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Technische Infrastruktur in Bibliotheken (Arbeitsplätze, Netzwerk, RFID ...) |
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Dieses Kapitel beschreibt die grundlegenden technischen Einrichtungen einer Bibliothek für den Betrieb von Prozessen und Dienstleistungen wie Verbuchung, Zugangskontrolle, Internetzugang und Arbeitsplätze. Neben Diensten für Nutzer*innen und der Basistechnologie RFID werden auch wesentliche Dienste für Mitarbeiter*innen beschrieben.
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Die technische Infrastruktur einer Bibliothek umfasst alle IT-Systeme, die die Prozesse und Dienstleistungen einer Bibliothek abbilden, unterstützen oder ergänzen. Neben dem zentralen Bibliotheksmanagementsystem (BMS) (auf Englisch auch LMS genannt) zur Verwaltung und Bereitstellung von Bibliotheksbeständen und Discovery-Systemen zur Recherche, gibt es zahlreiche weitere etablierte Anwendungen von IT in Bibliotheken. Die in diesem Kapitel vorgestellte Infrastruktur ist grob nach Hauptanwendungsfall gegliedert in:
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Allgemeine Infrastruktur für den grundlegenden Betrieb von Prozessen und Dienstleistungen in Bibliotheken wie die Verbuchung.
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Grundlagenwissen zur Objektidentifikation physischer Medien mit RFID
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Dienste primär für Nutzer*innen wie Webseite, Internetzugang und Arbeitsplätze
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Dienste primär für Mitarbeiter*innen wie Intranet und mobiles Arbeiten
Weitgehend ausgeklammert, weil an anderer Stelle behandelt, bleiben forschungsnahe Dienste wie Repositories und Open Data, Infrastruktur zur Digitalisierung sowie Anwendungen für Kommunikation und Wissensmanagement.
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Zu Einführung und Betrieb und zur Entwicklung samt Anforderungsanalyse von IT-Systemen gibt es eigene Kapitel. :::
Zur Verbuchung zählen die Ausleihe und Rückgabe von Medien sowie die Verlängerung von Leihfristen. Für automatische Verbuchung müssen entsprechende Geräte vorhanden sein, um die für Medien eingesetzten Identifikationsmerkmale (Barcodes oder [RFID]-Tags) zu lesen und ggf. auch zu schreiben. Außerdem muss eine Kommunikation mit dem BMS stattfinden, um darin den entsprechenden Ausleih-, Rückbuchungs-, oder Verlängerungsvorgang durchzuführen. Hierzu muss außerdem eine Identifikation der Nutzer*innen erfolgen, also das Einlesen eines Ausweises oder das Anmelden mit gewissen Zugangsdaten und schließlich das Eintragen einer Ausleihe. Da es Nutzer*innen möglich sein sollte, die Rückgabe von Medien nachweisen zu können, kann bei der Rückgabe mit Verbuchung auf Wunsch eine Quittung gedruckt werden. Dies ist sowohl an den Ausleihtheken als auch bei Rückgabeautomaten möglich. Ein weiterer Self-Service ist das Bezahlen und Begleichen von Gebühren an speziell dafür aufgestellten Bezahlstationen.
Zur Gestaltung eines Angebots, das über die Servicezeiten hinausgeht, ist der Einsatz von Automaten für Standarddienstleistungen sinnvoll. Vorgänge wie Ausleihe, Verlängerung und Rückgabe von Medien, Bezahlung von Gebühren oder auch die Abholung von Bestellungen können mit Automaten weitgehend ohne Personal realisiert werden.
Ausleihautomaten bestehen aus Lesegeräten für Ausweise, Lesegeräten für Medien und Entsicherungsgeräten für Buchsicherungen. Beim Einsatz von RFID-Geräten können Medien von einem RFID-Reader sowohl gelesen als auch entsichert werden. Der Verbuchungsprozess beinhaltet eine Anmeldung (Ausweisnummer und ggf. Passwort), den eigentlichen Verbuchungsprozess inklusive Entsicherung der Medien, Ausgabe einer optionaler Quittung auf Papier oder als E-Mail sowie eine manuelle oder automatisierte Abmeldung (i.d.R. durch Wegnehmen des Benutzerausweises).
Rückgabeautomaten sind in zwei Gruppen zu unterteilen. Im
einfacheren Fall ist der Ausleihautomat auch gleichzeitig ein
Rückgabeautomat. Der Anmeldeprozess kann hier entfallen, denn es ist
grundsätzlich nicht relevant, wer das Medium zurückgibt. Die
zurückgebrachten Medien werden dann durch die Nutzer*innen selbst auf einen
Bücherwagen oder ein separates Regal gestellt und müssen anschließend
durch das Bibliothekspersonal sortiert und eingestellt werden.
Der zweite und komplexere Fall ist ein Rückgabeautomat mit einem
Eingabeschacht und dahinterliegendem Förderband, auf dem die Medien weiter transportiert, verbucht und
gesichert werden. Im einfachen Fall werden die Medien in einem Behälter gesammelt
oder es ist ein automatisches
Sortiersystem angebunden. Medien, die
nicht zum Bestand der Bibliothek gehören und andere Gegenstände müssen
bei der Rückgabe erkannt und zurückgewiesen werden.
Fernleihautomaten dienen der personalfreien Abholung von bestellten Fernleihmedien oder anderen bestellten Dingen, die nicht durch die Ausleihautomaten verbucht werden können, etwa weil sie keinen RFID-Tag besitzen. Nach dem Einlegen des abzuholenden Mediums durch Mitarbeiter*innen der Bibliothek werden Bestellende informiert (z.B. durch eine E-Mail), dass in einem Fach x etwas abzuholen sei. In diesem Vorgang kann man den Bestellenden auch ein PIN mitteilen, alternativ ist das Fach durch einen Bibliotheksausweis elektronisch zu öffnen. Wird das Fach geöffnet, wird zeitgleich das Medium im Nutzerkonto verbucht.
Kassenautomaten erlauben die [Bezahlung] von offenen Gebühren oder auch den Kauf von Gutscheinen/Tickets für Dienstleistungen, die im Anschluss in Anspruch genommen werden.
Mit dem Begriff wird die Methode beschrieben, am Ausgang der Bibliothek mittels einer Art von Schleuse (auch Gate genannt) Medien und ggf. auch Dinge des Interieurs zu detektieren, die gesichert und insofern unverbucht sind. Eine absolute Absicherung gegen Verluste ist mit dieser Methode nicht zu erreichen. Der vornehmliche Einsatzzweck ist daher auch weniger die Verhinderung von vorsätzlichem Diebstahl, sondern vielmehr das Entdecken des versehentlichen Vergessens der Ausleihverbuchung.
Im Fall von EM-Sicherung oder HF-RFID (siehe [RFID]) werden zur Erkennung ungesicherter Medien Gates aufgestellt, durch die Menschen beim Verlassen der Bibliothek geleitet werden. In diesen Gates sind die entsprechende Detektionstechnologie sowie Alarmsysteme (Ton und/oder Licht) verbaut. Im Fall von UHF-RFID kann man auf Gates verzichten, hier genügen wegen der großen Reichweite auch Antennen, die an der Decke montiert sind. Für die Anzeige der detektierten Medien kann auch ein Monitor verwendet werden, auf dem dann etwa gleich das entsprechende Buchcover angezeigt wird.
Die Sicherungsanlagen können je nach Konfiguration auch als Besucherzähler genutzt werden. Die Aussagekraft der Zahlen ist zwar nicht exakt, aber hilfreich genug für eine Ermittlung der Auslastung.
In Bibliotheken fallen an verschiedenen Stellen Gebühren oder andere zu zahlende Beträge an. Diese werden einerseits elektronisch erzeugt und z.B. im Bibliothekssystem gespeichert (z.B. Überziehungsgebühren) oder fallen andererseits direkt an (z.B. Verkaufspreise für Dubletten, Tragetaschen ...). Benötigt werden dafür Geräte, die bei Bezahlung den Betrag direkt in dem System verbuchen können, in dem die Beträge erfasst sind, z.B. Kassenautomaten mit Anbindung an das Bibliothekssystem. An diesen Automaten können sich Nutzer*innen anmelden, erhalten eine Anzeige von offenen Posten und können sie direkt begleichen. Manche Bibliotheken erlauben lediglich die bargeldlose Zahlung, manche ermöglichen (auch) die Zahlung mit Bargeld. Unterschiedlich gehandhabt wird auch, ob die gesamte geschuldete Summe zu bezahlen ist oder ob einzelne Posten beglichen werden können. Mit dem Einsatz von Kassenautomaten können Bezahlvorgänge unabhängig von anwesendem Personal ermöglicht werden.
Auch die Verbindung eines Bezahlterminals mit einem Ausleihautomaten ist möglich. Hier sind dann alle Prozesse für die Nutzer*innen an einem Gerät abwickelbar. Es sind Ausleihautomaten am Markt, die bargeldlose Bezahlung mit verschiedenen Bezahlsystemen (spezielle Debit-Karten, ec-Karten ...) und/oder Bargeldzahlungen ermöglichen.
Die Systeme für Bezahlung und Gebühren sind meist an die jeweiligen Finanzstellen einer Universität oder einer Stadt(verwaltung) angebunden. In Universitäten kann auch das angeschlossene Studierendenwerk als Clearingstelle verwendet werden.
Eine Zugangskontrolle zur Bibliothek ist relevant, wenn Nutzer*innen die Bibliothek oder Teile davon auch ohne Anwesenheit von Bibliothekspersonal vor Ort nutzen können sollen ([Open Library]). Im Regelfall sieht eine technische Umsetzung der Zugangskontrolle so aus, dass das Schließsystem des Gebäudes an das Identifikationssystem für die Nutzer*innen angebunden ist. Dies lässt sich beispielsweise mit Kartenlesegeräten am Eingang oder mit einem RFID-Terminal lösen, welches die Bibliotheksausweise einlesen und dem Schließsystem nach festgelegten Regeln mitteilen kann, ob die betreffende Person zur Nutzung der Ressource berechtigt ist. Die Nutzung sollte außerdem kurzzeitig im Rahmen des Datenschutzes protokolliert werden.
Die Ermittlung der Auslastung einer Einrichtung ist aus verschiedenen Gründen interessant: für statistische Zwecke, für eine Anzeige auf der Webseite als Service für Nutzer*innen oder um im Notfall die ungefähre Anzahl der im Gebäude anwesenden Personen zu erfahren.
Bei der Auswahl einer geeigneten Lösung muss zuerst festgelegt werden, ob eine exakte Zählung nötig ist, oder eine Approximation der Anwesenheitszahlen ausreichend ist.
Folgende Umsetzungsmöglichkeiten sind für eine exakte Zählung in Erwägung zu ziehen: Auswertung der Zugangskontrollsysteme; Einsatz einer Drehschranke bzw. Vereinzelungsanlage, die nur Einzelpersonen durchlässt; Zählung durch Personal und Zählung durch Kameras mit CV-Software (computer vision). Andere, relativ exakte, aber doch mit kleinen Ungenauigkeiten bei der Zählung behaftete Systeme sind die Zählung durch eine Lichtschranke, durch ein Radar etwa von einem Sicherungsgate (siehe [Zugangskontrolle]) und IR-Durchgangszähler mit Gruppenerkennung an der Decke montiert (bspw. Produkte der Firma Irisys).
Bei allen exakten Zählsystemen ist insbesondere die Frage des Datenschutzes zu beachten, da aus der Zählung die Nachverfolgung der Nutzer*innen nicht abgeleitet werden darf. Aus Datenschutzgründen ist auch der Einsatz von aufzeichnenden (Kamera-)Systemen im öffentlichen Raum immer sorgfältig abzuwägen.
Für die approximative Auslastungszählung eignen sich neben anonymisierten Varianten der genannten Möglichkeiten insbesondere auch die Auslastungsmessung von anderen Infrastruktursystemen, etwa dem öffentlichen WLAN. Wenn davon ausgegangen werden kann, dass ein*e Nutzer*in (im Durchschnitt) ein Gerät im öffentlichen WLAN anmeldet, dann kann dies als guter Indikator dienen. Sollen die Zahlen der im WLAN angemeldeten Geräte zur Messung der Auslastung eines Gebäudes dienen, sind allerdings umfangreiche Justierungen notwendig. So zeigte sich z.B. an der UB Dortmund, dass zu Prüfungszeiten die Studierenden in der UB pro Person jeweils mehrere Endgeräte im WLAN nutzten -- vermutlich mehrheitlich Smartphone und Notebook.
Eine andere Möglichkeit ist die Auswertung der Nutzung von Arbeitsplätzen, etwa der Anteil gerade aktiv genutzter öffentlicher PCs, die Messung von Temperaturabweichungen von Innenräumen, oder die Messung der Lautstärke. In Luzern wurde erfolgreich mit Sensoren in Sitzen bzw. unter Tischplatten experimentiert.
Die Vor-Ort-Verlängerung ist ein Angebot der Bibliothek für Mitarbeiter*innen der zugehörigen Institution, also z.B. der Hochschule oder der Verwaltung. Hierbei wird der ausgeliehene Bestand nicht in der Bibliothek, sondern bei Nutzer*innen vor Ort, also im Büro, im Labor etc. erfasst und die entsprechenden Leihfristen verlängert. Technische Hilfsmittel wie RFID und an das BMS angebundene Schnittstellen erleichtern diesen Prozess.
Unter Open Library werden zwei verschiedene Phänomene zusammengefasst: einerseits ist die Open Library ein offenes Projekt zum Aufbau einer digitalen Bibliothek von frei verfügbaren digitalen Büchern oder Digitalisaten. Andererseits bezeichnet der Begriff den Zugang zu einer Bibliothek durch technische Infrastruktur ganz ohne oder mit wenigen personellen Ressourcen. Einige Bibliotheken bieten auf diese Weise einen durchgehenden Zugang, andere Bibliotheken nutzen die Möglichkeiten, um ihre Öffnungszeiten zu erweitern.
Zugang erhalten in diesen Fällen ausschließlich autorisierte Benutzer*innen innerhalb und außerhalb der Öffnungszeiten der Bibliothek. In den Eingangsbereichen wird über Lesegeräte die Zugangsberechtigung geprüft. Hier kann es Altersbeschränkungen geben und auch ein gesperrter Bibliotheksausweis gewährt keinen Einlass.
Buchsicherungsanlagen dienen dem Diebstahlschutz von gesicherten Medien und speichern Vorfälle per Video oder verständigen einen Wachdienst. Vorgemerkte Medien liegen in Vormerkregalen, teilweise auch sogenannten intelligenten Abholregalen oder Automaten bereit. Da das Medium auf ein*e Nutzer*in vorgemerkt ist, kann es nur von diesen ausgeliehen werden.
Eine Ausleihe erfolgt durch die Benutzung der Ausleihautomaten. Ausleihregeln sind im Bibliotheksmanagementsystem hinterlegt, werden bei der Verbuchung über den Automaten geprüft und das Medium entsprechend entsichert.
Die Open Library ermöglicht zwar grundsätzlich den Zugang zu allen Medien, aber es gibt auch immer Teile des Bestands, die von der Selbstausleihe ausgeschlossen sind, z.B. Brettspiele, Tageszeitungen und ausleihbare Geräte.
Damit Nutzer*innen die im OPAC bzw. Discovery-System gefundenen (physischen) Medien auch nutzen können, müssen sie den entsprechenden Regalstandort aufsuchen. Zur Orientierung wird häufig die Aufstellungssystematik der Medien genutzt und im Rechercheergebnis steht, unter welcher Signatur, in welchem Regal, in welcher Etage ein Buch zu finden ist.
In kleineren Bibliotheken kann eine solche Standortangabe zusammen mit der Beschilderung des Gebäudes vor Ort ausreichen, um die Medien zu lokalisieren. Je größer jedoch der Bestand und die Räume einer Bibliothek sind, desto schwieriger ist diese Aufgabe.
Für das einfachere Auffinden von Regalstandorten gibt es verschiedene Visualisierungsmöglichkeiten. Im einfachsten Fall kann der genaue oder ungefähre Standort eines Mediums auf einer statischen oder sogar interaktiven Karte angezeigt werden. Eine solche Karte könnte hierbei direkt beim Suchtreffer im Katalog angezeigt werden, oder als dediziertes Terminal vor Ort vorhanden sein. Anhand der Karte können sich Nutzer*innen dann zum Buch bewegen.
Technisch komplexer ist es nun, wenn eine solche Karte nicht nur den Standort des Buches, sondern gleichzeitig auch den aktuellen Live-Standort des/der Nutzer*in visualisieren soll. In einem solchen Fall von Indoor-Navigation, der etwa einer Google-Maps Karte gleicht, muss zusätzlich technischer Aufwand betrieben werden, um den aktuellen Nutzerstandort zu ermitteln. Im Gegensatz zu Karten und Navigationslösungen in Automobilen oder unterwegs mit dem Smartphone, kann allerdings innerhalb von Gebäuden nicht auf GPS-Satelliten zur Positionsbestimmung zurückgegriffen werden, sondern es müssen andere Signale oder Ortungspunkte genutzt werden, um den Standort der Person im Raum zu ermitteln.
Mögliche Ansätze sind hierbei etwa sog. Beacons, die mit Funklösungen wie Bluetooth und Triangulation die Position eines Mobiltelefons ermitteln, oder bildbasierte (AR - augmented reality) Lösungen, die über die Smartphonekamera bestimmte Objekte oder Marker im Raum erkennen.
Die Standorte von physischen Medien sind über eine Zuordnung von Signaturen zu Regalen, teilweise sogar auch zu einzelnen Regalbrettern, einfach möglich. Dies bedingt allerdings eine systematische Aufstellung, die in Zeiten von mehrheitlich elektronischen Medien und immer weniger Printmedien nicht mehr hilfreich ist. So sollte ursprünglich eine Systematik am Regal den Bestand zu einem bestimmten Thema abbilden, man sollte über die benachbarten Bücher einen Überblick zu einem Thema bekommen können. Da aber bspw. E-Books nicht im Regal auftauchen, stellt sich die Frage nach der Aufstellung von gedruckten Medien in den Lesesälen neu.
Eine Alternative zur systematischen Aufstellung kann die dynamische Aufstellung sein. So kann man z.B. ohne Umsignierungen temporäre Sammlungen bilden. Man kann darüber nachdenken, ob die Nutzer*innen ausgeliehene Bücher selbst zurückgeben können, indem sie sie einfach an einen freien Platz im Regal stellen. Man kann die Nutzer*innen die früher so ungeliebten "Nester", also die Konzentration von Büchern an einer beliebigen nicht systematischen Stelle bilden lassen, sodass vielleicht auch andere von dieser "eigenen" Systematik profitieren. Dies bedingt natürlich eine technische Lösung, mittels der die Bücher anschließend auch wiedergefunden werden, also irgendwie geortet werden können (siehe auch der Abschnitt [Revision]).
Medien-Sortieranlagen sind in der Regel direkt an den Rückgabeautomaten angeschlossen. Nutzer*innen legen Medien in einen Schacht, in dem die Medien erfasst, zurückgebucht und gleichzeitig gesichert werden. Fließbänder oder Rollen transportieren das Medium entsprechend vorher definierter Ziele, z.B. bestimmte Signaturbereiche, andere Zweigstellen oder vorgemerkte Medien.
Die Anschaffung einer Sortieranlage ist mit hohen Kosten verbunden, sowohl für die eigentliche Anschaffung und Installation als auch für die Wartung. Eine Kosten-Nutzen-Analyse (Anzahl Ausleihen/Rückgaben, Personaleinsatz, Platzbedarf) sollte daher vor der Entscheidungsfindung unbedingt durchgeführt werden. Insbesondere in öffentlichen Bibliotheken sollte außerdem immer bedacht werden, dass nicht alle Medien über das Sortiersystem zurückgenommen werden können (siehe [Medienarten]). Auch sehr kleine, leichte oder besonders große, schwere Medienarten müssen i.d.R. gesondert zurückgebucht werden.
Die Aufstellung der Medien in einer Systematik ist die Grundlage des Auffindens dieser Medien. Durch die übliche Zirkulation (Ausleihe, Rückgabe, Wiedereinstellen) und selbst schon beim Stöbern vor Ort ist die korrekte Aufstellung latent gefährdet -- es entsteht Unordnung.
Technische Mittel zur Unterstützung bzw. Vereinfachung von Inventur und Revision sind daher gern verwendete Hilfen bei der Kontrolle oder Wiederherstellung der korrekten Aufstellung.
Für die Auswahl von geeigneten Werkzeugen können zwei Fragestellungen herangezogen werden:
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Ist das (nicht ausgeliehene) Medium im Haus?
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Ist das (nicht ausgeliehene) Medium am richtigen Platz?
Die zweite Frage ist eine Konkretisierung der ersten und bereits ein Hinweis auf die unterschiedliche Leistungsfähigkeit der Hilfsmittel bzw. auf das geeignete Vorgehen bei Inventur und Revision.
Das klassische Vorgehen ist das genaue Auffinden und Prüfen der Medien mit Hilfe einer Liste. Dies ermöglicht im besten Fall die Wiederherstellung der korrekten Aufstellung. Durch Digitalisierung der Liste und, sofern vorhanden, eine Anreicherung mit Cover-Bildern, kann eine Beschleunigung dieses Prozesses erreicht werden. Mobile Geräte wie Tablets mit geeigneten Apps oder Laptops auf Rollwagen beschleunigen den Prozess nochmals.
RFID kann bei der Beantwortung der ersten Frage, ob Medien generell im Haus sind, sehr gut eingesetzt werden. Für die zweite Frage, ob Medien am richtigen Platz und auch noch in der richtigen Reihenfolge stehen, ist der Einsatz von RFID aufgrund der räumlichen Auflösung jedoch nur bis zu einem gewissen Grad geeignet. Hierbei ist die verwendete RFID Frequenz ein entscheidender Faktor. Durch die Lesereichweite von 0 bis ca. 35 cm bei der HF-Frequenz ist HF zwar gut geeignet, um ein konkretes Medium in einem kleinen Suchfeld zu finden. Durch Grenzen beim gleichzeitigen Lesen von vielen HF-Transpondern, die sich -- wie in Regalen üblicherweise der Fall -- nah beieinander befinden, ist es jedoch praktisch nicht besonders hilfreich.
Eine elektronisch unterstützte Inventur in HF-Bibliotheken kann auf zwei Arten durchgeführt werden. Die erste Möglichkeit ist das "Entlangwandern" an den Regalen mit einer Antenne, die an den Buchrücken entlanggeführt wird. Die Genauigkeit dieser Art der Inventur ist bei weitem nicht absolut, da die Lesegenauigkeit stark vom Abstand/Winkel von Transponder zu Lesegerät abhängt (idealerweise sind Antenne und Transponder parallel ausgerichtet). Zudem stören Metallgegenstände (z.B. Metallregale) den Empfang.
Die zweite Möglichkeit ist der Einsatz sogenannter Smart-Shelves. In diesen sind aktive RFID-Komponenten verbaut, die die Detektion der auf ihnen befindlichen Medien erlauben. Nachteilig sind hier die Kosten der Regale, die umgerechnet bei mehreren Euro pro detektiertem Medium liegen. Ein großes Manko bei den oben genannten Inventursystemen ist zudem die mangelnde Integration mit dem BMS bzw. eine ausgereifte Benutzungsoberfläche.
Anders sieht es im UHF-Frequenzbereich aus. Durch die potentielle große Lesereichweite von bis zu ca. 12 Metern bei praktisch keiner Beschränkung der Anzahl der Transponder im Erfassungsfeld ist die Frage der prinzipiellen Präsenz eines Mediums gut zu beantworten. Gleichzeitig ist durch die große Lesereichweite die korrekte Aufstellung an einer konkreten Stelle nur durch einen hohen technischen Aufwand automatisiert zu prüfen.
Scan-Roboter, die regelmäßig den Bestand überprüfen (beispielsweise an der TU Dortmund), können derzeit mit einer Genauigkeit von ca. 1 Kubikmeter den Standort eines Transponders bestimmen. Die zur Zeit im Einsatz befindlichen Roboter der Firma Metralabs aus Ilmenau scannen den Bestand in sogenannten "Runs", die etwa 30.000 Tags pro Stunde finden. Nach einem abgeschlossenen Run werden die Ergebnisse in einer CSV-Datei über einen Fileshare oder einfach per E-Mail geliefert. Enthalten sind darin u.a. RFID-Tag-Inhalt und x,y,z-Koordinaten ausgehend von einem einmal festgelegten Nullpunkt. Diese Informationen können (und müssen) dann weiterverarbeitet werden. Denkbar ist eine Integration in den Katalog, sodass in einem Lageplan der Standort des Mediums angezeigt wird, sobald man darauf klickt. Eine Inventur über alle Daten ist möglich, wenn man die Daten mit dem ausgeliehenen Bestand abgleicht und die Fehlmenge ausweist. Eine Stellrevision ist etwas aufwändiger, da der Bestand dazu über längere Zeit überwacht werden muss und Abweichungen bestimmt werden müssen -- wenn der genaue Soll-Standort jedes Mediums nicht in einer Tabelle erfasst ist, mit der die aktuelle Roboterdaten verglichen werden können.
Festzuhalten ist, dass auch die von den Robotern erhobenen Daten keine absolute Genauigkeit haben, sondern immer etwas "Schwund" enthalten. Die Gründe für die Ungenauigkeit sind vielfältig: Reflexionen durch Metall-Anhäufungen im Suchfeld, verstellte Gänge zwischen den Regalen, die die Roboter am Durchfahren und Scannen hindern, sehr eng zusammenstehende Bücher, die verhindern, dass beide Tags gescannt werden usw. Mit einer Fehlerrate von ca. 1% ist beim Robotereinsatz zu rechnen.
Angelehnt an neologistische Komposita wie "smart home", "smart industries" (zu Deutsch 'Industrie 4.0') oder "smart cities" hielt ebenfalls die Kombination "smart" und "library" Einzug in die Welt der Informationseinrichtungen. Einzelne Produkte wie "smart shelves" warben mit dem Label für neue Dienstleistungen über den Einsatz von RFID-Technologie. Insgesamt bezieht man das Konzept der "smart library" auf Bibliotheken, die Informationstechnologien im Rahmen der Digitalisierung und Automatisierung auch in neuen Bereichen wie physischen Räumen, Nachhaltigkeit und Vernetzung einsetzen [@freyberg_smart_2019; @seeliger_smart_2019].
Der folgende Abschnitt gibt einen tieferen Einblick in die Thematik "RFID", die für viele Teile der allgemeinen Infrastruktur (Verbuchung, Mediensicherung, Sortiersysteme ...) relevant ist. Insbesondere im Hinblick auf Fragestellungen einer Migration oder Einführung von RFID-basierten Technologien für einen Bibliotheksbestand werden Grundlagen und Hintergründe erläutert, Speicherung und Datenmodelle diskutiert und Unterschiede zwischen Verschiedenen RFID-Technologien aufgezeigt. Weitere Informationen zum Einsatz von RFID in Bibliotheken siehe @seeliger_rfid_2014 und @kern_rfid_2011.
RFID (radio frequency identification) ist eine Technologie, um Objekte mittels Funksignalen zu erfassen und zu orten. Die Objekte werden hierbei durch RFID-Tags (auch Etiketten oder Transponder genannt) markiert. Ein RFID-Tag enthält zumeist einen Schaltkreis (Speicher + Prozessor) und eine Antenne. Um mit einem RFID-Tag zu kommunizieren, wird ein Sende-/Empfangsgerät benötigt ("RFID-Reader"), welches die Antenne über Funkwellen mit Strom versorgt ("Induktion") und danach mit dem Schaltkreis kommuniziert. Die meisten RFID-Tags sind "passiv", da sie über die Antenne aus der Ferne mit Strom versorgt werden. Es existieren aber auch "aktive" Tags, die eine Batterie enthalten. Aufgrund der dafür notwendigen Größe sowie der Kosten sind aktive Tags in Bibliotheken nicht im Einsatz. Die Kosten für passive Tags bewegen sich im Bereich von wenigen Cent pro Stück, natürlich stark abhängig von der Bestellmenge.
"RFID" ist nicht gleich "RFID"! Die Identifikation mittels Radiofrequenzen wird in verschiedenen Frequenzbereichen betrieben. Die Frequenzbereiche sind untereinander inkompatibel, Tags sind nur in einem Frequenzbereich betreibbar, die Schreib-/Lesegeräte sind ebenfalls dediziert auf den Frequenzbereich. Selten gibt es Geräte, die mehrere Frequenzbereiche lesen können, diese enthalten beide notwendigen Technologien. In europäischen Bibliotheken ist meistens ein sogenanntes RFID-HF im Einsatz, welches im Frequenzbereich von 3-30 MHz arbeitet. In der Industrie, in Bibliotheken in China und USA sowie in einzelnen Bibliotheken in Europa kommt RFID-UHF mit einer Frequenz von 868 MHz in Europa (andere Frequenzbereiche in anderen Gebieten) zum Einsatz. Der Hauptunterschied in der Anwendung zwischen den beiden Frequenzbereichen ist die Schreib-/Lesereichweite (siehe UHF oder HF?).
Neben dem Beschreiben und Auslesen des Speicherchips aus der Ferne ist auch eine mehr oder minder präzise Ortung der Tags möglich. Die Ortung ist mit Ungenauigkeiten versehen, da in dem Frequenzbereich von RFID-UHF Reflexionen der Normalfall sind. Eine Lokalisierung ist also nur über die Kombination verschiedener Verfahren in sehr vielen Messungen und einiger Statistiken möglich und dennoch mit einer Unsicherheit versehen.
Neben Bibliotheken finden sich RFID-Tags im Alltag auch oft im Einzelhandel, hier meist als Diebstahlsicherung, zur Inventur oder auch zum Erkennen der Artikel an der Kasse. Auch hier kommt bei neueren Installationen häufig RFID-UHF zum Einsatz. Kontaktlose Zahlungsmöglichkeiten auf Bankkarten (NFC) sind ebenfalls eine Anwendungsform von RFID.
Im deutschsprachigen Raum ist zur Zeit (2022) der Einsatz von RFID-HF
verbreitet. Einzelne Bibliotheken setzen auch schon RFID-UHF ein (Beispiele:
Bibliothek der Wirtschaftsuniversität Wien oder auch die Universitätsbibliothek
Dortmund sowie die Bibliothek der Burg Giebichenstein Kunsthochschule Halle).
In der Industrie ist RFID-HF praktisch nicht im Einsatz, was vermuten lässt,
dass diese Technologie in einigen Jahren aussterben könnte. Die größere
Reichweite von RFID-UHF ermöglicht zum Beispiel eine automatisierte Inventur /
Stellrevision (siehe auch Abschnitt [Revision]). Auf der anderen Seite muss
man die großen Reichweiten auch einschränken, um etwa bei Ausleihautomaten
nicht das zu verbuchen, was sich in einem größeren Abstand befindet. Dies
erfordert Kenntnisse in der Justage der Leistung und Signalstärke der
eingesetzten Antennen (Dortmund) oder Abschirmung derselben (Wien).
An Personalplätzen können auch die aus Metall bestehenden Verstärkungen
unter den Tischen zu großen Störungen führen und es sollten daher
unbedingt abgeschirmte Antennen eingesetzt werden.
Ein sichtbarer Unterschied der Transponder ist bedingt durch die beiden Funkfrequenzen HF (High Frequency: 13,56 MHz) und UHF (Ultra High Frequency: 860 bis 960 MHz). Höhere Frequenzen erfordern eine andere Bauform der Empfangsantennen in den Transpondern. HF Transponder haben durchschnittlich die Ausmaße einer Chipkarte, damit auf einer Fläche von ca. 10 bis 20 Quadratzentimetern eine spiralförmige Antenne in einem quadratischen oder rechteckigen Layout untergebracht werden kann. In der Mitte der Spirale ist der Mikrochip platziert. Je größer die Antennen sowohl in den Transpondern als auch in den Antennen der Geräte sind, desto besser funktioniert der Kommunikationsprozess.
UHF Transponder hingegen haben üblicherweise Antennen in einer eher länglichen Bauform, bei der zwei symmetrische Antennenteile von einem Zentrum, in dem der Mikrochip platziert ist, in gegenüberliegende Richtungen zeigen. Hier ist weniger die Größe, sondern das für den jeweiligen Anwendungsfall am besten geeignete, konkrete Layout der Antennen für eine zuverlässige Kommunikation wichtig. Die Ausmaße eines typischerweise in Bibliotheken eingesetzten UHF RFID Tags sind ca 15 mm × 94 mm, es gibt aber auch kleinere Ausführungen.
Es existieren ebenfalls Transponder, die sowohl mit UHF, als auch mit HF ansprechbar sind, was die Kosten pro Transponder deutlich erhöht, da zwei verschiedene Antennen vorhanden sein müssen. Beide Frequenzen gleichzeitig in einer Bibliothek zu verwenden, bringt keinen Vorteil, der diesen Aufwand rechtfertigen würde.
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HF Transponder und UHF Transponder :::
Das unterschiedliche Layout der Transponder ist für das Einkleben in Büchern
wenig relevant. Beide Arten werden bei der Herstellung auf Folie aufgebracht.
Man unterscheidet verschiedene Ausprägungen der Weiterverarbeitung:
"dry naked" bezeichnet einen fortlaufenden Folienstreifen, auf dem Chips und Antennen in
gewissen Abständen aufgebracht sind. Hier gibt es keine Stanzung und keine
Klebefläche.
"wet inlay" hingegen bezeichnet eine Weiterverarbeitung, die
Klebemasse auf Trägerfolie enthält und gestanzt ist.
Weitere Verarbeitung sorgt
auf Wunsch für Papieroberfläche, sodass die Transponder auch bedruckt werden
können. Hersteller von RFID-Transpondern (in der klebenden Version auch "Tags"
genannt) liefern oft nur "dry naked", weiter verarbeitete Tags beschafft man
von sogenannten "Konvertierern" (nicht zu verwechseln mit dem manchmal so
genannten Prozess der "Konvertierung" des Medienidentifikators von Barcode zu
RFID). Der verwendete Klebstoff genügt keiner hohen Anforderung, die in
Bibliotheken mit seltenen Werken denkbar wäre. Langzeithaftung oder garantierte
Unschädlichkeit des Klebstoffes für das Papiermaterial sind kein Thema für die
Hersteller und nur für sehr viel Geld bei speziellen Konvertierern zu bekommen.
Relevant für die Sichtbarkeit der technischen Komponenten in einer Bibliothek
ist jedoch die Gegenseite der Transponder: die Schreib-/Lese- Geräte bzw.
genauer gesagt deren Antennen. Die maximale Lesereichweite wird bei HF
maßgeblich durch die Größe der Antennen, bei UHF hingegen hauptsächlich durch
die Feldstärke bestimmt. Dementsprechend haben HF Antennen, die für die
Buchsicherung beispielsweise an Ausgängen verwendet werden, die ungefähre Größe
einer mittelgroßen Person und es werden üblicherweise zwei sich
gegenüberstehende Antennen zu einem "Gate" kombiniert, nicht zuletzt um die
Leseentfernung auf ca. 80-100 cm zu verdoppeln und der Kontrolle der
Transponder beim Passieren einer Person durch das Gate zu ermöglichen. Ein
solches Gate ist sichtbar, muss in die Architektur des Eingangsbereiches einer
Bibliothek integriert werden und kann ggf. auch ein Hindernis darstellen
(Rollstuhlfahrer, Fluchtwege). Für andere Anwendungen ist der Größenunterschied
der Antennen der beiden Frequenzbereiche weniger relevant, wenn auch nicht
komplett zu vernachlässigen: Eine Inventur mit HF bedingt eine gewisse Nähe der
Sende/Empfangsantenne zu den Medien, ansonsten müssten die Antennen Ausmaße von
mehreren Metern haben.
Bei UHF hingegen werden auch Medien in größerer
Entfernung erkannt (siehe auch im Abschnitt [Revision]). Typische
Bibliotheks-Vorgänge wie die Ausleihe oder Rückgabe, egal ob an einer Theke
oder an einer Selbstbedienungsstation, erfordern eine Lesereichweite von 0 bis
maximal ca. 30 cm. Da sich bei beiden Frequenzen für diese Entfernung eine in
etwa ähnliche Größe der Antennen ergibt, ist bei diesen Anwendungen der
optische Unterschied der Geräte nicht sehr offensichtlich. Bedeutsam für diese
Anwendungen ist allerdings die Anzahl der gleichzeitig im Stapel gut lesbaren
Medien: bei HF sind es unter optimalen Voraussetzungen ca. 3 bis 8 Medien (je
nach Größe bzw. Dicke), bei UHF ist diese Zahl nicht wirklich beschränkt.
Beispielsweise werden im Extremfall problemlos 20 bis 30 Medien in einem Stapel
gleichzeitig erkannt.
UHF und HF unterscheiden sich außerdem durch den Speicherplatz, der auf dem Chip des Tags vorhanden ist. Faustformel ist: Je weiter gefunkt werden muss, desto energieintensiver ist der Prozess und desto weniger kann übertragen/gespeichert werden. Demzufolge ist auf einem UHF Tag im Regelfall weniger Platz als auf einem HF Tag. So wenig sogar, dass bei vielen üblichen Tags nicht beliebig lange Informationen auf einen Tag geschrieben werden können, sondern sich explizit darüber Gedanken machen muss, welche Daten gespeichert werden sollen. Es existieren allerdings auch spezielle Tags mit großem Speicher, auf denen man etwa das in Bibliotheken weit verbreitete sogenannte Dänische Datenmodell finden kann.
RFID-Tags können in verschiedenen Dingen eingebracht werden, so gibt es Tags in Büchern, Schlüsselanhängern sowie auch mobile devices (NFC, Smartphones). Nicht alle Arten sind untereinander kompatibel, so kann man mit NFC in Smartphones zwar RFID-HF-Tags in Bibliotheken auslesen, nicht aber RFID-UHF-Tags.
Zu der Lebensdauer der Tags lässt sich bisher recht wenig sagen -- was auch eine gute Nachricht ist, da sich im Zeitraum des Praxiseinsatzes von ca. 20 Jahren bisher keine nennenswerte Abnutzung der elektronischen Eigenschaften der Tags gezeigt hat. Den Klebstoff betreffend, mit dem die Tags in die Medien eingeklebt werden, gilt in Bibliotheken Altbekanntes. Schädigung von Papier und Langzeithaltbarkeit dieser Klebstoffe ist im Zusammenhang mit Barcodeetiketten gut erforscht [@kern_rfid_2011].
Die Migration von einer Technologie zur anderen führt unweigerlich zu drei Fragen:
-
Auf welche Technologie soll ich migrieren?
-
Was genau muss migriert werden?
-
Wie führe ich den Prozess der Migration durch?
In den letzten Abschnitten schon angeklungen ist der Unterschied von HF und UHF, wodurch sich in den meisten Fällen die Frage der Technologiewahl als erste stellt. Als Faustregel kann hier festgestellt werden, dass die schon langjährige Verbreitung von HF im DACH-Raum (DACH == D-A-CH == Deutschland - Österreich - Schweiz) dazu geführt hat, dass einige Anbieter mit Standardlösungen am Markt sind und die meisten Anwendungsfälle abgedeckt sind, inkl. dem Migrationspfad von Barcodes.
Bei der Migration an sich geht es dann zumeist darum, das Identifikationsmerkmal eines Mediums auf einem RFID-Tag zu speichern. Hier existieren mehrere Ansätze: Es kann ein RFID-Tag "von der Stange" ohne Beschreiben in ein Buch eingebracht werden, dessen eindeutiger Identifikator ausgelesen und -- zumeist im BMS -- mit dem jeweiligen Medium verknüpft werden. Eine andere Möglichkeit wäre das Beschreiben des RFID-Tags mit einem Identifikator, etwa der Mediennummer, einer eindeutigen Signatur oder einer komplexeren Datenstruktur wie dem Dänischen Datenmodell (siehe folgender Abschnitt).
Schließlich muss der Prozess der Migration gewählt und durchgeführt werden. Das Einkleben und zumindest Auslesen, ggf. aber auch Beschreiben eines RFID-Tags ist eine Aufgabe, die entweder von der Belegschaft einer Bibliothek oder als eingekaufte Dienstleistung durchgeführt werden kann. Erfahrungen zeigen, dass die eingekaufte Dienstleistung in drastisch kürzerer Zeit mit der Aufgabe fertig wird, als wenn dafür nur eigenes Personal eingesetzt wird. Eine typische Zeit für das Taggen eines Buches mit außen angebrachtem Barcode (also Einkleben eines leeren RFID-Tags, Auslesen des Barcodes, Schreiben der Infos des Barcodes auf das RFID-Tag) sind 20 Sekunden inklusive Verbringungsarbeiten (Erfahrungswert der UB Dortmund, Mittelwert beim Taggen von 860.000 Medien an vier Standorten durch einen externen Dienstleister). Es bietet sich an, im gleichen Atemzug auch eine Inventur des Bestands durchzuführen.
Der Wechsel von RFID-HF auf RFID-UHF ist noch nicht erprobt, sollte aber keine größeren Probleme darstellen als der Wechsel von Barcode zu RFID. Ein RFID-HF-Tag und ein RFID-UHF-Tag können nebeneinander in einem Buch geklebt und sicher ausgelesen werden. Einige Hersteller von RFID-Hardware bieten auch hybride Geräte an, die beide Arten von Tags auslesen können.
Ein Wechsel von RFID-UHF zu RFID-HF erscheint nicht sinnvoll und wird daher hier nicht betrachtet. Grundsätzlich gilt dabei aber das gleiche wie im vorherigen Absatz.
Für die Inhalte von HF-Tags in Bibliotheken wurde das sogenannte "Dänische Datenmodell" spezifiziert, welches später in der ISO-Norm ISO 28560 Teil 3 aufgegangen ist. Generell wird das Datenmodell in der ISO 28560 spezifiziert. Sie enthält heute drei Teile mit folgendem Inhalt: ISO 28560-1 enthält eine Beschreibung vielfältiger, für Bibliotheken denkbarer Datenfelder. Dies sind neben der Mediennummer auch der Titel von Büchern und weitere Daten, welche eventuell offline verfügbar auf dem Chip sein sollten. Aus den Elementen kann für jedes Land ein "Profil"« zusammengestellt werden. ISO 28560 Teil 2 basiert wiederum auf ISO 15962 und den oben genannten OIDs (object identifier). Er wird in den angelsächsischen Ländern stark propagiert. In diesen Ländern sind bisher vorwiegend proprietäre Datenmodelle im Einsatz, das Dänische Modell ist kaum verbreitet. ISO 28560 Teil 3 entspricht zu fast hundert Prozent dem Dänischen Datenmodell. Es ist im Vergleich zum Teil 2 zwar fest kodiert, aber deutlich einfacher strukturiert @Kern2014.
Als Referenz für das Datenmodell auf einem Tag dient die Norm ISO 28560 in drei Teilen:
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Teil 1 beschreibt die erforderlichen und optionalen Datenfelder, die länderspezifisch in Profilen zusammengestellt werden können. Die Felder werden hierbei als OID bezeichnet.
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Teil 2 beschreibt die Anordnung dieser Felder (OIDs) in einem flexiblen bzw. fließenden Speicherlayout und wird primär in angelsächsischen Ländern angewandt.
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Teil 3 der ISO 28560 entspricht dem immer noch häufig im Sprachgebrauch genutzten Begriff des Dänischen Datenmodells und beschreibt die feste Struktur der Daten in verschiedenen anwendungsspezifischen Blöcken.
Diese Norm sollte ursprünglich einerseits die Interoperabilität zwischen Bibliotheken ermöglichen. Es sollte also möglich sein, ein Buch einer fremden Bibliothek mit dem eigenen System zu verbuchen. In Deutschland oder in Österreich wird dies nicht flächendeckend (vorsichtig ausgedrückt) angewendet. In der Schweiz ist das hingegen üblich und wegen der zentralen Magazinbibliothek auch notwendig. Andererseits sollte eine Interoperabilität zwischen BMS und RFID-Infrastruktur ermöglicht werden, damit einzelne Komponenten des Systems problemlos ausgetauscht werden können, ohne die Funktionalität zu gefährden.
Die Informationen, die im Dänischen Datenmodell in einem RFID-Tag gehalten werden, sind teilweise Daten, die auch schon im BMS über ein Medium vorgehalten werden. Das Dänische Datenmodell ist von seinem Format so komplex bzw umfangreich, dass es wegen des geringeren zur Verfügung stehenden Speichers nicht auf beliebige UHF-Tags geschrieben werden kann, sondern explizit UHF-Tags mit großen Speicher genutzt werden müssen. Der geringere Speicher von den meisten UHF-Tags erlaubt lediglich die Speicherung einer Bibliotheks-ID, einer ID des Mediums (auch "Mediennummer" oder "Strichcode" genannt) und natürlich eines Bits, welches den Sicherungsstatus speichert.
Um Informationen, wie etwa eine Mediennummer, eine Signatur oder eine komplexere Datenstruktur -- wie das Dänische Datenmodell -- auf einem Identifikationsmerkmal, wie einem Barcode, einem QR-Code oder einem RFID-Tag in maschinenlesbarer Form abzuspeichern, muss die Information entsprechend dem jeweiligen Zielformat encodiert werden. Im Folgenden wird beispielhaft für Barcodes und RFID-Tags erläutert, wie so etwas funktioniert.
Barcodes sind weit verbreitet, beispielsweise auf Produkten im Supermarkt. Meistens steht unter einem Barcode im Klartext, welche Nummern- oder Buchstabenfolge sich hinter einem Barcode verbirgt. Allerdings ist nicht jeder Barcode wie ein anderer. Es gibt verschiedene Formate, die sich darin unterscheiden, durch welche Strich- und Leerplatzfolge jeweils einzelne Zeichen dargestellt werden. Je weniger Zeichen von einem Barcodeformat unterstützt werden sollen, desto weniger Striche werden pro Zeichen benötigt und desto kompakter wird der Barcode (siehe Strichcode in Wikipedia).
@fig-barcode stellt einen Barcode im Code39-Format dar, welches in Bibliotheken verbreitet ist und Zahlen, Großbuchstaben und ein paar wenige Sonderzeichen darstellen kann.
{#fig-barcode}
QR-Codes funktionieren analog, erweitern allerdings die Darstellung um eine zweite Dimension, sodass auf weniger Platz mehr Informationen dargestellt werden können. Gleichzeitig enthalten QR-Codes eine Prüfsumme, die Fehler bei der Erkennung, etwa bei Beschädigungen am Code, ausgleichen können.
Ein RFID-Tag enthält einen Speicherchip und hält daher seine Informationen in Bits und Bytes, genau so, wie Daten und Dateien auch auf einem Computer gespeichert werden. Wie sich jeweils eine Information aus Bits und Bytes interpretieren lässt (ganz so, wie man aus den Balken eines Barcodes Buchstaben und Zahlen interpretiert), hängt von der jeweiligen Encodierung ab, wobei der Speicher eines Tags auch in unterschiedliche Encodierungsformate aufgeteilt werden kann, um Platz zu sparen.
@fig-speicher-rfid zeigt einen Speicherbereich, wie er auf dem Chip eines Tags
vorkommen könnte. Die 32 Bit kodieren im Beispiel mit dem Hexadezimalwert
19E9B6EA die Zeichenfolge "DE2" als Text für eine Bibliothekskennung und die
Zahl 46826 als Medienkennung.
{#fig-speicher-rfid}
In Bibliotheken enthält das RFID-Tag auch ein sog. AFI-Bit (application family indicator), das zur Medien- bzw. Buchsicherung verwendet wird. Komplexere Datenmodelle, wie das Dänische Datenmodell, brauchen deutlich mehr Speicherplatz, um auf ein Tag zu passen.
RFID-Geräte kommunizieren mit RFID-Tags über verschiedene sog. Steuerkommandos. Analog zur Barcodes, die von einem Drucker gedruckt werden (WRITE) und von einer Lesepistole eingelesen werden (READ), so gibt es ähnliche Steuerkommandos auch für RFID-Tags, wobei diese entsprechende Kommunikation zwischen RFID-Gerät und Tag auslösen. Je nach Technologie (HF, UHF bzw. sogar nach technischer Spezifikation der Tags, SLI, SLI-S, SLI-X) existieren verschiedene Kommandos, die verschiedene Aktionen mit einem Tag auslösen. Ohne in technische Details zu gehen, lassen sich diese Kommandos grob wie folgt abstrahieren: READ, WRITE, SECURE, UNSECURE, KILL, PROTECT. Dies entspricht der natürlichen Interaktion mit den Tags etwa beim Inventarisieren neuer Bücher (WRITE), dem Verbuchen (READ, dann UNSECURE) oder dem Durchschreiten eines Gates (prüfen auf SECURED).
Bei der Nutzung von Bibliotheksgeräten, die RFID einsetzen, kommt man im Normalfall nicht mit den Steuerkommandos von RFID-Hardware in Berührung. Sollte man aber mit der Hardware selber experimentieren oder testen, wird man manchmal auch roh auf die Tags schreiben müssen.
RFID-Tags können auf zwei Arten manipuliert werden: Einerseits kann man mittels geeigneter Hardware (im Falle von RFID-HF genügt ein Smartphone) den Inhalt eines nicht schreibgeschützten Tags verändern. Dies betrifft sowohl das Sicherungsbit (das Gate schlägt also nicht mehr an, wenn ein so manipuliertes Medium herausgetragen wird), als auch den gesamten Tag Inhalt, sodass das Medium von der Infrastruktur der Bibliothek nicht mehr verarbeitet werden kann. Andererseits kann man die meisten UHF-Tags und manche HF-Tags mit einem einfachen Befehl zerstören, also dauerhaft und endgültig stummschalten. Beide Arten der Manipulation kann man mit einem Passwortschutz wirkungsvoll verhindern (fun-fact: die meisten in Deutschland eingesetzten HF-Systeme enthalten diesen Passwortschutz nicht, sind also nicht vor einfachsten Manipulationen geschützt).
Bei der Einführung von RFID werden häufig Diskussionen zum Thema Datenschutz geführt. Wenn allerdings die Tags lediglich mit einer nur intern bekannten ID beschrieben werden, also einer ID, die nicht öffentlich im Katalog des BMS einsehbar ist, besteht diese Gefahr nicht. Selbst wenn jemand Medien im Rucksack eine*r Nutzer*in scannen würde (was technisch nicht unaufwändig ist), könnte man daraus keine Rückschlüsse auf das betreffende Medium schließen.
Damit ein Gerät einer RFID-Infrastruktur mit dem Rest der Systeme einer Bibliothek, insbesondere dem BMS kommunizieren kann, muss es über entsprechende Schnittstellen angebunden werden. Bei der Anschaffung sollte daher darauf geachtet werden, dass die Anlage etwa die standardisierten Schnittstellen wie SIP2 oder NCIP nutzt, um Dienstleistungen wie Rückgabe, Sortierung und Ausleihe mit dem Bibliothekssystem abwickeln zu können [@Michaelis2014].
Die Anbindung von lokalen RFID-Readern an Computerarbeitsplätzen von Mitarbeiter*innen erfolgt im Regelfall durch das Anschließen eines solchen Gerätes direkt am Arbeitsplatz, zumeist über USB. Es existieren allerdings auch Reader, die über einen Netzwerkanschluss direkt mit dem Netz der Einrichtung verbunden werden können und dadurch weitere Flexibilität ermöglichen, da kein Gerät an einen lokalen Computer angesteckt werden muss.
Im Vergleich zu Barcode-Lesern, die den Inhalt eines gelesenen Barcodes meist einfach als Tastatureingaben an die Position des Cursors am Bildschirm ausgeben, können RFID-Geräte aufgrund der komplexen Inhalte von RFID-Tags (siehe [Datenmodelle]) auch mittels Programmierschnittstellen aus dem BMS oder anderen Systemen angesprochen werden. Die Logik der Interpretation des Taginhalts liegt hierbei dann beim BMS oder bei einer Zwischensoftware ("Proxy"), die zwischen Reader und BMS vermittelt.
RFID-Transponder sind nicht für alle Medienarten geeignet. Aufgrund der Tatsache, dass RFID-Tags über Funkwellen mit Strom versorgt werden und kommunizieren, gilt, dass die Tags durch das Vorhandensein von Metall, Wasser, o.ä. beeinflusst oder abgeschirmt werden können. Selten vorkommende metallisch beschichtete Einbände von Bücher zum Beispiel verhindern effizient die Nutzung von RFID. Konkret bedeutet das, dass die Antenne eines RFID-Tags im Regelfall nicht mehr funktioniert, wenn sie in direkter Nähe zu metallischen Oberflächen ist: Eine CD, ein Laptop im Rucksack, oder sogar ein anderen RFID-Tag in einem dünnen Buchstapel können die Reichweite und Lesbarkeit einschränken. Beim Einbringen von Tags ist daher darauf zu achten, dass sie nicht auf solche Materialien aufgebracht werden. Ebenfalls hilft es nicht, ein Tag auf die Außenseite eines metallischen Gegenstands aufzubringen.
Generell sollte der Gegenstand, auf den ein Tag aufgebracht wird, von Funkwellen durchdrungen werden können, zumindest aber von der Seite, an der das Tag aufgebracht wurde.
Gleichzeitig bedeutet das auch, dass RFID-Tags durch das Vorhandensein von Wasser, also Menschen, ebenfalls abgeschirmt werden können. Eine hunderprozentige Erkennungsrate in einem Sicherheitsgate ist somit unrealistisch.
RFID-Transponder sind natürlich nicht geeignet für Medien, bei denen eine Unwucht störend ist (Schallplatten, CDs), sie sollten dabei auf der Außenhülle angebracht werden. Bei CDs ist zusätzlich der Metallanteil der CD störend.
Dazu kommt, dass RFID-Tags unterschiedlicher Hersteller und Arten unterschiedlich auf verschiedene Umgebungen reagieren. Für UHF wird vom Unternehmen EECC eine Studie herausgegeben, die die physikalischen Eigenschaften von verschiedenen Tags untersucht [@noauthor_uhf_2022]. Um diese Studie nutzen zu können, sind allerdings fundierte physikalische Kenntnisse notwendig, alternativ kann die Firma mit der Aussprache einer Empfehlung beauftragt werden, wie 2019 in der UB Dortmund geschehen.
Nach Einführung von RFID ist das Weiterführen von Barcodes zur Identifikation zwar nicht mehr zwangsläufig erforderlich, es ergeben sich aber zwei Vorteile, insofern weiterhin der Barcode mit am oder im Medium angebracht wird. Durch den Barcode kann das Medium weiterhin maschinenlesbar identifiziert werden. Falls RFID Komponenten ausfallen sollten, kann mit dem Barcode traditionell weiter gearbeitet werden. Wenn außerdem (wie meist üblich) unter dem Barcode auch die im Barcode codierten Zeichen mit zu sehen sind, können auch Menschen das Medium bzw. den Band problemlos eindeutig identifizieren. Barcodes können dabei auch auf ein mit Papier beschichtetes RFID-Tag aufgebracht werden.
Auf die Barcodes kann beim Einsatz von RFID auch verzichtet werden, wenn in Kauf genommen wird, dass man für die Identifikation eines Buches eine Recherche im BMS durchführen muss, wenn das Tag unlesbar oder falsch beschrieben ist.
Fortgeschrittene Entwicklungen im Bereich OCR und generell CV (computer vision) können es ermöglichen, ganz ohne technisch lesbare Identifikationsmerkmale ein Buch zu erkennen und zu verarbeiten. Bei einer solchen Lösung wird mittels einer Kamera das Äußere eines Mediums aufgenommen und erkannt und kann somit weiterverarbeitet werden. Um das Medium einer Bibliothek zuzuordnen kann weiterhin etwa ein Aufkleber auf dem Buch, z.B. ein Signaturetikett auf dem Rücken, erkannt werden, um das Buch der Bibliothek zuordnen zu können und ggf. mehrere Exemplare auseinander halten zu können.
Bisher ist kein solches System aktiv im Einsatz; die Erkennung von Objekten ist jedoch ein aktives Forschungsthema.
Vollständige Automatisierung ist in Bibliotheken auch möglich mit Barcodeverbuchung und EM-Sicherung (EM = elektro-magnetisch). Wenn die Barcodes vorn außen am Buch angebracht sind, können sie auch von Ausleihautomaten und Rückgabeautomaten gelesen und verarbeitet werden. EM-Sicherung wird realisiert mittels magnetisierbaren Streifen, die mit doppelt klebendem Film in den Falz der Bücher geklebt wird. Diese Streifen sind über separate Geräte magnetisierbar bzw. entmagnetisierbar. Der Status ist detektierbar über spezielle Gates, so dass darüber die Buchsicherung realisierbar ist. Auch diese Sicherung ist natürlich fehleranfällig und nicht 100%ig. Schon metallene Gegenstände in derselben Tasche wie gesicherte Bücher verhindern die Erkennung. Es gibt bei dieser Methode also keinen Vorteil gegenüber eines RFID-Betriebs -- im Gegenteil, diese Technologie ist veraltet, wird immer seltener genutzt und insofern immer teurer.
Eine Internetpräsenz ist für eine öffentliche Einrichtung mittlerweile unabdingbar und dient vielen Nutzer*innen als Erstkontaktmöglichkeit, Arbeitsmittel und Informationsplattform gleichermaßen. Die Infrastruktur hierfür wird im Kapitel Kommunikation genauer behandelt.
Der kostenlose Zugang zum Internet ist für viele Nutzer*innen ein Grund die Bibliothek als Lern- und Arbeitsort zu nutzen. PC-Arbeitsplätze und freies WLAN gehören deshalb in den meisten Bibliotheken mittlerweile zum Standard. Letzteres ist Voraussetzung, um mit eigenen Geräten wie Notebook, Handy und Tablet arbeiten zu können. Damit in allen relevanten Bereichen WLAN mit angemessener Bandbreite verfügbar ist, sollten Bibliotheken Anforderungen an die Ausstattung des Gebäudes mit einer ausreichenden Anzahl an WLAN-Access-Points bestimmen. Das öffentliche Netz sollte vom internen Netz für Mitarbeiter*innen der Bibliothek getrennt sein, um das Risiko eines Angriffs auf die Infrastruktur zu minimieren. Bei öffentlichen PCs sind zusätzlich Datenschutz-Maßnahmen zu treffen.
Grundsätzlich sind für die Bereitstellung von Internet zwei Fragen zu klären:
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Ist der Zugang offen oder sind ein Passwort und ggf. Registrierung notwendig?
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Erfolgt der Zugang direkt durch die Bibliothek oder per Roaming über Dritte?
In Hochschulen und Forschungseinrichtungen bietet sich die WLAN-Roaming-Infrastruktur eduroam, die in Deutschland vom DFN koordiniert wird und auch international an vielen Bildungseinrichtungen verfügbar ist. Der Betrieb von eduroam wird in der Regel durch das universitäre Rechenzentrum verantwortet. Nutzer*innen müssen allerdings an einer Einrichtung registriert sein und ihre Zugangsdaten kennen, um eduroam zu verwenden.
Für den offenen Zugang kann im Idealfall mit der Trägereinrichtung z.B. der eigenen Kommune zusammengearbeitet werden. Eine weitere Möglichkeit ist das ehrenamtliche Freifunk-Projekt. Je nach Rahmenbedingung gibt es verschiedene Leitfäden und Fördermöglichkeiten zur Einrichtung offenen Internetzugangs.
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Als Anbieter von öffentlichem WLAN sollten Bibliotheken auf Gefahren und mögliche Sicherheitsvorkehrungen hinweisen. Bei der Nutzung von öffentlichem WLAN muss beachtet werden, dass die Verbindungen in der Regel nicht verschlüsselt sind und somit alle, die sich im gleichen Netzwerk befinden, potenziell die übertragenen Daten mitlesen können. Zur Minimierung des Risikos sollten Webseiten möglichst nur verschlüsselt per HTTPS aufgerufen werden und Datei- und Verzeichnisfreigaben deaktiviert sein, um zu verhindern, dass andere Teilnehmer im Netzwerk auf eigene Dateien zugreifen können.
Zur Ausstattung von Gruppen- und Einzelarbeitsplätzen gehört auch angemessene Informationstechnik. Wesentlich sind zunächst ein stabiler Internetzugang und Steckdosen. Dabei sollte die Absicherung mit genügend Sicherungen und getrennten Stromkreisen geplant werden, denn nicht selten fliegt wegen eines defekten Laptop-Netzteils sonst die Sicherung eines gesamten Lesesaals raus. Vor allem sollte in solchen Fällen nicht plötzlich das gesamte Bibliothekspersonal stromlos dastehen.
Ausstattung, Verwaltung und Unterhalt von Räumen mit Technik ist insbesondere für öffentliche Bibliotheken ressourcen- und kostenintensiv. Entsprechend sollten sich Bibliotheken an der tatsächlichen Nachfrage ihrer Nutzer*innen orientieren und nur die Technik anschaffen, die sie selbst verwalten können.
Es gibt auch einige Bibliotheken, die in ihren öffentlichen Arbeitsbereichen sogenannte Smartboards zur Verfügung stellen. Damit sind große Monitore gemeint, die Computer enthalten. Die gewohnten Funktionen wie Webbrowsing, Textverarbeitung und andere Programme sind über Bildschirmtastatur/Touchscreen erreichbar, man kann aber auch eine Art digitales Whiteboard nutzen und die darauf erarbeiteten Ergebnisse digital weiternutzen.
In der Praxis zeigt sich jedoch bisher, dass Smartboards meistens nur als großer Monitor mit extern angeschlossenem Notebook oder integriertem Computer genutzt werden. Ein Angebot von derartigen Projektionsflächen lässt sich auch kostengünstiger realisieren.
In einigen Bibliotheken werden auch komplette Workspaces für große Gruppen angeboten. Für die gezielte Nutzung von speziell ausgestatteten Arbeitsplätzen kann das Angebot einer Sitzplatz- bzw. Raumbuchungslösung nützlich sein. Das Buchungssystem lässt sich auf der Homepage oder in einer Service-App einbinden und kann auf diesem Weg ebenso wie andere Dienstleistungen genutzt werden. Hier werden inzwischen auch gehostete Lösungen als Cloud-Service angeboten. Oft unterstützen diese Dienste die Anmeldung via Shibboleth und OpenID-Connect, ggf. sogar die Nutzung innerhalb einer Föderation. Die Fragen des Datenschutzes sind natürlich bei einem solchen Einsatz im Vorfeld zu klären.
Sowohl wissenschaftliche als auch öffentliche Bibliotheken bieten PC-Arbeitsplätze für ihre Nutzer*innen an. Auch wenn der Trend zu eigenen Geräten geht, bleiben die Nutzungszahlen bei den PC-Arbeitsplätzen besonders in öffentlichen Bibliotheken stabil.
Dienste wie die Nutzung des Internets und Textverarbeitung mit oder ohne Gebühren sind die häufigsten Einsatzzwecke für PC-Arbeitsplätze und sollten weiterhin niedrigschwellig angeboten werden. Die Gebührenabrechnung für angemeldete Nutzer*innen erfolgt über Bezahlsysteme, die an das Bibliotheksmanagementsystem angegliedert sind. Geräte mit Münz- oder Kartenzahlung bieten außerdem die Möglichkeit, diese auch ohne Bibliotheksmitgliedschaft zu nutzen.
In der Regel stehen PC-Arbeitsplätze angemeldeten Nutzer*innen zur Verfügung. Anhand der Benutzergruppe können altersbedingte Einschränkungen vorgenommen werden. So müssen Eltern z.B. der Internetnutzung von minderjährigen Kindern zustimmen.
Bei kostenfreier und nicht reglementierter Nutzung muss der Jugendschutz besonders beachtet werden. Denkbar ist dabei das Whitelisting von Internetseiten, d.h. eine Freischaltung von Seiten, die aus Jugendschutz-Sicht als unbedenklich eingestuft wurden. Ein Blacklisting hingegen ist nicht empfohlen, da keinesfalls alle bedenklichen Seiten bekannt sein können.
Auch der Datenschutz spielt im öffentlichen Bereich eine große Rolle. PCs müssen so konfiguriert werden, dass Nutzer*innen ausschließlich ihre eigenen Dateien sehen und keinen Zugriff auf Dateien von anderen Personen erhalten. Dies wird z.B. durch persönliche Nutzerprofile (gebunden an das Benutzerkonto) oder systemseitige Rücksetzung aller Einstellungen (Gastzugänge) erreicht. Zum Betrieb solcher "Kiosksysteme" gibt es entsprechende Software. Der Einsatz von Thin-Clients ist in diesem Bereich sinnvoll.
Auch bei der Freigabe der Nutzung von Speichermedien sollten Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden, beispielsweise vorgeschaltete automatische Virenprüfungen. Eine Sperre von externen Speichermedien wäre ebenfalls denkbar, jedoch spricht die aktuelle Nachfrage dagegen.
Hinweise zur Einrichtung eines öffentlichen WLAN in Bibliotheken gibt der Abschnitt zum [Internetzugang].
Scannen, Kopieren und Drucken sind weitere häufig genutzte Angebote in Bibliotheken. Zur Unterstützung von Nachhaltigkeit und Digitalisierung von Studium und Lehre könnte das Ausdrucken auf Papier reduziert oder gar nicht angeboten werden und stattdessen das Einscannen auf Datenträger oder Speichersysteme befördert werden.
Um Nutzer*innen das Digitalisieren von Medien zu ermöglichen, kann eine Bibliothek Scanner zur Verfügung stellen. Im einfachsten Fall sind das Multifunktionsgeräte (MFGs), die sowohl Kopier- als auch Scan- und Druckfunktionen anbieten. Meistens sind Druck- und Kopierfunktionen kostenpflichtig, Scannen oft kostenfrei. Höherwertige Scans von größeren Vorlagen und ergonomisches Scannen sind mit sogenannten Kopfscannern möglich. Bei diesen Scannern liegt das Medium offen, mit dem Druckbild nach oben auf der Vorlagefläche. Mit Fingerdruck oder Fußschalter wird der Scanvorgang ausgelöst, anschließend kann ohne Umdrehen der Vorlage, wie es bei einem herkömmlichen Kopierer notwendig wäre, umgeblättert werden.
Ein weiterer Anwendungsfall ist das Einscannen von Einzelblattvorlagen. z.B. Vorlesungsmitschriften. Hier sind Scanner mit automatischem Papiereinzug ideal, die Vorder- und Rückseite gleichzeitig einscannen können.
Das Digitalisat kann in der Regel auf einem USB-Stick gespeichert werden. Komfortabler sind eine Netzwerkverbindung und eine Anmeldemöglichkeit für Nutzer*innen. Alternativ kann auch die Eingabe einer Mailadresse mit anschließendem Versand eines Links auf das Dokument angeboten werden. Das Digitalisat selbst per E-Mail zu verschicken ist i.d.R. aufgrund der Dateigröße nicht möglich.
Als "Bibliothek der Dinge" wird die Möglichkeit bezeichnet, in Bibliotheken auch Gegenstände wie Werkzeuge, Sportgeräte und Musikinstrumente ausleihen zu können. Für die Ausleihe von Kunstwerken oder Spielen sind auch die Begriffe "Artothek" bzw. "Ludothek" üblich. Für diese Gegenstände ist in der Regel eine besondere Form der Mediensicherung notwendig. Für die Ausgabe von Tablets gibt es beispielsweise spezielle Automaten. Durch Verbindung mit dem Bibliotheksmanagementsystem ist es auch möglich, die Freigabe an ein Mindestalter zu knüpfen und verschiedene Profile auf den Tablets anzulegen.
Ein Makerspace ist ein Bereich in einer Bibliothek, in dem Hardware und Software zum Ausprobieren zur Verfügung gestellt wird. Ziel ist das Angebot eines niedrigschwelligen Zugangs zu neuen (technischen) Entwicklungen, die der breiten Öffentlichkeit -- in der Regel aus Kostengründen -- sonst nicht zur Verfügung stehen. Beispiele für Angebote in Makerspaces sind:
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3D-Drucker
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Geräte zur Holz/Metallverarbeitung
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Stickmaschine/Nähmaschine
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Ton- und Videotechnik
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Repaircafé
Zusätzlich zur Bereitstellung der Technik bieten viele Bibliotheken Einführungs- und Expertenkurse an, die jedoch auch stark von den vorhandenen Personalressourcen abhängig sind. Makerspaces sind vor allem in größeren öffentlichen Bibliotheken verbreitet. Auch in einigen wissenschaftlichen Bibliotheken gibt es inzwischen entsprechende Angebote, wobei hier der Fokus mehr auf dem Einsatz in Lehre und Lernen liegt, zum Beispiel das Dortmunder Hybrid Learning Center (hylec).
Bei Überlegungen zum Einsatz einer App für die Dienstleistungen der Bibliothek sollten verschiedene Aspekte betrachtet werden. Eine App wird um so häufiger installiert, je mehr wichtige und häufig genutzte Funktionalitäten damit nutzbar sind. Eine Integration der Dienstleistungen der Bibliothek in eine bestehende App der übergeordneten Institution ist also der Eigenentwicklung vorzuziehen -- sofern das möglich ist.
In einer App können grundsätzlich alle Dienstleistungen der Bibliothek angeboten werden. Ein Mehrwert entsteht dann, wenn man den mobilen Charakter des Endgerätes berücksichtigt. Beispiele: Navigation in der Bibliothek mit Wegweisung am Endgerät, Buchung des Gruppenarbeitsraums, vor dem man gerade steht (z.B. über einscannbare QR-Codes).
Eine vollständige Nutzung der Dienstleistungen der Bibliothek ist nur dann möglich, wenn man sich auch digital anmelden kann. Es sollte also eine Form eines digitalen Ausweises geben, Accountname/Passwort im einfachsten Fall, komplett digitaler Ausweis über die App im besten Fall.
Wildau als Beispiel mit UNIDOS hat eine Integration des Bibliothekskontos, mit der Möglichkeit der Anzeige aller entliehenen Medien und der Verlängerung dieser. Bewerkstelligt wird die Funktion via SIP2-Schnittstelle. Zusätzlich können Discovery-Systeme sowie eine Raumbuchung verlinkt bzw. direkt via App ermöglicht werden. Die Kosten für die Entwicklung einer nativen App für Android und iOS sind eher hoch. Daher kann stattdessen auch eine responsive Web-App zum Einsatz kommen. Apps machen meist nur dann wirklich Sinn, wenn man Zugriff auf interne Komponenten der Smartphones wie NFC, Kamera (zum Scannen), Bluetooth (z.B. zur Detektion von Beacons) etc. benötigt.
Technische Beratung erfolgt oft in dem Umfang, der für lokale Bibliotheksdienste sinnvoll ist. Bietet eine Bibliothek z.B. die Onleihe als Dienst an, werden sich Nutzer*innen bei Fragen direkt an die Bibliothek wenden und nicht an den Dienstleister.
Somit müssen sich auch die Mitarbeiter*innen in der Bibliothek stetig fortbilden, um ihren Nutzer*innen einen guten Service zu bieten.
Beispiele:
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Erklärung und Dokumentation zu Diensten, z.B. Ebook-Leihe, Streaming-Dienste, E-Learning-Ressourcen
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Ebook--Reader Beratung zur Unterstützung der Ebook-Ausleihe
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Beratung zu App-Nutzung, die als digitale Inhalte angeboten werden
Werden neue Dienste eingeführt, bedarf es neben der Werbung auch einer Einführung oder dem Angebot einer Schulung, in erster Linie für Mitarbeiter*innen. Viele Anbieter unterstützen dabei mit eigenem Schulungsmaterial, was unter Umständen je nach Zielgruppe angepasst werden muss.
Die folgenden IT-Dienstleistungen dienen der Unterstützung der täglichen Arbeit, insbesondere im Hinblick auf verteilte Arbeitsumgebungen und mobiles Arbeiten. In vielen Fällen werden sie von der übergeordneten Einrichtung einer Bibliothek bereitgestellt. Neben dem Zugang zu Arbeitsmitteln dienen die Dienste vor allem der internen Kommunikation und dem Wissenmanagement.
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Wissensmanagement besteht aus Prozessen zur Erfassung und Weitergabe von Wissen innerhalb einer Organisation, das oft nur implizit in den Köpfen der Mitarbeitenden vorliegt. Werkzeuge hierfür werden im Kapitel Kommunikation vorgestellt.
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Für mobiles Arbeiten müssen Endgeräte transportabel sein (Notebook, Tablet ...) und zum anderen müssen die Dienste, die für das Arbeiten notwendig sind, vom jeweiligen Standort aus erreichbar sein (siehe [VPN]). Für dauerhaftes Arbeiten von anderer Stelle als dem Büro (Homeoffice) ist aus Ergonomiegründen ein fester Arbeitsplatz mit Tastatur, Maus, Bildschirm und ggf. Anschlussmöglichkeit für mobile Geräte ("Dock") vorzuziehen oder vorgeschrieben.
Der Begriff bring your own device (BYOD) bezeichnet die Nutzung von privaten Endgeräten in der Infrastruktur des Arbeitgebers. Dies ist allerdings mit einigen Herausforderungen verbunden. So kann nicht zentral sichergestellt werden, dass das Endgerät frei von Schadsoftware ist. Auch die Sperrung des Gerätes aus der Ferne ist nicht möglich (auf eigenen Geräten des Arbeitgebers kann eine solche Software installiert werden, die im Falle eines Diebstahls aktiviert werden kann). Letztendlich liegt also die Verantwortung dafür, ob dienstliche Daten über das private Gerät in falsche Hände gelangen, beim Arbeitnehmer.
Ein "Virtuelles Privates Netzwerk" dient dazu, über einen authentifizierten Zugriff das Endgerät der Mitarbeiter*innen bzw. Nutzer*innen virtuell in das interne Netzwerk (Intranet) der Institution einzubinden. Das ermöglicht die Nutzung von Diensten, die auf der Basis der Netzwerkadresse (IP-Adresse) entscheiden, ob der Zugriff ermöglicht wird. Viele Dienste einer Institution werden über eine Firewall aus Sicherheitsgründen dem gesamten Internet verborgen und sind nur über ein VPN auch außerhalb der Institution zum Beispiel aus dem Homeoffice zugreifbar.
Wie im Kapitel zur Kommunikation beschrieben, gibt es verschiedene Werkzeuge zur synchronen und asynchronen Kommunikation von Telefon über E-Mail und Chats bis zu Videokonferenzsystemen. Neben der reinen Kommunikation dienen Werkzeuge wie Wikis und Ticketsysteme auch der Zusammenarbeit und kollaborativen Erstellung von Inhalten.
Um virtuelle Besprechungsräume so auszustatten, dass auch Menschen an Besprechungen teilnehmen können, die nicht anwesend sind, ist technische Infrastruktur erforderlich. Die Anwesenden müssen für die Anwesenden sichtbar und hörbar sein, ohne dass die Anwesenden Headsets tragen müssen. Dies erreicht man mit Webcams, die automatisch auf die sprechende Person fokussieren und im Idealfall auch Störgeräusche (Echos, Rauschen, Rascheln) ausblenden. Die gängigen Systeme im knapp vierstelligen Eurobereich genügen für Konferenzen mit bis zu sechs anwesenden Personen um einen Tisch herum. Sind mehr Personen anwesend, steigt der technische Aufwand stark an, wenn man häufig hybrid arbeiten und die anwesenden Personen nicht benachteiligen möchte.
Dienstlich genutzte Dateien sollten an zentraler Stelle abgelegt werden, damit sie in eine Backup-Lösung eingeschlossen werden können und damit die Möglichkeit besteht, sie mit anderen Menschen auszutauschen. Entweder wird dazu als Netzlaufwerk ein klassischer Fileserver wie zum Beispiel Windows Server genutzt, oder es kommt eine Cloudlösung wie Nextcloud zum Einsatz. Zusätzlich oder alternativ kann ein Dokumentenmanagementsystem genutzt werden.
Dokumentenmanagementsysteme sind Multi-User Softwaresysteme mit Anbindung an eine hinreichend großen und ausfallsicheren Datenspeicher. Sie lösen in der Regel drei Anforderungen:
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langfristige ggf. auch revisionssichere Ablage digitalisierter oder rein digitaler Dokumente die einer Aufbewahrungsfrist unterliegen (Archivierung, Versionierung)
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Unterstützung der Datenverarbeitung für Prozesse zwischen verschiedenen Akteuren (Workflows)
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Strukturierung und Pflege der Dokumente institutions-relevanter interner und externer Prozesse (Aktenplan)
Ab und an erhalten Bibliotheken den Auftrag, die Originale von digitalisierten und in einem DMS abgelegten Dokumenten physisch zu archivieren oder auch den Digitalisierungsprozess zu verantworten. Hierbei ist es empfehlenswert, zwischen Unternehmens- bzw. institutionskritischen Dokumenten, die nicht für die Bibliotheksnutzer verfügbar sein sollen, und Dokumenten mit bibliothekarischem Bezug zu unterscheiden, denn eine Bibliothek ist im Allgemeinen kein Archiv.
Als Kombination des klassischen Intranets mit sozialen und kommunikativen Funktionen ermöglicht ein Social Intranet den Mitarbeitenden so den einfachen Austausch von Informationen und Ideen und wird genauer im Kapitel zur Kommunikation beschrieben.
Die in diesem Absatz beschriebenen Werkzeuge dienen der Aufgaben-Koordination in der Bibliothek. Je mehr Personen in einem Team an gemeinsamen Aufgaben arbeiten, desto empfehlenswerter ist der Einsatz folgender Instrumente für die Aufgaben-Koordination in der Bibliothek.
Ticketsystem: Ticketsysteme dienen der strukturierten, regelbasierten (z.T. automatischen) Abarbeitung von Anfragen, Wünschen, Fehlermeldungen von Nutzenden. Diese Systeme können für alle anfallenden Aufgaben innerhalb der Bibliothek verwendet werden, z. B. in der Softwareentwicklung bei der Bearbeitung von Kundenanfragen oder internen Prozessen.
Ein Vorteil ist die transparente Bearbeitung von Vorgängen, da sowohl der Status als auch die Bearbeitenden jederzeit einsehbar und nachvollziehbar sind. Statusänderungen werden dem Autor je nach Einstellung des Ticketsystems automatisiert mitgeteilt. Alle Bearbeiter:innen haben zu jeder Zeit Einblick und können bei Bedarf übernehmen. Eine Vertretungsregelung oder E-Mail-Weiterleitung wird damit obsolet. Nach abschließender Bearbeitung werden Tickets in der Regel archiviert und können später zu Statistik- und Dokumentationszwecken ausgewertet werden. Auch eine Art FAQ kann automatisiert durch entsprechend markierte Tickets erstellt werden.
Beispiele für Ticketsysteme:
- Redmine (Open Source)
- Jira (kommerziell)
- Integrierte Issue-Tracker im Rahmen der Softwareentwicklung, beispielsweise in GitLab (Open Source) und GitHub (kommerziell)
Kanban-Board: Ein Kanban-Board visualisiert jegliche Arbeitsabläufe anhand einer in Spalten unterteilten Tafel (z. B. Backlog, in Arbeit, fertig). Physisch ist dies mit Post-Its und Whiteboard machbar. Ein Kanban-Board kann auch als Grundlage für ein Projektmanagement nach SCRUM dienen.
Beispiele für Kanban-Software:
Interne und externe Kalender: Kalender können unterschiedliche Aufgaben erfüllen. Intern helfen zwischen Mitarbeitenden geteilte Kalender bei der Terminplanung und Abstimmung.
Auf der Bibliothekswebsite veröffentlichte Kalender können z. B. buchbare Veranstaltungen für Kund*innen und Besucher*innen der Bibliothek enthalten. Ebenso ist eine Reservierung von Räumen oder Technik denkbar.
Verbunden mit einem Ticketverkauf oder einer Ticketreservierung können sie die umständliche Kommunikation über E-Mails ablösen und ersparen damit einen großen Verwaltungsaufwand.
Beispiele für Kalender:
- SuperSaaS (kommerziell)
Social Media Planung: Betreibt eine Bibliothek mehrere Social Media Kanäle, kann ein einziges Tool zur Planung und Veröffentlichung von Beiträgen sinnvoll sein. Damit kann der Content zeitlich und inhaltlich vorgeplant werden. Integrierte Analysewerkzeuge helfen zudem bei der Zeitplanung, indem die vergangenen Veröffentlichungen ausgewertet werden und der beste Zeitpunkt für die Zielgruppe ermittelt wird.
Beispiele:
- Hootsuite, (kommerziell, in der Basisversion frei nutzbar)
- Buffer, (kommerziell, in der Basisversion frei nutzbar)
- Trello (kommerziell, in der Basisversion frei verfügbar)
- Fedica (kommerziell, in der Basisversion frei verfügbar)
Wissenslandkarte: Wissenslandkarten, auch Wissenskarten (Knowledge Maps), sind grafische Darstellungen von Wissen in Organisationen. Als Wissenslandkarten werden im Wissensmanagement graphische Verzeichnisse von Wissensträgern, Wissensbeständen, Wissensquellen, Wissensentwicklung, Wissensstrukturen oder Wissensanwendungen bezeichnet. Sie dienen vor allem der Identifikation von Wissen in Unternehmen, um Arbeitsabläufe effektiver und effizienter zu gestalten und referenzieren auf Expertenwissen, Teamwissen, Wissensentwicklungsstationen sowie organisationale Fähigkeiten und Abläufe. Bei dieser Methode wird lediglich der Verweis auf das verankerte Wissen geliefert und nicht das Wissen selbst dort abgelegt.
Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Wissenslandkarte
Beispiele: MindManager (kommerziell)
Terminfindung: Abseits von Kalendern in E-Mail-Programmen können Terminfindungstools sinnvoll sein, insbesondere bei der Planung mit externen Beteiligten.
Beispiele: DFN terminplaner, nuudel
Die technische Infrastruktur bildet die Grundlage für die Dienste einer Bibliothek. Während sich die grundlegenden Dienste für Mitarbeiter*innen einer Bibliothek nicht wesentlich von denen anderen Einrichtungen unterscheiden, sind viele Dienste für die Nutzer*innen von Bibliotheken an die Verwaltung physischer Medien gekoppelt.