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20171018-在会议标准化及服务提升项目汇报会上的讲话.md

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在会议标准化及服务提升项目汇报会上的讲话

2017年10月18日

一、会议室即作战室,我们的目标是胜利。会议室建设全球标准化,适应现代化作战需求,用最先进的软、硬件装备支撑业务“多产粮食”。

我们不要在会议设施投入上省钱,而要快速行动去改进装备,用世界上最先进的“武器”打赢现代化“战争”。华为公司现在每天最低支付的工资就有几个亿……,如果因设备落后导致会议效率低,浪费的是人力高成本。所以,我们要开放思想,浪费人力成本的钱,不如让作战装备更先进一些。

1、在硬件方面,首先要做到多屏显示,支撑会议实用和远程会议。

会议室应该是多屏显示、大屏显示、多接入,屏之间可以互动、重叠。我支持简单、高效的会议,但不支持简单的会议设备,一定要有便捷使用的工具,把复杂问题留给IT部门去解决。比如,与会人需要各自调出一张数据,没有必要一屏多用(在一个屏幕上不断切换内容),如果会议室有多屏显示,每个人都可以把自己意见投在不同屏幕上,信息直观,便于比对、磋商、决策。所以,我认为大型会议室应该是多屏、大屏,中型会议室至少3屏。只要是合理的显示方式,不一定都需要用投影仪,有些电子屏还可以方便书写。屏幕可以大一些,视觉效果好,即使员工坐在最不利的角度,也能有清晰的感受。各业务部门和各代表处至少规划1-2个综合会议室支持业务作战,我看到有些小国的会议室小小的,还是过去的习惯。

会议室、咖啡厅都要配置高速WIFI,这样3-5人的小型会议可以到咖啡厅召开,看个人电脑屏幕。如果这么大的会议室只有3-5人使用,高成本不如补贴咖啡费用。

2、在软件方面,IT部门要开放,引入世界上最先进的软件系统来构建华为的“万里长城”。

会议室的硬件设施改造好了,软件设施也要跟上来。引入最先进的软件,建立联动机制,让作战体系更高效。比如,把会议室预订、纪要、会场连接、三朵云、运营中心、大T能力中心调入、会务服务管理系统……这些软服务要做好,标准化。开放环境,每个人都可以使用手机、电脑方便接入视频会议系统,我们不要过于保密,自己捆住自己的手脚。

IT部门要开放,引进世界上最优秀的软件来构建我们的“万里长城”,尽量不要去自主开发,“自己的狗粮自己吃”是针对我们的产品部门。比如,会议室能否引进讯飞的语音软件?开完会自动生成文字纪要初稿,修改后,会议纪要就能在最短时间内发布。作战命令早一天到前线,就能早一天产出粮食。而且,会议系统要支持多种语言同时使用,我们有这么多外籍员工,中文、英语、日语、法语……都可以借助翻译软件方便交流。即使翻译得不精准也没关系,我们还有胶片辅助理解。

3、会议室装修要服从于作战需要,不能为了美观而不实用。

将来会议室应该叫作战室,不用装修得多高档,要简洁、大方,更要适合现代化办公,营造出积极的作战氛围。比如,可以把墙面改成白板、屏幕、玻璃……,也可以在墙上挂满作战地图,一边挂上网络拓扑图,一边挂上GOOGLE地图。

B1会议室继续改造,首先要做到实用。现在你们的会议室很整洁,没有看到一条明线,如果改造后做不到全都走暗线,可以先走明线,便于使用。林彪的作战地图也是随意挂在墙上的,我们要的是胜利,不是外观美丽。

你们梳理出会议室标准,基建协助完成。大家一起来改,改出一个新会议室样板来,然后全公司统一。

二、构建标准化的会议服务管理系统,同时能支持个性化会务需求,让员工聚焦会议。

1、一站式会议管家做好会议室的基础保障服务。

建立会议服务支持中心,借鉴业界优秀实践,结合华为业务,持续优化会议室建设及服务标准;建设数字化运营平台,变被动为主动,确保会议系统安全稳定运行;同时,统一会议室服务接口,提供一站式会议管家服务。

2、我们要基于信任管理,为员工提供增值服务。

其他会务服务,比如咖啡、水果、餐点……都纳入会务服务管理系统。会议室是授权单位,只要员工按了服务按钮,点击了需要的服务,就提供相应服务,连报销都不用管了,全部自动完成。让员工聚焦开会,提升效率。会议室消费及小型在会议室外面的会议消费的报销模式,财务拿出一个规定,灵活一点。预订和结算系统在一起,可以每个月结算一次。

机关不要限制住会议室服务方式,服务多姿多彩,鼓励改变,快速响应个性化要求。比如,有贵客要在咖啡厅开会,需要哪种台布、哪一种花……都可以要求,只要能帮助作战胜利;还可以提供充电宝,方便电脑使用。当然,价格可以比标准服务适当提高一些,不冲突。我们是鼓励涨价的,降价是走进恶性竞争,涨价就是提高服务质量。

三、会议室改造预算单列,2018年底前全球会议室按新标准完成改造。

在会议室改造上,你们的思路方向大致正确,但还要敢于投资。由流程IT、行政、基建、慧通成立新的会议变革项目组,陶景文任组长。预算单列,充分授权,预算内的事情由这个小组直接决策。

项目组快速改造一两间实用的会议室,请一批使用会议室最多的人来评价和验收,制定出会议室装修标准初稿。然后与财经沟通预算、核算方式,文件定稿后,全球会议室都按此标准执行。希望2017年底,至少在每个国家或者每个地区部有一两个样板点;2018年年底,华为全球所有的会议室都要按新标准完成改造,我来参加你们的庆功会!