Archivio Server 4.1 / Helper 4.1

Neu in 4.1

Sicherheit

• Archivio und der Archivio Helper nehmen Anfragen nur noch von der eigenen Oberfläche an. Eine fremde Website kann im Browser keine Aktionen mehr auslösen.
• Texte aus Dateien und Mails werden in den Suchergebnissen abgesichert.
• Update-Pakete des Helpers werden vor dem Öffnen auf ihre Signatur geprüft.

Wer 4.0 installiert hat, sollte auf 4.1 aktualisieren.

Archivio-Link

• Der Link, den man aus Archivio kopiert oder im Finder erzeugt, zeigt jetzt auf den Archivio-Server. Hat jemand den Archivio Helper nicht installiert, erscheint ein Hinweis mit Download statt «localhost nicht erreichbar». Ist der Helper da, öffnet sich die Datei wie bisher direkt.
• Ohne Helper wird der Knopf «Archivio-Link kopieren» nicht mehr angeboten.

Fotos

• Fotos drehen: ⌘R nach rechts, ⌘L nach links (die Drehung wird gespeichert, das Original bleibt unverändert). In der Grossansicht gibt es dafür Knöpfe, Pfeile und Sterne haben Hinweistexte mit Tastenkürzel.
• Bildnachweise in der Grossansicht.
• Vorschaubilder, die 30 Tage nicht angesehen wurden, werden täglich gelöscht (Einstellung thumbnails.retention_days). Ein gelöschtes Vorschaubild entsteht beim nächsten Ansehen neu.

Einrichtungsassistent

• Hinweise und Pfeile sind jetzt blau und überdecken sich nicht mehr.
• Der Schritt «Probiere die Suche aus» lässt sich überspringen, zum Beispiel wenn der gewählte Ordner zu wenige Dokumente enthält.

Server und Helper haben dieselbe Nummer: Archivio Server 4.1 und Archivio Helper 4.1.

Archivio Server 4.0 / Helper 4.0

Neu in 4.0

Normen

• Ob eine abgelegte SIA- oder VSS-Norm noch aktuell ist, steht als Abzeichen direkt in den Suchergebnissen und in der Vorschau. Archivio prüft die Verzeichnisse automatisch einmal pro Woche, bei der ersten Scanzeit des Tages.

Automatischer Scan

• Mehrere Scanzeiten pro Tag, zum Beispiel 12:15 über Mittag und 22:00 am Abend (Einstellungen → Automatischer Scan). Bestehende Einstellungen mit einer Zeit gelten weiter.

Einrichtung

• Läuft Archivio schon, zeigt «Verwaltung → Einrichtung» nur noch, was fehlt: Projektordner, weitere Projekte, Mail-Konto, Scanzeiten und Sicherung. Ist alles eingerichtet, verschwindet der Menüpunkt.
• Im Schritt «Hier suchst du» kommt ein Hinweis auf die Fotogalerie dazu.

Server und Helper haben ab jetzt dieselbe Nummer: Archivio Server 4.0 und Archivio Helper 4.0.

Archivio Server 3.9 / Helper 3.9

Neu in 3.9

Einrichtungsassistent

• Beim ersten Start führt ein Assistent unten im Fenster durch die Einrichtung: Mac-Berechtigungen, Projektordner, erster Scan, Suche ausprobieren, Helper, Rundgang durch die Verwaltung, Scan-Zeit und Sicherung. Pfeile zeigen auf den echten Seiten, wo man klicken muss. Erledigte Schritte erkennt der Assistent selbst.
• Unter Verwaltung → Einrichtung jederzeit wieder aufrufbar.

Normen

• Die Aktualität wird mit den Verzeichnissen von SIA und VSS verglichen, ohne Anfrage pro Norm. Die Verzeichnisse werden höchstens einmal pro Woche auf Änderungen geprüft.
• Normenliste gruppiert: eine Zeile pro Norm mit aktuellen und veralteten Ausgaben, Beilagen und Unternormen darunter. Alle SIA-Normen stehen in der Liste, nicht abgelegte mit leerem Kreis.
• Weniger Fehlalarme: Ein blosser Verweis auf eine Norm in einem Bericht oder Brief gilt nicht mehr als Norm.

Sperrliste und Verlauf

• Schloss-Knopf pro Projekt: Ordner für die KI sperren oder aus dem Scan nehmen, mit Vorschlägen für vertraulich wirkende Ordner.
• CSV-Export bei Normen, ausgeschlossenen Ordnern und MCP-Sperrbereich, «Alle Daten exportieren».
• Der Sicherungsordner wird nie gelesen.

Scannen

• Schneller, paralleles Lesen, bessere Erkennung von Projektordnern und ruhenden Ordnern (Archiv nach Dateialter).
• Hinweis, wenn der nächtliche Scan ausgefallen ist.

Weitere Verbesserungen

• Der KI-Hinweis auf der Projektseite erscheint nur noch, wenn die KI-Schnittstelle eingerichtet ist.
• Mitteilungen: Server und Helper schicken sie über ein eigenes, signiertes Programm. Sie stehen in den Systemeinstellungen unter «Archivio Server» bzw. «Archivio Helper» und lassen sich dort ein- und ausschalten.
• Das Projekt-Auswahlfeld in der Suche findet auch Unterprojekte, wenn man «188» tippt.
• Die Pakete überschreiben eine installierte Archivio-App jetzt immer, auch bei gleicher Versionsnummer.
• Der Helper trägt ab jetzt dieselbe Nummer wie der Server (3.9) und räumt sein Installationspaket nach der Installation auf.

Archivio Server 3.7.96 / Helper 3.2.4

Verlauf

• Neuer Kopf in jeder Box mit den wichtigsten Kennzahlen im gleichen Raster; CSV-Knopf immer links vom «?».
• Alle Daten exportieren: alle vier Verläufe als ZIP. Jeder Export wahlweise Klartext oder Anonymisiert (Projektname als Nummer, nur Dateiendung, bei Suchen nur Kennwerte).
• Scan-Verlauf: Dauer des letzten Gesamtscans (echte Dauer statt Summe), max. RAM, max. CPU, Anzahl Worker. Gescheiterte Scans zeigen den Grund (z. B. «Ordner nicht gefunden – NAS nicht verbunden»). Hinweis, wenn mehr oder weniger Worker sinnvoll wären.
• Dokumentenverarbeitung neu: Dokumente / Durchsuchbar / Probleme / Nur Dateinamen. «Inhalt nicht lesbar» nach Format aufklappbar mit den ersten 50 Dateien, «Im Finder zeigen» und «Nochmals versuchen». Bilder, CAD und Sonstiges getrennt.
• KI-Schnittstelle (MCP) mit verständlichen Bezeichnungen; Filter wirken sofort.
• Grafiken entfernt, neue Hilfetexte in Alltagssprache.

Mehr Dateien durchsuchbar

• Archivio liest jetzt jedes Format, für das es einen Leser hat — unabhängig von älteren Einstellungen: .doc, .rtf sowie neu .xls, .msg (Outlook-Mails), .htm/.html, .xml, .csv.
• Bisher nur gelistete Dateien dieser Formate werden beim nächsten Scan automatisch gelesen.

Scannen

• Bei «Alle scannen» zeigen wartende Projekte «Wartet…» statt «Scannt…».
• Einzel-Scan eines Postfachs scannt nur dieses Postfach und markiert nur dieses.

Server-App

• Neustartschleife entschärft: Pausen zwischen Versuchen, nach 5 Fehlversuchen Stopp mit verständlicher Meldung, neuer Menüpunkt «Server neu starten».
• Entwickler-Builds tragen sich nicht mehr als Anmeldeobjekt ein.

Sonstiges

• Fusszeile «Feedback senden» bleibt unten am Fenster; Feedback geht an info@architools.ch.
• «Archivio von diesem Mac entfernen» rot und mit Rückfrage.

Archivio Server 3.7.9 / Helper 3.2.4

Startseite

• Bei einem gewählten Projekt zeigt ein Badge neben der Projektauswahl, wann zuletzt gescannt wurde (Datum und Uhrzeit). Ältere Stände sind gelb markiert, archivierte Projekte grau mit «archiviert · Stand …».
• Knopf «Jetzt scannen» bei jedem Projekt, auch für Mitarbeiter. Der Fortschritt wird direkt angezeigt, und der Hinweis im Dropdown aktualisiert sich nach dem Scan.
• Gilt in Suche und Fotos. Bei «Alle Projekte» bleibt alles wie bisher.
• Die Dateiformat-Auswahl sitzt rechts neben «Weitere Filter» und springt nicht mehr je nach Projektname.
• Suchtreffer aus nicht aktuellen oder archivierten Projekten tragen denselben Badge.

Fotos

• Grosse Ansicht: «Öffnen» und «Im Finder zeigen» als Knöpfe in der Fusszeile und per Rechtsklick.

MCP (Helper 3.2.4)

• Suche und Ordnerliste melden den Index-Stand des Projekts. Findet Claude nichts, weiss es, ob der Ordner nur lange nicht gescannt wurde.

Helper 3.2.4

• Der Update-Hinweis erscheint nur noch bei einer wirklich neueren Version, nicht bei jeder Abweichung.
• Benachrichtigungen über osascript. Vorher beendete ein Fehler dabei die Status- und Update-Prüfung des Helpers.

Archivio Server 3.7.5 / Helper 3.2.1

Tags

• Tags gehören jetzt zum Projekt, das beim Vergeben im Projektfilter aktiv war (Fotos, Suche und Mails). Sie erscheinen nur in diesem Projekt wieder. Bei „Alle Projekte" vergebene Tags bleiben global und sind überall sichtbar.
• Postfächer ohne Projektzuordnung haben eigene Tags; ist ein Postfach mit einem Projekt verknüpft, teilen sich dessen Mails die Tags mit dem Projekt.
• Bestehende Tags bleiben global.

MCP (Helper 3.2.1)

• Neues Werkzeug copy_documents_to_folder: kopiert Originaldateien (Mails als .eml) in einen neuen Ordner.

Archivio Server 3.5.0 / Helper 3.2.0

Eine Suche statt zwei

Die lokale KI-Suche ist entfernt. Sie lieferte unzuverlässige Resultate und wurde kaum
benutzt: im Suche-Protokoll standen zuletzt 67 Volltextsuchen genau 2 KI-Suchen
gegenüber. Geblieben ist die Volltextsuche, die weiter verbessert wird. Für inhaltliche
Fragen gibt es weiterhin die Anbindung an Claude über die MCP-Schnittstelle.

Ollama wird nicht mehr gebraucht. Wer neu installiert, muss nichts zusätzlich
einrichten. Bereits installiertes Ollama wird von Archivio nicht angerührt und kann bei
Bedarf von Hand entfernt werden.

Die Datenbank wird kleiner. Die gespeicherten Suchvektoren fallen weg. Beim ersten
Start nach dem Update räumt Archivio die Datenbank einmalig auf (kurze Meldung „Archivio
Server wird initialisiert"); bei rund 240'000 Dokumenten geht es dabei um etwa ein
Gigabyte. Der Vorgang ist einmalig und automatisch.

In Claude Desktop entfällt das Werkzeug „semantic_search". search, read_document,
open_file, reveal_file und das Zusammenführen von PDFs bleiben unverändert.

Dashboard-Feinschliff

• Verschachtelte Unterordner-Projekte erscheinen jetzt alphanumerisch statt in der
  Reihenfolge ihrer Aufschaltung.
• Die Rückfrage beim Deaktivieren eines Projekts erscheint direkt bei diesem Projekt,
  nicht mehr am Kopf der Liste — bei vielen Projekten war sie sonst ausserhalb der
  Bildschirmansicht unsichtbar.
• Archiv- und Freigabe-Symbol als klare Kontur/Füllung-Icons statt Emoji.
• Ein Postfach, das einem Projekt zugeordnet ist, erscheint nicht mehr doppelt.

Suche

• Das ×-Symbol zum Leeren des Suchfelds ist jetzt schwarz und sitzt am rechten Rand
  (vorher teils blau und mit ungewollter Lücke).
• Suchresultate zeigen keinen langen Dateipfad mehr — „Im Finder zeigen" bleibt über den
  Aktions-Button erreichbar.

Wichtig für das Update

Ein Fehler beim Ersetzen der App-Dateien während eines laufenden Updates konnte dazu
führen, dass Suche und Fotogalerie nach der Installation nicht mehr reagierten (das
Logo blieb ebenfalls leer). Das ist behoben — sowohl die eigentliche Ursache
(Suchoberfläche lud nötige Dateien über einen instabilen Pfad) als auch dass ein alter
Serverprozess ein Update überleben konnte. Ein normales Überinstallieren funktioniert
jetzt wieder wie gewohnt, ohne dass vorher etwas beendet werden muss.

Installation

archivio-server-3.5.0.pkg installieren. Der passende Helper (3.2.0) ist enthalten;
archivio-helper-3.2.0.pkg wird nur auf Arbeitsplätzen ohne Server gebraucht. Weil sich
das MCP-Werkzeug geändert hat, sollten die Helper auf den Mitarbeiter-Macs mit
aktualisiert werden.

Archivio Server 3.4.4 / Helper 3.1.36

Suche

Bindestriche und Sonderzeichen brachen jede Suche ab. Wer nach u-wert suchte, bekam
„Fehler: no such column: wert" — der Bindestrich wurde als Spaltenangabe gelesen.
Suchbegriffe werden jetzt sauber zerlegt, unabhängig von Sonderzeichen.

Kurze Wörter werden exakt genommen. u wert lieferte bisher alles mit „und", „uns",
„unten" und in den Ordnern auch „Bewertung" oder „Schalldämmwerte". Wörter unter drei
Zeichen werden nicht mehr als Wortanfang gesucht, und die Trefferstellen im Text sind
wieder zuverlässig markiert.

Hinweis, wenn nichts gefunden wird. Bleibt eine Suche ohne Treffer, steht jetzt dabei,
woran es liegt: entweder kommt einer der Begriffe im ganzen Archiv nicht vor — dann wird
er benannt — oder alle Begriffe kommen vor, aber nie im selben Dokument. Der Vorschlag
lässt sich mit einem Klick direkt in der Suche übernehmen.

Fehler bei jeder Suche behoben. Ein Rest aus einem früheren Umbau löste im Browser bei
jeder Anfrage einen Fehler aus.

Start

Nach einer Neuinstallation kann der erste Start bis zu einer Minute dauern. Statt einer
Fehlermeldung des Browsers erscheint jetzt von Anfang an die Meldung, dass Archivio
vorbereitet wird.

Installation

archivio-server-3.4.4.pkg installieren. Der passende Helper (3.1.36) ist enthalten;
archivio-helper-3.1.36.pkg wird nur auf Arbeitsplätzen ohne Server gebraucht.

v3.4.1 — Sicherung & Umzug, Deinstallation, kleinere Datenbank

Sicherung & Umzug

Archivio kann sich jetzt selbst sichern — und die Sicherung auf einem anderen Mac wieder einspielen.

• Wöchentliche Sicherung von Datenbank und Einstellungen an einen frei wählbaren Ort (Datei-Server, externe Platte). Läuft bei laufendem Server, prüft die Kopie und ersetzt die bisherige erst, wenn die neue vollständig und lesbar ist.
• Einspielen ersetzt Datenbank und Einstellungen, legt vorher eine Sicherheitskopie an und fragt nach, bevor etwas überschrieben wird. Heisst der Datei-Server auf dem neuen Mac anders, wird der gesamte Index auf den neuen Ort umgeschrieben.
• Mail-Passwörter sind bewusst nicht Teil der Sicherung. Fehlende werden in den Einstellungen und in der Diagnose markiert.
• Der Helper findet den Server nach einem Umzug von selbst wieder.

Deinstallation

Ein eigenes Programm, Archivio Deinstallieren.app, führt mit gewöhnlichen Dialogen durch das Entfernen — kein Terminal nötig. Wahlweise vollständig oder so, dass der Mac als Arbeitsplatz weiterläuft. Nichts wird endgültig gelöscht, alles landet im Papierkorb.

Kleinere Datenbank

Der gleiche Text lag mehrfach in der Datenbank, und die Embeddings brauchten doppelt so viel Platz wie nötig. An einer echten Installation gemessen: 5,97 → 4,46 GB (−25 %). Die Umstellung passiert einmalig beim ersten Start nach dem Update.

Zuverlässigkeit

• Doppelstart behoben: der Server konnte über zwei Wege gleichzeitig starten und sich dabei selbst abschiessen.
• Warteseite beim ersten Start nach einem Update statt einer toten Verbindung, während die Datenbank umgestellt wird.
• Log-Rotation statt unbegrenzt wachsender Protokolldateien.

v3.2.8 — Helper-Einbettung korrigiert

Server 3.2.8 · Helper 3.1.33

Installation: archivio-server-3.2.8.pkg und archivio-helper-3.1.33.pkg herunterladen und öffnen.

Fix

Der vorherige Build (3.2.7) brachte im Dashboard unter "Helper herunterladen" noch
die alte Helper-Version 3.1.32 mit (ohne das neue MCP-Tool zum PDF-Zusammenführen aus
3.2.7). Reiner Neubau mit dem korrekt eingebetteten, aktuellen Helper — kein
Funktions-Code geändert, siehe v3.2.7 für die eigentlichen Neuerungen dieser Runde
(Archiv-Status, MCP-PDF-Zusammenführung, Speichern-Erinnerung, Onboarding).