Organizar una charla

Si deseas colaborar organizando una charla, aquí tienes toda la información que necesitas para hacerlo!!

Lo primero es abrir una nueva Issue con la etiqueta propuesta de actividad y una descripción de la actividad que propones, quién va a ser el ponente y cuales son las fechas y el horario que mejor os encaja.

Una vez se confirme la actividad entre el grupo de voluntarios, las tareas a realizar son las siguientes:

Por cierto, no te asustes porque sean muchas tareas ya que en todas las actividades vamos a tener un mínimo de 1 o 2 voluntarios echándote una mano ;)

Pre-evento

• Suscribirse en la lista de organización ya que es el lugar de comunicación central entre los voluntarios.
• Avisar a los ponentes que no pueden usar cosas privativas (Sistemas operativos por ejemplo) y que la documentación que utilicen tiene que ser publicada con una licencia libre.
• Gestionar alojamiento y transporte del ponente. Antes de realizar algún gasto, preguntar en la lista de organización para confirmar cómo hay que hacer dicho gasto (temas de justificación de gastos).
• Comprobar que vale la hora y el aula reservada. En caso contrario, enviar un email a la lista de organización para reservar otra.
• Hacer cartel correspondiente utilizando el modelo publicado más abajo.
• Enviar el cartel a la lista de organización para poder enviarlo a imprimir. Recoger los carteles en la reprografía de la FIC y pegarlos por la facultad.
• Publicitar la actividad siguiendo el protocolo de difusión de GPUL (pídenos los datos de acceso por la lista de correo)
• Revisar la lista de inscritos, aceptarlos e imprimirla.

Durante el evento

• Estar 15 minutos antes en el aula para abrila, comprobar que hay proyector y equipo (en caso de que no lo haya o el aula esté cerrada, preguntar en conserjería).
• Preparar la cámara y empezar a grabar.
• Controlar el acceso con la lista de inscritos
• Recibir al ponente y presentarlo.
• Durante la actividad hay que preparar cosas para el descanso (bebidas y picoteos varios)
• Pedirle documentación a los ponentes (llevar un pendrive para que copien ahí todo lo que traigan)
• Una vez terminada la actividad, darle un pequeño presente a los ponentes que ya estará preparado.

Post-evento

• Terminar la grabación y dejar la cámara enchufada al ordenador del despacho de GPUL para que alguien lo pueda subir a archive.org
• Publicar la documentación de la charla en la página correspondiente de la wiki
• Enlazar el video en la wiki una vez se suba.
• Avisar por la lista de organización que se subió todo el material para publicitar a través de las redes sociales
• Escribir crónica del evento para el blog de GPUL (si hay tiempo y ganas :P)

Para cualquier duda, envíanos un email a organizacion@lists.gpul.org ;)

Carteles

Son archivos vectoriales para abrir con Inkscape y muy sencillos de editar, si tenéis dudas preguntad por el Telegram.

El tipo de letra es Source Sans Pro pero tampoco pasa nada por cambiarlo ;)

Cartel blanco (boton derecho, "guardar como...")

En la facultad tenemos varios carteles A2 y la idea es ir superponiendo estos carteles blancos encima de las actividades que se vayan realizando, así los A2 funcionan como puntos de información permanente.

Necesitas 5 copias para pegar en las siguientes localizaciones

• Planta 0 (Lab 0.5w y puerta del despacho de GPUL)
• Planta 1 (junto a la escalera, en la columna)
• Planta 2 (en el tablón, enfrente de las escaleras)
• Planta 3 (en el tablón, enfrente de las escaleras)

Cartel amarillo (boton derecho, "guardar como...")

Unas 8 copias para pegar por las zonas de las aulas y otras 2 para pegar en Caminos