Felles forståelse av definisjoner for sentrale begreper

[lvbachmann]

Beskrivelse av behov

Nøyaktig felles forståelse av sentrale begreper fra dokumentasjonsforvaltning og arkiv er nødvendig for at standarder skal kunne følges.

Mål/motivasjon

Begrepsdefinisjoner som brukes likt på tvers av standardene.

Ideelt sett også som er lett å forstå for relevante interessenter (men dette minsker gjennomførbarhet).

Å ha begrepene definert vil i mange tilfeller være en forutsetning for at standardene blir forstått.

Suksesskriterier/måling

Allmenn aksept og forståelse. Begreper brukes faktisk likt.
Måleparameter: Begrepene brukt i henhold til definisjon i f.eks. høringssvar på andre standarder

Område/prosess

Ikke direkte relatert til noen prosess.

Målgrupper

Primær: Brukere av standardene
Sekundær: StandardLab selv og/eller andre som utvikler standarder

Hastegrad

Middels/høy hastegrad. Utvikling av andre standarder kan bli noe vanskeligere så lenge dette mangler. Blant de oftest etterspurte at Arkivverket tar eierskap til.

Forslag til løsning

1. Standard lagd for å definere sentrale begreper
2. Begrepsdefinisjoner som del av den enkelte standard <-- Ikke ønskelig over tid pga. risiko for nyanseforskjeller mellom definisjoner av samme begrep på tvers av standarder

Her er direkte gjenbruk/oversettelse av ISO-standarder sannsynligvis en vanskeligere måte å løse behovet enn å lage noe eget / gjøre større tilpasninger.

Risiko

• Begrepsdiskusjoner kan føre til skyttergravskrig
• StandardLab kan oppfattes som en teoretisk øvelse hvis dette er første behov som løses
• Definisjoner kan bli uhensiktsmessig innsnevrende
• Potensielt utfordrende å vedlikeholde: endringer i denne standarden vil kunne få følgefeil

[oivkru]

Nøyaktige, konsekvente og sammenhengende standarder krever en nøyaktig, konsekvent og sammenhengende terminologi. Ulike fagfelt støtter seg ofte på ulike standarder og ulike faglige tradisjoner, med ulik terminologi. Tverrfaglig dialog kan ofte bli utfordrende når fagfolk baserer seg utelukkende på begrepsforståelsen fra egen fagtradisjon.

Arkivverket bør ta eierskap til terminologien innen domenet arkiv og dokumentasjon. Formålet er å legge til rette for en konsistent forståelse av begrepene innenfor domenet og opp mot overlappende kjernebegreper innen tilstøtende fagområder.

Forslag til løsning: Begrepsdefinisjoner bør suppleres med begrepsdiagrammer som viser sammenhengen mellom ulike begrep, der det er relevant.
Definisjoner og begrepsdiagrammer bør være i samsvar med relevante internasjonale standarder som ISO 30300 og ISO 27000.

[TerjePD]

Kan også være nyttig med en slags mapping av begreper. Begrepet Alfa i arkivet heter Beta i fagfelt 1 og Gamma i fagfelt 2.
Det å kunne "oversette" begrepene er antagelig et "must", hvis man skal lage en begrepsstandard.

[yonyonson]

Begrunnelse for prioritering av behovet etter sesjon den 6. oktober 2022. Lenke til alle prioriteringer: github.com/arkivverket/standardlab/blob/master/styrende/veikart.md

Vi tolker behovet kun som kun begrep for dokumentasjonsforvaltning og arkiv, ikke informasjonsforvaltning. Vi velger ikke å gjøre noe med måte begrep gjøres tilgjengelig på. Vi skal ikke koble begrep til andre områder ved det første.

Gjennomførbarhet

• Begrensning av behovets omfang gjør det enkelt å gjennomføre - trekker opp
• Vi er usikre på om vi kan lage et tilstrekkelig forståelig begrepsliste - trekker ned
• Mål om at liste med begrep skal være lett å forstå - trekker ned

Verdi

Siden dette er kun i kontekst av dokumentajsonsforvaltning og arkiv, er verdien av behovet begrenset. Verdien blir intern fordi det handler om egne begrep. Finnes mye fra før som kan tas i bruk.

Hastegrad

• Mye av dette er allerede skrevet ned i standarder, men markedet etterspør dette. Hastegrad kommer å øke etter hvert.
• Dette vil gi en måte å kommunisere hvordan arkivkrav kan løses - trekker opp
• Det er vesentlig å standardisere og men det finnes mye fra før og det tar ned hastegrad - trekker ned

Risko

• Det er mulig å ta feil på omfanget at løsningen - det trekker noe i feil retning.

Redusjon av eksisterende risiko

• Stor misforståelse rundt begrep i dag - trekker i riktig retning

Skapning av ny risiko

• Risiko for å standardisere feil er lav, siden det er mulig å starte med få begrep
• Kan skape uro på grunn av uavklart omfang - trekker i feil retning
• Risikerer å komme med en ny standard som konkurrerer med de som finnes fra før - trekker i feil retning
• Høyt potensiale for omstillingskostnader - trekker i feil retning

[yonyonson]

Begrunnelse for prioritering av behovet etter sesjon den 31. januar 2022. Lenke til alle prioriteringer: github.com/arkivverket/standardlab/blob/master/styrende/veikart.md

Verdi

• 🟩 Verdifult, siden dette bidrar til bedre og mer forutsigbar kvalitet på dokumentasjonen.

Hastegrad

• 🟩 Etterspurt av mange
• 🟩 Kan gi mulighet for at flere kommer inn
• 🟨 Vi gjort noe, men ikke så mye
• 🟥 Finnes standarder allerede

Risko

• 🟩 Lav risiko så lenge dette gjøres som kodifisering av eksisterende standard
• 🟥 Risiko for at diskusjoner ""går seg fast"" - evigvarende
• 🟥 Kjente svakheter ved gjenbrukskilder - etablerte sannheter som ikke er omforent
• 🟥 Eventuell unøyaktighet bidrar til forvirring