Administration Mailing Modul

Mailing-Modul (Administration)

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URL: /mailing/
Zugänglich für: mailing_admin, mailing_sender, org_admin, admin, system_admin
Konfiguration und Stammdatenpflege: mailing_admin, org_admin, admin, system_admin

Das Mailing-Modul dient zum Erstellen, Planen und Auswerten von Serienmail-Kampagnen über Resend. Vorlagen, Empfängerlisten, Zustellstatus, Öffnungen, Klicks und Sperreinträge werden je Organisation getrennt verwaltet.

Das Modul ist ein eigenständiges Versandsystem. Es verwendet einen eigenen Resend-API-Key je Organisation und ist absichtlich vom Versand für Passwort-Reset, Willkommensmail und andere Transaktionsmails getrennt. Siehe auch Mail-Versand (SMTP/Office 365) für den systemweiten Transaktionsmail-Versand - das Mailing-Modul hier ist davon unabhängig.

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Modul aktivieren (zweistufig, wie UAS/Objekt)

Beide Schalter müssen an sein:

1. Systemweit (nur system_admin): /admin/settings → Abschnitt "Systemweite Module" → 📧 Mailing → Systemweit aktivieren. Setzt den SystemSettings-Key mailing_module_enabled.
2. Je Organisation (Org-Admin): /admin/settings → Org-Abschnitt → 📧 Mailing → Für diese Organisation aktivieren. Solange das System-Flag aus ist, ist die Org-Checkbox nicht wirksam.

Erst wenn beide Schalter aktiv sind, erscheint 📧 Mailing in der Navigation und die /mailing/*-Routen sind erreichbar. Bei deaktiviertem Modul liefern sie HTTP 404. Das Ausschalten versteckt die Ansichten; vorhandene Vorlagen, Listen, Kampagnen und Auswertungen werden nicht gelöscht.

Die Versandkonfiguration unter Mailing → Einstellungen besitzt zusätzlich den Schalter Versand aktiv. Dieser gibt den tatsächlichen Kampagnenversand erst frei, ändert aber nicht die Sichtbarkeit des Moduls.

Rollen und Rechte

Rolle	Rechte
mailing_admin	Vollzugriff auf Dashboard, Vorlagen, Empfängerlisten, Tags, Kampagnen, Einstellungen, Berichte und Sperrliste
mailing_sender	Kampagnen aus vorhandenen Vorlagen und Listen erstellen, testen, planen, senden, abbrechen, fehlgeschlagene Zustellungen erneut einreihen und Kampagnendaten als CSV exportieren
org_admin, admin, system_admin	Impliziter Vollzugriff wie mailing_admin; eine zusätzliche Rollenzuweisung ist nicht erforderlich

mailing_sender kann keine Vorlagen, Listen, Tags, Versandkonfiguration oder Sperreinträge ändern. Dadurch kann die Organisation redaktionelle Vorbereitung und operativen Versand voneinander trennen.

Resend je Organisation konfigurieren

Mailing → Einstellungen (URL: /mailing/settings)

Feld	Bedeutung
Versand aktiv	Gibt den Kampagnenversand für diese Organisation frei
Resend API-Key	Dedizierter API-Key des Mailing-Resend-Kontos; wird verschlüsselt gespeichert und nach dem Speichern nicht mehr angezeigt
Absenderadresse	Bei Resend verifizierte Adresse, z. B. newsletter@feuerwehr.example
Antwortadresse	Standardziel für Antworten; kann je Kampagne überschrieben werden
Absendername	Sichtbarer Name der Organisation im Posteingang
Webhook Signing Secret	Signatur-Secret aus dem Resend-Dashboard; wird verschlüsselt gespeichert

Für das Mailing-Modul soll ein eigener Resend-Account beziehungsweise mindestens ein eigener API-Key und eine getrennte Absender-Domain verwendet werden. So wirken sich Bounces oder Beschwerden aus Serienmail-Kampagnen nicht auf die Reputation des Transaktionsmail-Versands aus.

Nach dem Speichern ist die Konfiguration vollständig, wenn Versand aktiv, Resend API-Key und Absenderadresse gesetzt sind.

Jede Kampagnen-E-Mail enthält automatisch einen sichtbaren Abmelde-Link sowie die One-Click-Abmelde-Header für unterstützte Mailprogramme. Dafür ist keine zusätzliche Konfiguration durch Administratoren erforderlich. Bei einer neuen Absender-Domain muss dennoch zuerst eine positive Reputation bei Microsoft aufgebaut werden ("Sender-Warm-up"). Auch bei korrekter Konfiguration können deshalb einzelne der ersten Sendungen noch im Spam-Ordner landen; ein niedriges Anfangsvolumen und positive Empfängerinteraktionen verbessern die Einstufung mit der Zeit.

Resend-Webhook einrichten

Die Einstellungsseite zeigt eine organisationsspezifische, signierte Webhook-URL:

https://<einsatzcockpit-host>/mailing/webhook/resend/<org-token>

1. URL aus Mailing → Einstellungen kopieren.
2. Im Resend-Dashboard einen Webhook mit dieser URL anlegen.
3. Mindestens email.delivered, email.bounced und email.complained abonnieren.
4. Das Signing Secret aus Resend in Webhook Signing Secret eintragen und speichern.

Der Empfänger prüft svix-id, svix-timestamp und svix-signature. Wiederholte Events mit derselben svix-id werden idempotent verarbeitet.

Event	Wirkung im Einsatzcockpit
email.delivered	Queue-Eintrag erhält den Status delivered
email.bounced (Hard Bounce oder nicht näher klassifiziert)	Queue-Eintrag erhält bounced; Adresse wird automatisch mit Grund hard_bounce gesperrt
email.bounced (Soft/Transient/Temporary)	Queue-Eintrag erhält bounced; keine automatische Sperre
email.complained	Adresse wird automatisch mit Grund complaint gesperrt

Sperrliste verwalten

Mailing → Sperrliste (URL: /mailing/suppression)

Gesperrte Adressen werden beim Aufbau der Versandwarteschlange ausgeschlossen. Hard Bounces und Beschwerden tragen das System automatisch ein. Ein mailing_admin kann zusätzlich eine Adresse mit Notiz manuell sperren oder einen Eintrag wieder entfernen.

Vor dem Entfernen eines automatisch erzeugten Eintrags muss geklärt sein, dass die Adresse wieder zustellbar ist beziehungsweise der Empfänger erneut zugestimmt hat.

SMTP-Fallback

Kann Resend eine Nachricht nicht senden, versucht das Mailing-Modul als zweite Stufe die bereits vorhandene SMTP-Konfiguration der Organisation:

Mailing-Resend → OrgSmtpConfig → Fehler protokollieren und Retry/Fehlstatus

Der Fallback verwendet OrgSmtpConfig; es gibt dafür keine zweite SMTP-Maske im Mailing-Modul. Einrichtung und Test des Organisations-SMTP-Servers sind unter Mail-Versand (SMTP/Office 365) beschrieben. Microsoft Graph aus der Transaktionsmail-Fallback-Kette wird vom Mailing-Modul nicht als eigener Versandweg verwendet.

Empfänger per API importieren

Eine bestehende statische Empfängerliste kann über die REST-API ergänzt werden:

POST /api/v1/mailing/recipient-lists/{id}/import
X-API-Key: <api-key>
Content-Type: application/json

{
  "Key": "sybos-export-2026-08-22",
  "recipients": [
    {
      "email": "max.mustermann@example.at",
      "display_name": "Max Mustermann"
    }
  ]
}

Der API-Key muss zur selben Organisation wie die Liste gehören. Key ist der Idempotenzschlüssel: derselbe Wert für dieselbe Liste wird nur einmal importiert. Die Antwort enthält added, skipped, total_submitted und idempotent_hit. Ungültige oder bereits vorhandene E-Mail-Adressen werden übersprungen. Pro Aufruf sind höchstens 5.000 Empfänger zulässig.

Export und Berichte

Funktion	Route	Inhalt / Berechtigung
Empfängerliste als CSV	/mailing/lists/{id}/export.csv	Aufgelöste Adressen und Anzeigenamen; mailing_admin
Kampagnenstatus als CSV	/mailing/campaigns/{id}/export.csv	Queue- und Trackingdaten je Empfänger; mailing_admin oder mailing_sender
Dashboard-Bericht	/mailing/dashboard/report	Druckansicht der organisationsweiten Kennzahlen; mailing_admin
Dashboard-Bericht als PDF	/mailing/dashboard/report.pdf	PDF-Auswertung; mailing_admin

CSV-Dateien können personenbezogene Daten und Zustellinformationen enthalten. Sie sind entsprechend den Datenschutz- und Aufbewahrungsregeln der Organisation zu behandeln.

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Verwandt: Mailing-Kampagnen verwenden · Mail-Versand (SMTP/Office 365) · API-Keys verwalten