SAK 25-2021: Tilrettelegge ny verktøystøtte - slik at Hpsm kan fases ut

[tonygrimstad]

Describe the problem or need

Dagens verktøy, HP Service Manager (Hpsm), som støtter ulike prosesser i avd. DGT, skal erstattes da teknisk support sluttet å eksistere sommeren 2021, og avtaler utgår sommeren 2022.

Hpsm støtter ulike prosesser i DGT, som ITIL prosesser, leverandørstyring og ekstern kundehåndtering.
Prosesser/verktøystøtte ble designet i 2014, og kun mindre justeringer er gjort etter dette.

Mye har endret seg siden 2014 og vi er i et paradigmeskifte ift. hvordan vi organiserer arbeid og leveranser. Det kan derfor være smart å se på prosesser som verktøyet skal støtte i "202x kontekst".

DGT ledelse har i sak 25-2021 besluttet at det skal gjennomføres en prosess i DGT, der målet er å erstatte nåværende og fremtidig verktøystøtte for «Service Management», og med dette fase ut verktøyet HP Service Manager.

Ledelsen har lagt følgende prinsipper til grunn for arbeidet: (Klikk for å se)

• Det tilrettelegges/utvikles først et minimumsprodukt (MVP), som dekker de aller viktigste behovene i en oppstartfase. Deretter skjer tilrettelegging/utvikling av ny verktøystøtte løpende, og ny funksjonalitet/design tas i bruk fortløpende etter hvert som det er klart.
• Det skal i størst mulig grad tas i bruk SaaS verktøystøtte.
• Tilrettelegging/utvikling skal gjøres på eksisterende plattform(er) i Digdir.
• Verktøystøtte skal være generisk og støtte samhandling på tvers i alle hovedprosesser i DGT, med mulighet for dekke hele Digdirs behov, og skal understøtte smidig utvikling.

Prosessleder(e) for hovedprosess(er) i DGT, og/eller eier av verdistrøm(mer), skal:

• samarbeide om å løpende definere/beskrive hvilke generiske og spesielle behov/forbedringer verktøy skal støtte/levere.
• løpende tilegne seg nødvendig verktøykompetanse til å bli selvhjulpen på verktøystøtte

Produkteiere/verktøyeiere i DGT skal:

• prioritere arbeid i nært samarbeid med prosessledere/verdistrømeiere
• tilrettelegge/utvikle/realisere innmeldte behov for verktøystøtte
• gradvis overføre kompetanse til prosessleder/verdistrømeier til de blir selvhjulpne
• være support på verktøy som brukes i verktøystøtten

Objectives (O)

Tilrettelegge ny verktøystøtte - slik at Hpsm kan fases ut

Key Results (KR)

Ansvarsroller

• Behovshaver nytt verktøy er på plass
• Produkteier nytt verktøy er på plass

Poc

(NB! PoC bygger på "ikke avklart" teknologi)

• PoC utarbeidet og testet av sluttbrukere (SD)
• PoC akseptert av sluttbrukere

Team/Ressurser

• Tony (Tiltakseier)
• Behovshaver (systemeier, risikoeier, avtaleeier, budsjetteier)
• Sluttbrukere (interne)
• Produkteier (leverer til Behovshaver/Interessenter)
• Team/Utvikler(e) (Utvikler etter kravstilling fra Produkteier)
• Sikkerhetsekspert
• Personvernekspert (Jurist)

Forutsetninger

• Retningslinjer/Lover Personvern/DPIA, Schrems ivaretas
• Retningslinjer/Lover Sikkerhet ivaretas

Fra tildelingsbrevet for 2022:
"Informasjonssikkerhet skal være en del av ethvert digitaliseringsprosjekt i forvaltningen fra starten, og gjennom hele systemets livssyklus. Målet er å redusere antall sårbarheter og å sikre at de digitale tjenestene blir pålitelige og robuste. Ved å ta hensyn til dette allerede ved utvikling og anskaffelse, kan informasjonssikkerhet kostnadseffektivt bygges inn i løsningene. Direktoratet skal i denne sammenheng sørge for at dette skjer ifm. drift og utvikling av egne fellesløsninger."

Describe the possible solution (under arbeid)

• TopDesk
• e-post
• altinndigital.no
• GitHub
• Azure Devops
• Slack
• Marval

Ovennevnte er plattformer som allerede er i bruk i Digdir, som er en viktig forutsetning i utgangspunktet.

Expected benefits and effects

• Verktøy som er designet for endring, og kan tilpasses endrede behov over tid
• Verktøy som gir mulighet for mer samhandling internt og med leverandører og samarbeidspartnere
• Verktøy som gir mulighet for effektivisering av arbeidsflyt
• Verktøy som muliggjør mer transparens i arbeidsflyt (internt/eksternt)
• Verktøy som har stort eierskap i egen organisasjon
• Hpsm kan termineres (Målet)

Stakeholders and target groups (pr. 21.11.22)

• Avd. ledere
• Seksjonsledere
• Prosessledere (SD, ABS, Request, Incident, Change, Problem, Release, Leverandørstyring)
• Leverandører
• Arkitekt
• Designere

Risk (pr. 21.11.22)

• Mangler teknologi ressurser - Risiko: Lav
• Mangler prosessledere - Risiko: Lav
• Manglende avklaring på personvern/DPIA/Schrems - Risiko: Middels
• Manglende sikkerhet i ny løsning - Risiko: Middels
• Økonomi - Risiko: Lav
• Mangler ansvar/eierskap til ferdig MVP - Risiko: Lav

[fsveinsb]

@tonygrimstad Hva skjer hvis lisensen utløper og vi fortsatt bruker HPSM

[fsveinsb]

@tonygrimstad @altinnadmin Det er noe uklart om vi skal utvikle alt selv på denne eller om vi må kjøre anskaffelse av hyllevare. Finnes det noen kriterier som kan legges til grunn for å vurdere dette nærmere ? Estimatet på denne er redusert fra 24 til 12 med basis i at dette skal utvikles internt og at at langt på vei har ressursene til å gjøre dette. Estimatet kan heves igjen hvis dette ikke stemmer.

[tonygrimstad]

@tonygrimstad @altinnadmin Det er noe uklart om vi skal utvikle alt selv på denne eller om vi må kjøre anskaffelse av hyllevare. Finnes det noen kriterier som kan legges til grunn for å vurdere dette nærmere ? Estimatet på denne er redusert fra 24 til 12 med basis i at dette skal utvikles internt og at at langt på vei har ressursene til å gjøre dette. Estimatet kan heves igjen hvis dette ikke stemmer.

@fsveinsb Stemmer at det ikke kom helt tydelig frem. Det er nå mer konkretisert under "Sakshistorikk"
"22.9.21:
DGT Ledelse støtter anbefalt plan, der Digdir/DGT tilrettelegger/utvikler verktøystøtte, som skal erstatte nåværende støtte i verktøyet «Service Management», og legger til grunn noen konkrete prinsipper for arbeidet (se mer om prinsipper under)."

[tonygrimstad]

@tonygrimstad Hva skjer hvis lisensen utløper og vi fortsatt bruker HPSM

@fsveinsb Har belyst dette under risikoer nå. Jobber samtidig videre for å få frem i lyset hvilke muligheter/risikoer som finnes rundt eksisterende avtaler på Hpsm.

[tonygrimstad]

@tonygrimstad Hva skjer hvis lisensen utløper og vi fortsatt bruker HPSM

@fsveinsb Har belyst dette under risikoer nå. Jobber samtidig videre for å få frem i lyset hvilke muligheter/risikoer som finnes rundt eksisterende avtaler på Hpsm.

@fsveinsb Risiko 1 er oppdatert etter innhenting av informasjon fra Innkjøp.

[tonygrimstad]

@altinnadmin Har justert OKR'er jfr. samtaler i dag.

[snedig]

@tonygrimstad Gjennomlest. Kan fort bli mer enn 16t på meg, men det kommer litt an på innretningen av arbeidet og avklaringene som gjøres i begynnelsen. Kan bli økt behov, dersom anskaffelse skal vurderes. Må også ta høyde for behov for vurderinger av personvernkonsekvenser (og sikkerhet).

[fsveinsb]

@tonygrimstad Jeg har konferert med ledergruppen. Det er to ting som vi må legge til grunn. 1) Alle saker skal ha en godkjenning pr. fase, for denne saken betyr dette at vi setter denne tilbake til Konsept og skal beslutte å flytte denne til planning i møte 30. nov. Kriteriene skal jeg sette opp. 2) Vi må lage et saksgrunnlag. Dette vil jeg utarbeide et draft på, men vil da be deg ferdigstille. @altinnadmin

[fsveinsb]

@tonygrimstad Da er kriteriene for overgang mellom de ulike faser lagt ut her https://github.com/Altinn/dig-portfolio. Når denne saken legges frem for ledermøtet tirsdag må kriteriene for New og Concept være innfridd. Saken flyttes da til planning. Kan du også se nærmere på budsjettbehovet, det er litt lite midler til disp ..

[fsveinsb]

@tonygrimstad Da er saken flyttet over til planning. Kunne du listet interne resurser og belastning frem til februar frem til saken skal opp igjen til behandling. Det er ønskelig at seksjonsledere og den enkelte ressurs sier ok til denne planen. Jeg kan ta denne foilen med i neste ledergruppe og orientere om status.

[WencheFylken]

Nå har jeg sendt rammeverk for OiEH til @tonygrimstad. Det gjøres noen mindre justeringer før endelig versjon sendes ut i januar.

[tonygrimstad]

@fsveinsb
Jeg har "vasket" innholdet i saken, slik at det harmonerer mer med de som er besluttet i ledelsen pr. nå.
Har også lagt inn en status- indikator på fremdrift, slik at de som er interessert kan følge med.

Hvordan tenker du forankring av portefølje saker. Ser at det pågår parallelle diskusjoner i organisasjonen, som er i slekt med dette tiltaket. Tror det er viktig at folk vet hvor de skal komme med innspill, som selvsagt er velkommen. Men vi må gjøre dette sammen, og ikke hver for oss. Utfordringen er kanskje at "alle har løsningen" :)
Forslag: Presenter de 3 høyest prioriterte porteføljesakene på neste avdelingsmøte.

[fsveinsb]

@tonygrimstad Dette er bra. Jeg har to kommentarer:

1. Ift risiko: Er det riktig forstått at HPSM vil slutte å virke når lisensene utløper, eller vil en få en varsling? Er det i så fall mulig å evt. utvide varigheten på lisenser i noen mnd? Litt mer på dette hadde vært fint.
2. Ifts status: Hvis det er mulig å lage en proof og concept hadde dette vært fint - en enkel demo på utvalgte ting kunne vært interessant. Ble det konkludert noe mer på dette?

Når det gjelder parallelle diskusjoner rundt dette tiltaket er jeg ikke kjent med dette. Jeg foreslår at du i første omgang tar en kort orientering i seksjonsmøtene til Hanne og Dan Remi - det blir litt mindre gruppe da og litt tettere på den enkelte. Basert på tilbakemeldinger der kan en justere ut i fra dette før en tar det videre .. Du får nok mer konkrete innspill med en mindre gruppe til stede. Det er vel først og fremst de som bruker HPSM.. Dernest, mulig at vi bør legge ut noe om dette tiltaket i fredagsbrevet også. Hvis en kunne vist til en kravspekk, beskrivelse eller demo hadde dette også vært fint å få inn et avdelingsmøte som en orienteringssak. Ønsker du innspill i denne kanalen, eller på annen måte? Hvis innspillene skal komme i denne kanalen må den som gir innspill lage seg en bruker for å kunne gi kommentarer. Vi har jo også avdeling FEL som nok er interessert i mer informasjon om dette tiltaket - det hadde vært fint om det i planen kunne legges inn et møtepunkt og orientering med dem. Så, alt i alt - mulig det må legges inn flere tiltak på dette punkt ..

[tonygrimstad]

@tonygrimstad Dette er bra. Jeg har to kommentarer:

1. Ift risiko: Er det riktig forstått at HPSM vil slutte å virke når lisensene utløper, eller vil en få en varsling? Er det i så fall mulig å evt. utvide varigheten på lisenser i noen mnd? Litt mer på dette hadde vært fint.
2. Ifts status: Hvis det er mulig å lage en proof og concept hadde dette vært fint - en enkel demo på utvalgte ting kunne vært interessant. Ble det konkludert noe mer på dette?

Når det gjelder parallelle diskusjoner rundt dette tiltaket er jeg ikke kjent med dette. Jeg foreslår at du i første omgang tar en kort orientering i seksjonsmøtene til Hanne og Dan Remi - det blir litt mindre gruppe da og litt tettere på den enkelte. Basert på tilbakemeldinger der kan en justere ut i fra dette før en tar det videre .. Du får nok mer konkrete innspill med en mindre gruppe til stede. Det er vel først og fremst de som bruker HPSM.. Dernest, mulig at vi bør legge ut noe om dette tiltaket i fredagsbrevet også. Hvis en kunne vist til en kravspekk, beskrivelse eller demo hadde dette også vært fint å få inn et avdelingsmøte som en orienteringssak. Ønsker du innspill i denne kanalen, eller på annen måte? Hvis innspillene skal komme i denne kanalen må den som gir innspill lage seg en bruker for å kunne gi kommentarer. Vi har jo også avdeling FEL som nok er interessert i mer informasjon om dette tiltaket - det hadde vært fint om det i planen kunne legges inn et møtepunkt og orientering med dem. Så, alt i alt - mulig det må legges inn flere tiltak på dette punkt ..

@fsveinsb
Har kommentert inn litt mer på risiko, selv om dette ikke løser "den andre risikoen" (teknisk support).

Ift. PoC, avventer jeg verdistrømanalyse, da den forhåpentligvis vil gi et mer felles bilde (enn nå) på

• "Det Vi Gjør" (for å levere verdier til kunder) (ende til ende)
• Informasjon/data som flyter gjennom prosesser (og verktøy)

Et felles bilde man kan enes om, kan forhåpentligvis bidra til felles/helhetlig hypoteser rundt behovet for verktøystøtte. Ingen har fasiten på dette pr. nå.
Uten hypoteser blir det umulig å gjøre PoC. Så PoC kommer litt lenger ute i løypa.

Har begynt å informere "innerste kretser", og utvider etter hvert som veien gås.

Her er det bare å holde stø kurs, og ha is i magen :)

[tonygrimstad]

@danremi71

Jeg trenger innspill fra deg på Porteføljesak #14 før ledermøte 8.2 (dine innspill her, senest 7.1).
Jeg har oppdatert #14 ift. nåværende status, og har med det også tydeliggjort OKR/Porteføljesak.

Hva er endret i dag:

• Issuen er The Objectiv, og overskriften beskriver Objectiv (slik ledelsen har definert målet)
• Key Result er oppdatert inne i Issuet (Viktig at du sjekker om noe evt. mangler her). Dette er de viktigste tingene vi må levere/sjekke ut for å komme raskt til målet.
• Oppdatert litt på risiko

[tonygrimstad]

@danremi71

Jeg trenger innspill fra deg på Porteføljesak #14 før ledermøte 8.2 (dine innspill her, senest 7.1). Jeg har oppdatert #14 ift. nåværende status, og har med det også tydeliggjort OKR/Porteføljesak.

Hva er endret i dag:

• Issuen er The Objectiv, og overskriften beskriver Objectiv (slik ledelsen har definert målet)
• Key Result er oppdatert inne i Issuet (Viktig at du sjekker om noe evt. mangler her). Dette er de viktigste tingene vi må levere/sjekke ut for å komme raskt til målet.
• Oppdatert litt på risiko

@danremi71 Headsup!

[danremi71]

@tonygrimstad Jeg synes dette ser veldig bra ut! :-) Er det i tillegg laget en pp som vil bli gjennomgått i møtet?

[tonygrimstad]

@tonygrimstad Jeg synes dette ser veldig bra ut! :-) Er det i tillegg laget en pp som vil bli gjennomgått i møtet?

Godt å høre!
Ja pp kommer

[tonygrimstad]

@fsveinsb Jeg prøvde å konvertere tasken ift. "Betjeningskonsept" til en Issue (ny porteføljesak), men det er mulig jeg ikke har tilgang. Se feilmelding under.

[fsveinsb]

@tonygrimstad Jeg har opprettet en ny isseu #38 slik at en får med malen som skal fylles ut. Du bare kopierer over nødvendig info fra din sak i denne .

[fsveinsb]

@altinnadmin Kan du gi meg skrivetilgang til denne saken ?

[fsveinsb]

Tiltaket er utført.