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Las organizaciones excelentes gestionan sus actividades y recursos mediante un conjunto de sistemas, procesos y datos que les permiten la toma eficaz de decisiones.
Ser excelente implica, entre otros aspectos, llevar a cabo mediciones periódicas tanto de los enfoques aplicados como de su despliegue, con el fin de disponer de datos objetivos que sustenten el avance de la organización hacia unos buenos resultados.
El desarrollo de sistemas de indicadores para estructurar la medición en las organizaciones es sin duda necesario para asegurar la calidad de la información empleada en dicha toma de decisiones.
Icasus es una herramienta para la implantación y el seguimiento de un sistema de gestión de excelencia.
Es una herramienta fundamental de consulta para EVALUAR y DECIDIR QUÉ, QUIÉN, CÓMO y CUÁNDO medimos.
Permite llevar un inventario de todos los procesos de una organización compleja, pudiendo medir los indicadores que miden estos procesos de manera desagregada para cada una de las subunidades que componen un área.
Permite también relacionar los indicadores entre si para realizar cálculos, hacer consultas para contrastar resultados y crear cuadros de mando para presentar la información estratégica de una manera clara e intuitiva.
Toda la información de procesos, indicadores y cuadros de mando se encuentra centralizada y actualizada constantemente.
Se ha desarrollado en la Universidad de Sevilla por el personal informático de la Dirección de Recursos Humanos y con la colaboración de la Biblioteca Universitaria que ha hecho de Icasus la columna vertebral de su sistema de gestión de calidad y excelencia.
Es una herramienta que se encuentra en continuo desarrollo para irse adaptando a los cambios que se van realizando en el camino hacia una gestión excelente.
Icasus es una herramienta de software libre por lo que puede ser utilizada y modificada por cualquiera que lo desee.
La primera versión data d año 2008 con la única misión de centralizar las mediciones de los indicadores de calidad de la administración y servicios. De ahí su nombre: Indicadores de Calidad de la Administración y Servicios de la Universidad de Sevilla.
Posteriormente se le añade la capacidad de inventariar procesos, crear cuadros de mandos, cartas de compromiso y diseñar planes estratégicos.
En el año 2012 se pone en marcha la versión 2, mucho más ambiciosa, con la capacidad de realizar mediciones en varias subunidades simultáneamente y la de de crear indicadores calculados a partir de otros preexistentes.
A finales de 2015 se crea la versión 3 de Icasus, con una interfaz más moderna, mayor estabilidad y multitud de mejoras.
Este manual se centra únicamente en la versión 3 de Icasus, pero como muchos usuarios ya conocen la versión 1 (y quizás la 2) he querido resaltar las diferencias principales entre ellas.
La versión 2 de era muy similar a la 3 en funcionalidad, la mayoría de las novedades se han centrado en la interfaz de usuario.
En Icasus 1 cada unidad tenía que definir sus propios procesos e indicadores, en Icasus 2, aunque también existe esta posibilidad los procesos e indicadores se suelen definir a un nivel superior para que cada unidad pueda aportar sus datos a indicadores y procesos conjuntos. De esta manera es más sencillo comparar los datos entre si, homogeneizar los procesos e indicadores, y centralizar la gestión de los procesos.
Icasus 3 permite la creación de indicadores calculados a partir de los datos de otros indicadores, cosa que no era posible en Icasus 1.
Las fichas de los procesos e indicadores son más completas en Icasus 3, además permite subir ficheros a los procesos para su mejor documentación.
Estas páginas se encuentran todavía en proceso de elaboración y dista mucho de ser un manual completo de la aplicación.
Intentamos mejorarlo en cada edición pero si observáis algún error o queréis realizar alguna aportación os pedimos que contactéis con nosotros en el correo icasus@us.es. Al que también podéis dirigiros para comunicar dudas o incidencias relacionadas con la aplicación.