Doku nach Abläufen und Funktionen

Status: In Erarbeitung

Inhaltsverzeichnis:

Neue Teilnehmerin/Kunde anlegen

Abotyp einem Teilnehmer/Kunden zuordnen

Rechnung manuell erstellen

Mailadresse Teilnehmer/in bzw. Kunde ändern

Abonnements-Wechsel eintragen

Inbetriebnahme, Datenimport mittels LibrOffice-Spreadsheet

Ablauf "neuer Kunde anlegen"

Welche Konfigurationen wirken sich hier wie aus?

• Wurde die Eingabe einer Emailadresse in den "Einstellungen Projekt" als obligatorisch erklärt?
• Wurde die Kundentypen in den "Einstellungen Projekt" bereits festgelegt?

Welche Daten müssen vorhanden sein, damit dieser Ablauf funktioniert?

Die Eingabe von Kundendaten ist möglich, sobald die Instanz aufgesetzt wurde. Die Zuordnung von Abonnements zu Kunden ist jedoch erst möglich, wenn Abotypen definiert wurden.

Beschreibung Ablauf

• Auf Feld "Kunde erstellen" klicken.
• Eingabe der Daten
• Sobald mehr als 1 Ansprechpartner erfasst wurde, wird das zusätzliche Feld Bezeichnung aufgeführt, dieses dann auch ausfüllen. Das Feld Bezeichnung wird in Serienbriefen als Anschrift verwendet, also muss es so formuliert sein, dass die Post an diese Anschrift zustellen kann (falls Briefe per Post verschickt werden).
• Mehrere Ansprechpersonen pro "Kunde" dürfen nicht dieselbe Emailadresse in OpenOlitor hinterlegen.
• Lieferadresse nur ausfüllen, wenn Hauslieferung oder Postlieferung stattfindet und wenn die Liefer- oder Postadresse von der Rechnungsadresse abweicht.
• Kundentyp-Kategorie(n) auswählen
• Auf Feld "Kunde erstellen" klicken

Wirkung

• Kunde ist erstellt
• Es können Abonnements diesem Kunden zugeordnet werden
• Für diesen Kunden können Pendenzen erfasst werden

nächste Schritte

• Abonnement zuordnen
• Email an diesen Teilnehmer/Kunden senden

Tipps und Tricks

• Bei Aufsetzen von OpenOlitor lohnt es sich, das LibreOffice-Worksheet zu verwenden und die Datenbereinigung vorher zu erledigen. Derzeit gibt es noch keine automatisierte Upload/Importfunktion. Mehr Infos dazu deshalb per Mail an info@openolitor.ch erfragen.

Ablauf "Abotyp einem Kunden zuordnen"

Welche Konfigurationen wirken sich hier wie aus?

• ...

Welche Daten müssen vorhanden sein, damit dieser Ablauf funktioniert?

• Aktive Abotypen inkl. Vertriebe und Vertriebsarten
• Kundendaten

Beschreibung Ablauf

• Kundendetail-Ansicht öffnen
• Unter Abschnitt "Abos" den Knopf "Neues Abo" anklicken.
• Abotyp unter den vorhandenen Abotypen auswählen
• Vertrieb unter den für diesen Abotypen vorhanden Vetrieben auswählen
• Vertriebsart unter den für diesen Vertrieb vorhandenen Vertriebsarten auswählen
• Startdatum eingeben (Startdatum eines Abos = 1. Liefertag)
• Speichern-Knopf drücken
• Wenn das Datum in der Zukunft liegt, wird das Abo bis zur Starttag als inaktiv angezeigt, es wird aber auf dieses Startdatum hin in der Lieferplanung geplant.

Wirkung

• Das Abo wurde dem Kunden zugeordnet.
• Falls für dieses Datum eine Lieferplanung erstellt wird und auch das Mindestguthaben-Saldo für diesen Kunden erreicht wird, wird dieser Korb in die entsprechende Lieferplanung integriert.

nächste Schritte

• Lieferplanung erstellen
• manuelle Rechnung für das Abonnement erstellen
• batchweise Rechnungen für mehrere Abonnemente erstellen
• Abonnenent beenden
• Vertrieb ändern
• Abwesenheit eintragen
• Guthaben anpassen

Tipps und Tricks

• Abos können nur gelöscht werden, solange sie inaktiv sind. Ist ein Abonnement einmal gestartet, kann es nur noch beendet werden.
• Bestehende Abos können nicht in eine anderen Abotyp "mutiert" werden. Bei Abowechsel muss immer das alte Abo abgeschlossen und das neue Abo neu eröffnet werden.

Eine Rechnung manuell erstellen

Welche Konfigurationen wirken sich hier wie aus?

• Im Abotyp hinterlegter Preis pro Lieferung wirkt sich hier nicht aus

Welche Daten müssen vorhanden sein, damit dieser Ablauf funktioniert?

• Kunde/Teilnehmer
• Dem Kunde/Teilnehmer zugeordnetes Abonnement
• D.h. keine Rechnungserstellung möglich, wenn keine Abonnement vorhanden

Beschreibung Ablauf

• Im Menu Kunden den entsprechenden Kunden/Teilnehmer aufrufen
• In der Detailansicht scrollen nach unten und unter Rechnungen auf den Knopf "Eine manuelle Rechnung erstellen für XXX" drücken.
• Im neuen Fenster im Block "Adresse" das Abonnement auswählen, für das eine Rechnung erstellt werden soll.
• Im neuen Fenster im Block "Rechnungsdaten" folgende Felder ausfüllen: Rechnungsnummer, Titel, Anzahl Lieferungen (keine Wirkung auf den Betrag) und Betrag.
• Rechnung erstellen drücken

Wirkung

• Es wird eine Rechnung erstellt mit ESR-Nummer und Codierzeile (Schweizer System der Zahlungsübermittlung)

nächste Schritte

• Rechnung auf Status "verschickt" setzen, damit Zahlungseingänge abgebucht werden können

Tipps und Tricks

• Wer Rechnungen für Gönner etc. erstellen möchte, die kein Abo haben, kreiert ein "Fake-Abo", das keine Auswirkungen auf die Lieferplanung hat. So können dann dennoch Rechnungen erstellt werden.

Ablauf "Emailadresse ändern von Kunde bzw. Teilnehmerin"

Welche Konfigurationen wirken sich hier wie aus?

• Wird das Mitgliederportal genutzt von Mitgliedern oder nicht?

Welche Daten müssen vorhanden sein, damit dieser Ablauf funktioniert?

Kunden/Teilnehmer/in

Beschreibung Ablauf

• Mailadresse ändern
• Speichern Kunde/Teilnehmer/in
• Mail an Kunde/Teilnehmer/in, dass Mailadresse geändert wurde und dass für das Login ins Mitgliederportal nun die neue Mailadresse mit dem bisherigen Passwort verwendet werden kann.

Wirkung

• Login nur noch mit neuer Mailadresse und bisherigem Passwort möglich für Kunde/Teilnehmer/in

nächste Schritte

*---

Tipps und Tricks

• Standardmail vorbereiten und einsetzen
• Ablauf in die Bedienungsanleitung für Mitglieder integrieren.

Ablauf "Abonnements-Wechsel eintragen"

Welche Konfigurationen wirken sich hier wie aus?

• Abwesenheiten erfassen durch Mitglieder vorgesehen oder nicht?

Welche Daten müssen vorhanden sein, damit dieser Ablauf funktioniert?

• Kundendaten
• Abotypen-Daten

Beschreibung Ablauf

• Bisheriges Abonnement öffnen
• Prüfen, ob Abwesenheiten eingetragen sind, die nach dem Wechseldatum liegen
• Falls ja, Abwesenheiten notieren und im "alten" Abonnement löschen
• "altes" Abonnement auf letztes Lieferdatum beenden
• neues Abonnement auf das darauffolgende Lieferdatum starten
• notierte Abwesenheiten in das neue Abonnement übertragen
• Speichern

Wirkung

• Das "alte" Abonnement wird beendet
• Das neue Abonnement wird aktiviert

nächste Schritte

• Information an den Kunden / TeilnehmerIn

Tipps und Tricks

• Wechsel, die finanziell relevant sind (bspw. Wechsel von Abotyp mit Preis X auf Abotyp mit Preis Y nur zu bestimmten Zeitpunkten erlauben, dies erleichtert Abrechnungen.

Inbetriebnahme, Datenimport mittels LibrOffice-Spreadsheet

Welche Konfigurationen wirken sich hier wie aus?

• Voraussetzung ist eine auf einem Server installierte Version von OpenOlitor

Welche Daten müssen vorhanden sein, damit dieser Ablauf funktioniert?

• mindestens Kundendaten, vozugsweise auch Abodaten und Produktedaten

Beschreibung Ablauf

Für die Inbetriebnahme bzw. einen Datenimport steht eine Import-Schnittstelle zur Verfügung, welches die allenfalls vorhandenen Daten aus einem Libreffice-Spreadsheet in die Datenbank hinterlegt.

• Sich mit der Datenstruktur von OpenOlitor vertraut machen
• Abonnements definieren in OpenOlitor
• LibreOffice installieren auf dem lokalen PC.
• Nummerkreise für die ID-Laufnummern festlegen. Diese werden benötigt für: AbotypID, LieferungenID, ProjektID, KundentypenID (TeilnehmertypenID), KundenID (TeilnehmerID), PersonenID, PendenzenID, TourenID, DepotID, VertriebsartenID, LieferungenID, LieferplanungID, LieferpositionenID, AbosID, AbwesenheitenID. Beispiel: ProjektID: 1 bis 9, AbotypID: 100 bis 199, KundentypenID (TeilnehmertypenID): 200 bis 299, Produktekategorien: 500 bis 599, DepotID: 300 bis 399, VertriebsartenID: 400 bis 499, ProduzentenID: 600 bis 699, VertriebeID: 700 bis 700, KundenID (TeilnehmerID): 20000 bis 29999, PersonenID: 30000 bis 39999, AbosID: 10000 bis 19999, ProdukteID: 40000 bis 49999, PendenzenID: 100000 bis 199999, AbwesenheitenID: 200000 bis 299999, LieferungenID: 1000000 bis 1999999, LieferplanungID: 2000000 bis 2999999, LieferpositionenID: 3000000 bis 3999999
• Teilnehmertypen (Kundentypen) definieren. Dies sind Flags, die an die einzelnen Teilnehmer vergeben werden können und die dazu dienen, Serienbriefe und andere Versände zu steuern (über einen Flag-Filter). Folglich müssen alle Typen hinterlegt werden, die später ausgewertet werden sollen. Es geht hier entgegen der derzeitigen Bezeichnung "Kundentypen" (Teilnehmertypen) nicht nur um Abonnenten, sondern um alle Personen, die in einer Initiative aktiv sind und folglich in OpenOlitor zur Administration hinterlegt werden sollen. Flags können aus der statutarischen und weiteren internen Organisation der Initiative abgeleitet werden (Vorstand, Mitglied Verein, Genossenschafterin, Arbeitsgruppe X und Arbeitsgruppe Y). Flags können aus konkreten Admin-Bedürfnissen abgeleitet werden: Jahreszahler und Quartalszahler bei den AbonnentInnen beispielsweise. Oder Newsletter-Abonnenten, falls nicht eine andere Kategorie wie Abonnenten automatisch den Newsletter erhält.
• Das LibreOffice-Spreadsheet wie folgt mit den bestehenden Daten befüllen. Beispiel-Datei mit Demo-Daten
• Die Daten in die Datenbank importieren, hier ein Beispiel-Script.
• Spreadsheet an die Entwickler senden (info@openolitor.ch) zur Kontrolle und zum späteren Import

Ablauf "Muster"

Welche Konfigurationen wirken sich hier wie aus?

• XXX

Welche Daten müssen vorhanden sein, damit dieser Ablauf funktioniert?

XXX

Beschreibung Ablauf

• XXX

Wirkung

• XXX

nächste Schritte

• XXX

Tipps und Tricks

• XXX