Usando ALBA por primera vez

Al instalar por primera vez el sistema ya cuenta con información precargada para facilitar su uso inicial. Si bien la precarga contempla especialmente escuelas de la Ciudad de Buenos Aires, todas las precargas pueden ser modificadas según la necesidad del usuario, ya que muchas se ofrecen a modo de ejemplo.

En las siguientes secciones se presenta el tipo de información precargada así como una sugerencia para la carga inicial, la primera vez que se utiliza ALBA.

Información precargada

Existe información que se encuentra precargada en el sistema para permitir su funcionamiento inicial: por un lado un Establecimiento y una Organización, y por otro todo lo referido al manejo interno del sistema de módulos, permisos y usuarios.

Además de estos datos, se encuentran precargados algunos generales como son: el Calendario de Vacunación, los Países, las Provincias (de Argentina), los tipos de documento posible, los tipos de IVA así como los posibles niveles educativos del establecimiento.

Información cargada como Ejemplo (Demo)

Si optó por la opción de instalar integrando los datos del Ejemplo, también contará como precargados los siguientes datos.

Tabla 1. Información cargada como Ejemplo. Respecto de Información cargada como ejemplo. Generales Listado de distritos escolares de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.

      Alumnos:

              Posibles motivos de baja.

              Tipos de legajo de alumno.

              Tipo de asistencia.

              Ítems Legajo pedagógico.

              Ítems conceptuales a evaluar.

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    Docentes :

              Tipos de docentes.

              Motivos de baja de docentes.

              Asignación de materias a docentes.

              Horarios tentativos de docentes.

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    Horarios :

              Turnos posibles.

              Tipos de intervalos de horario.

              Feriados del año (actual).

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  Locaciones :

              Tipos de locación.

              Tipos de espacios.

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     Cuentas : 
               Listado de cuentas con sus responsables y alumnos asociados.

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Gestión escolar:

              Grados/Años.

              Secciones/Divisiones.

              Materias/Actividades.

Sugerencia para la carga inicial

Una vez instalado será necesario seguir un orden lógico para la carga inicial de los datos:

1. cargar la Organización y el Establecimiento. Accediendo por el menú desplegable Administración --> General --> Definir Organización y Administración --> General --> Definir Establecimiento, podrá modificar los datos precargados a los de su organización y establecimiento.

2. revisar y editar si es necesario las Configuraciones Previas. Dentro de esta sección Administración --> General --> Configuraciones Previas, se encuentran diversos ítems relacionados a Asuntos Generales, Alumnos, Docentes, Calendarios y Horarios, Locaciones y Espacios.

Importante: recuerde que si Ud. instaló una versión con ejemplo, todas las configuraciones previas de esta sección del menú, cuentan con una precarga inicial que es posible editar a la medida de las necesidades del establecimiento. Es por ello que se sugiere se revise previamente al uso.

También será necesario incorporar algunos criterios temporales y de horarios para habilitar el uso correcto del ALBA.

3. definir el Ciclo Lectivo actual. Ingresando desde el menú desplegable a Calendarios y Horarios --> Definir Ciclos Lectivos, es posible acceder al listado de los ciclos lectivos del pasado (si los hubiere) y agregar uno nuevo con su correspondiente inicio y fin. A su vez, será necesario marcar con un tilde cuál será el ciclo predeterminado como actual. El seleccionado, se mostrará por defecto en el ángulo superior derecho mientras se trabaja con ALBA. .

Importante: es posible acceder a otros ciclos lectivos cambiándolo directamente del cuadro de estado del vértice superior derecho, sin necesidad de cambiar el predeterminado.

Se debe tener en cuenta también, que desde la barra de acciones del listado de ciclos lectivo, se accede a Definir Turnos y Períodos.

4. definir el Horario de Clases. Ingresando desde el menú desplegable a Calendarios y Horarios --> Horario Escolar --> Definir horario de clases, se completan las horas cátedras y recreos (por ejemplo) que conforman el horario escolar. El Turno y el Tipo de horario escolar deberán estar cargados con anterioridad correctamente.

Será necesario incorporar también información respecto de la gestión escolar:

5. Definir Grados/Años. Ingresando desde el menú desplegable Gestión Escolar --> Definir Grados/Años, es posible organizar los diferentes niveles, donde luego serán ingresados (en relación a su vez con las secciones/divisiones) los alumnos.

6. Definir Secciones/Divisiones. Ingresando desde el menú desplegable Gestión Escolar --> Definir Secciones/Divisiones. Como se dijo, las secciones/divisiones junto con los años/grados, permiten asignar un alumno a un grupo determinado (definido por año y sección).

Por último, se debe ingresar todo lo referente a las cuentas y a los individuos relacionados con ésta (responsables, alumnos):

7. Ingresar las Cuentas. Desde el menú desplegable, ingresando a Cuentas --> Administración, es posible dar de alta así como editar y borrar cuentas anteriores. Desde este mismo menú, también es posible a partir del botón "Agregar alumnos y responsables", es posible incorporar los sujetos asociados a la cuenta. (Ver Cap. 6).

8. Ingresar los Responsables. Desde el menú desplegable, ingresando a Cuentas --> Responsables, se definen y administran los Responsables. En la carga se solicitan no solamente los datos administrativos, sino también la relación con la Cuenta y con los Alumnos de la cuenta.

9. Ingresar Alumnos. Desde el menú desplegable, ingresando a Alumnos --> Ingresar Nuevo, se permite el ingreso de los nuevos alumnos, que relacionados con una cuenta, luego se insertarán en un grado/año y una división/sección determinada.

Importante : recuerde que es posible agregar los responsables y alumnos de la cuenta (incluso duplicando los datos de dirección y teléfono) a partir del botón "Agregar alumnos y responsables" accesible ingresando a una cuenta, desde el listado de cuentas.

El resto de los datos (como Docentes, Materias/Actividades, Locaciones y Espacios, etc.) se pueden ingresar en cualquier momento, siempre antes de establecer la relaciones (como el caso de Actividades/Materias por docente, Espacios por Locaciones, etc.)

Lo mismo sucede con la gestión de Alumnos en relación a las Secciones/Divisiones, y todo lo vinculado a Asistencia y Calificaciones: una vez cargadas todas las opciones necesarias, se pueden realizar las relaciones sin mayores dificultades.

Otras configuraciones de

Otra de las configuraciones iniciales importantes pueden ser previas a la carga de la información sugerida, es la carga de los Usuarios que utilizarán el sistema. Ingresando desde el menú desplegable Administración --> Seguridad --> Usuarios.

La jerarquía y accesos posibles de los Usuarios al sistema, está dada según los Roles que le sean asignados, y los Permisos con los que cuente. (Ver el tercer apartado, Seguridad , en la sección de Administración del Manual).