Accounting of one document with multiple entries

[olange]

Use case

• Commande Amazon du 22.01.2022 / 1 commande, 2 transactions sur carte crédit MC6996, 3 livres (2021/341685)
  EUR 17.25 / CHF 19.19 + EUR 33.70 / CHF 37.49 le 25.01.2022

• Facture CIEPP du 16.03.20221 / contributions LPP 01–03.2021 / CHF 2'276.– (2021/342214)
  dont CHF 845.40 doivent être remboursées ultérieurement (contributions LPP 03.2021)
  et pour laquelle je n'ai versé que CHF 1'430.60 (contributions LPP 01–02.2022)

  cette facture sera suivie ultérieurement d'une note de crédit de CHF 845.40 (2021/342353); les contributions LPP 03.2021 ne sont pas dues, puisqu'il n'y a plus de collaborateur dans l'entreprise à fin 02.2021.

Documents

• AMAZON⟶PTAT: fact. du 22.01.2022 / 1 livre «Flow» (2021/341685) EUR 17.25 / CHF 19.19
  AMAZON⟶PTAT: fact. du 22.01.2022 / 2 livres «Originals» et «Give & take» (2021/341685) EUR 33.70 / CHF 37.49
• CIEPP⟶PTAT: fact. du 16.03.20221 / contributions LPP 01–03.2021 / CHF 2'276.– (2021/342214)
  CIEPP⟶PTAT: fact. du 16.03.20221 / contributions LPP 01–03.2021 / CHF –845.40 (2021/342353)

[olange]

Solutions comptables

Au fil de l'eau

Il faut comptabiliser 2 écritures pour le document 2021/342214, au débit du compte 5272 (CIEPP LPP), à la même date comptable:

1. une pour le montant payé de CHF 1'430.60 au crédit du compte 1010 (UBS 3901C);
2. et une autre pour le crédit de CHF 845.40 au crédit du compte 1300 (Actifs transitoires).

Ultérieurement, pour le document 2021/342353, au débit du compte 1300 (Actifs transitoires), ce qui va remonter son solde à zéro:

3. une écriture pour le crédit de CHF 845.50, au crédit du compte 5272 (CIEPP LPP).

En fin d'exercice

Soit on comptabilise à posteriori les 2 documents comme indiqué ci-dessus, au fil de l'eau, avec des écritures multiples.

Soit on ignore le deuxième document et on ne considère/comptabilise que le montant effectivement payé de CHF 1'430.60. Mais «ignorer le document» du point de vue comptable introduit un problème du point de vue documentaire, si cela correspond à l'effacement du document électronique — voir ci-dessous.

Solutions documentaires

Au fil de l'eau

Pour l'écriture multiple au fil de l'eau, une solution possible est de dupliquer le document 2021/342214, en changeant la description comptable après le symbole hash. Ultérieurement, comptabiliser le document 2021/342353 normalement.

fact-encaissees/
  d5272-ciepp-lpp/
    d342353-20210517-ciepp-fact-864956-retroactif-periode-202103#chf845·40-1300-20210517.pdf
fact-payees/
  d5272-ciepp-lpp/
    d342214-20210316-ciepp-fact-849565-periode-2021q1#chf845·40-1300-20210427.pdf
    d342214-20210316-ciepp-fact-849565-periode-2021q1#chf1430·60-ubs3901-20210427.pdf

En fin d'exercice

Si on choisissait d'ignorer le deuxième document 2021/342353, du point de vue comptable, on classerait uniquement le document 2021/342214 dans la hiérarchie comptable:

fact-payees/
  d5272-ciepp-lpp/
    d342214-20210316-ciepp-fact-849565-periode-2021q1#chf1430·60-ubs3901-20210427.pdf

Mais du point de vue documentaire, on ne saurait pas quoi faire du deuxième document 2021/342353.

On ne peut pas «simplement» l'effacer — puisqu'on ne pourrait plus le trouver dans l'archive documentaire et il n'y aurait plus de correspondance entre l'archive physique et l'archive électronique.

Il devrait être reclassé dans une rubrique spéciale «ignoré par la comptabilité». ¡Bizarrerie!