Quelles sont les solutions agiles à la prise de notes en mini-réunion non-programmée ?

[mhoareau]

Dans mon travail de tous les jours, il arrive régulièrement que des échanges, non formalisés, à 2 ou 3 intervenants aboutissent à des décisions ou la mise en évidence de problèmes.
La prise de notes dès que nous engageons une conversation à 3, et encore plus à 2 est très pénible car nous n'avons pas les ressources (humaines) nécessaires pour affecter le rôle de scribe à une personne supplémentaire, et les intervenants présents ont besoin d'intervenir/d’interagir très régulièrement (ne concordant pas forcément avec la prise de notes)

L'une des solutions appliquées, c'est de ne noter que les événements marquants (actions, problèmes) de la mini-réunion pour les transmettre aux autres mais on perd alors le contexte de décisions prises et des problèmes soulevés.

J'ai conscience qu'une réunion doit normalement être programmée, avoir un ordre du jour, quelqu'un pour la mener de bout en bout, etc. Mais cela n'est pas toujours réaliste.

[sunny]

Problème intéressant.

Si les meetings (avec programmation, chair, scribe, ordre du jour, minutes, agenda, action items, …) ne sont réservés qu'à des “grosses” réunions ou organisations, quelles sont les solutions à plus bas niveau ?

[olivierthereaux]

Je pense qu'on peut séparer le problème: les réunions (ordre du jour, scribe etc) et les discussions plus ou moins ad-hoc. Pour ces dernières, il est sans doute un peu fastidieux de systématiquement publier des minutes. Mais rien n'empêche d'accrocher ce besoin à un système de "résumé hebdomadaire" auquel chacun participe, et qui permet de faire remonter à toute l'équipe les conclusions de travaux individuels ou discussions ad-hoc.

J'ai eu l'occasion de tester deux versions:

• "2 minutes autour de la table" au début de la réunion hebdomadaire, où chacun a deux minutes ou moins pour résumer son travail de la semaine. Dans l'équipe du W3C au MIT, ce tour de table offrait à tous l'opportunité de dire "je veux en savoir plus", et le sujet était ajouté à l'ordre du jour.
• "weeknotes" - un billet hebdomadaire (public ou non, e.g. http://www.bbc.co.uk/blogs/researchanddevelopment/2011/09/prototyping-weeknotes-79.shtml ou http://berglondon.com/blog/2011/10/19/week-332/ ) publié chaque semaine par une personne différente de l'équipe, chargée de regrouper les notes de chacun en un tout cohérent. Un bon outil de communication pour les équipes dont le travail n'est pas trop confidentiel, et un bon moyen pour les collègues de savoir ce qui se passe de l'autre côté du bureau (ou du monde).

[yaf]

J'ai très envie de poser la question autrement: est-ce vraiment nécessaire de prendre des notes ?

Si les personnes participant à cette "mini-réunion" (que l'on pourrais aussi mené autour d'un café ou autre) sont les personnes impliqué par ces décisions, je ne suis pas sur qu'il soit nécessaire de garder une trace de ces décisions.

Une partie de la réponse pourrais peut-être se caché derrière cette autre questions: pourquoi prendre des notes ?

Pour ajouter un point sur les pratiques à gilles en général, les notes sont plutôt des informations, et toutes informations doit être partagé, visible par tous. Dans une équipe placer dans la même pièce, les murs sont là pour cela (post-it, poster, dessin, gribouilli), dans une équipe décentralisé, un wiki, issue-tracker devrait remplir ce boulot.

D'ailleurs, dans le cas d'équipe décentralisé, la discussion, mini réunion, devrais pouvoir facilement être loggué, et rendu accessible facilement (enfin j'imagine). De même, j'imagine qu'en visoconférence, on peut enregistrer les échanges dans un format vidéo permettant le partage de cette réunion quelques part ?

[olivierthereaux]

@yaf - bonne question. La réponse courte est: non, pas vraiment nécessaire.

Par contre on peut trouver une flopée de raisons pour lesquelles c'est utile:

• Roulement dans l'équipe: dans certains environnements la mémoire orale se dissipe bien vite, et la mémoire écrite est la seule façon de ne pas avoir à tout recommencer, jouer les explorateurs ou faire les même erreurs à répétition quand les garants de l'histoire s'en sont allé. Valable pour une organisation encore plus que pour un projet.
• En miroir du point précédent, permettre aux nouveaux dans l'équipe de se plonger dans l'histoire sans monopoliser le temps d'un ancien
• Ne pas avoir à se répéter. Pouvoir dire "on en a discuté avec Bob et Joe il y a un mois, je t'envoie le lien et on en parle si besoin", ca m'économise souvent bien du temps.
• Gérer les ressentiments. Savoir qu'on a décidé de ne pas utiliser le wobulateur pour le nouveau buzzeur à torsion, c'est bien. Savoir que cette décision n'a pas été prise par "cette crevure de Georges qui déteste le wobulateur" mais par tout le monde après avoir considéré le pour et le contre, ca peut désamorcer bien des tensions.

Et j'en passe. Mais, oui, c'est comme tout. C'est un investissement en temps et en outils, il faut savoir en tirer le maximum.