Topluluk olarak, yaptığımız, yapacağımız bir çok etkinlik var ve bunları zevk ile yapıyoruz. Fakat bu etkinlikleri düzenlerken bir yandan da tüm etkinliği resmiyete dökmemiz gerekiyor. Bu rehberde birçoğumuzun bilmediği etkinlik öncesi ve sonrası bürokratik işlemlerin nasıl gerçekleştirildiğine değineceğiz.
Topluluğumuz okulun rektörlük birimine bağlı olan SKS'ye (Sağlık, Kültür ve Spor Müdürlüğü) bağlı bir topluluktur. Bu yüzden topluluk adına yapılan her işlemden SKS'nin de haberi olmalıdır.
Şu an Topluluk Akademik Danışmanımız bilgisayar mühendisliği bölüm başkanı Dr. Öğr. Üyesi Kaya OĞUZ hocamızdır. Yapmak istediğimiz her etkinlik ve her eğitim için onun da onayını almamız gerekir.
Topluluğun resmiyette var olabilmesi için SKS de kayıtlı, yeterli sayıda üyesinin bulunması gerekir (20). Kulüp üyeleri arasından mezun olma veya topluluktan ayrılmalar olduğu taktirde bu sayının tekrar 20'ye tamamlanması gerekir. Aksi halde topluluk askıya alınır ve bir sonraki aşamada ise yeterli sayı olmadığı gerekçe edilerek SKS tarafından topluluğu kapatma kararı verilir.
Topluluk ile ilgili;
- Yürütme organlarının ne olduğu ve görevleri
- Yürütme birimi ve görevleri
- Topluluk danışman öğretim elemanının nasıl atanabileceği ve görevleri
- Kurulan topluluğumuzun yönergeye göre görevleri
- Kurulan topluluğumuzun yönergeye göre esasları
- Kapatılması ile ilgili esasları
- Topluluk ile ilgili belgeler hakkında bilgiye
SKS'nin Öğrenci Toplulukları Yönergesi'ne bakarak daha detaylı bilgilere ulaşabilirsiniz.
Topluluğumuzda kararlar yönetim kurulu tarafından alınır. Topluluk başkanının görevi SKS ile iletişimi sağlamaktır.
Etkinliğinin resmiyete dökülmesi için takip etmeniz gereken adımlar aşağıda yer almaktadır.
1. Etkinlik isminin belirlenmesi Bu isim yapılacak tüm başvurularda, yazılı ve görsel ürünlerde kullanılacak isimdir. Bu sebeple belirlenirken dikkat edilmelidir.
2. Etkinlik yerinin belirlenmesi Etkinlik için seçicelek konum okul içinde veya dışında olabilir. Bu tarihe kadar en çok kullanılan etkinlik yerleri:
- Okul içerisindeki sınıflar
- İEÜ Konferans Salonu
3. Topluluk Akademik Danışmanı'na etkinlik hakkında bilgi verilmesi ve SKS Başvurusu Yapılacak etkinlik ile alakalı Topluluk Akademik Danışmanı'na etkinlik detaylarını içeren bir dilekçe imzalatmanız ve bu onaylı dilekçeyi SKS'ye teslim etmeniz gerekiyor.
4. Etkinlik Görsellerinin SKS'ye İletilmesi Yapılacak etkinliğin okul websitesi ve sosyal medya hesaplarında duyurulması için birkaç şart bulunmakta.
- Okul Websitesi'ne koyulacak görsel, 960x540 boyutlarında ve 72 dpi olup 500KB boyutunu geçmemelidir. İzmir Ekonomi Üniversitesi logosu bulunmalıdır.
- Okul sosyal medyasına koyulacak görsel, 1080x1080 boyutlarında olmalıdır. İzmir Ekonomi Üniversitesi logosu bulunmalıdır.
4. Etkinlik Raporu Yapılan etkinliklerden sonra SKS'ye etkinlik hakkında birkaç bilgi içeren rapor teslim edilmelidir.
Etkinlik başvurusu yapabilmek için uygun tarih en erken etkinlik tarihinden 15 gün öncesidir. Aksi halde etkinlik başvurusu yapamazsınız.
5. Danışman öğretmen onayı Başvuru ilk önce danışman öğretmenin onayına ihtiyaç duyar. Etkinlik bu aşamada SKS sisteminde "danışman onayında" mesajı ile gözükecektir. Danışman öğretim görevlisinin zaten haberi olduğundan etkinliğinizi onaylayacaktır.
Başvuruyu yaptıktan sonra bildirim gitmediği için etkinliği onaylamasını hatırlatmak amaçıyla danışman öğretim görevlisi ile düzenli olarak iletişim halinde olmanız yararınıza olacaktır.
6. SKS onayı Danışman onayından sonra etkinlik son olarak SKS onayından geçmelidir. Danışman onayından sonra SKS sistemi size bir belge sunar, bu belgeyi çıktı alıp SKS'ye bırakmanız gerekir. Daha sonra SKS'nin etkinliği onaylaması beklenir.
1- Okul içerisindeki sınıflar Okul içerisindeki sınıfları etkinlik için kullanmak istiyorsanız, etkinlik dilekçenize etkinliğin gerçekleştirileceği sınıfı da eklemeniz gerekmekte. Daha sonra dilekçenize istinaden SKS tarafından ilgili sınıf size tahsis edilecektir. Eğer ilgili sınıfta başka bir etkinlik bulunuyorsa SKS sizi rastgele bir sınıfa koyabilir.
2- Konferans Salonu Konferans salonunu almak İEÜ Öğrenci Toplulukları için bir miktar zor. Salonu başarıyla alabilmek için etkinlikten en az 3 ay önce salonu istediğinize dair bir dilekçeyi SKS'ye iletmelisiniz. Bu dilekçenizde etkinliğin tüm detayları, programı, katılımcı sayısı gibi bilgilerin yer alması gerekir.
Etkinlik başvurma adımları geçerlidir. Bunlara ek olarak etkinlik dilekçenizde davet edilen kişinin hangi etkinlik için geldiği, hangi konulara değineceği hakkında bilgi vermeniz gerekir.
Davet edilen kişi şehir dışından uçak ile gelecekse havaalanından karşılama için ihtiyaçlar listesinde uçağa kaçta bineceği, geleceği yer, dönüş için de servis talep edilecekse dönüş için katılımcının alınacağı yer, alınacağı tarih ve saat bilgisi verilmesi gerekir. Kişinin şehir içi ulaşımları okul tarafından karşılanmamaktadır.
Şehir dışında yapılan bir etkinliğe katılmak için yada şehir dışında topluluk olarak bir etkinlik yapmak için başvuruya ek olarak başvuruyu yaparken ihtiyaçlar bölümünde okuldan otobüs talebinde bulunmalısınız.
Etkinliğe katılacak kişilerin detaylı bilgilerini liste halinde SKS'ye vermeniz gerekir. Bu bilgiler kimlik numarası, öğrenci numarası, adı ve soyadı vs. dir Detaylı olarak SKS'den öğrenmelisiniz.
Sınıflarda ve labaratuvarlarda kimi zaman prizler yetersiz kalabiliyor. Bu durumlarda priz ihtiyacını SKS'den temin edebilirsiniz. Bunun için öncelikle SKS'ye haber vermeli ve ihtiyaçın miktarını bildirmelisiniz.
Daha sonra SKS sizi TİİM'e (Teknik ve İdari İşler Müdürlüğü) gönderecektir. Orada öğrenci kimliğinizi bırakarak prizleri teslim alabilirsiniz.
Geri iade ederken de alanınan prizler, eksiksiz şekilde teslim edilmelidir.
Beklenmedik zamanda gelişen priz ihtiyacı için:
Bazen uzatma prizine beklenmedik zamanlarda ihtiyaç olabiliyor. Yine böyle bir durumda TİİM'e ulaşıp kimliğiniz karşılığında prizleri alabilirsiniz.
Etkinliklerde kullanmak için çay makinesini SKS'den temin edebilirsiniz. Bunun için öncelikle danışman onaylı dilekçenizi SKS'ye sunmalısınız. Dilekçenizde ihtiyaçlarınızı bildirmelisiniz.
Daha sonra SKS ilgili hizmetli ile görüşerek, etkinlikten yaklaşık yarım saat kadar önce, etkinlik yerine çay makinesini getirecektir.
Etkinlik bitiminde ilgili hizmetliye haber veriniz ki çay makinesini toplayıp yerine koysun.
NOT: Çaycı ile birlikte bardak ve karıştırcı da okul tarafından temin edilmekte. Bazı durumlarda okul su da temin etmekte fakat böyle olmadığı durumlarda; Çay, kahve ve çay makinesi için gerekli suyu siz ayarlamalısınız.
Bu doküman günümüz şartlarına göre hazırlanmıştır. Prosedürlerin değişmesi halinde lütfen dokümanı güncelleyiniz.