коэффициент и использовать его в расчётах можно прочитать в описании параметров расчетов. | Число |
| owner | Email пользователя IH (владельца процесса). Можно указать несколько значений, разделенных символом | (вертикальная черта). | |
| contacts | Email пользователей в IH. Здесь могут быть указаны контакты пользователей, которые имеют отношение к процессу, но не являются его разработчиками или владельцами. Можно указать несколько значений, разделенных символом | (вертикальная черта). | |
| launched* | Дата старта эксплуатации процесса, в формате dd.mm.yyyy | Дата |
| finished | Дата вывода процесса из эксплуатации. | Дата |
| dev_started | Дата начала разработки. | Дата |
| schedule | Расписание, в какие часы робот может запускать этот процесс. Часы дня от 0 до 23, разделенных символом | (вертикальная черта), минуты всегда в формате 00, т.е. например 00:00|02:00|04:00 | Текст в формате «00:15|00:30|19:40» |
| complexity | Не используется | |
| type | Произвольное название типа автоматизации, например “Оптимизация бизнес-процесса” или “Сокращение FTE”. Это поле носит информационный характер и позволяет использовать значения, указанные в нем, для фильтрации процессов. Кроме того, потенциально это поле может быть использовано в формулах, для изменения логики расчёта в зависимости от указанного значения. | Текст |
| workflow* | Очень важная колонка, список возможных значений: process_1_ideation; process_2_design; process_3_development; process_4_testing; process_5_deployment; process_6_production; process_7_stopped; process_8_rejected. | Текст |
| queue_id | GUID из Оркестратора или номер очереди (любое уникальное значение, связанное с очередью в Оркестраторе). Можно указать несколько значений, разделённых символом | (вертикальная черта). | Guid |
| effect_planned | Плановый эффект, в млн. рублей. Может быть любым значением или формулой Idea Hub. Данный показатель используется в расчетах. Если значение в поле указано в виде числа, то оно будет рассматриваться, как планируемый эффект от данного процесса, выраженный в рублях. | Число / Формула Idea Hub |
| effect_actual | Действительный (фактический) эффект, в млн. рублей. Может быть любым значением или формулой Idea Hub. Данный показатель используется в расчетах. Если значение в поле указано в виде числа, то оно будет рассматриваться, как эффект от данного процесса, выраженный в рублях. | Число / Формула Idea Hub |
| robot_cost | Стоимость разработки робота, в млн. рублей. | Число |
| robot_type | Тип лицензии (возможные значения: Desktop, Enterprise, Miner, Orchestrator, Robot Standard, Studio, Testing) | Текст |
| robot_user | Email пользователей (владельцев процесса) в IH. Можно указать несколько значений, разделенных символом | (вертикальная черта). | |
| machine_name | Имя машины, как оно выгружается в файле выгрузки machines.csv в поле «name». Можно указать несколько значений, разделенных символом | (вертикальная черта). | Текст |
| responsible_analyst | Email пользователей (аналитиков) в IH. Можно указать несколько значений, разделенных символом | (вертикальная черта). | |
| responsible_developer | Email пользователей (разработчиков процесса) в IH. Можно указать несколько значений, разделенных символом | (вертикальная черта). | |
| other | Ссылка на файл, который нужно загрузить и прикрепить к документу. В данном поле можно указать ссылки на те документы, которые должны сопровождать процесс (например, протокол о вводе в ПЭ). Формат файла: «Название файла,URL файла,|Название файла 2,URL файла 2». | Ссылка на файл |
| project_orch | Имена проектов в Оркестраторе, связанных с данным процессом - с их помощью осуществляется связь с данными из Оркестратора. Их можно посмотреть через Web UI Оркестратора. Можно указать несколько имен, разделенных символом | (вертикальная черта). Например, project1|project2. Также поддерживается использование символа-маски * (звездочка), заменяющего собой произвольное количество символов в начале или в конце имени (в качестве префикса либо суффикса), для одномоментного указания проектов с похожими или шаблонными значениями имен. Например, для привязки к процессу проектов с именами project1, project2,..., project99, в поле таблицы можно указать project*. Поле может одновременно содержать и символ |, и *, например: project1|workitem*. | Текст |
| contour | Контур, к которому относится процесс. Контур - это изолированная подсеть, которая может быть организована внутри общей сети организации. Контуров может быть произвольное количество, в зависимости от потребностей организации. Если в этом поле ничего не указано, то по умолчанию будет использовано значение Prom. | Текст |