Skip to content
New issue

Have a question about this project? Sign up for a free GitHub account to open an issue and contact its maintainers and the community.

Sign up for GitHub

By clicking “Sign up for GitHub”, you agree to our terms of service and privacy statement. We’ll occasionally send you account related emails.

Already on GitHub? Sign in to your account

Jump to bottom

Administrar presupuestos proyectos Papiit y Consolidación para ejercicio 2018 #general #981

Open
paola-gp opened this issue Oct 3, 2018 · 31 comments
Open

Administrar presupuestos proyectos Papiit y Consolidación para ejercicio 2018 #general #981

paola-gp opened this issue Oct 3, 2018 · 31 comments
Assignees
@rociobrito
Labels
Prioridad

Comments

@paola-gp
Copy link
Collaborator

paola-gp commented Oct 3, 2018

@dpedroza74: De la partida de concurrentes del proyecto de consolidación, no aparece en el archivo /ADMIN/admin_propuestas/conacyt/consolidacion_ln_2018/info_adicional_ajustes_pres/lancis consolidacion_presup final la manera como nos podemos gastar el presupuesto concurrente por $1150,000. ¿Sabes en qué documento está esto descrito o como se tiene que usar?
@paola-gp paola-gp self-assigned this Oct 3, 2018
@paola-gp
Copy link
Collaborator Author

paola-gp commented Oct 3, 2018

@dpedroza74: olvida el mensaje anterior! ya lo estoy viendo con Luis y Rocío. Perdón.

@paola-gp
Copy link
Collaborator Author

paola-gp commented Oct 3, 2018 •
edited
Loading

@luis-supremo

@rociobrito: Ya están disponibles la asignación y forma de utilización de recursos para finalizar el presupuesto en:

/ADMIN/admin_apc/admin_consolidacionlancis2018/asignacion_presupuesto_consolidacion03_10_18.xlsx para Consolidación

y /ADMIN/admin_apc/admin_papiit/asignacion_presupuesto_papiit_03_oct_18.xlsx para Papiit

Para dar seguimiento a los acuerdos se tiene que:

  • Enviar a César Salinas montos partidas y formas de erogación

  • Enviar a Xavier Chiappa montos, partidas y formas de erogación

  • Dar seguimiento a Eliana para gastos por trabajos de campo

  • Dar seguimiento a las actualizaciones y programar nueva reunión en cuanto estén actualizados los presupuestos

  • Coordinar facturación con Viajes Fiorda en cuanto estén los montos verificados

  • FInalizar contrataciones y becas de faltantes

  • Hacer estimaciones de papelería y software con base en requerimientos a confirmarse máximo el 5/oct/18

@paola-gp paola-gp assigned rociobrito and unassigned paola-gp Oct 3, 2018
@paola-gp
Copy link
Collaborator Author

paola-gp commented Oct 8, 2018

@rociobrito
Para las becas de los estudiantes de LANCIS-CU, las actividades deberán quedar de la siguiente manera:

El alumno compilará la información para los bancos de datos espaciales que servirán para la construcción de los indicadores de vulnerabilidad de la zona costera. Durante su estancia, se capacitará al estudiante para implementar y verificar que dichos bancos de datos digitales y cartográficos cumplen con los procedimientos de control de calidad de los insumos generados en LANCIS.

@dpedroza74
Copy link
Collaborator

@dpedroza74: De la partida de concurrentes del proyecto de consolidación, no aparece en el archivo /ADMIN/admin_propuestas/conacyt/consolidacion_ln_2018/info_adicional_ajustes_pres/lancis consolidacion_presup final la manera como nos podemos gastar el presupuesto concurrente por $1150,000. ¿Sabes en qué documento está esto descrito o como se tiene que usar?

@dpedroza74
Copy link
Collaborator

Puse en la carpeta de CONSOLIDACION una nueva carpeta de presupuesto donde subí el presupuesto final (como quedó después hacer la apertura de la partida para la auditoría) y otros documentos administrativos.
En el archivo ADMIN/admin_propuestas/conacyt/consolidacion_ln_2018/info_adicional_ajustes_pres?preview=lancis+consolidac_presup+final.xlsx estaba el presupuesto original con la justificación de en qué se iba a gastar cada partida.

@dpedroza74 dpedroza74 reopened this Oct 9, 2018
@paola-gp
Copy link
Collaborator Author

Enviado a Salinas (CIBNOR) el 5 de octubre:

Como bien sabes, estamos en el proceso de cierre de proyectos y necesitamos su apoyo. Hay dos partidas de las que dependemos de ustedes y queremos ponernos de acuerdo para iniciar los trámites a inicios de la semana que entra.

Nos recomendó la administración del Instituto de Ecología utilizar el sistema de gastos a reserva de comprobar, para las partidas “trabajos de campo” de ambos proyectos (Papiit y Consolidación CONACYT). En este sistema necesitamos ingresar una solicitud indicando el lugar, las fechas de los gastos y una descripción general del “trabajo de campo” asociado al proyecto. En un periodo menor a 10 días sale un cheque a nombre de Luis y al finalizar el periodo puesto en el oficio se tienen que comprobar los gastos en su totalidad o regresar el dinero.

Con respecto al proyecto de Papiit, el CIBNOR dispone de $78,666.43 de la partida “trabajos de campo” que se deben usar para gasolina y renta de vehículos y necesitaríamos saber las fechas potenciales de las facturas para iniciar el trámite a más tardar el martes de la semana que entra. Las fechas de las facturas no podrían exceder el 30 de octubre.

El segundo trámite lo está llevando a cabo Rocío con Claudia para dar de alta al CIBNOR como proveedor y con ello ejercer la partida “otros servicios comerciales” en donde requeriríamos una factura por $107,500 con el concepto de “compilación y procesamiento de bancos de datos” y una cotización que describa la naturaleza del trabajo. La factura también tendría que ser de este mes.

Con respecto a lo de la licencia de Stella que escuché le indicaste a Luis, solo te pongo al corriente que no nos alcanza el presupuesto para la licencia de $2,990 dólares y no lo podemos dividir en partidas o hacer transferencias de otras (ya se nos pasó el tiempo). En el periodo 2019 del proyecto buscaremos gestionar esto antes del cierre presupuestal.

@paola-gp
Copy link
Collaborator Author

Enviado a Salinas (CIBNOR) 10/10/18

El cheque por $78,666.43 por trabajos de campo de Papiit sale a nombre de Luis (solo necesitamos las fechas o periodo de fechas de las facturas para iniciar el trámite), a su vez Luis se lo deposita a César y ustedes se encargan de pagar a los proveedores. Las facturas por esos $78,666.43 nos las hacen llegar para que Luis las compruebe internamente (tienen que salir a nombre de la UNAM, ya tienen los datos de facturación?). La idea es que esas rentas de auto y gasolina prepagada nos sirva para cubrir con los compromisos del proyecto durante los próximos meses. La semana que entra podríamos organizar una reunión de planeación, en el inter queremos no perder el presupuesto.

Por otra parte, cometimos un grave error al decirles que teníamos $107,500 de la partida "otros servicios comerciales". Hoy me enteré que ese monto ya está asignado a la empresa de software que tenemos contratada. Eso significa que no necesitan enviarnos la factura por ese monto (aunque podríamos aprovechar para ingresarlos como proveedores por si nos es útil en un futuro, ustedes nos confirman).

@paola-gp
Copy link
Collaborator Author

paola-gp commented Oct 10, 2018 •
edited
Loading

Pendientes a resolver esta semana:

  • @rociobrito becas estudiantes PApiit (ingresar todo y mandar reporte a Luis de quienes son y a quién están asignados)

  • Solicitud de facturas faltantes a Plenumsoftmarina (Consolidación $165,040 y Papiit $107,500) @paola-gp . @rociobrito verifica prefacturas antes de ingreso

  • Terminar de ingresar informe y solicitud de recursos 2019 Papiit (Luis)

  • Verificación de presupuestos finales a comprometer ejercicio 2018 con base en saldos. Subir a dropbox acuerdos y modificaciones finales @paola-gp, @dpedroza74, @rociobrito

  • Verificación de estudiantes para presupuesto 2019 (CIBNOR se encarga Paola y @rociobrito )

  • @dpedroza74 subre presupuestos a portal de Papiit para renovación 2019

@paola-gp
Copy link
Collaborator Author

Se solicitaron las dos facturas a Plenumsoft y se va a enviar el reporte de sus actividades esta semana.

@dpedroza74
Copy link
Collaborator

Ya subí el presupuesto para la renovación, únicamente hay que solicitar una carta de que no existe el software de dropbox en el sistema de compras de la UNAM

Puse los archivos con el presupuesto y justificació en el dropbox en
/home/PAPIIT/pap_informes/informe_avan_año1/renovacion

@dpedroza74
Copy link
Collaborator

Ya subí lo de la carta la sistema. Ya está capturado todo para revisión última de Luis

@dpedroza74
Copy link
Collaborator

Me escribió Elena para enviarme su información para darla de alta como parte del grupo de trabajo. Yo la subo al sistema y además ya Subí al dropbox su información y su carta compromiso en
/home/PAPIIT/pap_informes/informe_avan_año1/renovacion

@paola-gp
Copy link
Collaborator Author

Ninguno de los estudiantes registrados del proyecto Papiit son del grupo de CIBNOR. Todos son de Mérida o Lancis-CU

@luis-supremo
Copy link
Collaborator

luis-supremo commented Oct 11, 2018 via email

@paola-gp
Copy link
Collaborator Author

@dpedroza74: en
/ADMIN/admin_apc/admin_papiit/presupuesto_software_papiit_11_10_18.xlsx se encuentra la lista de software que podemos comprar. Del presupuesto de Luis tenemos esas necesidades. Por lo que @rociobrito ya podría solicitar las cartas del sistema de compras de la unam. Dejé el tipo de cambio al de los últimos días, si cambia puedo hacer algunos ajustes al número de licencias de acronis o github.

Del presupuesto de César, me gustaría hablar primero con Luis porque a lo mejor César quiere usar el presupuesto en algo que no sea Stella que no alcanza, así que yo me esperaba con ese al día de hoy.

@paola-gp
Copy link
Collaborator Author

@rociobrito: en el issue #983 está al inicio la lista de todo el material. Dependiendo la cotización ponemos cantidad de algunos artículos para asegurar que nos gastamos el presupuesto en su totalidad.

@paola-gp
Copy link
Collaborator Author

@dpedroza74 : en/ADMIN/admin_apc/presupuesto_Fiorda.xlsx están las partidas y facturas que tendría de antemano que hacer Fiorda actualizados hoy (con base en documento Presupuesto LANCIS_PAPIIT y Consol_10oct2018)

@paola-gp
Copy link
Collaborator Author

Ya envió NAVIC las dos facturas y cotizaciones. Se puede iniciar su trámite.

@dpedroza74
Copy link
Collaborator

Ya está enviado el informe y subí los documentos en /home/PAPIIT/pap_informes/informe_avan_año1
Se requiere la firma de Luis, César y Xavier en los comprobantes de envío y solicitud de presupuesto del año 2 para entregar en DGAPA antes del 17 de octubre a las 3pm

@paola-gp
Copy link
Collaborator Author

Con base en la reunión con Viajes Fiorda del día de hoy, tenemos, desde la porción que a ella le toca, toda la flexibilidad para que nos emita facturas para cualquiera de las partidas: boletos de avión, hospedaje y renta de vehículos, hasta por $250,000 por factura. Para minimizar riesgos, recomienda hacer un contrato para cada una de las facturas y el nivel de precisión del contrato depende de la capacidad administrativa del instituto para tramitar las facturas ante la UPA.

@edithvilla edithvilla mentioned this issue Oct 15, 2018
Open
11 tasks
@paola-gp
Copy link
Collaborator Author

Se tiene que modificar la factura de Papiit de Plenumsoft por error en el concepto.

@paola-gp
Copy link
Collaborator Author

Minuta reunión 10/18/18

  1. La administración (Claudia) nos informará sobre el procedimiento mas eficiente para el reembolso por la compra de software del presupuesto de Papiit.
    Antecedente: Ninguno de los paquetes se pueden comprar por medio de la UNAM, por lo que parece que la única opción es que el Dr. Blos compre con su tarjeta de crédito. Sin embargo, dada la cantidad, el tiempo de reembolso debe ser el menor para que el Dr. pueda liquidar sin contratiempos el saldo de su tarjeta.

  2. La administración (Claudia) nos informará si el Dr. B puede pagar el software del presupuesto del Dr. D del presupuesto de Papiit.

  3. El Dr. B (vía Rocío) enviará los machotes de contratos que se pretenden celebrar con Viajes Fiorda para que los revise la administración (Martín) e iniciar su trámite lo antes posible.

  4. El día de hoy 10/18 se enviará el total de Solicitudes de recursos financieros para trabajos de campo para iniciar el trámite (2 para Papiit y 1 de CONACYT). La administración (Claudia) nos informará cuantos días se tarda en salir los cheques dependiendo el proyecto (Papiit y CONACYT).

  5. El Dr. B (vía Rocío) enviará a la administración el plan de gasto del presupuesto de CONACYT.

  6. El 26 de octubre se celebrará una reunión con los auditores del proyecto de CONACYT, el Ulises solicita que el Dr. B asigne a alguien de nuestro equipo para que asista a dicha reunión.

  7. Si los trámites enunciados anteriormente no tienen contratiempos se espera que para el 26 de octubre estén todos los recursos comprometidos de los dos proyectos.

@paola-gp
Copy link
Collaborator Author

@rociobrito en: ADMIN\admin_apc\admin_papiit/presupuesto_software_papiit_23_10_18 están las descripciones del software para los oficios.

@paola-gp paola-gp mentioned this issue Oct 30, 2018
Closed
@Nayita Nayita mentioned this issue Oct 30, 2018
Closed
@Nayita
Copy link
Collaborator

Nayita commented Oct 30, 2018

@serranoycandela @dpedroza74
En: \ADMIN\admin_apc se creó la carpeta admin_viaticos. Dentro de esa carpeta hay una subcarpeta llamada "facturas" para que ahí pongan las facturas de su viaje a BCS y un archivo llamado "reembolsos.xlsx" para que hagan el registro de sus gastos. No olviden que el cargo del viaje se cargará a la partida 215 de PAPIIT

@paola-gp
Copy link
Collaborator Author

  1. Recuerden que deben llenar hojas de asistencia y minutas de reuniones. se ubican en: /ORGANIZACION_APC/apc_iso/formatos_lista_asistencia

  2. recuerden que todas las facturas de la UNAM requieren el uso de CDFI: "gastos en general"

@dpedroza74
Copy link
Collaborator

Ya subí las facturas que yo tengo, faltan las que traerá Luis

@dpedroza74
Copy link
Collaborator

Perdón, se me olvidó decir que aún me falta que me lleguen las facturas de UBER

@Nayita
Copy link
Collaborator

Nayita commented Nov 7, 2018

@rociobrito la liga donde están las facturas en PDF en el Dropbox es: ADMIN\admin_apc\admin_papiit\factura_software

@rociobrito
Copy link
Collaborator

rociobrito commented Nov 7, 2018 via email

@paola-gp
Copy link
Collaborator Author

@dpedroza74 @aleestrada @iaga @rociobrito El formato para ingresar las facturas de este viaje se ubica en: /ADMIN/admin_viaticos/reembolsos_merida_25_28_nov_2018.xlsx en la sección de /facturas/ está una carpeta para los pdf y xml

@paola-gp
Copy link
Collaborator Author

@rociobrito: nos puedes enviar los remanantes que se deben gastar de los proyectos por gastos a reserva de comprobar y las fechas de gasto?

Sign up for free to join this conversation on GitHub. Already have an account? Sign in to comment
Assignees

@rociobrito rociobrito

Labels
Prioridad
Projects
None yet
Milestone
No milestone
Development

No branches or pull requests
5 participants
@paola-gp @Nayita @rociobrito @dpedroza74 @luis-supremo