-
Notifications
You must be signed in to change notification settings - Fork 4
Brukstilfeller Fra Tidlig Fase
Merk: Disse er fra tidlig prosjektfase for Fiks-Arkiv og er ikke nødvendigvis oppdaterte
Merk: Eksempelkode er ikke oppdatert for øyeblikket. Eksempelkoden skal opppdateres og flyttes til nytt sted for å lettere oppdateres ved justeringer av protkollen
Overskrift
Tekstlig beskrivelse av brukstilfelle med eventuelle forutsettninger.
Detaljert beskrivelse av brukstilfelle
Link til eksempelkode
Gjør ikke noe i fagsystemet
Arkivdanning skjer når en korrespondanse eller journalnotat ferdigstilles i fagsystem. Arkivering knyttes til mappe på nivå1 (dossiermappe) og mappe på nivå 2 (saksmappe tilhørende dossiermappen). Oppdatering av arkiv skjer ved endring av tittel for mappe på nivå 1, ved endring av klasse for mappe på nivå 1 og nivå 2, og ved avslutning av mapper både for nivå 1 og nivå 2.
Opprette ny journalpost eller registrering
- Sjekke om mappe på nivå 1 eksisterer eller ikke. Mappe kan være ordinær mappe eller mappe med spesialiseringen Saksmappe. Melding gis tilbake.
- Dersom mappe ikke eksisterer benyttes metadata for mappe for opprette mappe.
- Sjekke om mappe på nivå 2 (saksmappe) eksisterer eller ikke. Melding gis tilbake.
- Dersom mappe nivå 2 ikke eksisterer benyttes metadata for spesialisering saksmappe for å opprette mappe nivå 2. ReferanseforelderMappe benyttes for knytning til mappe på nivå 1.
- Journalpost/registrering arkiveres til tilknyttet saksmappe. Journalpost har med arkivstruktur-elementene "journalpost" og "korrespondansepart". Disse 2 elementene finnes ikke i en Registrering. Registrering benyttes til å arkivere journalnotat fra fagsystemet. Melding gis tilbake og lagres som status på arkivdanningen i fagsystemet.
OppdaterMappe OppdaterMappe Tittel skjer når tittel på mappe endres i fagsystemet.
OppdaterMappe Beskrivelse skjer når beskrivelse endres for mappe i fagsystemet.
OppdaterMappe PrimaerKlasse skjer når klasse (fnr) endres for objektbasert klassifikasjonssystem. Klassen må knyttes til riktig mappe.
OppdaterMappe SekundaerKlasse skjer når klasse (sakstype) endres for funksjonsbasert klassifikasjonssystem. Klassen må knyttes til riktig mappe.
OppdaterMappe Saksdato skjer når dato for saken endres i fagsystemet.
OppdaterMappe Saksstatus skjer når saken avsluttes/ferdigstilles i fagsystemet.
OppdaterMappe Saksansvarlig skjer når saksbehandler/ansvarlig endres for saken i fagsystemet.
AvsluttMappe skjer når person avsluttes/passiviseres i fagsystemet. Vil gjelde for mappe nivå 1 (dossiermappe).
Søknad mottatt i husbanken:
1: Husbanken sjekker Fiks IO katalogen og finner arkiv som støtter protokollen i kommunen søknaden skal sendes til. Husbanken lager InngåendeJournalPost på ny mappe og sender til kommunen. Tittel=Startlån søknad(Ref=e4reke, SakId=e4reke) korrespondansepart, avsender.navn: <navn på søker>, avsender.fødselsnr: <fnr på søker> eksternId: ref=e4reke, saksreferanse= 9hs2ir, sakid=e4reke Legger ved alle filer i søknaden, kun pdf filer. Husbanken mottar kvittering fra kommunen arkiv om at journalpost/mappe er arkivert
Husbanken har mottatt ettersendte vedlegg: Husbanken sjekker Fiks IO katalogen og finner arkiv som støtter protokollen i kommunen søknaden skal sendes til (eller bruker samme Fiks IO konto som søknaden ble sendt til). Husbanken lager InngåendeJournalPost på eksisterende mappe og sender til kommunen. Tittel=Startlån ettersendt vedlegg(Ref=e4reke, SakId=e4reke) korrespondansepart, avsender.navn: <navn på søker>, avsender.fødselsnr: <fnr på søker> eksternId: ref=e4reke, saksreferanse= 9hs2ir, sakid=e4reke Legger ved alle filer i søknaden, kun pdf filer. Husbanken mottar kvittering fra kommunen arkiv om at journalpost/mappe er arkivert Husbanken fatter vedtak i saken: Husbanken sjekker Fiks IO katalogen og finner arkiv som støtter protokollen i kommunen søknaden skal sendes til. (eller bruker samme Fiks IO konto som søknaden ble sendt til) Husbanken lager UtgåendeJournalPost på eksisterende mappe og sender til kommunen. Tittel=Vedtak og vedtaksgrunnlag for vedtaket(Ref=e4reke, SakId=e4reke) korrespondansepart, mottaker.navn: <navn på søker>, mottaker.fødselsnr: <fnr på søker> eksternId: ref=e4reke, saksreferanse= 9hs2ir, sakid=e4reke Legger ved alle filer i vedtak, kun pdf Husbanken mottar kvittering fra kommunen arkiv om at journalpost/mappe er arkivert
Husbanken lager internt notat: Husbanken sjekker Fiks IO katalogen og finner arkiv som støtter protokollen i kommunen søknaden skal sendes til. (eller bruker samme Fiks IO konto som søknaden ble sendt til) Husbanken lager Internt notat på eksisterende mappe og sender til kommunen. Tittel=Internt notat ved innstilling(Ref=e4reke, SakId=e4reke) eksternId: ref=e4reke, saksreferanse= 9hs2ir, sakid=e4reke Legger ved alle filer i vedtak, kun pdf Husbanken mottar kvittering fra kommunen arkiv om at journalpost/mappe er arkivert
Starter på denne måten: Etter tilsyn kan det være aktuelt å sende ut noen brev. Noen brukere vil alltid opprette ny sak. Andre vil søke i systemet etter saker på dette matrikkelnummeret med en spesiell klassering og arkivdel og bruke denne saken dersom den finnes. Hvis den ikke finnes opprettes ny sak.
Dersom alltid ny sak
- Opprett ny sak NySaksmappe(mappe)
- Legg til eventuelt matrikkelnummer NyMatrikkelnummer
- Legg til eventuelt nytt bygningsnummer NyBygning
- Opprett ny journalpost med NyJournalpost(Journalpost)
- Opprett nytt dokument med NyDokument(dokument)
Dersom eksisterende sak kan brukes
- Søker frem saker FinnSaksmapper(liste av søkekriterier) enten et matrikkelnummer eller et bygningsnummer
- Hvis det ikke finnes en sak av rett type
-
- Opprett ny sak NySaksmappe(mappe)
-
- Legg til eventuelt matrikkelnummer NyMatrikkelnummer
-
- Legg til eventuelt nytt bygningsnummer NyBygning
-
- Opprett ny journalpost med NyJournalpost(Journalpost)
-
- Opprett nytt dokument med NyDokument(dokument)
- Hvis det finnes en sak av rett type
-
- Opprett ny journalpost med NyJournalpost(Journalpost)
-
- Opprett nytt dokument med NyDokument(dokument)
Dette er en toveisprosess for å synkronisere mellom eByggesak og en arkivkjerne. Brukstilfellet beskriver overføringen fra eByggesak til arkivkjernen.
- Finnes det arkivsak for denne byggesaken i arkivkjernen?
- Hvis nei: Lag arkivsak med referanse til eiendom og fagsak i eByggesak
- Hvor hver ferdigstilt journalpost i eByggesak, arkiver denne i arkivkjernen
- Legges i arkivsaken funnet / laget over
- Referanse til journalposten i eByggesak
- Inkluder alle dokumenter fra journalposten i eByggesak
- Avskriv evt. inngående ved produksjon av utgående
Prosessen inkluderer også oppdateringer av saksobjektet, men det er ikke beskrevet her.
Starter på denne måten: Søker frem alle dokumenter fra arkiv som er knyttet til en sak. Velger dokumenter som skal knyttes til og hvilken type dokumenter det er snakk om. Søknad, kartskisse med mer.
- Oppmålingsdialog sjekker Fiks IO katalogen for å finne konto meldinger skal sendes til
- Oppmålingsdialog henter alle dokumenter for saken
- For alle dokumenter sjekkes det om ekstern id er en id til et dokument som er blitt produsert i fagsystemet
- Hvis dokumentet ikke er produsert i Oppmålingsdialog vises det i ei liste
-
- Bruker velger hvilke dokumenter som skal refereres fra fagsystemet og sier hva de er, f.eks søknad, kartskisse
-
- Oppmålingsdialog refererer disse dokumentene med type og ekstern nøkkel
Starter på denne måten: Bruker skanner eller laster opp ulike dokumenter til fagsystem. Kan være avtaler, dokumentasjon av landmåling eller signerte protokoller osv. Fagsystemet oppretter en journalpost type notat og legger disse dokumentene inn i journalposten
- Bruker skanner eller laster opp dokumenter i fagsystemet og angir hvilke type dokumenter det er snakk om
- Oppmålingsdialog lagrer alle dokument i eget arkiv med kategorisering av type dokument
- Bruker angir at fagsystem skal arkivere i arkiv
- Oppmålingsdialog sjekker Fiks IO katalogen for å finne konto meldinger skal sendes til
- Oppmålingsdialog oppretter et nytt internt notat med de opplastede dokumentene
Starter på denne måten: Et skasnummer skal registreres i fagsystemet. Det må valideres at dette nummeret finnes i arkivet
- Oppmålingsdialog sjekker Fiks IO katalogen for å finne konto meldinger skal sendes til
- Programmet søker etter saker gitt saksår og sakssekvensnummer
- Dersom en sak blir funnet returneres sant. Hvis ikke returneres usant
Starter på denne måten Fagsystem har dokumentid til dokumenter som det har lagret til arkivet. Dersom bruker ønsker å se på dokumentet hentes det fra arkivet og vises til bruker. Avhengig av hva som er registrert i fagsystem hentes dokument med utgangspunkt i saksår, sakssekvensnummer og dokument tittel eller med utgangspunkt i systemid
- Hent via systemid.
-
- Henter dokument med metoden HentFil
-
- Dersom fil inneholder filreferanse last ned dokument fra url
- Hent via saksår, sakssekvensnummer og dokument tittel
-
- Finn dokumenter for sak via FinnDokumenterGittSaksnoekkel
-
- Hent fil for dokumentet med Hent fil
-
- Dersom fil inneholder filreferanse last ned dokument fra url
Utgår fra GI Arkiv. Kandidat for GI Sak.
Fagsystem vil ha varsel når det kommer nye journalposter på mappe eller nye mapper på arkivdel. F.eks om det er felles postmottak til arkivet. Eller politisk vedtak på et saksfremlegg.
Dette må gjøres via tjeneste for å la eksisterende registrering utgå (arkiverte data kan ikke endres).