Skip to content
Permalink
main
Switch branches/tags
Go to file
 
 
Cannot retrieve contributors at this time

Picqer Handboek

Met het Picqer Handboek hebben we in 1 geschreven document staan hoe we intern bij Picqer werken. Makkelijk voor als je net aansluit bij ons team, maar ook een handig naslagwerk.

Dit is een levend document, net zoals alles eigenlijk bij Picqer. Als we nieuwe dingen leren die nog niet in dit document staan dan vullen we het aan. Ook kunnen elementen achterhaalt blijken en dan schrappen we ze.

Aanvullingen voor dit handboek zijn altijd welkom, net zoals je suggesties op alles binnen Picqer.

Overige onderdelen

Doel

Ons doel is:

De beste software voor webwinkel magazijnen

We hoeven niet de grootste of de bekendste te zijn, ons doel is om de beste software voor webwinkel magazijnen te maken. Picqer is er voor de meeste webwinkels, maar dat betekent ook dat we niet voor iedereen zijn. Om te zorgen dat 80% van de markt snel en makkelijk met Picqer kan werken, moeten we zo weinig mogelijk uitzonderingen ondersteunen.

Er zullen altijd edge-cases zijn die we niet 100% ondersteunen. Die trade-off is nodig om te zorgen dat 80% van de markt van simpele en leuke software kan genieten. Voor de 20% edge-cases zijn er voldoende consultants en maatwerk pakketten om hun processen te automatiseren.

'Beste' is de overtreffende trap van 'goed'. Voor onze doelgroep maken we dus software die beter is dan 'goed'. Karakteristieken van “beter dan goede software” zijn: waardevol, begrijpbaar, geen magie, verbergen van technische details, “convention over configuration”.

Gebruikers moeten de software kunnen vertrouwen. Vertrouwen komt van: weinig bugs (bugvrije software bestaat niet), doen wat je verwacht, gebruiker laten weten als er iets mis gaat, en ‘debuggable’ (dat er te achterhalen is waarom iets mis gaat).

Daarnaast is goede software snel, mooi en robuust.

Meer info in onze manifesto (enkel intern)

Product en support

Een goed product en goede support zijn de kern van Picqer. Dat is wat onze gebruikers dagelijks ervaren en zijn de motor voor lange termijn groei en voor ons eigen werkgeluk.

Marketing en sales zorgen dat we meer mensen bereiken met ons product, maar zijn ondersteunend en katalysatoren. Ze versterken de impact van product en support.

We zeggen hiermee niet dat marketing en sales niet belangrijk zijn. Maar mocht er in een keuze een conflict zijn tussen wat het beste is voor product/support of marketing/sales, dan moeten we ons realiseren dat product/support belangrijker is op lange termijn.

Values

We hechten waarde aan:

  1. Simplicity: Als er 2 oplossingen zijn voor een probleem, kiezen wij voor de "eenvoudigste". In de eerste plaats eenvoudigst voor de gebruiker, klant of collega. Als de uitkomst hetzelfde is, eenvoudigst voor degene die het moet uitvoeren.
  2. Long term: We denken na over de lange termijn. Quick wins zijn prima, maar niet als je weet dat we daar later last van hebben. Zo raden we leads soms aan om geen klant bij ons te worden, omdat we weten dat Picqer niet bij ze past en ze na 3 maanden weer weg gaan.
  3. Results: Aan het einde van de week gaat het om het resultaat dat je hebt bereikt. Nieuwe functionaliteit die je hebt gelanceerd, een klant die je blij hebt gemaakt, een collega die je hebt geholpen. We vinden het niet belangrijk hoeveel uur je gewerkt hebt en je krijgt ook geen extra punten omdat je zo hard hebt gewerkt.
  4. Honesty: We zijn altijd eerlijk. Zowel intern als naar klanten toe. Als je iets stuk hebt gemaakt dan geef je dat toe en zeg je sorry. Als je ziet dat iets beter kan, dan spreek je je daar over uit. Dit betekent niet dat we geen geheimen hebben: we geven bijvoorbeeld nooit informatie over financiën of informatie over klanten (zie ook kopje privacy). Maar we zijn altijd eerlijk.
  5. Details matter: We geven aandacht aan details, omdat details er toe doen. Als je niet over details nadenkt, weet je ook niet of je de hoofdlijnen wel goed hebt. Ook krijgt iedereen fuzzy feelings als details kloppen. En niet alleen in design, maar ook in geschreven tekst, in timing of in benadering van klanten.
  6. Efficiency: We krijgen het meeste gedaan als we de goede dingen doen en de belangrijkste dingen als eerste doen. We doen niet meer dan nodig en proberen dubbel werk te voorkomen. Als iets vaker moet gebeuren proberen we dat te automatiseren. En omdat we niet alles kunnen doen, betekent het dat sommige dingen nooit worden gedaan omdat ze niet belangrijk genoeg zijn en dat is prima.
  7. Work together: Vertel wat je doet en waarom. Vertel waar je last van hebt, wanneer je niet verder komt of hulp nodig hebt. Kom met nieuwe ideeën, moedig anderen aan hun ideeën te realiseren. Blijf op de hoogte van wat de rest doet en toon interesse.

Principes

  • Doe wat het beste is voor onze klanten, de klanten van onze klanten, voor collega's en voor partners (en in deze volgorde). Doe wat het beste is voor de lange termijn.
  • Belangrijke dingen schrijven we op. Geschreven tekst heeft veel voordelen over gesproken woord: lezen is sneller, doorzoekbaar, consistenter en schaalbaarder.
  • Perfection is the enemy of done. We kunnen altijd alles nog verbeteren. Wacht daarom niet te lang met iets te lanceren of te delen. En niet alleen met software, maar ook met kleine documenten. Het gaat om vooruitgang, push wat je hebt en ga er later op verder. Zo ook dit handboek.
  • Sta open voor suggesties van anderen en geef anderen suggesties. Tenslotte kunnen we alles nog verbeteren en kunnen we over alles praten.
  • "Elke dag een beetje beter" zeggen ze bij Coolblue. Het is beter om in kleine stapjes beter te worden en elke dag te verbeteren, dan maanden werken aan iets wat je in 1 grote klap lanceert. Dat proberen we bij Picqer ook.
  • Als je met relatief weinig tijd een belangrijk pijnpunt kan oplossen, ben je vrij om dat te doen.
  • Je krijgt geen punten voor complexiteit. Zowel code als gewone tekst wordt vaker gelezen dan geschreven, en processen worden vaker uitgevoerd dan bedacht. Daarom is het belangrijk om de tijd te nemen bij het schrijven van code, tekst of processen, als het lezen en uitvoeren ervan eenvoudiger wordt.
  • Laat het weten als je tegen problemen aanloopt, vraag om hulp, wees open over je eigen fouten en spreek anderen aan op hun fouten.
  • We verwijten elkaar niets. Wel leren we van onze eigen fouten en die van anderen, anders is het zonde dat we die fout gemaakt hebben.
  • Als we realiseren dat we een fout gemaakt hebben, herstellen we die en laten we betrokken partijen proactief weten wat er mis is gegaan en hoe we dat hebben opgelost.
  • We beloven externe partijen (klanten/partners) nooit nieuwe features of wanneer nieuwe features komen.
  • Je hoeft het niet te accepteren als iemand je slecht behandeld, ook niet als dat een klant of een belangrijke leverancier is.
  • Wees erop bedacht dat niet iedereen het beste met je voor heeft. Zo zijn er mensen die zich voordoen als iemand anders of proberen fysieke of digitale goederen te stelen. Bij twijfel direct ingrijpen en Casper of Stephan om hulp vragen. Het is beter als we ons achteraf verontschuldigen als het onterecht blijkt, dan dat ze er mee wegkomen.
  • Als je ergens ontevreden over bent, laat het Stephan of Casper zo snel mogelijk weten. Het mag over alles gaan: je werk, je collega's, je baas, je salaris, je werkplek, etc. Het is niet normaal als je op je werk regelmatig ergernissen hebt.
  • We doen niet aan micromanagen en zullen je zo veel mogelijk vrijlaten in wat je doet en hoe je dat doet. Dat betekent wel dat je verantwoordelijkheid neemt voor wat je doet en initiatief toont.
  • Discussies zijn belangrijk om soms tot de kern te komen en de details precies goed te krijgen. Maar wees altijd respectvol, eerlijk en sta open voor andere inzichten. Doe moeite om elkaar te begrijpen.
  • Maak geen grappen over geslacht, ras, afkomst, huidskleur of geaardheid.
  • Gebruik 'inclusieve' taal waarbij je niet (onbewust) groepen uitsluit: 'Hoi iedereen' of 'Hallo allemaal' in plaats van 'Hey jongens'. Dit geldt ook voor grappige opmerkingen zoals: 'doe niet zo pussy' of 'jij hebt ook geen ballen', wat lijkt te suggereren dat mannen stoerder zijn dan vrouwen.

Je eerste dag

Leuk dat je bij Picqer begint! Deze stappen helpen je om snel aan de slag te gaan.

We zullen je de eerste dag vooral laten wennen. Zorgen dat je bekend bent met de tools en het koffiezetapparaat en dat je weet hoe alles werkt. Lees ook dit volledige handboek door.

Voor vragen kan je natuurlijk bij iedereen terecht, maar je krijgt ook een 'buddy' die zorgt dat je niet verdrinkt. En we hebben checklist om je eerste dag wat structuur te geven.

Je werkplek en de tools

Als je aankomt staat de basis van je werkplek al klaar, zoals je laptop, bureau en stoel. Je ontvangt van ons toegang tot onze belangrijkste tools.

Zorg dat je voor elke tool een ander wachtwoord gebruikt. Beheer je wachtwoorden met 1Password. Voor Google Apps en de Picqer Admin ontvang je van ons een wachtwoord. Voor de andere tools krijg je een uitnodiging om je eigen account aan te maken. Schakel voor elke tool (die het ondersteund) 2-factor authentication (2FA) in, 1Password heeft ondersteuning voor 2FA om het inloggen makkelijk te houden.

Leer je collega's kennen

Een leuke werkplek hangt samen met een leuk team. Om iedereen te leren kennen kan je met een ieder een speeddate plannen. Zo leer je iedereen met wie je werkt al gelijk iets beter kennen. Een speeddate duurt ongeveer 15 minuten. Ga even apart zitten of loop samen een rondje.

Inlezen

Meestal is het fijn eerst interne documentatie en communicatie te lezen, zodat je een gevoel hebt hoe Picqer werkt en hoe we onderling samenwerken. Al die informatie staat zoveel mogelijk op Basecamp, ons intranet. Dit is het startpunt voor interne informatie op Basecamp.

Aanmelden voor de salarisadministratie

Om je wel verdiende buit aan je over te maken hebben we extra gegevens van je nodig. Je ontvangt per mail een uitnodiging om een formulier in te vullen waarmee we in één keer alles hebben voor de salarisadministratie. Heb je de mail nog niet gehad, klop dan even bij Stephan aan.

Aan de slag

Hierna moedigen we je aan om in het diepe te springen. Overleg met je directe collega’s of je buddy wat je eerste echte taken worden. In de meeste gevallen zal dit aan het begin van je 2e dag zijn.

Jezelf introduceren

Na 1-2 weken is het meestal een mooi moment om jezelf te introduceren aan onze gebruikers. Daarvoor kan je een blogpost schrijven voor op onze blog. Doe dit in overleg met marketing.

Zie je voorgangers voor inspiratie:

Elke dag

Als je binnenkomt is het fijn iedereen te begroeten, zolang je ze niet stoort in hun werk.

Aan het einde van elke dag krijg je een mail met de vraag wat je gedaan hebt. Dit is voor jezelf om te reflecteren op de dag en om de rest van het team te laten weten wat er speelt. (Dit is dus niet om te zien of je wel hard genoeg werkt.)

Elke week of maand

Neem regelmatig een kijkje bij een klant. Door bij een klant te kijken hoe ze werken en hoe ze Picqer gebruiken krijg je meer feeling voor wat klanten belangrijk vinden. Ook vinden klanten het altijd leuk als er iemand van Picqer op bezoek komt. Maak wel van te voren een afspraak met de klant voor een geschikt moment.

1-op-1’s

We werken zoveel mogelijk asynchroon met geschreven documenten, zie hoe we werken, maar er is 1 bespreking die we altijd doen: Het 1-op-1 gesprek.

Elke 2 weken heeft iedereen een 1-op-1 gesprek met zijn ‘manager’. De 1-op-1 bespreking is er om te zorgen dat jij zo goed mogelijk je werk kan doen. (In je eerste maanden bij Picqer heb je elke week een 1-op-1 gesprek, om te zorgen dat je je snel thuis voelt.)

Je mag het in dit gesprek over alles hebben, het gesprek is ‘van jou’. Bijvoorbeeld over wat er goed gaat of minder goed gaat in het team, met het product, met support. Of over hoe het bij je thuis gaat. Of je wilt het ‘waarom’ weten van iets. Alles is bespreekbaar.

Ook krijg je in dit gesprek feedback over wat je goed doet en wat er beter kan. En jij kan direct feedback geven aan je 'manager'. Zo is er een continu gesprek waarin we kleine (of grote) irritaties zo snel mogelijk verhelpen.

Dit gesprek duurt meestal 30 tot 60 minuten.

Tools

We gebruiken de volgende tools:

  • Picqer Admin (https://secure.picqer.com/admin) Hierin staan alle klanten en alle leads. Dit wordt daarom veel gebruikt voor support en voor sales. Ook houden we hier suggesties van klanten bij.
  • Gmail/Google Apps Iedereen krijgt een @picqer.com e-mailadres. Dit zit gekoppeld aan Gmail en aan Google Apps.
  • Front (https://app.frontapp.com/) Hierin komen alle e-mails die naar info@picqer.com, support@picqer.com en sales@picqer.com worden gestuurd. Probeer alle communicatie met klanten via deze adressen te doen in plaats van via je persoonlijke e-mailadres, dan is het makkelijker terug te vinden en zijn klanten gewend om naar iedereen te mailen in plaats van naar jou persoonlijk.
  • Basecamp (https://3.basecamp.com/3093964/) Op Basecamp staan veel algemene documenten om samen aan te werken. Ook kan je elke week op Basecamp vermelden waar je deze week aan gewerkt hebt, zodat iedereen mee krijgt wat er in heel Picqer voor een werk verzet wordt.
  • Slack (https://picqer.slack.com) Dit is de chat app waarin het hele team online is als we aan het werk zijn. Zo kunnen we makkelijk vragen stellen zonder de ander direct te storen in het werk.
  • GitHub (https://github.com/picqer) Op Github wordt onze broncode bijgehouden en wordt gepland welke technische wijzigingen we in Picqer gaan doen.

Lunch & Koffie

Elke dag om 12:30 uur nemen we de tijd voor een gezamenlijke lunch. Een mooi moment om even te socializen. De lunch wordt door ons verzorgd, zodat je altijd kan genieten van vers brood en beleg.

We hebben lekkere koffie uit een goede koffiemachine, thee en onze koelkast is gevuld met fris. Voor de lekkere trek voorzien we in fruit en kleine versnaperingen.

Suggesties voor boodschappen kan je doorgeven aan Stephan.

Vakantie en verlof

Goede prestaties hangen samen met goed ontspannen. We hechten er veel waarde aan dat je regelmatig vakantie neemt en geniet van momenten met vrienden en familie. Daarom is het de bedoeling dat je vakantieuren opneemt in het jaar dat je ze hebt verdient.

Vakantieuren kan je niet meenemen naar het volgende kalenderjaar.

Indien je meer vakantie nodig hebt dan je nog tegoed hebt kan je in overleg onbetaald verlof krijgen.

Feestdagen

Naast je vrije dagen die je naar eigen inzicht kan opnemen, zijn we allemaal vrij op de volgende dagen:

  • Nieuwjaarsdag (1 januari)
  • Tweede paasdag
  • Koningsdag (27 april)
  • Bevrijdingsdag (5 mei - eens per 5 jaar: 2025, 2030, etcetera)
  • Hemelvaartsdag
  • Tweede pinksterdag
  • Eerste en tweede kerstdag (25 en 26 december)

Verlof en vrije dagen registreren

We registeren verlof via Verlof App op https://app.rework.nl. Je krijgt daarop je eigen account om je vrije dagen en verlof te registreren. (De app noemt het "aanvragen", maar je mag je eigen verlof goedkeuren.) Daar vind je ook het overzicht van je beschikbare en gebruikte uren.

Wanneer je een vrije dag of vakantie neemt bepaal je zelf. Je hoeft daarvoor geen goedkeuring te vragen. Voor een enkele vrije dag hoef je niet met je team te overleggen, voor een week of meer is het wel fijn als je met je team overlegd of vakanties niet te veel overlappen. In de support en sales teams is de bezetting en capaciteit wel belangrijk, daar is overleg voor een enkele vrije dag wel gewenst.

In de app zie je ook ingepland verlof van de rest van het team. Zo kan je al kijken of gewenste verlof overlapt met de rest van het team.

De registratie in de Verlof App is vooral voor het totale aantal vakantiedagen. Je hoeft niet elke week precies het aantal uur van je contract te maken. We verwachten dat je zelf in de gaten houdt dat je gemiddeld die uren werkt, de ene week zal dat iets meer zijn dan de andere. Als je bijvoorbeeld een dag 2 uur minder werkt en die tijd in dezelfde week op een andere manier maakt, hoef je dat niet te registreren.

Dokter- of tandartsbezoek

Moet je naar de dokter of tandarts? Probeer dit buiten werktijd te plannen. Lukt dat niet, plan het dan zo vroeg of zo laat mogelijk op de dag. De tijd die je toch tijdens werktijd nodig hebt geldt niet als vrij en wordt doorbetaald. Registreer deze tijd via Verlof App, onder de categorie "Dokter, tandarts".

Ziekte

Ziek zijn is erg vervelend. Maar ziek is ziek, en het is belangrijk dat je goed beter wordt voordat je weer aan het werk gaat.

Als je ziek bent laat je dat zo vroeg mogelijk weten aan Stephan of Casper. Je bent niet verplicht te vertellen ‘wat’ je hebt. Probeer wel aan te geven hoe lang je denkt dat het gaat duren.

Duurt je ziekte langer dan 1 dag, laat Stephan of Casper dan elke 1 of 2 dagen weten wat de stand van zaken is. We horen het ook graag als je weet wanneer je weer komt.

We melden je ziekte ook bij de arbodienst, die probeert ervoor te zorgen dat je zo snel mogelijk weer (gedeeltelijk) aan het werk kan. We zijn wettelijk verplicht te zorgen dat je zo kort mogelijk ziek bent en wij besteden het uit zodat dit zo goed mogelijk gebeurt. De arbodienst neemt vaak contact op als je langer dan 1 week ziek bent.

Nevenactiviteiten

We vinden het leuk dat je naast je werk een activiteit hebt om energie in te steken of van te krijgen. Vraag voordat je aan nevenactiviteiten begint toestemming bij Stephan.

Er zijn een paar richtlijnen om op te letten bij nevenactiviteiten:

  • Let er op dat er geen belangenverstrengeling is. Dit kan het geval zijn wanneer je activiteiten uitvoert die gerelateerd zijn aan je werk bij Picqer of aan Picqer als bedrijf.
  • Sommige informatie die je via Picqer kent is vertrouwelijk. Vanzelfsprekend mag je deze informatie niet gebruiken bij je nevenactiviteiten.
  • Zorg dat je voor je werk bij Picqer altijd voldoende energie hebt en genoeg rust houdt. We geven daar veel aandacht aan tijdens je werk bij Picqer, bij je nevenactiviteiten moet je hier zelf goed op letten.

Deze richtlijnen en je eigen gevoel geven je vaak aan wat er wel en niet kan. Overleg bij twijfel altijd even met Stephan of Casper.

Veiligheid en privacy

Respecteer privacy

We respecteren de privacy van klanten en van de klanten van onze klanten. Geef bijvoorbeeld geen namen van klanten door aan leveranciers of potentiële klanten, voordat je met de klant hebt overlegd of dat goed is.

Wist je dat er heel veel dingen vallen onder 'privacy'? Alles wat gaat over een klant of een persoon of wat iemand anders 'interessant' zou kunnen vinden. Bijvoorbeeld welke producten iemand verkoopt, met welke partner een klant werkt, welke software een klant gebruikt, waar een klant gevestigd is, of iemand al lang klant is bij ons, etcetera. Zelfs als die informatie vrij op internet beschikbaar is, is het niet aan ons die informatie te delen.

Controleer bij twijfel eerst bij collega's of iets gevoelige informatie zou kunnen zijn.

Klantgegevens

In sommige rollen heb je (beperkt) toegang tot gegevens van klanten, zoals het zien van producten en bestellingen die in Picqer zitten. Dit heb je om klanten zo goed en zo snel mogelijk te helpen. Het bekijken of gebruiken van deze gegevens voor iets anders dan de klant helpen, ook al is het alleen voor je eigen interesse, is ontoelaatbaar.

Mocht je de verleiding niet kunnen weerstaan dan zullen we gepaste maatregelen nemen, mogelijk zelfs ontslag of aangifte. Dat is hoe serieus we dit nemen!

Geschiedenis van Picqer

In 2012 zijn Casper Bakker, Pascal Kousbroek en Stephan Groen begonnen met het ontwikkelen van Picqer. Dit deden we nog in het bedrijf Logict, waarmee we websites en webapplicaties voor klanten ontwikkelden.

In 2013 werden we gelijk opgenomen in de Challenger50 lijst van Sprout. Later dat jaar is Pascal gestopt bij Logict/Picqer om direct bij een klant van Logict te gaan werken.

In 2014 liep Picqer zo goed, dat we ons volledig zijn gaan richten op Picqer. De andere ondernemingen die we nog hadden (Logict, Earny, MedNext en CQ) hebben we toen verkocht. We maakten toen nog flink verlies, maar hebben salaris ingeleverd en geld van de verkopen ingelegd om Picqer te laten groeien.

In 2015, een jaar na onze focus op Picqer, was Picqer cashflow-positief en was de ergste druk eraf. Vanaf toen zijn we mensen gaan aannemen om met een leuk team Picqer nog verder te laten groeien.

In 2018 werd het tijd voor een serieus kantoor. Rosanne ontworp voor ons een inrichting die perfect bij ons past: een kantoor waar je rustig kan werken in een lichte en transparante omgeving. Dat is ons huidige kantoor, op Meander 601.

Overige mijlpalen:

  • 2014: Een eigen Picqer pand in Doesburg
  • 2014: Sophie werkte een half jaar bij ons als eerste medewerker
  • 2015: Picqer voor het eerst op de Webwinkel Vakdagen
  • 2015: Verhuizen het kantoor naar de Meander 251 in Arnhem
  • 2016: Bram, Roald en Wouter bij het team gekomen
  • 2016: Eerste Picqer Meet & Grill
  • 2017: Publicatie eerste versie van dit handboek
  • 2018: Désirée en Marco komen bij het team
  • 2019: Start van meetups in de vorm van Picqer Sessions
  • 2019: Johan, Kasper, Anna, Ramon en Bob bij het team gekomen
  • 2019: Picqer wint FD Gazellen als #1 van Gelderland en #40 van Nederland
  • 2020: Kim, Erik, Kay en Lisa bij het team gekomen. Door het coronavirus werken we sinds begin maart allemaal thuis.

Inspiratie handboeken

Dit zijn andere gave handboeken waar we inspiratie uit gehaald hebben: