School Inventory

Εργαλεία και μέθοδοι για την αναλυτική καταγραφή του υλικού ενός σχολείου.

• Ανάπτυξη/σχεδίαση εφαρμογής: 2016
• Χρήση/Συντήρηση: 2016-2021
• Αρχειοθέτηση κώδικα: 2023

Εισαγωγικά

• Βασισμένο σε ετικέτες με qr-codes.
• Κάποιες εργασίες γίνονται μέσω του web - interface
• Αλλες εργασίες γίνονται μέσω απλών scripts και text files
• Αλλες εργασίες γίνονται με μία απλή γλώσσα ειδικού σκοπού.

Σύντομη περιγραφή

Κάθε αντικείμενο (item) έχει έναν σειριακό αριθμό (serial) με τον οποίο αναγνωρίζεται μοναδικά στο σύστημα καταγραφής. Ο σειριακός αριθμός εκτυπώνεται σε τρία αυτοκόλλητα QR-code. Το QR-code είναι url της μορφής : http://server/σειριακός-αριθμος το οποίο παραπέμπει στην εγγραφή του αντικειμένου στην βάση του συστήματος καταγραφής. Το ίδιο QR-code είναι εκτυπωμένο σε τρία ίδια αντίγραφα:

1. Το πρώτο είναι για να κολληθεί στο ίδιο το αντικείμενο.
2. Το δεύτερο είναι για να κολληθεί στο τιμολόγιο ή το παραστατικό που συνοδεύει το αντικείμενο
3. Το τρίτο είναι για να κολληθεί στο βιβλίο υλικού (για όσο διάστημα ακόμα θα το συντηρούμε)

Ολα τα παραπάνω QR-codes αυτοκόλλητα παραπέμπουν στην ίδια εγγραφή στο σύστημα καταγραφής.

Παράδειγμα διαδικασίας : καταχώρηση νέου υλικού

Ας υποθέσουμε ότι παραλαμβάνουμε νέο υλικό, πχ έναν σκληρό δίσκο, αγορασμένο από κάποιο κατάστημα με τιμολόγιο.

1. Παίρνουμε το πρώτο αυτοκόλλητο απο ένα ελεύθερο QR-code και το κολλάμε πάνω στο αντικείμενο.
2. Κολλάμε το δεύτερο αυτοκόλλητο πάνω στο τιμολόγιο
3. Κρατάμε το τρίτο αυτοκόλλητο για την στιγμή που θα καταχωρήσουμε τον σκληρό δίσκο στο βιβλίο υλικού.

Αφού έχουμε κολλήσει τα αυτοκόλλητα στα αντικείμενα:

1. Παίρνουμε δύο φωτογραφίες του σκληρού δίσκου,
2. μία να φαίνεται καθαρά το QR-code και
3. μία να φαίνεται καθαρά το αντικείμενο.
4. Παίρνουμε μία φωτογραφία το τιμολόγιο ώστε να φαίνεται καθαρά ολόκληρο μαζί με το QR-code.
5. Μπαίνουμε στο σύστημα με τους κωδικούς μας.
6. Επιλέγουμε : New item -> Upload qr-photo -> διαλέγουμε την πρώτη φωτογραφία (με το qr-code).
7. Επιλέγουμε την δεύτερη φωτογραφία ως secondary photo και
8. την φωτογραφία του τιμολογίου ως φώτο τιμολογίου.
9. Πατάμε στο Create item και δημιουργείται αυτόματα η νέα καταχώριση με τον νέο σειριακό αριθμό χωρίς εμείς να πληκτρολογήσουμε κάτι.

Παράδειγμα διαδικασίας : καταχώριση φωτογραφιών για υπάρχων σειριακό αριθμό.

Στην περίπτωση που έχουμε μία λίστα με σειριακούς αριθμούς και περιγραφές της μορφής:

• Σειριακός1 - Περιγραφή αντικειμένου 1
• Σειριακός2 - Περιγραφή αντικειμένου 2
• ...

Μπορούμε :

1. Με σύντομο τρόπο (βλπ scripts στον φάκελο KT-XXXX) να περάσουμε τους σειριακούς με τις περιγραφές στην βάση του συστήματος.
2. Μπορούμε επίσης να εκτυπώσουμε τα QR-codes με βάση τους υπάρχοντες σειριακούς αριθμούς.

Κατόπιν η διαδικασία διαφοροποιείται ως εξής: Φωτογραφίζουμε υλικό και τιμολόγια έτσι ώστε το QR code να είναι καθαρό (αρκεί να είναι με σωστό focus) και στο σύστημα επιλέγουμε:

1. Auto file a photo ή
2. Auto file an invoice. Με την διαδικασία αυτή η φωτογραφία θα αντιστοιχηθεί αυτόματα με το αντίστοιχο σειριακό αριθμό. Αν ο σειριακός δεν υπάρχει θα δημιουργηθεί λάθος.

Αλλα χαρακτηριστικά του συστήματος

Υποστηρίζει πολλούς χρήστες

Κάθε χρήστης μπορεί να είναι :

• admin ή απλός χρήστης
• να έχει το δικαίωμα can edit : μπορεί να κάνει αλλαγές
• να έχει το δικαίωμα can add : μπορεί να κάνει προσθήκες και αλλαγές σε ότι έχει προσθέσει ο ίδιος/α

Πλήρης καταγραφή ιστορικού αλλαγών

Κάθε αλλαγή καταγράφεται :

• καταγράφεται πιο πεδίο της βάσης άλλαξε,
• ποιά ήταν η παλιά τιμή
• ποιά είναι η νέα τιμή
• ποιός έκανε την αλλαγή

Πλήρης καταγραφή ιστορικού μεταφορών

Κάθε μεταφορά αντικειμένου (αλλαγή του container id) καταγράφεται :

• που βρισκόταν πριν το αντικείμενο
• ποιός έκανε την αλλαγή.

Δυνατότητα υπογεγραμμένων QR-codes

Υπάρχει η πρόβλεψη κάποια QR-codes να είναι υπογεγραμμένα με secure hash. Στην περίπτωση ενός τέτοιου QR-code, το σύστημα μπορεί να ελέγχει αν είναι γνήσιο.

Get more details at codescene.io.