pyconjp · west0 · Feb 19, 2019
diff --git a/source/jimukyoku/accounts.rst b/source/jimukyoku/accounts.rst
@@ -8,23 +8,24 @@
 - PyCon JP 2018より一部業務を **会計事務所へ委託** しています。(ここではPyCon JP スタッフの業務を中心に記載します。)
 
 はじめに
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 - メンバーからの支払い依頼に対して、予算・会計上支払いしてよい内容かどうかを厳密に審議します。
 - 会計担当の働きにより、最終的な赤字を防ぎ、重要な支払いへの残金不足といった事態を防ぎます。
 
 会計事務所との役割分担
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 会計事務所への委託事項
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 - 決算用会計情報の取りまとめ
 - 決算処理
 - 銀行振込支払処理
 - 銀行口座入出金履歴確認
 - 会計用書類(請求書、納品書等)の整理
+- イベント単体決算
 
 会計担当の業務
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 - 銀行口座の入出金履歴の照会依頼 (委託費用が上昇しないよう、 **依頼を月1回程度にまとめる** ようにする)
 - スタッフ内支払依頼フローの定義・周知 (2018の支払依頼ルールはGoogleDriveにあります。簡略化したほうがよいです。)
 - 支払依頼内容の審査と承認 (座長への支払い依頼)
@@ -33,15 +34,29 @@
 - その他メンバーが必要とする会計事務所とのコミュニケーションの窓口
 - イベントの収支の概要を参加者向けに分かりやすく公開する
 
+年間の作業スケジュール(例)
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+9月中旬開催の場合。
+
+- 5月頃: 支払い依頼ルールを策定・周知する
+- 5月以降: 会計事務所へのスポンサー料金入金確認依頼
+- 5月以降: 支払承認の審査・会計承認
+- 8月頃: 当日現金の必要数とりまとめ、当日現金の準備依頼
+- 9月頃: 当日現金の受け取り、希望者への配布
+- 10月頃: 当日現金残金・証憑の回収、残金の返却
+- 10月頃: 収支予算と実績の対比・整理
+- 10月～11月: 収支をまとめる（随時やっておきたい）
+- 翌1月〜3月: カンファレンス会計の決算を行う
+
 
 利用ツール
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 - Freee
 
   - https://www.freee.co.jp/
-  - 2019以降は利用しない予定。
-  - 2018では請求書の発行にのみ利用。
-  - 2017までは会計業務に利用。
+  - 口座への入出金の履歴確認に利用(口座連携機能)。
+  - 請求書の発行に利用可能。
+  - 2018以降は会計作業には利用しない。(2017までは会計業務に利用していた)
 
 - Google Drive
 
@@ -55,23 +70,68 @@
   - 支払依頼の管理、会計事務所への業務依頼(入金確認等)に使用します。
   - 支払希望者(支払依頼) -> 会計担当(会計承認) -> 座長(支払承認) -> 会計事務所(支払対応) とアサインが変わります。
 
+- PayPal
+
+  - PayPalへの入金の確認に利用。
+  - (例) 海外企業のスポンサー料支払いの確認(銀行口座が海外からの振込に対応していないため、海外企業に対してはPayPalでスポンサー料が支払われる)。
+
 - ジャパンネット銀行
 
   - https://login.japannetbank.co.jp/
-  - 一般社団法人PyCon JPの銀行口座です
-  - ログイン情報は会計事務所・座長等一部メンバーのみが知っています。
+  - 一般社団法人PyCon JPの銀行口座です。
+  - ログイン情報は会計事務所・座長等一部メンバーのみが知っています。2018の会計担当は利用していません。
   - スポンサー料金などの入金情報の確認は、会計事務所に依頼します。
 
 
+支払い依頼ルールの策定・周知
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+- 外部への支払いの申請ルールを策定し、 **しっかり周知** することで、会計業務の工数を大きく減らすことができます。
+- ルールはシンプルになるよう心がけてください。
+- 支払いの手段は以下があります。
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+  - 銀行振込(推奨)
+  - クレジットカード払い
+  - 当日現金
+  - 個人立替(非推奨)　※銀行やクレジットカードのシステム上に記録が残りにくいので極力避けてください
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+ルールの例
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+- 支払い依頼はJIRAでのみ受け付ける。
+- 支払いが実行されるタイミング(15日締め、月末払い等)　※会計事務所と相談
+- 依頼に必要となる項目(JIRAに貼り付けるテンプレート)
+- 請求書や見積書は、ファイルをGoogle Driveにアップロードし、JIRA課題にはそのURLを記載する。**JIRAのファイル添付機能を使わない。** 
+
+  - 予めGoogleDrive上に所定のフォルダを用意する
+  - アップロードするファイル名のルールを決める。(ファイル名構成要素例) JIRA番号、書類種別(請求書等)、対応希望日、支払い名等。
+
+(参考) カード決済
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+- Amazonなどのようにカード決済で購入したい場合には、Visaデビット番号を発行して決裁が可能です。
+- ジャパンネット銀行では **カードレスVisaデビット** という機能で、一時的に使用できるカード番号を発行できます。
+- カード番号が必要な場合は、JIRAのチケットで会計に対して **カード番号の発行依頼** を依頼します。基本的な処理の流れは以下となります(一時的に発行する番号なので、決済が完了したら基本的に削除する)。
+
+  1. カード決済したい人(担当者)がJIRAのissueを作成する。内容としてはカード番号が必要な理由を記載する。
+  2. 会計担当がVisaデビット番号を発行し、SlackのDM等でカード番号を担当者に伝える。
+  3. 担当者はカード番号を使用して、決済を実施。
+  4. 決済が完了したことをJIRAに記載する。
+  5. 会計担当はカード番号を削除し、解決してJIRAを担当者に返す。
+  6. 担当者はJIRAをクローズして終了する。
+
+- また、領収書の原本は会計担当に渡してください。Webページの場合はPDFなどにしたファイルを渡すとよいです。
+
+- 参考: `Visaデビット 商品概要 <http://www.japannetbank.co.jp/service/payment/cardless/detail.html>`_
+- 参考: `Visaデビット カード番号照会 <http://www.japannetbank.co.jp/service/payment/cardless/how_03.html>`_    
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+
 支払い承認フロー
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 - 支払依頼(支払希望者): 支払い依頼の内容・金額と、対応する当初本予算・最新予算を記載して、JIRAにて会計担当に支払を依頼する。
 - 会計承認(会計担当): 支払い依頼の内容・金額と本予算を比較して、会計上支払い可能かどうかを審査する。問題がなければ、同一JIRA課題を使って座長に「支払依頼」を送る。
 - 支払承認(座長): 会計承認の内容を確認し、問題がなければ、同一JIRA課題を使って会計事務所に「支払依頼」を送る。
 - 支払実行(会計事務所): 依頼内容に従い、支払いを実行する。
 
 支払依頼の審査・会計承認
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 - 支払依頼内容・金額を、当初本予算(最初に確定した本予算)の金額・内容と照らし合わせる
 - 支払依頼内容・金額が、当初本予算の項目と一致し、金額内の場合は「会計承認」
 - 支払依頼内容・金額が、当初本予算との項目が一致しない、または金額が超過している場合: 
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     - 不当だと思われる場合、妥当と考えるには情報不足の場合は、理由を添えて支払依頼を棄却します(情報を揃えての再依頼を促します)。
 
 当日現金の準備・配布・回収
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-- 当日現金のリクエストを集めます。　※当日現金払いとなる、 **キーノートスピーカー交通費や、遠方支援含みます**
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+- 当日現金のリクエストを集めます。
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+  - 当日現金払いとなる、 **キーノートスピーカー交通費や、遠方支援含みます**
+
 - 本予算上のどの項目に対して、各額面通貨がそれぞれ何枚必要かをスプレッドシートに入力してもらうと効率的です。(GoogleDriveに2018のものがあります)
 - 必要な当日現金について、一社の銀行口座担当者に準備を依頼します。
 - 受け取った現金を分配し、希望者に配布します。　※証憑を受け取ることをリマインドします
 - イベント後、残金と証憑を各担当者から回収します。
 - 残金を、一社の銀行口座担当者に渡します。
 
-イベント収支概要の参加者向け公開
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-(内容作成中)
 
+カンファレンス単体決算
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+- カンファレンスの終了後にカンファレンス単体での決算を行います。
+- 会計事務所に依頼して作成してもらいます。作成にあたって、会計事務所からの質問への対応を行います。
 
-その他
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+    - `PyCon JP 2015 決算 <https://docs.google.com/spreadsheets/d/15k6P-No1-WnhHMxgoyMl1GpKpOft2rsn9gkyLoqCNTg/pubhtml?gid=0&single=true>`_
 
-年間の作業スケジュール
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-9月中旬開催の場合。
+- カンファレンス単体決算は、一般社団法人PyCon JPとして会計年度ごとの決算報告とは別です。
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+    - `決算報告 — PyCon JP <https://www.pycon.jp/annualreport/index.html>`_
 
-- 5月頃: 支払い依頼ルールを定義・周知する
-- 5月以降: 会計事務所へのスポンサー料金入金確認依頼
-- 5月以降: 支払承認の審査・会計承認
-- 8月頃: 当日現金の必要数とりまとめ、当日現金の準備依頼
-- 9月頃: 当日現金の受け取り、希望者への配布
-- 10月頃: 当日現金残金・証憑の回収、残金の返却
-- 10月頃: 収支予算と実績の対比・整理
-- 10月～11月: 収支をまとめる（随時やっておきたい）
-- 12月: イベント会計の決算を行う
 
+カンファレンス収支概要の参加者向け公開
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+- PyCon JP ではカンファレンスの収支を公開しています。
+- カンファレンスの収支がまとまった場合は、資料を公開し、blog等で周知します。
+    - `PyCon JP 2016 収支報告 <https://pyconjp.blogspot.com/2017/02/pycon-jp-2016-financialStatement.html>`_
+
+
+その他
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 作成した帳簿・資料
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 - `PyCon JP 2015 イベント収支報告 <https://drive.google.com/open?id=15k6P-No1-WnhHMxgoyMl1GpKpOft2rsn9gkyLoqCNTg>`_ - 参加者向けのイベント収支報告
 - `PyCon JP 2015伝票リスト <https://drive.google.com/open?id=1o4DHWI_ZnQ1qqCy3ldoha1b3daGyrc0zqr7Udt8WQfA>`_ - 請求書、領収書のリスト
 - `PyCon JP 2015 PayPal入出金リスト <https://drive.google.com/open?id=1BpCq40JDw0tcGBG5KqMhdGScf5eBpwUB9Ch7RiuoEzw>`_ - PayPalからExportしたデータ
 - `PyCon JP 2015 ジャパンネット銀行通帳 <https://drive.google.com/open?id=1eWJCPHBlKrxkH0GkGUbQqKjYImj7ymga8yax08CGNOc>`_ - ジャパンネット銀行からExportしたデータ
 
 
 (参考) イベントの会計と一般社団法人の会計
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+
 イベントの会計
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 PyCon JP イベントに関連するお金を扱います。
 
 イベントは収入よりも先に支出が発生する可能性があるため、運用資金を一社から借りて、キャッシュフロー上マイナスにならないようにします。
@@ -135,7 +199,7 @@ PyCon JP イベントに関連するお金を扱います。
 11月頃にはほぼ全ての収支が出そろいます。この頃にイベント会計の決算を行い、一社会計に情報を引き継ぎます（2011～2014年は会計担当者が一社と共通だったため、実質的な引き継ぎはありませんでした）。
 
 一般社団法人の会計
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 イベント以外のお金を扱います。イベントに関連して海外参加者に招聘書を送付する際の国際郵便の発送や、契約のための登記簿謄本取得など。また、プロバイダ契約などの単年のイベントとは異なり、年を超えて使用するサービスの契約等を行います。
 
 一社の決算月12月末には、決算を行います。決算は会計士の先生にほぼおまかせですが、各収支項目の科目や金額はすべて情報を揃えて会計士に引き渡す必要があります。
@@ -210,53 +274,3 @@ Freee上で収入と支出をそれぞれ以下の勘定科目に設定します
    * - 旅費交通費
      - - スタッフの交通費
 
-(参考) 精算処理
-========
-できるだけスタッフ自身のカードや現金での支払いは行わず、一般社団法人の銀行振込、カードで決済するようにしてください。
-これは、お金のやり取りが自動的に Freee に入り、会計側の管理が楽になるためです。
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-以下に、銀行振込、カード決済、立て替え払いの処理手順について書きます。
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-銀行振込
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-- 請求書などがあると思うので、そのPDF/画像ファイルと合わせて以下の様な **振り込み依頼** チケットをJIRAで作成します。
-- 請求書/領収書の原本は会計担当に渡してください。
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-:要約(タイトル): XXXXXXXの振込
-:担当者: 会計担当
-:期限: 振込を完了してほしい期限
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-- JITAチケットの本文に以下のように振込に必要な情報を記入して下さい。   
-
-::
-
-   金額: XXXXXXX円
-   XXXXX銀行
-   YYYYY支店
-   普通 1234567
-   口座名義
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-カード決済
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-- Amazonなどのようにカード決済で購入したい場合には、Visaデビット番号を発行して決裁が可能です。
-- ジャパンネット銀行では **カードレスVisaデビット** という機能で、一時的に使用できるカード番号を発行できます。
-- カード番号が必要な場合は、JIRAのチケットで会計に対して **カード番号の発行依頼** を依頼します。基本的な処理の流れは以下となります(一時的に発行する番号なので、決済が完了したら基本的に削除する)。
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-  1. カード決済したい人(担当者)がJIRAのissueを作成する。内容としてはカード番号が必要な理由を記載する。
-  2. 会計担当がVisaデビット番号を発行し、SlackのDM等でカード番号を担当者に伝える。
-  3. 担当者はカード番号を使用して、決済を実施。
-  4. 決済が完了したことをJIRAに記載する。
-  5. 会計担当はカード番号を削除し、解決してJIRAを担当者に返す。
-  6. 担当者はJIRAをクローズして終了する。
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-- また、領収書の原本は会計担当に渡してください。Webページの場合はPDFなどにしたファイルを渡すとよいです。
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-- 参考: `Visaデビット 商品概要 <http://www.japannetbank.co.jp/service/payment/cardless/detail.html>`_
-- 参考: `Visaデビット カード番号照会 <http://www.japannetbank.co.jp/service/payment/cardless/how_03.html>`_    
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-立替え払い
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-- 銀行振込、カード決済いずれの方法も取れない場合には、スタッフによる立て替え払いをして下さい。
-- 立替え払いをした場合は、その金額を後日振り込むので `銀行振込`_ の依頼をしてください。
-- また、領収書の原本は会計担当に渡してください。
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