Los espacios de coworking son oficinas compartidas (a veces hasta más de 50 empresas) en las que profesionales autónomos, trabajadores y empresarios se dan cita para trabajar, y donde los gestores del espacio intentan conectar y crear oportunidades profesionales y personales entre y para sus miembros. Es común que a diario se reciban visitas ya sea por negocios, entrevistas de trabajo o para solicitar información.
En cada uno de estos coworking se lleva un registro de cada visitante, la mayoría en una bitácora donde se llenan datos como fecha, nombre, nombre de la persona a quien visita, motivo, etc. aparte de tener que dejar una identificación.
1.- Registros largos y tediosos para los visitantes.
2.-Implica pérdida de tiempo valioso tanto para los visitantes como para quien lleva el registro.
3.-En algunos casos los datos recabados se tienen que vaciar en hojas de Excel para llevar un control de visitantes.
4.-Interfiere en actividades de recepcionista o vigilante al tener que explicar cómo llenar la bitácora (el formato es poco intuitivo).
5.- Se tiene que hacer llamadas para avisar que llego visita (En casos donde haya mucha afluencia de visitantes, se demora el tiempo de espera).
6.- No se permite el acceso sin una identificación oficial.
1.-Agilizar y simplificar el registro de visita.
2.-Agradable experiencia para el visitante.
3·- Proceso de registro que no interfiera en las actividades de la recepcionista o vigilante.
4.-Aviso en automático a la persona que se visita.
5.-Crear una base de datos con los datos de los visitantes, para futuras consultas.
Crear una app de que permita al visitante registrarse de una manera ágil, intuitiva, reduciendo tiempos (tanto para el visitante como para quien lleva el registro) y mejorando la experiencia de usuario.
Se planea que esta app envié notificación a quien se visita, por medio de un correo electrónico. De igual forma guardar visitas en una base de datos que permitan la consulta de los mismos en cualquier momento y de una manera práctica.
Se realizó una investigación de campo donde se visitó dos coworking y dos WeWork para conocer su proceso de registro y detectar áreas de oportunidad.
1.- Coworking 3ER ESPACIO ubicado en Ámsterdam 240, 4to piso, México CDMX. Se realizó una entrevista a la gerente de comunicaciones (Ella es quien lleva el registro).
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Registro de forma manual en una bitácora (Se planea implementar tarjetas de acceso para llevar mayor control en el registro).
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Se registran tanto visitantes como miembros que contratan el espacio por 80 horas (En este caso para llevar el control de horas trabajando en el espacio).
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La información recabada se pasa a una hoja de Excel.
2.- WeWork Montes Urales ,424 Lomas de Chapultepec. Se e logró hacer una entrevista a una miembro del coworking donde explicó el proceso que se lleva a cabo para el registro de visitantes.
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Para el registro de visitantes (Ya sea visita programada o no) los miembros de este espacio cuentan con una app, en la cual se realiza el pre registro de visitas, también esta notifica con un mensaje al llegar alguna visita (contiene los datos y la foto del visitante) .
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El visitante se presenta en recepción se registra en la tablet con los datos que le piden (Nombre, correo, empresa y persona a quien visita), se toma una foto y estos datos se envían por medio de la app antes mencionada, espera a que lo reciba a quien visita
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Si va a acceder a las instalaciones del edificio, tiene que registrarse nuevamente en una bitácora y deja identificación.
3.- Coworking Terminal1 ubicado en Tehuantepec 170. Se realizó tanto entrevista a la recepcionista como a vigilancia ya que este es quien apoya en llevar el registro de entrada de los visitantes. (Son 37 empresas las que laboran en el lugar y se tiene un aproximado de mínimo 20 visitas por día).
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Se llenan datos en bitácora localizada en el módulo de vigilancia, en caso de que no se encuentre el vigilante el registro se lleva a cabo en la recepción (se cuenta con una cámara la cual graba el proceso de registro).
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Se le hace la llamada a la persona que se visita (esta decide si se da el acceso o no al inmueble).
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En dado caso que no se localice a la persona que se visita, el visitante se queda en espera hasta ser atendido.
WeWork ubicado en Insurgentes 601 cuenta con 8 pisos de espacios de coworking. Se realizó la visita para probar de “cliente incognito”.
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Al llegar al edificio, se registra en bitácora en el caso de visitas, y en una libreta en caso de trabajar en el lugar este lo llevaba a cabo gente de seguridad del edificio.
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Para dar acceso al edificio se nos solicito identificación oficial.
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Indicaron el piso donde se encuentra la recepción del WeWork donde se tiene que registrar nuevamente (solo si algún miembro ha informado a la recepción que te permitan el acceder al lugar) en este caso de manera digital en una Tablet.
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Como no contábamos con ninguna invitación de algún miembro solo se pudo obtener la información por medio de la recepcionista sobre el modo de registro de visitantes.
Conclusión:
En resumen el registro no fue nada práctico ni agradable, se tiene que pasar por dos filtros los cuales hacen que pierdas tiempo, sin contar que sin una identificación oficial no te permiten el acceso. Aunque se cuenta con el registro de manera digital se tiene que llevar el procedimiento arcaico del registro de bitácora (En este caso doblo vez, para poder acceder al edificio).
Se realizó un comparativo con 4 diferentes registros de visitantes que se llevan a cabo de forma digital, para identificar su funcionamiento, y saber qué es lo que se ofrece al mercado.
En el proceso de registro se ha pensado en todas las personas que accedan al Coworking ya sea por una cita de de negocios, una entrevista de trabajo o a solicitar alguna información, por estos motivos el rango de edad es extenso a partir de los 18 años. En el caso de quien lleva el control de registro, se ha pensado tanto en vigilantes (Son el primer filtro) como en la recepcionista quienes son
1.-Yo como visitante no quiero demorar más tiempo para que me permitan acceder al edificio.
2.-Yo como visitante quiero registrarme al ingresar al edificio de una manera sencilla y rápida.
3.-Yo como visitante no quiero demorar en llenar registros donde se me pidan bastantes datos.
4.-Yo como visitante no me gustaría esperar bastante tiempo en lo que localizan a la persona que voy a visitar.
5.-Yo como recepcionista quiero agilizar en el menor tiempo posible el registro de visitantes para que este no interfiera en mis múltiples actividades.
6.-Yo como recepcionista quiero llevar un registro ágil y consultar los datos de los visitantes en cualquier momento de una manera rápida.
Visitantes y administradores del coworking en general
Después de lo investigado se ha pensado en el desarrollo de una aplicación que solucione lo engorroso y tardado que es el registro de visitantes tanto para el visitante como para quien lleva este registro. Se ha pensado en que esta aplicación tiene que llevar estas características.
1.-Intuitiva: Debe ser de fácil uso, el visitante debe saber en automático que pasos seguir sin necesidad de una amplia explicación.
2.-Simple: El formulario a llenar solo debe de requerir los datos y debe ser de una manera ágil.
3.-Amigable con el usuario: Tiene que ser una aplicación que minimice tiempo de registro en pocos click`s y debe ser de fácil uso.
Para idear el diseño de la app se eligieron los colores representativos del Coworking Terminal 1 (negro, blanco y gama de gris).
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Fondo: Se eligió como fondo el color gris claro para dar formalidad, además que ayuda a tener textos legibles y se pueda leer cómodamente.
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Texto: Para los títulos y subtítulos se eligió el color negro, para hacer contraste con el fondo claro.
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Detalles: Se eligió n color negro para resaltar el nombre del coworkin
Se eligió la tipografía Raleway por transmitir gran limpieza, elegancia y equilibrio en la escritura.
Se pensó en un logo que identificara el producto que representara lo ágil y práctico que es realizar el registro a solo unos clicks de distancia
Se mantuvo el color gris haciendo referencia a la identidad del coworkin terminal 1.
Evidencia flujo de app en producto terminado
- Testing a usuarios elegidos al azar del prototipo clickable para ver lo intuitivo que era nuestra app y encontrar áreas de oportunidad para su mejora.
Observaciones:
Al realizar el testing de usuario con el prototipo de alta fidelidad y recibir feedback de los testeados, se tomó la decisión de agregar un campo extra en el formulario, para introducir el motivo de la visita, ya que muchas veces estas visitas no son planeadas y es necesario explicar el motivo de la misma para que se permita el acceso.
- Se realizó el testing a usuarios del coworking con el producto terminado, para identificar el flujo de este. Se les pidió que narraran los pasos que seguían para el registro para identificar áreas de oportunidad y lo intuitivo del diseño.
Testing de usuarios de producto final
Observaciones: El testeo se realizó sin dar indicaciones claras sobre los pasos a seguir, aun así los usuarios llevaron a cabo el registro de una forma ágil y rápida, comprobando el objetivo de la app.
Evidencia testing producto terminado
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Se seguirá refactorizando el código para llegar al alcance esperado.
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Al hacer el ultimo testeo de aplicación se identificó un área de oportunidad para incluir la opción de registro de hora de salida, ya que es un dato muy importante para el control de visitantes en dado caso de un siniestro (identificar quien sigue dentro del edificio), o por seguridad de los miembros del espacio.
Es de suma importancia llevar un gran trabajo colaborativo tanto en la parte de investigación como del desarrollo de la aplicación. La comunicación asertiva y el enfoque de mismos objetivos son puntos clave para el resultado del producto.
+Registro visitante
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Ingresar a la pagina principal : Registro visitante
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Llena el formulario con tus datos da click. Da click en el botón siguiente.
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Sonríe para la foto, captura con el botón “capturar”.
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Espera confirmación de registro, da click en botón aceptar. Y espera un momento en lo que te atienden.
+Registro administrador
1.-Ingresar a la página principal de administrador : Registro administrador
2.- Ingresa los siguientes datos (proporcionados a cada administrador):
• correo: admi@mail.com
• Contraseña: 123456
3.-La página te dirige a la base de datos donde puedes consultar a los datos de las visitas registradas
4.-Para cerrar sesión da click en la flecha superior del lado derecho.