VosFactures - Logiciel de Facturation en ligne

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• Formats des factures (et autres documents de facturation)
  • Principe
  • Documentation
  • Variables Handlebars
• Formats des Emails
• Fonctions disponibles dans les formats
• Importations de données
• Exports de données
• API

Formats (templates) des factures

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Principe

En utilisant notre logiciel de facturation, vous avez accès à un certain nombre de formats (mises en page) de factures, devis que vous pouvez personnaliser via l'ajout de codes CSS.
Toutefois, si l'un d'eux ne répond pas à vos attentes, vous pouvez créer votre propre modèle.

Connectez-vous à votre compte , cliquez sur Paramètres > Paramètres du compte > Formats des documents > Ajouter un nouveau format -> choisissez le format de base que vous souhaitez modifier, comme expliqué ici: https://aide.vosfactures.fr/8631976-Cr-er-un-format-personnalis- Vous n'êtes pas encore inscrit ? https://app.vosfactures.fr/signup pour un essai gratuit de 30 jours !

Documentation

Vous trouverez sur Github la documentation de chacun des formats par défaut, c'est-à-dire la partie HTML et la partie CSS de chaque format. Les formats sont créés en HTML et CSS en utilisant Handlebars. Il y a une limite de 65 000 caractères par format.

Les formats utilisent des fichiers partiels, représentés dans le code HTML par un tag {{>fichier_partiel}}. Ces fichiers partiels sont accessibles ici: https://github.com/vosfactures/Formats/tree/master/partials. Vous pouvez également définir vos propres fichiers partiels et vous y référez à plusieurs reprises dans le format personnalisé (voir exemple plus bas dans le § Fonctions disponibles).

Variables handlebars

Vous pouvez visualiser les données d'une facture en handlebars en ajoutant le suffixe .handlebars à l'url (ex: moncompte.vosfactures.fr/invoices/232342321.handlebars).
Les principales variables qui peuvent être utilisées dans les formats sont:

* Concernant le document :
{{document_type}} Type de document
{{kind}} - Type : "vat" pour facture, "estimate" pour devis, "proforma" pour facture proforma, "correction" pour avoir, "client_order" pour bon de commande de client, "maintenance_request" pour les bons d'intervention, "payment_receipt" pour les reçus de paiement, "advance" pour facture d'acompte", "final" pour facture de solde, "receipt" pour les reçus, "invoice_other" pour autre type de document comptable, "kw" pour versements en espèces, "kp" pour reçus en espèces.
{{final}} - Facture de Solde
{{advanced}} - Facture d'Acompte
{{advanced_num}} - Nombre de factures d'acompte liées à une facture finale
{{income}} - Revenu
{{number}} - Numéro du document
{{title}} - titre
{{oid}} - Numéro de commande
{{created_at}}
{{issue_date}} - Date de création du document
{{issue_place}} - Lieu de création du document
{{today_date}}
{{print_option}} 
{{sell_date}} - Date additionnelle
{{sell_date_kind}} - Intitulé de la date additionnelle
{{today_date}} - Date du jour
{{sent_at}} - Date d'envoi
{{invoice_category}} - Catégorie du document
{{lang}} - Langue du document
{{currency}} - Devise du document
{{currency_symbol}} - Devise (symbole)
{{currency_short}} - Devise (abrégé)
{{cancel_reason}} - Raison de l'annulation
{{canceled}}
{{corrected_issue_date}}
{{corrected_kind}}
{{corrected_number}}
{{correction}} - Document corrigé
{{correction_reason}} - Motif de l'avoir
{{corrected_content_after}} - contenu avant correction
{{corrected_content_before}} - contenu après correction
{{notes}} - informations spécifiques
{{conditional_notes}} - mentions spécifiques
{{internal_note}} - notes privées
{{additional_field_name}} - titre du champ additionnel
{{additional_field_value}} - contenu du champ additionnel
{{additional_fields}} - titre du champ additionnel
{{logo_url}} - Url du logo
{{stamp_url}} - Url du tampon
{{stamp_below_sign_url}} - Url du tampon sous le nom du vendeur
{{show_date_and_sign}} - Afficher la mention " Date et signature du client..."
{{use_barcodes}} - utiliser les codes-barres des produits
{{description_long}} - Texte additionnel (imprimé sur la page suivante du document)
{{description_footer}} - Bas de page du document
{{view_url}} - URL du lien vers l'aperçu du document
{{view_link}} - Lien vers l'aperçu du document
{{footer}} - Bas de page (des emails)
{{client}} 
{{sales_code}}
{{locale}}
{{signature_url}} - afficher ou non l'url de la signature
{{warehouse_document_numbers}} - Numéro(s) du ou des documents de stock liés

* Concernant le département vendeur :
{{department}} - département/compagnie - les champs sont id, nom, type ... par ex: 
{{department.id}} - ID du département
{{department.kind}} - Forme juridique
{{department.name}} - Nom du département
{{company}} - Nom de la compagnie/département vendeur
{{department.tax_kind}} - type de n° fiscal (ex : "TVA")
{{seller_tax_no_kind}} - Type de numéro d'immatriculation (TVA, SIREN, CIF...)
{{department.tax_no}} - Numéro d'immatriculation (ex: n° TVA)
{{department.footer_kind}}
{{department.footer_content}} - contenu du bas de page
{{department.own_footer}} - bas de page personnalisé
{{department.capital}}
{{department.capital_kind}} - Capital social
{{department.capital_currency}} - Devise du Capital social
{{post_code}} - Code postal
{{street}} - Rue (numéro et nom)
{{place}} - Ville
{{country}} - Pays
{{address}} - adresse complète
{{www}} - Adresse internet
{{email}} - Adresse email
{{fax}} - Numéro de fax
{{phone}} - Numéro de téléphone
{{department.bank_account}} - Numéro de compte bancaire (RIB ou IBAN)
{{department.bank_iban}} - Numéro IBAN
{{department.bank_swift}} - Numéro BIC
{{department.bank_name}} - Domiciliation bancaire (nom de la banque)
{{bank}} - Domiciliation bancaire et numéro de compte
{{person}} - Nom/Prénom du vendeur

* Concernant le contact (client) :
{{buyer}} - Nom de l'acheteur
{{buyer_person}} - Nom (et prénom) du client
{{buyer_company}} - Nom de la compagnie du client professionnel
{{client.email}} - e-mail
{{client.first_name}} - Prénom
{{client.last_name}} - Nom
{{client.name}} - Nom de la compagnie
{{buyer_first_name}} - Prénom du client particulier
{{buyer_last_name}} - Nom  du client particulier
{{buyer_full_name}} - Nom et prénom du client particulier
{{buyer_post_code}} - Code postal de l'acheteur
{{buyer_place}} - Ville de l'acheteur
{{buyer_street}} - Rue (numéro et nom) de l'acheteur
{{buyer_country}} - Pays de l'acheteur
{{buyer_tax_no}} - Numéro d'immatriculation (ex: n° TVA) de l'acheteur professionnel
{{buyer_tax_no_kind}} - Type de numéro d'immatriculation (TVA, SIREN, CIF...) de l'acheteur professionnel
{{buyer_phone}} - Numéro de tel de l'acheteur (correspond au champ "Téléphone" du contact)
{{buyer_mobile_phone}} - Numéro de tel portable de l'acheteur (correspond au champ "Tél. portable" du contact)
{{client.external_id}} - Réf/code de l'acheteur
{{use_delivery_address}} - Afficher l'adresse supplémentaire (ex: adresse de livraison)
{{delivery_address}} - Adresse supplémentaire
{{delivery_address_name}} - Nom de l'Adresse supplémentaire
{{show_buyer_note}} - Afficher la description additionnelle
{{buyer_note}} - Description additionnelle
{{client.accounting_id}} - compte comptable général
{{client.additional_accounting_id}}  - compte comptable auxiliaire
{{client.discount}} - Taux de réduction par défaut (en %)
{{{client_panel_view_link}}} - Espace Facturation
{{{client_panel_view_link_unpaid}}} - Espace Facturation (factures impayées)
{{client.panel_url}} - lien de l'espace facturation
{{show_client_phone_on_invoice}} - Afficher le(s) n° de téléphone des contacts
{{client.id}} - Numéro ID unique du contact (généré par le logiciel automatiquement)


* Concernant le tableau des produits/services :
{{use_product_code}} - Afficher la colonne Référence
{{use_barcodes}} - Afficher les codes-barres
{{show_product_description}} - Afficher la description des produits
{{show_unit_price_gross}} - Afficher le prix unitaire TTC
{{additional_info}} - Colonne additionnelle
{{additional_info_desc}} - Titre de la colonne additionnelle
{{discount}} - Réduction (montant)
{{total_discount}} - Réduction globale (montant)
{{global_discount_percent}} - Réduction globale (en %)
{{global_discount_gross}} - 
{{global_discount_gross_with_currency}} - 
{{global_discount_net}} - 
{{global_discount_net_with_currency}} - 
{{show_discount}} - Afficher la colonne réduction
{{hide_tax}} - Afficher les montants TTC uniquement 
{{tax_visible}} - Afficher la colonne taxe
{{tax_name}} - Nom de la Taxe
{{tax2_visible}} - Afficher deuxième colonne taxe
{{tax2_name}} - Nom de la deuxième Taxe
{{#each positions}}  - ligne des tableaux :
  {{no}} - Numéro de ligne
  {{kind}} - Type de ligne (ligne de produit ou ligne de texte)
  {{code}} - Référence du produit
  {{supplier_code}} - Référence fournisseur du produit
  {{barcode}} - code-barre du produit
  {{ean_code}} - code ean  du produit
  {{item}} - Nom du produit
  {{item_url}}
  {{description}} - Description du produit
  {{image_url}} - Photo du produit
  {{additional_info}} - Colonne additionnelle 
  {{discount}} - Réduction
  {{has_discount}}
  {{discount_amount_gross}} - Réduction montant TTC
  {{discount_amount_net}} - Réduction montant HT
  {{quantity}} - Quantité
  {{quantity_number}} - Quantité
  {{quantity_unit}}  - Unité
  {{unit_price_net}} - Prix unitaire ht
  {{unit_price_gross}} - Prix unitaire ttc
  {{unit_price_net_with_discount}} - Prix unitaire ht après réduction
  {{unit_price_gross_with_discount}} - Prix unitaire ttc après réduction
  {{positions_total_price_net}} - Total HT de la ligne
  {{positions_total_price_gross}} - Total TTC de la ligne
  {{positons_total_tax}} - Total taxe de la ligne
  {{tax}} - taux de taxe (sans le signe %)
  {{tax_name}} - Nom de la taxe
  {{tax_value}} - Montant de la taxe
  {{tax_value_name}} - Nom commun des deux taxes (utile en cas de 2ème taxe)
  {{tax1_value_name}} - Nom de la première taxe (utile en cas de 2ème taxe)
  {{tax2}} - Taux de la deuxième taxe (sans le signe %)
  {{tax2_name}} - Nom de la deuxième taxe 
  {{tax2_value_name}} - Nom de la deuxième taxe (utile en cas de 2ème taxe)
  {{accounting_code_expenses}} - Compte comptable du produit (charges)
  {{accounting_code_sales}} - Compte comptable du produit (produits)
  {{accounting_code_tax_purchase}} - Compte comptable taxe achat 
  {{accounting_code_tax_sale}} - Compte comptable taxe vente
  {{accounting_code_income}} - Code Journal associé au produit 
  {{accounting_activity_code}} - Code Activité associé au produit 
{{/each}}
{{total_price_net}} - Total HT du document
{{total_price_gross}} - Total TTC du document
{{total_price_gross_without_discount}} - Total HT avant réduction
{{total_price_net_without_discount}} - Total TTC avant réduction
{{advanced_total_price_gross}} - montant TTC des acomptes

* Concernant les Totaux :
{{#each summary}} - résumé des totaux :
  {{total_price_net}} - Total HT du document
  {{total_price_gross}} - Total TTC du document
  {{total_price_gross_without_discount}} - Total HT avant réduction du document
  {{total_price_net_without_discount}} - Total TTC avant réduction du document
  {{global_discount_net}} - Montant total HT de la réduction (qui a appliquée sur chaque produit)
  {{global_discount_gross}} - Montant total TTC de la réduction globale (qui a appliquée sur chaque produit)
  {{global_discount_gross_with_currency}} - Montant total TTC de la réduction globale avec devise (qui a appliquée sur chaque produit)
  {{global_discount_net_with_currency}} - Montant total HT de la réduction avec devise (qui a appliquée sur chaque produit)
  {{global_discount_percent}}  - Pourcentage de la réduction globale (qui a appliquée sur chaque produit)
  {{tax}} - Taux de taxe
  {{tax2}} - taux de la deuxième taxe
  {{tax_name}} - Nom de la taxe
  {{tax2_name}} - Nom de la 2ème taxe
  {{tax_value}} - Montant total des Taxes du document
  {{tax_value_name}} - Nom de la taxe
{{/each}}
{{positions_total_quantity}} - Sous-total des quantités
{{{positions_total_quantity_separated}}} - Sous-total des quantités (distinguée par unité différente)
{{total_price_net_with_currency}} - Total HT avec devise du document
{{total_price_gross_with_currency}} - Total TTC avec devise du document
{{tax_value_with_currency}} - Montant des Taxes avec devise du document
{{show_totals}} - Afficher un résumé du total net, brut et de la taxe
{{show_tax_split}} - afficher le résumé des différents taux de taxe
{{exchange_currency}} - Convertir en
{{exchange_currency_rate}} - Taux de change du document
{{exchange_note}} - Note sur le taux personnalisé
{{exchange_date}} - Date de la conversion
{{exchange_rate}} - Taux de change (utilisé dans les rapports)
{{long_exchange_note}} - Taux et date de change appliqués
{{long_exchange_note_for_tax}} - Taux et date de change appliqués pour le montant de taxe
{{total_price_net_in_main_currency}} - Total HT avec devise principale
{{total_price_gross_in_main_currency}} - Total TTC avec devise principale
{{total_price_net_in_exchange_currency}} - Total HT avec devise de conversion
{{total_price_gross_in_exchange_currency}} - Total TTC avec devise de conversion
{{tax_value_in_exchange_currency}} - Montant de taxe avec devise de conversion
{{outstanding}} - Montant total à payer (en chiffres)
{{outstanding_in_exchange_currency}} - Montant total converti à payer (en chiffres)
{{outstanding_in_words}} - Montant total à payer (en lettres)
{{outstanding_in_words_in_exchange_currency}} - Montant total converti à payer (en lettres)
{{all_in_words}} - Montant Total à payer (en lettres)
{{all_in_words_in_exchange_currency}} - Montant total à payer converti (en lettres)
{{negative_outstanding}} - Solde en votre faveur (en chiffres)
{{absolute_outstanding}} -  Montant total à payer en valeur absolue (en chiffres)
{{absolute_outstanding_in_words}} - Montant total à payer en valeur absolue (en lettres)
{{absolute_outstanding_in_exchange_currency}} - Montant total à payer converti
{{absolute_outstanding_in_words_in_exchange_currency}} - Montant total à payer converti (en lettres)
{{zero_with_currency}} - afficher le symbole de la devise du montant payé égal à zéro
{{zero_with_currency_in_exchange_currency}} - safficher le symbole de la devise de conversion du montant payé égal à zéro

* Concernant les modalités de paiement & paiements :
{{paid}} - Montant payé
{{status_paid}} - Etat Payé ou non du document
{{payment_to}} - Date limite de règlement
{{legal_cost_compensation}} - Mention sur l'indemnité forfaitaire légale 
{{type_of_payment}} - Mode de règlement
{{prepayment_required}} - acompte requis (en %)
{{prepayment_required_exact_amount}} - acompte requis (montant)
{{show_paid_date}} - afficher la date de paiement
{{paid_date}} - date de paiement
{{payment_link}} - Lien vers Paiement en ligne (lien direct permettant au client de payer en ligne la facture)
{{payment_button_url}} - Lien vers le bouton Payer en ligne
{{payment_url}} - Lien vers le paiement en ligne
{{payment_reference_number}} - Numéro du paiement
{{transaction_id}} - ID de la transaction
{{token}} - Code du paiement en ligne
{{show_paid_logo}} - afficher le tampon "Payé"
{{paid_mark_url}} - url du tampon vert "Payé"
{{show_payments_on_invoice}} - afficher les paiements 
{{use_paid_dates}} - afficher la date du paiement
{{payments}} - détails du paiement lié au document (date, montant, devise, n° chèque ...) de la fonction Gestion des paiements. 


* concernant les comptes comptables : 
{{accounting_code_tax_sale}} - Compte comptable de la taxe (ventes)
{{accounting_code_tax_purchase}} - Compte comptable de la taxe (dépenses)
{{accounting_expense_discount_code}} - Compte comptable des réductions (ventes)
{{accounting_income_discount_code}} - Compte comptable des réductions (dépenses)
{{client.additional_accounting_id}} - Compte comptable auxiliaire du contact
{{client.accounting_id}} - Compte comptable général du contact
{{accounting_code_sales}} - Compte comptable produit (ventes)
{{accounting_code_expenses}} - Compte comptable produit (dépenses)
{{accounting_activity_code}} - Code Activité associé au produit 
{{accounting_code_income}} - Code Journal associé au produit 

Format des emails

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Le système propose par défaut un contenu dynamique pour les emails d'envoi des documents de facturation, les emails d'envoi des documents de stock, et les emails d'envoi des relances en cas de factures impayées. Vous pouvez personnaliser le contenu des e-mails envoyés : titre et texte, qui utilisent les mêmes variables dynamiques que les formats (voir ci-dessus).

Contenu par défaut de l'email accompagnant l'envoi des factures :

Bonjour, 

Veuillez trouver en pièce jointe le document suivant: 
{{{document_type}}} numéro {{number}} d’un montant total de {{total_price_gross_with_currency}}. 

Vous pouvez également visualiser le document en cliquant sur le lien suivant: {{{view_link}}}  

{{{footer}}}

Contenu par défaut de l'email accompagnant l'envoi des documents de stock :

Bonjour,
Veuillez trouver en pièce jointe le {{document_type}} n° {{number}}. 

Vous en souhaitant bonne réception, 

{{{footer}}}

Contenu par défaut de l'email de relance en cas de factures impayées :

Bonjour, 

Veuillez trouver en pièce jointe la {{{document_type}}} numéro {{number}} d’un montant de {{outstanding}} qui {{#if overdue}}reste à ce jour impayé.{{else}}arrive à échéance le {{payment_to}}.{{/if}}

Vous pouvez visualiser la {{{document_type}}} en cliquant sur le lien suivant: {{{view_link}}}

Dans l’attente de votre prompt règlement,

Bien cordialement,

{{{footer}}}

Vous pouvez également utiliser les variables suivantes pour vos emails de relance:

{{inc reminder_no}} - numéro de la relance que vous envoyez, ie. N
{{reminder_no}} - nombre de relances jusque là envoyées, ie. N-1 par rapport à la relance que vous allez envoyer
{{dec reminder_no}} - nombre de relances jusque là envoyées, ie. N-2 par rapport à la relance que vous allez envoyer
{{reminder_no}} - nombre de relances déjà envoyées
{{reminder_number}} - numéro de relance pour calculer {{reminder_no}}

Fonctions disponibles dans les formats de factures et des e-mails

Les formats peuvent inclure les fonctions suivantes:

 if
  for
  eq
  not_eq
  lt
  gt
  or
  and
  tt
  include
  include_in_col
  in
  not_in
  to_uppercase
  replace
  inc
  dec
  abs
  if_created_after_date
  inline_partial

Exemple:

{{#if val1 }}
  ok
{{else}}
  not ok
}}

{{#lt val1 17 }}
  <17
}}

{{#gt val1 17 }}
  >17
{{else}}
 <17
}}

{{#eq department_id "123"}}
  info sur le département
{{else}}
  info sur les autres départements
{{/eq}}


{{#for size_from size_to}}
    numéro: {{no}}
{{/for}}

{{inline_partial "partiel1" "{{document_type}} {{number}}: {{total_price_gross_with_currency}} {{tt 'invoice.gross'}}<br>"}}
{{>partial1}}

{{#inline_partial "partiel2"}}
  {{#eq lang "fr"}}
    Bonjour,
  {{else}}
    Hello,
  {{/eq}}
  {{>partial1}}
{{/inline_partial}}
{{>partiel2}}

Importation de données

Il vous est possible d'importer dans votre compte VosFactures des données existantes depuis n'importe quel programme si celles-ci sont dans un fichier .TXT, .CSV, .XLS, .ODS, XLSX, .TSV, .XML.

L'importation de fichiers se fait depuis l'onglet Paramètres > Importation.
Vous pouvez importer des documents de facturation (factures, devis, dépenses...), des clients et fournisseurs, vos catalogues produits, et des relevés bancaires.
Durant l'importation, vous pouvez choisir quelles colonnes et lignes importer. Vous pouvez consulter les sujets d'aide dédiés: Etapes de l'importation et Conseils avant d'importer.

Export de données

Le logiciel vous permet d'exporter vos données de facturation (contacts, produits, documents de facturation, paiements). Plusieurs formats sont disponibles.
Vous pouvez également créer votre propre modèle d'export pour vos documents de facturation, en format xls, csv, ou xml. [En savoir plus] (https://aide.vosfactures.fr/65137844-Format-d-Export-Personnalis-).

API

Consultez notre documentation API de VosFactures.