L'objectif de ce développement est de répondre à l'obligation des départements concernant publicité des actes qui est rentrée en vigueur le 1er juillet 2022. Cette réforme fait de la dématérialisation le mode de publicité de droit commun.
Le département du Nord signant déjà ses délibérations et actes électroniquement, seulement trois étapes sont à mettre en œuvre dans ce projet:
- Le dépôt des actes dans un SAS.
- Le rangement d'un acte dans son plan de classement.
- Tamponnage du fichier d'acte.
- L'envoi à l'affichage de l'acte signé.
Pour mettre en place ce développement, à notre disposition une GED (Gestion Electronique de Documents) Alfresco pour le stockage et l'affichage sur un site distant grâce à la mise à disposition d'un service web.
graph LR
A(API1) -- 1.Stockage --> B{GED Alfresco}
C(API2) -- 1.Stokage --> B
D(API2) -- 1.Stokage --> B
B -- 2.Rangement --> B
B -- 3.Affichage --> E(Site afficheur)
Le stockage se fera sur une GED (Gestion Electronique de Documents) Alfresco. Dans un premier temps, les documents seront déposés en GED soit manuellement via l'interface graphique ou, soit par des applications tierces (Oxyact, Pastell, ...) et développements personnalisés via les webservices que proposent l'architecture Alfresco (CMIS, REST).
Ces instances créeront un dossier dans un dossier SAS mis à leur disposition en GED.
Ce nouveau dossier sera enrichi de métadonnées qui serviront par la suite au classement de l'acte. Les documents liés à l'acte y seront déposés (eux aussi enrichis de métadonnées). Enfin, une fois le dossier complet sa complétion sera signifier au système par la mise à jour d'une métadonnée du dossier.
Lorsque la métadonnée de complétion est valide, alors la seconde étape est lancée : Le classement de l'acte.
Les métadonnées du dossier de l'acte créé par l'application tierce devra permettre le classement dans le plan ci-dessous :
.
├── SAS
| └─── depot_01
| ├──── acte
| ├──── annexe_01
| └──── annexe_01
└── Actes
└── 2022
└── 01
└── 01
├── DELIBERATIONS
| └── DEL_DAJAP_2022_001
| ├── Acte_original
| └── Annexe_1
└── ARRETES
└── ARR_DAJAP_2022_001
├── Acte_original
└── Annexe_1
Pour explication, à la racine de la GED se trouvera un dossier appelé Actes dans lequel on placera tous les dossiers d'actes.
Tout d'abord, pour rappel un dossier est signé à une date. Cette date sera la base de notre plan de classement et se matérialisera dans l'arborescence sous cet ordre : l'année, le mois et le jour.
Ensuite, un dossier est d'un certain type (pour le moment arrêté ou délibération), ce type donnera profondeur supplémentaire au plan de classement.
Enfin, grâce aux métadonnées fournies, la GED sera en capacité de générer dossier qui contiendra les éléments de l'acte.