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Résumé de la macro structurHAL.xlsm

Macro VBA pour requêter toutes les structures parentes ou filles d'une structure initiale dans AureHAL, et visualiser leur arborescence dans draw.io.

À partir de l'identifiant AuréHAL d'une ou plusieurs structures (docid), la macro va requêter dans l'API leurs métadonnées, puis rechercher leurs structures mères ou filles, requêter leurs métadonnées, et ainsi de suite. La macro parcourt donc toute l'arborescence ascendante ou descendante des structures initiales.

La macro permet ensuite de visualiser cette arborescence dans l'outil en ligne draw.io (https://www.draw.io/), en créant un fichier CSV à importer dans l'outil. La visualisation peut ensuite être sauvegardée sur un compte Google Drive et être exportée sous différents formats d'image.

Les métadonnées requêtées pour chaque structure sont :

• ID
• Acronyme
• Label
• Validité (VALID, OLD, INCOMING)
• Type (institution, department, laboratory, researchteam...)
• Adresse
• ID des structures mères
• URL
• ID des structures filles
• Nombre de dépôts affiliés

Description des fichiers

Le script est constitué de 2 fichiers :

• structurHAL.xlsm
• Parametres_drawio.txt

Le fichier structurHAL.xlsm contient 2 macros à lancer successivement :

• structurHAL : requête les métadonnées des structures initiales et celles des structures ascendantes ou descendantes.
• cleanDrawio : crée le fichier CSV à importer dans draw.io pour visualiser l'arborescence.

Le fichier Parametres_drawio.txt contient les paramètres draw.io utilisés par la macro cleanDrawio. Il doit se trouver dans le même répertoire.

Disclaimer

La macro a été développée sur Excel 2013 par un documentaliste. Il n'y a pas de garantie qu'elle fonctionne et les utilisateurs sont invités à se plonger dans le code.

Si le portail HAL / AuréHAL rame ou est down, la macro ne pourra pas fonctionner.

Si la macro est lancée depuis une Dropbox, les fichiers temporaires ne seront peut-être pas tous supprimés automatiquement (sans doute à cause de la lenteur de la synchro Dropbox).

Q. Pourquoi la macro ne requête pas à la fois les structures ascendantes et descendantes de la structure de départ ?

R. Pour chaque structure trouvée, la macro chercherait à la fois les mères et les filles, et ainsi de suite, jusqu'à parcourir toute l'arborescence d'AuréHAL. AuréHAL contient environ 500.000 structures ; beaucoup sont isolées, mais la macro plante au bout de quelques milliers de lignes.
L'arborescence descendante d'une institution ne dépasse pas quelques centaines de structures en général, l'arborescence montante d'une équipe de recherche bien moins.

Q. Pourquoi les colonnes de la macro se décalent lorsqu'on la relance à partir de telle ligne ?

R. La macro a été relancée à partir d'une ligne qui était déjà remplie (ou à partir d'une ligne qui précède d'autres lignes déjà remplies). Une vérification sera ajoutée lors d'une prochaine mise à jour.

Utilisation de la macro

Requêter les métadonnées, créer l'arborescence

Ouvrir le fichier structurHAL.xlsm

Afficher l'onglet Développeur dans le ruban : Fichier --> Options --> Personnaliser le ruban

Activer Microsoft XML, V6.0 si ce n'est pas activé automatiquement : Onglet Développeur --> VBA --> Outils --> Références --> Cocher Microsoft XML, V6.0

Activer Microsoft Forms 2.0 Object Library si ce n'est pas activé automatiquement : Onglet Développeur --> VBA --> Outils --> Références --> Cocher Microsoft Forms 2.0 Object Library

Rentrer l'ID d'une structure AuréHAL (docid) dans la case A2, ou plusieurs ID en A2, A3, A4 etc.

Lancer la première macro : Onglet Développeur --> Macros (ou Alt-F8) --> Sélectionner StructurHAL.xlsm!StructurHAL.StructurHAL --> Exécuter.

Une boite de dialogue s'ouvre. Indiquer le sens de la recherche.

• Chercher les structures parentes, par exemple en partant d'une équipe de recherche, pour récupérer tous les laboratoires de tutelle, et toutes les institutions tutelles des laboratoires (arborescence ascendante).
• Chercher les structures filles (par défaut), par exemple en partant d'une institution, pour récupérer tous les laboratoires dont elle est tutelle, et toutes leurs équipes de recherche.

Indiquer la ligne de démarrage (par défaut 2). C'est utile si la macro a été lancée une fois, et qu'on rajoute à la fin de la liste générée, des ID supplémentaires pour créer une seconde arborescence dans le même fichier.

Visualiser l'arborescence : créer le fichier CSV et l'importer dans draw.io

Une fois la macro StructurHAL terminée d'exécuter, lancer la seconde macro : Onglet Développeur --> Macros (ou Alt-F8) --> Sélectionner StructurHAL.xlsm!cleanDrawio.cleanDrawio --> Exécuter.

Une fois la macro cleanDrawio terminée d'exécuter, ouvrir le répertoire du fichier des macros. Un nouveau fichier Import_Drawio.csv est apparu.

• Ouvrir le fichier Import_Drawio.csv dans un éditeur de code comme Notepad++
• Copier tout son contenu
• Aller sur le site https://www.draw.io/
• Créer un nouveau diagram
• Importer le contenu du fichier Import_Drawio.csv : Arrange --> Insert --> Advanced --> CSV --> Supprimer le code d'exemple existant et coller tout le contenu du fichier Import_Drawio.csv --> Import

Citer

Romain Boistel. (2017). RomBoistel/structurHAL [Data set]. Zenodo. http://doi.org/10.5281/zenodo.596322