Commandites
La Direction des Commandites s'assure que les plans de partenariat sont actualisés et aisément accessibles pour l'ensemble du groupe, y compris les échelons de commandite récemment ajustés, consultables ici.
Tandis que la quête et la détection de soutiens financiers potentiels sont une œuvre collective, c'est la Direction des Commandites qui orchestre ces démarches. Elle veille à ce que l'intégralité de l'équipe soit impliquée dans cette initiative et garantit l'efficacité du procédé.
La Direction des Commandites doit garantir que les engagements vis-à-vis de la visibilité pour chaque palier de commandite soient pleinement respectés. Elle a la charge de l'exécution des conditions de visibilité et de la satisfaction des partenaires quant aux avantages promis.
Il est crucial que la Direction des Commandites s'assure du respect des échéances pour l'ensemble des documents contractuels et le matériel promotionnel. La précision et la ponctualité sont primordiales pour entretenir des liens de confiance avec nos soutiens.
Suite à la ratification des ententes de partenariat, un suivi consciencieux est requis pour confirmer que les parties prenantes bénéficient de tous les avantages stipulés. La Direction doit s'assurer que la collaboration se déroule sans accroc et que les bénéfices attendus sont concrétisés.
Chaque échange avec les partenaires doit systématiquement comporter l'adresse vaul@fsg.ulaval.ca en copie. Cette méthode assure une clarté et un suivi approprié des communications.
Les accords de commandite ont une durée de validité d'une année dès la signature. Il est donc impératif que la Direction des Commandites interagisse de façon soutenue avec les partenaires pour promouvoir la prolongation des conventions et la pérennité des rapports.
La Direction a pour responsabilités de :
- Rédiger et obtenir la ratification des ententes de commandite, avec des modèles mis à disposition ici.
- Élaborer des factures pour les sommes convenues en prenant modèle ici, en prenant soin de correctement incrémenter le numéro de facture.
- Archiver méticuleusement tout apport financier ou matériel en documentant et en enregistrant les informations pertinentes dans les archives financières du collectif.