在我们到目前为止的例子中，我已经看到了一个简单的会计系统。无论何时收到现金，我们都会创造收入；无论何时花掉现金，我们都会产生支出。在本章中，我将研究两种方法:简单现金制和(更常用的)权责发生制，以确定我们何时赚钱和花钱。
在现金基础方法中，很容易确定你什么时候获得收入。一拿到钱！所以，如果你在今年 12 月 19 日以 4000 美元的价格销售一个产品，但直到明年 1 月 5 日才拿到报酬，那么你今年就不会报告那 4000 美元(因为你还没有拿到报酬)，你会在拿到报酬的那一年(即明年)报告。
你的费用在你支付之前不会被记录。本质上，你的支票簿可以作为你的会计系统。
如果我们将前两章中的条目移入支票簿，我们的记录可能如下所示:
| 数字 | 日期 | 交易描述 | C | 借方(-) | 信用(+) | 保持平衡 | | | 1/1/07 | 所有者贡献 | | | $10,000 | $10,000 | | One hundred and one | 10/2/14 | 计算机采购 | √ | $1,000 | | $9,000 | | One hundred and two | 10/3/14 | Visual Studio 软件 | √ | $394 | | $8,606 | | One hundred and three | 10/4/14 | 同步融合库 | | $400 | | $8,206 | | One hundred and four | 10/5/14 | 签署 | √ | $99 | | $8,107 | | One hundred and five | 10/31/14 | 计算机贷款支付 | | $1,000 | | $7,107 | | DEP | 11/2/14 | 客户标志设计 | | | $250 | $7,357 | | DEP | 11/4/14 | 发票# 101-网站 | | | $595 | $7,952 | | One hundred and six | 11/6/14 | 复印纸/光盘 | | $75 | | $7,877 | | DEP | 11/8/14 | 105 号发票—宣传册 | | | $400 | $8,277 | | One hundred and seven | 11/8/14 | 运输/邮资 | | $40 | | $8,237 | | One hundred and eight | 11/15/14 | 办公室租金 | | $600 | | $7,637 |
图 3:基于现金的支票簿
请注意，即使为计算机提供了贷款，现金基础仅反映付款。在收付实现制下，所有的存款和付款只有在发生时才记录。支票簿(和大多数银行软件)充当活动日志。
虽然这种方法很容易理解，但它不能准确地匹配支出和收入。你很容易在 11 月和 12 月产生大量费用，但直到 1 月才得到支付。所以今年的费用会更高，没有匹配的收入，而明年的收入会更高，没有匹配的费用。
权责发生制方法虽然涉及更多一点，但在将收入与支出联系起来方面做得更好。收入在获得时即被确认，而不是在收到付款时。费用在发生时记录，而不是在你支付时记录。
使用权责发生制，您需要创建额外的帐户，称为“应收账款”(欠我们的钱)和“应付账款”(欠我们的钱)。赊销收入的记录现在是两个日记账分录:第一，记录销售，应收账款在销售时记录销售:
| | 账户号码 | 描述 | 借方 | 信用 | | | Four thousand | 销售 | | $2,500 | | | One thousand one hundred | 应收帐款 | $2,500 | |
应收账款被认为是一种资产，所以我们通过借记其余额来增加它。希望在短时间内，我们将通过将资金转入现金/支票账户来关闭应收账款:
| | 账户号码 | 描述 | 借方 | 信用 | | | One thousand | 现金支票 | $2,500 | | | | One thousand one hundred | 应收帐款 | | $2,500 |
应收账款账户本质上是借条的储物桶。在这种方法中，如果您在 12 月份进行了销售，您将在今年将其报告为收入，下一年只需将付款从应收账款账户转移到支票账户，而不会对收入产生任何影响。
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| 注意:你可能会有一个问题，你如何处理不付款(即当客户拖欠账单时)？这种情况被称为坏账，当债务被宣布为坏账时，它就变成了一项支出。这笔费用将使你能够抵消你记录的收入，即使收入来自前一个时期。我们将在后面一章讨论坏账的处理。 |
您也可以购买所需的物品，并通过“应付账款”账户赊账支付。例如，您可以购买运输用品并将其放在您的信用卡上。日志条目可能如下所示:
| | 账户号码 | 描述 | 借方 | 信用 | | | Five thousand two hundred | 运输用品 | $750 | | | | Two thousand one hundred | 应付账款——维萨卡 | | $750 |
当你还清贷款时，你将减少现金(通过贷记)，并通过借记减少应付账款(你欠 VISA 的债务):
| | 账户号码 | 描述 | 借方 | 信用 | | | One thousand | 现金支票 | | $750 | | | Two thousand one hundred | 应付账款——维萨卡 | $750 | |
一般来说，你可以有多个应付账款账户，如费用、收取的销售税(是的，当你收取销售税时，你欠了政府的债)、购买电脑的应付贷款等。
应付账款只是一种方法，允许你把费用放在销售发生的同一时期内，而不管现金实际何时支付。
要比较这两种方法，请考虑以下事务:
- 顾客 12 月 21 日进店，购买一台 700 美元的电视机。
- 客户用 VISA 卡支付。
- 第二天，商店支付 50 美元让电视发货(包含在价格中)。
- 1 月 24 日收到 VISA 付款。
| | 账户号码 | 描述 | 借方 | 信用 | | 12/21 | | 无记录 | | | | 12/22 | 1000 | 现金核对 | | $50 | | | 5200 | 发货费用 | $50 | | | 1/24 | 1000 | 现金核对 | $700 | | | | 4000 | 销售 | | $700 |
12 月 31 日编制的损益表不会显示 700 美元的收入，尽管它会显示 50 美元的送货费用:
| | 账户号码 | 描述 | 借方 | 信用 | | 12/21 | 1100 | 应收账款 | $700 | | | | 4000 | 销售 | | $700 | | 12/22 | 1000 | 现金核对 | | $50 | | | 5200 | 发货费用 | $50 | | | 1/24 | 1000 | 现金核对 | $700 | | | | 1100 | 应收账款 | | $700 |
12 月 31 日准备的损益表将显示 700 美元的收入和 50 美元的交付费用。这笔交易的净收入将是 650 美元(当然减去电视费用)。
税收由不同的政府机构征收。例如，它们由美国的国内税收署和联合王国的英国税务海关总署(HMRC)征收。在美国，国税局允许小企业用现金或权责发生制纳税。当你第一次创业时，你可以自由地使用这两种方法。(国税局假设较大的企业和有库存的企业尤其应该使用权责发生制)。
然而，一旦你提交了纳税申报单，你就必须从那时起使用这种方法。你可以得到国税局的批准来改变方法，但是国税局会在允许你改变方法之前计算出这种改变的税收影响。你最终可能会收到一大笔税单来改变方法。
税收规则、税率、津贴等。，将因世界不同国家而异。并非所有国家都允许用现金计税。会计系统应为税务机构提供足够的详细信息，以确定正确的收入确认和费用处理，从而准确确定纳税义务。
你可以保留两套账簿，一套用于税务目的，另一套用于财务报告。这是现代会计系统中的一个常见功能，它允许您使用任一基础运行报表。当向国税局报告时，公司喜欢使用任何合法的方法来减少其所欠的税款。但是，在向投资者、所有者、高级管理层等汇报时。，会计系统通常希望显示公司的表现。
虽然美国允许多本书，但并非所有国家都是如此。美国使用公认会计原则来确定会计规则，而大多数国家(在撰写本文时超过 100 个)使用国际财务报告准则来处理会计原则。
权责发生制在大多数大中型企业中很常见，它提供了最准确的收入和支出匹配。如果你看了会计科目表，没有发现应收账款和应付账款，那这个业务很可能是用收付实现制。