Objetivo:

• Desenvolvimento de uma solução para Gestão e Controle Financeiro e das atividades das empresas de consultoria.

Vantagens:

• Automatização do processo de marcação das horas;
• Consolidação automática e diária das horas de toda a empresa;
• Geração de relatórios e consultas em diversos níveis;
• Indicadores e gráficos para análises
• Eliminação de processo manual realizado em pastas de Excel; Plataforma: Intranet Itens chaves: Usabilidade / Acessibilidade / Funcionalidade

Escopo do sistema / Visão geral: O Sistema será sincronizado com integração entre seus módulos. Como segue:

5o Módulo: Funcionários

• Cada funcionário irá acessar o sistema através de senha pessoal e intransferível;
• Para esse módulo, imagino uma tela além dos campos Nome e Departamento do Funcionário, mais os seguintes campos:

1 Horário de inicio: (preenchimento automaticamente) pelo botão

(Iniciar);

2 Nome de Projeto: (preenchimento por lista de opções); Os nomes

dos Projetos serão cadastrados pelos coordenadores. Mais informação abaixo no módulo Coordenador.

3 Tipo de Atividade: (preenchimento por lista de opções); Os

nomes das Atividades serão incluídas pelos coordenadores. Mais informação abaixo no módulo Coordenador.

4 Horário Fim: (preenchimento automaticamente) pelos botões

(Pausar) ou (Parar/Interromper);

• Apenas para ilustrar:

Momento 1: Chegando pela manhã, o funcionário vai até sua pagina no botão

(Inicio); Em seguida, no campo Atividade escolhe a atividade a ser executada;

Momento 2: Após 1 hora, decide pausar a atividade botão (Pausar). Esta opção

de botão mantém a mesma atividade em execução, porém, precisou pausar apenas.

Momento 3: Após 3 horas, o funcionário foi para uma reunião em outro

departamento, ele clicou no botão (Parar/Interromper). Antes de ir, ele poderá abrir uma nova linha de registro com a atividade (Reunião) ou deixar para registrar quando voltar dela. Em resumo, o funcionário utilizará sempre os três botões (Iniciar, Pausar e Parar/Interromper).

• Outra característica prevista são os horários oficiais. Aqueles definidos pela empresa, exemplo, horário de entrada para inicio das atividades e o horário de fim de expediente.
• Outro exemplo, apenas para ilustrar: Chegando à empresa, agora após horário oficial de entrada. Ao abrir o sistema, automaticamente abrirá uma linha com a hora inicio preenchida automaticamente (hora oficial de entrada) aguardando o preenchimento da atividade realizada nesse período. Ou seja, o funcionário deverá registrar a atividade / projeto realizado nesse intervalo. Caso nenhuma atividade foi realizada será interpretado como atraso e registrado no banco de horas do funcionário; Um funcionário que foi direto para um cliente. Após 2 horas do horário oficial de entrada ele acessa o sistema. Novamente, o sistema de forma automaticamente indicará o horário inicio com a hora oficial de entrada. Uma atividade e projeto deverão ser preenchidos pelo funcionário. Por fim, o horário fim será preenchido automaticamente com o mesmo horário que o sistema foi aberto. Nesse caso, o funcionário deverá ser como atividade a opção (Transito para Cliente). E na segunda linha, por exemplo, Reunião com cliente. Por fim, para concluir essa parte de hipóteses, temos a hora de almoço. Antes de almoçar, o funcionário deverá clicar no botão (Parar/Interromper) a atividade em execução e sair para o almoço. Nesse momento o sistema passa a contar como inicio do almoço esse horário. Ao voltar, o funcionário deverá clicar no botão (Termino/Interromper) automaticamente o sistema definirá esse horário como fim da atividade (Almoço). Caso o funcionário exceda ao horário definido pela empresa (exemplo 1 hora), o tempo em excesso será lançado como Débito para o funcionário em um controle que a principio será chamado de “Controle Saldos de horários”. Similar a um Extrato Bancário com Débitos e Créditos. Importante: “Controle Saldos de horários” valerá para os casos de Entrada, Hora de Almoço e Saída. Este controle será por dia e ficará disponível para o funcionário, seu gestor e módulo RH.

4o Módulo: Coordenadores

• Cada Coordenador terá sua página no sistema;
• O acesso será por meio de senha pessoal e intransferível;
• Nela, terá visão dos registros realizados pelos funcionários sob sua coordenação;
• Após alinhamento com os Diretores, cada coordenador registrará essas atividades em sua pagina que serão redistribuídas a seus subordinados;
• O coordenador poderá realizar o cadastramento de novos projetos, alterações, inclusões das atividades e indicação do funcionário(s) alocado(s) em cada projeto. Também indicará as horas contratadas em cada projeto.
• Acompanhamento diário das horas contratadas x realizadas/registradas;
• Acompanhamento por meio de gráficos e indicadores.
• Visão pelo departamento, por projeto, por funcionário, por atividade;
• Visão pelo projeto mais critico em termos de hora, pelo projeto mais bem sucedido, enfim, terá consultas para uma melhor gestão;
• Uma visão coordenada de toda sua área.

3o Módulo: Departamento de RH

Principais vantagens:

• Extinção do processo manual de consolidação de horas. Já que os registros de toda empresa será on-line e consolidado ao final de cada dia; Podemos pensar em um módulo ou ficha consolidada para esse módulo;
• Controle on-line do Banco de Horas e acompanhamento desses saldos por funcionário. Podendo gerar consultas pelos critérios: maiores saldos positivos e negativos entre outros;
• Consulta das horas em diversos níveis: consolidada pela empresa, cliente, departamento, funcionário, projetos e atividades;
• Enfim, a área de RH terá uma visão coordenada de todas as áreas da empresa, possibilitando a tomada de decisão e soluções antecipadas.

2o Módulo: FINANCEIRO

Principais vantagens:

• Maior controle das horas a serem faturadas. Nesse módulo, a pessoa da área financeira terá uma visão clara e objetiva das horas liberadas para faturamento (por cliente, projeto, atividade).

• Após validação dos Diretores ou Coordenadores essas horas serão disponibilizadas em um extrato visualizado somente pela área financeira;

• Após emissão da Nota Fiscal, a pessoa do financeiro, voltará ao sistema e confirmará a emissão da nota clicando no campo (confirmação do faturamento) em um campo disponível digitará o número da Nota Fiscal.

• A vantagem é que a comunicação entre os diretores e a área financeira será on- line dentro do mesmo sistema, evitando desencontros de informações.

1o Módulo: Diretores

• Para este nível, o sistema reserva importantes funções e funcionalidades importantes nas tomadas de decisões;
• Controle e gestão das informações financeiras da empresa, como exemplo, custos e margem de lucro apurado em cada projeto, seja em execução ou aqueles ainda em negociação;
• Consulta histórico dos custos/preços médios por cliente ou por projeto/atividade, facilitando a elaboração de novas propostas. Outros relatórios e consultas:
• Análise da evolução das horas contratadas;
• Análise da rentabilidade;
• Consulta dos projetos concluídos;
• Consulta das horas autorizadas para faturamento;
• Consulta das horas a serem faturadas;
• Todas realizadas por cliente, departamento, projeto ou atividade;
• A inclusão dos custos/preços e outras informações financeiras poderão ser imputadas pelos próprios diretores ou seus coordenadores;
• Controle e acompanhamento dos projetos sob controle dos gestores;
• Troca de informações dentro do próprio sistema com qualquer pessoa pela função (fast track). disponível somente neste nível.