Struktur, format og protokoll for arkivpakker for utveksling mellom systemer

[lvbachmann]

Beskrivelse av behov

Standardisering av struktur, format og protokoll for utveksling av data mellom ulike systemer som inneholder informasjon med dokumentasjonsverdi.

Utveksling kan være:

• Overføring til depot / avlevering
• Overføring av oppgaver / virksomhetsoverdragelse
• Bytte av system / migrering til arvtakersystem
• Datadeling / meldingsutveksling eller utveksling av datasett

Prosesser for å bygge pakker for overføring er beskrevet i #15

Mål/motivasjon

Sikre effektiv utveksling og opprettholdt arkivkvalitet når data flyttes fra ett system til et annet.

Suksesskriterier/måling

• Følgende kan skje uten utilsiktet tap av informasjon eller dokumentasjonsverdi
  • Relevante systemer støtter eksport/sending av informasjon
  • Relevante systemer støtter import/mottak av informasjon

Område/prosess

Primært: Uttrekk/utveksling av dokumentasjon
Sekundært: Utveksling mellom produksjonssystem og arkivkjerne (datafangst i integrasjonsløsninger)

Målgrupper

Offentlige virksomheter (arkivskapere), leverandører, depotinstitusjoner

Hastegrad

Lav/middels - kan legge føringer for andre standarder, og bør derfor ikke avventes for lenge. Flere eksisterende formater som dekker behovet brukbart trekker hastegrad noe ned.

Forslag til løsning

• Ett standardformat for utveksling <-- Sannsynligvis en utopi
• Utlisting/utvikling av relevante formater for utveksling og hvordan data bør struktureres for at formatet skal være egnet for de ulike typene utveksling

Risiko

• Fare for å havne i konkurranse med eksisterende, fungerende standarder
• Mulig konflikt med Domenespesifikke metadata for et bestemt fagfelt - f.eks. byggesak, oppvekst e.l. #9 om hva som er beste måte å strukturere informasjon

[yonyonson]

Vi burde se om det er mulig å gjenbruke dagens standarder for å utveksle data for forvaltningsformål, eller andre formål.
Det burde være mulig å utvide de noe for også å ivareta arkiv, basert på vår erfaring med metadata. Vi vet at metadata som har vært skapt for infoforvaltning, personvern, sikkerhet og orden i eget hus kan gjenbrukes i stor grad for å ivareta arkivformål.

[lvbachmann]

@yonyonson Veldig enig. Og den tilnærmingen du peker på her, er midt i blinken for vår ambisjon om å gjenbruke der det er fornuftig.

[oivkru]

Et suksesskriterium her må vel være at datautvekslingen skjer uten utilsiktet tap av informasjon eller dokumentasjon. Suksesskriteriet nå er bare at det virker, dvs. at data lar seg utveksle, uten å ta stilling til kvaliteten på selve utvekslingen.

[lvbachmann]

@oivkru Helt enig. Har oppdatert beskrivelsen i tråd med innspillet.

[TerjePD]

Skal det være utveksling mellom systemer generelt eller "bare" til arkivformål?

I dag overføres uttrekk i form av en "konvolutt" basert på DIAS. Skal denne formen beholdes, eller skal "konvolutten" fjernes. Styrken med en "konvolutt" er at innholdet i den blir statisk i overføringen og det er lettere å kontrollere at forsendelsen har gått som den skal.

Utvekslingen vil dermed heller ikke forholde seg til kvalitet på informasjonen. Det må kontrolleres i uttrekksprosessen.

[petterreinholdtsen]

[TerjePD]

Skal det være utveksling mellom systemer generelt eller "bare" til arkivformål?

Det er mye enklere å bytte arkivsystem hvis en kan overføre informasjon fra et system til et annet i et standardisert format. Jeg har tidligere brukt (et justert) Noark 5-formatet til å overføre fra et system til et annet. Det fungerte fint. Måtte justere litt på formatet, da Noark 5-formatet legger opp til å kun lagre lukkede saker, mens et aktivt arkivsystem jo også vil inneholde åpne saker. Dette gjør at jeg tror det er lurt å ha et fritt og åpent standardformat for utveksling av arkivmateriell mellom arkivsystemer og ikke bare til deponering i endelig arkiv.

…

-- Vennlig hilsen Petter Rinholdtsen

[yonyonson]

Begrunnelse for prioritering av behovet etter sesjon den 6. oktober 2022. Lenke til alle prioriteringer: github.com/arkivverket/standardlab/blob/master/styrende/veikart.md

Gjennomførbarhet

• Dette går på hvordan virksomhetene løser sine oppgaver, og derfor variasjon er enormt. Det er også slik at det er ganske lite materiale som finnes fra før - trekker betydelig ned
• På et teknisk nivå er det lav gjennomførbarhet, interoperabilitet ligger i bunnen før dette kan gjøres - trekker ned
• Hvis dette ikke skal bygge på eksisterende standardisering er gjennomførbarheten lav - trekker ned

Verdi

• Kristisk for interoperabilitet - trekker betydelig opp
• Det finnes mange løsninger i dag - det trekker ned
• Det finnes måter å få det til i dag - trekker ned

Hastegrad

Det finnes løsninger i dag allerede, og vi har noen standarder som dekker dette. Derfor er hastegrad normalt.

Risko

Skapning av ny risiko

• For mye standardisering, reduserer lite av eksisterende risikoene. Har stor potensial for å skape omstillingskostnader.

[yonyonson]

Begrunnelse for prioritering av behovet etter sesjon den 31. januar 2022. Lenke til alle prioriteringer: github.com/arkivverket/standardlab/blob/master/styrende/veikart.md

Verdi

• 🟨 Dette er mer teknisk blikk på Samhandlingsevne (interoperabilitet) #21, derfor verdien er relativt likt.
• 🟥 Samhandlingsevne (interoperabilitet) #21 burde være på plass først.

Hastegrad

• 🟩 Område hvor dagens situasjon er minst tilfredstillende. Det er mange svarte bokser som gjør ikke tydelige ting.
• 🟨 Dagens situasjon er lite tilfredsstillende - du må stole på at den sorte boksen gjør ting riktig i dag.

Risko

• 🟩 Risiko lav dersom vi finner mulighet for å peke på andre (NB! Kan skape binding mot dagens standard)
• 🟥 Mulig konflikt med eksisterende hvis vi lager noe nytt