Автоматизация бизнес-процессов школы

[Spyker086]

Меня зовут Алексей Стодольник. Я руководитель Ноошколы – школы развития мозга. Хочу поделиться с вами историей, как мы пришли к использованию Тотума. Для начала немного о нас:

Мы уже более 15 лет помогаем детям и взрослым развивать когнитивные функции мозга: память, внимание, концентрацию, скорость мышления. Основная задача «Ноошколы» — комплексная проработка всех аспектов полноценной жизни - здоровье, творчество, реализация в обществе, комфортное психологическое состояние. Все это связано с работой нашего мозга. Подробнее https://noo.school

Несколько лет автоматизация контроля за процессами и учета основных показателей в нашей компании строилась на базе google таблиц. С помощью них удалось выстроить систему связанных друг с другом баз данных. Однако, в процессе работы мы столкнулись со следующими проблемами:

• Сложность в разграничении прав доступа. Полноценно сделать это было просто невозможно, самые чувствительные по безопасности таблицы дублировались для каждого пользователя, из них импорт настраивался в одну общую, по которой уже строились все дальнейшие показатели. В общем небольшой ад для разработчика 
• Связь таблиц. Несмотря на достаточно удобный функционал для импорта таблиц в Google, полноценно использовать его было сложно – постоянно слетали ключи для привязки данных из одной таблицы к другой.
• Скорость работы. Если в начале работы всё было отлично, то ближе к концу объемы сильно выросли. Ежемесячно у нас проходило уже более 1000 занятий. По каждому из них считалась оплата исполнителей, аренда помещений и много других параметров. Всё это сводилось в общую таблицу. В конце работы это был ад уже для бухгалтерии и руководителей отделов, которые считали оплату. Таблицы висли, обновляли данные минут по 40.
• Масштабируемость. В том числе из этого вытекает следующая проблема — масштабировать такое решение было очень сложно. Чем больше было пользователей, тем сильнее росла нагрузка и тем больше приходилось создавать промежуточных таблиц для поддержки.

В конечном итоге я как руководитель начал искать замену текущим таблицам. Перебрав несколько вариантов, я столкнулся с ограниченностью функционала большинства систем. Они не позволяли реализовать даже тот функционал полностью, который был у нас в таблицах google. К тому же большинство работало за подписку от каждого пользователя, учитывая, что в планах у меня было подключить всех исполнителей к системе (более 100 человек) это была бы достаточно серьезной статьей затрат в бюджете компании.

И в один из дней я наткнулся на статью о Тотуме на Хабре, где был описан функционал. Прочитав статью и бегло просмотрев документацию, я понял — это то что нужно! Полная свободна в реализации, удобный функционал для разработки, привычный для пользователей вид таблиц, к тому же гибкие настройки прав доступа и скорость работы. Помимо этого, основная БД нашего проекта была PostgeSQL с миллионами строк, и возможность прямо из Тотума делать запросы в неё была очень приятным дополнением. В общем звёзды сошлись, и мы выбрали Тотум в качестве основной системы для нашего проекта.

За 3 дня я изучил всю документацию и видео по Тотуму и сразу приступил к разработке. В течение всего двух месяцев мы смогли перенести всю ранее настроенную логику и данные из онлайн документов в новую систему. Исполнители также быстро привыкли к системе и им почти не понадобилось дополнительного обучения – всё интуитивно понятно.

Спустя два месяца использования Тотум, в Ноошколе появился новый разработчик. Благодаря удобной документации и видеоурокам он смог в течение 1-2 недель освоить систему и включиться в процесс. Быстрота освоения — это также один из неоспоримых плюсов Тотума и я рад, что мы выбрали именно его.

Выражаем огромное уважение и признательность за Вашу работу и оперативную техническую поддержку! И даже если вдруг находится недоработка или баг (что случается довольно редко), разработчики системы всегда оперативно включаются в процесс и очень оперативно всё исправляют. Мы всей нашей командой надеемся, что Totum будет также стабильно развиваться и прирастать новыми возможностями!

P.S. Последнее время даже задумались об услугах по коммерческому внедрению Тотума для оцифровки бизнес процессов в других компаниях. Уж больно он хорош, и принесёт кучу пользы.