工资单是给公司员工钱，让他们为公司工作的过程。然而，由于工资税法律不断变化的复杂性，许多公司将其工资处理外包给专门从事工资的公司。在本章中，我将介绍薪资流程会计的基础知识。
总工资是一个相当简单的计算。有些员工每周的工资是固定的，不管他们工作多少小时。其他员工的工作时间都是按小时计酬的，如果他们加班，可能会得到额外的报酬。虽然这有点简化，但概念很简单。计算欠员工的钱并付给他或她。欠款可能包括:
- 基本工资
- 加班费
- 佣金
- 奖金
- 杂项
不幸的是，在扣除所有费用后，计算出员工实际上欠了多少要复杂得多。
净薪资是总薪资金额减去员工从其总薪资中支付的所有税、福利和其他费用。这些从工资总额中扣除的款项需要记录在日记账中，并过账到分类账中，以便跟踪工资单、应向谁偿还税款以及向哪些保险公司付款。
当政府第一次引入所得税时(追溯到 1862 年，以支持内战，然后在 1913 年正式作为美国宪法的修正案)，所得税由获得收入的人支付。然而，在 1943 年，公司决定从员工的工资中扣缴所得税，并将这笔钱直接支付给政府。本质上，政府让公司充当国税局的“收款代理人”。
从那以后，当公司计算他们员工的工资时，他们为他们的员工预扣联邦、州和(可能)地方所得税，而不是期望他们的员工把钱寄给政府。根据现行法律，也可以扣缴其他类型的税款。
除了所得税，社会保障税和医疗保险税也由雇主从雇员的工资中扣缴。由于法院命令的规定，如扣发工资和子女抚养费，员工也可能会被扣款。
政府要求雇佣员工的企业也要缴纳额外的税，作为雇佣员工成本的一部分。虽然员工扣缴是简单的负债(暂时为政府持有资金)，但雇主的支付被认为是企业的支出。一般来说，雇主需要缴纳员工的社会保障税和医疗保险税，缴纳失业税(联邦和州税)，并缴纳工人补偿保险。最后三种税是为失业或受伤的工人提供资金。
下图显示了如何处理薪资系统的税务负担:
| | 负债 | 费用 | | 所得税 | 从员工处收集 | | | 社会保障税 | 来自员工的部分 | 雇主部分 | | 医疗保险税 | 来自员工的部分 | 雇主部分 | | 失业税 | | 雇主的费用 | | 工人赔偿 | | 雇主的费用 |
虽然税额、每个员工的最大纳税义务和规则经常变化，但一般日记帐分录如下所示(在本例中，我们看到一名年薪 60，000 美元的员工每月获得两次付款):
| | 账户号码 | 描述 | 借方 | 信用 | | | 1000 | 现金核对 | | $1，628.75 | | | 5150 | 工资表费用 | $2，500 | | | | 2100 | 联邦所得税负债 | | $562.50 | | | 2119 | 国家所得税 | | $75 | | | 2129 | 医疗保险税 | | $42.50 | | | 2139 | FICA-员工部分 | | $191.25 |
你可能在工资单上看到过类似的细节。大多数薪资支票提供了如何从总薪资计算净薪资的详细分类。
上面的雇主日记帐分录如下例所示:
| | 账户号码 | 描述 | 借方 | 信用 | | | 5125 | 工资税费用 | $323.75 | | | | 2139 | FICA 应交税费 | | $191.25 | | | 2149 | 联邦失业救济金 | | $66.25 | | | 2159 | 国家应付失业 | | $43.75 | | | 2169 | 工人补偿 | | $22.50 |
虽然税务百分比会因机构和年份而异，但处理工资税的基本分录看起来是一样的——可能会有更多的税款被扣缴，也由雇主支付。
由于所涉及的税收规则和代理机构(尤其是当员工居住在不同的州和城市时)，许多公司将这种会计工作外包给专门的薪资公司。税务机构对漏缴或错缴的罚款可能会很大。
大多数企业除了基本工资之外，还为员工提供福利。虽然有各种各样的福利提供，两个常见的是健康保险支付和退休计划的缴款。
让我们假设公司提出支付 80%的健康保险费用(这通常是因为公司可以获得比个人更好的健康保险费率)，并将员工对养老金计划的贡献提高到 5%。这位员工将工资的 7%存入她的养老金计划:
这是员工的日志条目(使用上面的示例)，每月保险费用为 250 美元，并添加了以下扣减:
| | 账户号码 | 描述 | 借方 | 信用 | | | 2175 | 应付健康保险 | | $25 | | | 2195 | 应付养老金缴款 | | $175 |
雇主只是从她的工资中扣钱，稍后支付给健康保险机构和养老金账户。
付款后，员工的日记帐分录可能如下所示(假设按月付款):
| | 账户号码 | 描述 | 借方 | 信用 | | | 1000 | 现金核对(至健康保险公司) | | $250 | | | 2175 | 应付健康保险 | $50 | | | | 5175 | 健康保险费用 | $200 | |
公司支付了 80%(即 200 美元)的保费，并从员工的缴费中提取了 20%(即 50 美元)。
假设每个季度向员工的 401 千账户缴纳养老金，则日志条目如下所示:
| | 账户号码 | 描述 | 借方 | 信用 | | | 1000 | 现金核对(至健康保险公司) | | $1，800 | | | 2195 | 应付养老金缴款 | $1，050 | | | | 5195 | 养老费用 | $750 | |
工资单处理是一个简单的过程，由于税法和相关税务机构以及雇主可能向员工提供的各种福利而变得复杂。我在本章中介绍了最基本的工资单条目类型，并建议，由于税务方面的复杂性和税收的法律后果，许多公司让工资单服务掌握在不断变化的税法之上，并为他们处理工资单。