Wiki Archifiltre
L’objectif d’ArchiFiltre est de proposer à tout utilisateur de fichiers bureautiques un outil de visualisation d’arborescences complètes afin de pouvoir les appréhender rapidement en vue de les décrire, les organiser, les trier et aussi les enrichir en apportant de la contextualisation et de la qualification aux documents.
2.1 Repérer les données sur le répertoire étudié
2.2 Visualiser et naviguer dans un répertoire
2.3 Utiliser les fonctionnalités
2.4 Utiliser les exports
3.1 Je souhaite étudier la structure d’une arborescence (en cours)
3.2 Je souhaite faire des recommandations techniques sur une arborescence (à venir)
3.3 Je souhaite faire des préconisations à partir d’Archifiltre
3.4 Je souhaite trouver facilement des éliminables (à venir)
3.5 Je souhaite faire du tri à partir d’Archifiltre (à venir)
3.6 Je souhaite faire du traitement de masse (à venir)
3.7 Je souhaite rédiger un bordereau d’élimination (à venir)
3.8 Je souhaite organiser un Cleaning-Day à partir d’Archifiltre (à venir)
Vous pouvez télécharger gratuitement l'outil Archifiltre en cliquant sur ce lien : https://archifiltre.fabrique.social.gouv.fr
Choisissez la version que vous désirez installer (la dernière version est automatiquement sélectionnée) et choississez votre explorateur (Windows ; Linux ou Mac). Cliquez ensuite sur "Découvrir l'application". Le téléchargement d'Archifiltre va se lancer automatiquement.
Le fichier s'enregistre sous le nom "Archifiltre.exe". Double-cliquez pour lancer l'exécution de l'outil. Il n'y a pas d'installation à faire, Archifiltre s’exécute immédiatement !
Attention : Il est possible que votre système d'exploitation ou votre antivirus vous demande si ce programme est sûr, il n'y a pas d'inquiétude à avoir, le logiciel est sans danger, vous pouvez forcer l'installation.
Lorsque Archifiltre est lancé, pour visualiser votre répertoire, il suffit de réaliser un glisser-déposer.
Votre répertoire commence à être chargé dans Archifiltre. Profitez-en pour lire les quelques astuces en bas de la page et découvrir les nouvelles fonctionnalités de la version en cliquant sur le lien "quoi de neuf ?"
Attention : Plus votre arborescence est volumineuse, plus il y a de métadonnées à charger. La visualisation de l’arborescence peut pendre quelques minutes.
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La zone des métadonnées :
Elle permet de connaître pour un dossier (ou pour un fichier), son poids, son hash, la dernière date de modification la plus ancienne et la dernière de modification la plus récente. Les métadonnées de dates du dossier se retrouvent dans la frise chronologique en dessous.
Peut être utile comme critère de recherche dans un audit (recherche des dossiers clos et anciens). -
La zone d’informations sur le répertoire :
Elle permet de connaître le nombre de dossiers, de fichiers et la volumétrie totale. Il est également possible de donner un nom à l’analyse Archifiltre en cliquant sur « Nom du projet ».
Peut-être utile pour appréhender, dans un premier temps, l’aborescence.
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La barre d’outils de visualisation :
Retour à la racine : permet de revenir à la visualisation initiale du répertoire.
Code couleur :
Type : l’affichage du répertoire se fait selon le volume. La visualisation n’est plus celle de Windows mais une visualisation pondérée selon le poids des dossiers.
Dates : l’affichage du répertoire est toujours pondéré selon le poids des dossiers. En revanche le classement des fichiers et les couleurs attribuées aux fichiers et aux dossiers sont réalisés selon les métadonnées de dates. Le classement se fait du plus ancien (en foncé) au plus récent (en clair).
Affichage :
Volume : c’est l’option de visualisation qui est activée par défaut. Elle permet de voir votre arborescence selon une pondération par volume/poids de vos dossiers.
Nombre : C’est une solution alternative pour visualiser votre arborescence. L’ordre affiché du répertoire reste le même, mais la pondération se fait selon le nombre de fichiers. Un dossier avec de nombreux fichiers, même peu volumineux, apparaîtra plus grand qu’un dossier contenant peu de fichiers mais volumineux. -
La navigation dans le répertoire :
Vous pouvez naviguer dans le répertoire avec votre souris. En cliquant sur un dossier ou sur un fichier, les données propres à l’objet s’affichent dans la zone des métadonnées, mais aussi en bas de la visualisation avec la taille de l’objet mais aussi le pourcentage de l’espace qu’il occupe au sein du répertoire total. Si vous souhaitez naviguez plus profondément dans l’arborescence, il suffit de double-cliquer sur le dossier et un zoom en pondérant à nouveau selon la nouvelle visualisation. Si vous souhaitez analyser plus en détail l’objet, il est possible d’ouvrir le dossier ou le fichier sélectionné en cliquant sur la loupe à côté du nom de l’objet. -
La visualisation des fichiers et typologies :
Au plus bas de votre répertoire, vous visualiser les fichiers. Des codes couleurs ont été attribués aux fichiers selon leur nature. Ils reprennent en partie les couleurs utilisés par les logiciels de bureautique : rouge foncé (pdf), rouge clair (présentation), vert (tableurs), bleu clair (messageries), bleu foncé (traitement de texte), violet clair (images), violet foncé (vidéo), rose (musiques) et gris (dossiers compressés, formats particuliers) -
Le fil d'Ariane
Il permet de suivre le chemin d’accès jusqu’au dossier ou fichier que l’on étudie. On peut copier le chemin d'accès en sélectionnant le niveau du chemin d'accès désiré et en cliquant sur le petit icône apparaissant. -
La carte :
Elle vous permet de savoir où vous êtes dans l’arborescence lorsque vous naviguez au sein de celle-ci. Lorsque l’on descend à plusieurs sous-niveaux, la carte vous permet de vous resituer dans l’arborescence.
Peut-être utile lors de l’audit ou du traitement afin d’orienter son niveau d’analyse. Lorsqu’on étudie une partie infinitésimale de l’arborescence, mieux vaut ne pas s’y attarder.
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La barre de chargement du calcul d’empreinte :
Plus le répertoire comporte un nombre élevé de fichier plus le calcul est long. Lorsque le calcul est disponible, l’export csv et le rapport d’audit peuvent être générés -
Renommer un répertoire ou un fichier :
Vous pouvez le réaliser en cliquant dans cette zone. Le renommage n’est effectif que dans Archifiltre. En renommant, vous attribuer un nouveau nom à l’objet tout en conservant l’ancien nom (visible entre parenthèse en dessous). La visualisation d'un renommage dans Archifiltre est notifié par un liseré bleu clair. Peut être utile dans le cadre d’une proposition de modification de l’arborescence ou bien lors du traitement d’un fonds électronique. -
L’ouverture d'un item :
L'icône de dossier ou de fichier avec une loupe permet d’ouvrir directement l’objet pour pouvoir le consulter (il faut que le lien entre Archifiltre et le répertoire ne soit pas rompu). -
Le tag :
Le tag permet d’appliquer à un dossier ou à un fichier une information. Cette information s’ajoute à la bibliothèque des tags. Attention, lorsque l’on applique un tag sur un dossier, le tag s’applique à l’ensemble des dossiers et fichiers contenu dans ce dossier. Lorsqu’un tag est appliqué il se visualise par un liseré bleu foncé sur le haut de l'item.
Peut être utile dans le cadre d’un audit en appliquant des actions à réaliser (à éliminer, à archiver, à transférer…) ou dans le cadre du traitement en appliquant une action à un dossier (ISAD-G) ou faire un rapprochement intellectuel (type répertoire méthodique) -
Le tag "A supprimer" :
Ce tag est un tag automatisé qui permet de s'appliquer en l'ensemble du répertoire fils. Lors de l'export RESIP les items ayant le tag "A supprimer" ne sont pas exportés. -
La bibliothèque de tags :
Elle permet de retrouver l’ensemble des tags qui ont été appliqués dans le répertoire. Cette bibliothèque permet de réutiliser les tags et de les appliquer en appuyant sur le « + » mais aussi de les comptabiliser en nombre et en volumétrie concernée. Il possible également de supprimer un tag appliqué en cliquant sur la corbeille.
Peut être utile pour un retour d’audit sur le nombre de dossier éliminable, la volumétrie… -
La description :
Elle permet d’ajouter à un dossier ou à un fichier des informations. La visualisation de l'ajout d'une description se fait avec un liseré bleu sur l'item enrichi.
Peut être utile dans le cadre d’un audit, pour justifier un sort final. La description peut être utilisée dans le cadre du traitement en tant que « présentation du contenu » (ISAD-G) ou « scope content » (Balise de la Description Archivistique Encodée).
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Le bouton enregistrer permet de sauvegarder le travail réalisé dans Archifiltre. L’enregistrement génère un fichier à l’extension JSON. Ce fichier peut être chargé dans Archifiltre en faisant le glisser-déposer. Le chargement du fichier est très rapide, quelle que soit la taille de l’arborescence.
Peut être utilisé comme outil de dialogue avec un service pour faire des propositions de tri -
Le bouton « Exporter » permet de regrouper les métadonnées récupérées et générées dans Archifiltre sous un autre format. Il est d’exporter :
Au format csv. Au format csv avec calcul d’empreintes
Au format exploitable par le logiciel RESIP
Au format METS (Metadata Encoding and Transmission Standard)
Il est également possible de générer un rapport d’audit automatique
Le bouton « Fermer » permet de quitter l’analyse en cours et de revenir à l’écran d’accueil d’Archifiltre afin de charger un nouveau répertoire. En cas d'erreur, il est possible d'ouvrir à nouveau Archifiltre et de charger le répertoire sur lequel on travaillait et de restaurer l'ensemble de son travail.
Le génie d’Archifiltre vous permet de réaliser tous vos souhaits, il ne reste plus qu’à le choisir !
Cas 1 – Une arborescence mal pensée
La visualisation d’Archifiltre étant pondérée par le poids des dossiers, la visualisation du répertoire peut permettre en quelque secondes de constater que le répertoire n’est pas construit dans une logique fonctionnelle ni organisationnelle. Ici, on peut constater un dysfonctionnement dès le deuxième niveau du répertoire.
Que faire ? Analysez le répertoire en ayant connaissance de l’organigramme et des grandes fonctions de la structure. Par exemple, si on analyse le répertoire d’un service d’archives, il ne sera pas difficile d’y retrouver dès les premiers niveaux, ses grandes missions : collecte, classement, conservation, communication avec quelques dossiers liés à tous les services : gestion du personnel, documentation… La visualisation à plat et pondérée doit permettre de dégager l’organisation du service et proposer a minima, un répertoire au deuxième niveau.
Attention : Ce cas fonctionne dans le cas où l’arborescence est essentiellement constituée de fichiers bureautique. Si un dossier comporte plusieurs fichiers volumineux (type média) alors la visualisation peut être faussée. Pour s’en assurer il est important d’essayer une visualisation pondérée selon le nombre (II.10).
Cas 2 – Des doublons de répertoires au sein de l’arborescence
Avant d’entrer plus en détail dans un répertoire, il est important d’en étudier sa structure par sa visualisation. Ici, il n’est pas difficile de voir que l’arborescence présente quatre fois une structuration similaire. Pour qu’un tel résultat apparaisse dans la visualisation globale du répertoire, il y a deux possibilités : soit il y a un classement sériel (type chronologique, géographique…) soit il y a des dossiers similaires créés à des endroits différents et qui comportent plus ou moins les mêmes fichiers (puisque la visualisation est pondérée par poids).
Que faire ? Pour déterminer plus précisément la situation à laquelle on est confronté, il est inévitable de rentrer plus en profondeur dans l’analyse de ces dossiers. Dans cet exemple, des dossiers et des fichiers de mêmes noms ont été retrouvés. Pour déterminer si les dossiers sont de véritables doublons, un récolement doit être réalisé. Pour cela, chaque dossier doit être intégré, à son niveau le plus haut, dans Archifiltre. Un export csv doit être réalisé quatre fois. Par différentiel, il possible de déterminer avec exactitude quel dossier est le plus complet, quel dossier manque, quel dossiers dispose des dernières versions etc.
Attention : Réaliser un dé-doublonnage est plus compliqué qu’il n’y paraît. Dans cet exemple, il faut déterminer les différences entre ces quatre arborescences : Où sont les fichiers définitifs ? Est-ce qu’on retrouve l’intégralité des fichiers dans la plus grosse arborescence ? Quelle arborescence fait référence ? Un logiciel de dé-doublonnage va supprimer les fichiers sans déterminer une logique de tri. La visualisation de doublons impose donc un travail de réflexion en amont.
Cas 3 – Une arborescence chronologique
La visualisation d’ensemble d’une arborescence (par poids ou par nombre) peut donner les premières clefs d’analyse et d’audit. Toutefois, certains bureaux peuvent être amenés à avoir une production sérielle, qui peut être classée de façon chronologique. A plus ou moins grande échelle, tous les bureaux ont une partie d’arborescence sérielle. Le chrono-courrier d’un secrétariat, les dossiers de gestion annuelle d’un bureau des ressources humaines, le registre d’entrée ou d’élimination du bureau des archives etc.
Que faire ? Pour une analyse du répertoire à échelle macro, la visualisation pondérée n’apporte aucune plus-value. En revanche, il est possible de s’appuyer sur l’ensemble des métadonnées pour aborder l’arborescence d’une autre manière. Lorsqu’un répertoire à une date de dernière modification qui remonte à plusieurs années, on peut considérer alors que ce dossier est clos. A l’instar du papier, il est possible de débuter l’évaluation.
Attention : Bien qu’il soit simple et efficace, le classement chronologique ne peut être utilisé que partiellement.
Cas 4 – Visualiser l’arborescence par nombre de fichiers
Visualisation par poids :
Étudier une arborescence contenant des fichiers volumineux n’est pas pertinente avec la pondération par poids. De fait, plus un fichier est volumineux, plus sa visualisation au sein de l’arborescence est importante. Si le volume par poids peut être un indicateur de tri, il n’y n’est pas forcément un bon indicateur dans un audit ou une opération de collecte. Avec la pondération par poids, notre arborescence ci-dessous, nous oriente vers une priorisation du tri du premier et du deuxième dossier au premier niveau.
Que faire ?
Visualisation par nombre :
Si l’on utilise la visualisation par nombre (exemple ci-dessus), les indicateurs sont totalement différents. Ce changement de visualisation offre une nouvelle grille d’analyse de l’arborescence. Dans ce deuxième exemple, on constate que le troisième dossier dispose d’une arborescence complexe et d’une profondeur dépassant les 15 niveaux.
Attention : Ces indicateurs ne sont que des éléments d'analyse pour appréhender le répertoire. Lorsque nous sommes confronté à un archivage à réaliser, nous quantifions toujours ce qu'il y a à traiter pour définir notre plan d'action et adapter nos méthodes de travail selon le volume. Nous n'allons pas traiter de la même manière l'archivage d'une armoire, d'un local ou d'un service entier. Cette capacité d'adaptation de l'archiviste, se transpose ici, en électronique, avec la visualisation par poids et par volume.
Comme chaque projet, il est important de définir le cadre d’action et le rôle de chaque personne. Dans un projet d’audit ou de préconisation sur une arborescence, il est indispensable de définir les attentes et les besoins du service. De fait, si l’archiviste s’engage à fournir un livrable contenant l’ensemble des préconisations (problèmes, solutions, point fort, point faible), le service audité doit également s’impliquer dans le plan d’action et le calendrier définit en amont.
Archifiltre permet de connaître l’ensemble des métadonnées de l’arborescence en un seul coup d’œil.
Sans même naviguer au sein de l’arborescence, il est déjà possible de dégager des pistes de réflexions, d’orientation pour nos préconisations.
L’indice de la volumétrie de l’arborescence. On peut mettre en relief ce chiffre avec celui d’autres services, calculer son pourcentage d’occupation de l’espace serveur.
Les métadonnées de dates peuvent également donner une orientation. Le fichier le plus ancien date de 1980 et la date moyenne se situe à 2010 et la médiane à 2000. On peut d’ores-et-déjà estimer que des dossiers sont clos et peuvent être archivés ou éliminés.
L’indication du nombre de fichiers et de dossiers peut être parlante si l’on dispose de moyens de comparaison. Si on ne dispose pas de moyens de comparaison, on peut faire le ratio nombre de fichiers / nombres de dossiers. Ici : 104812/7721=13,5. Cette information et purement théorique, mais une arborescence où le ratio descend à moins de dix fichiers, on peut de suite savoir qu’il y a un problème d’organisation. L’arborescence est trop ramifiée et l’information perdue.
Pour débuter un rapport d’audit, il faut dans un premier s’appuyer sur le rapport d’audit générer automatiquement par Archifiltre. C’est un format texte et modifiable, il peut être compléter et modifié sur sa forme.
L’audit généré automatiquement réalise des préconisations essentiellement techniques. C’est au tour de l’archiviste de l’agrémenter d’éléments d’analyse plus approfondie.
Cas 1 – Proposer des améliorations de règles de nommage
Dans cet exemple, le fil d’Ariane visualisé dans Archifiltre permet de voir l’ensemble du chemin d’accès jusqu’au fichier. On peut voir de nombreuses redondances. En les identifiants par des codes couleurs, il facile de faire comprendre au service qu’il n’est pas utile de reprendre les informations du niveau supérieur. Chaque niveau dans l’arborescence doit avoir une information complémentaire, sinon son existence n’est pas utile.
En retravaillant très peu l’arborescence (en renommage et en déplacement), il est possible de montrer au service que le chemin d’accès peut être fortement réduit et plus explicite. Avec l’exemple ci-dessous, il est possible de réduire la longueur chemin d’accès de 46% :
\PREST\5 - SUIVI DES MARCHES et des CONVENTIONS\2 - MARCHES et CONVENTIONS\Section MOBILIERS DEMENAGEMENTS MANUTENTION\MARCHE DEMENAGEMENTS\Marché 2017-2021 ORGANIDEM\1 - Prépa DCE + procd\Analyse candidatures et offres\Compléments offres\3 réponses\2 NASSE DEMECO\2ème Réponse Groupe Nasse\2ème réponse Groupe Nasse\Cas pratiques - destruction mobilier, garde meuble Rectifié 22 decembre 2016.xlsx
PREST\5_Marchés-et-conventions\2_Suivi\1_Section-déménagements-manutention\1_2017-2021\1_DCE_procédures\1_Candidatures_et_offres\1_Compléments\3_Réponses\2_Nasse-demeco\1_2e_réponse\20161222_cas-pratique-déménagement
Cas 2 – Proposer des pistes de réorganisation de l’arborescence
La fin de la deuxième étape est l’occasion de lancer une réflexion sur la construction de l’arborescence et les choix qui ont été fait.
Dans chaque arborescence, il y a des cas que l’on voit revenir systématiquement et qui sont toujours sources de problèmes et qui doivent attirer notre attention.
- Les dossiers personnels
Ces dossiers ont une logique d’organisation personnelle, souvent peut utilisés par les collaborateurs. Les dossiers sont souvent sources de redondances de fichiers ou de versioning (les versions intermédiaires dans le dossier perso et la version finale sur le serveur commun).
- Les dossiers thématiques
Prenons l’exemple des dossiers de ressources humaines. Les services ont tendance à classer par thématiques : RH > Recrutement > Contractuel > Non-abouti > Monsieur X ; Madame X ; Madame Y ; …
Or la durée d’utilité administrative de ces dossiers est de 5 ans. Il est donc utile de créer un niveau pour réaliser un classement chronologique, facilitant ainsi le traitement.
RH > Recrutement > Contractuel > Non-abouti > 2019 (Monsieur X ; Madame Y) ; 2020 (Madame X) ; …
Attention : Faire des préconisations engage l’archiviste à fournir un travail en amont de toutes actions. Il est important de s’assurer de l’implication du service et de travailler par étapes. Restructurer une arborescence prend beaucoup de temps aux deux acteurs. Il faut procéder par étape. Par exemple, définir et établir une arborescence de premier niveau puis fignoler par étapes/niveaux.
S’appuyer sur le rapport d’audit
Lorsqu’on génère un rapport d’audit automatiquement depuis Archifiltre, de nombreuses données sont analysées et structurées.
1 Les chiffres clés sur l’arborescence :
Dans cette première partie, il s’agit de faire un état des lieux de l’arborescence du service audité : le nombre de dossiers, le nombre de fichiers, la taille de l’arborescence, les dates extrêmes, le nom du fichier le plus long, le chemin d’accès le plus long et le nombre de niveaux de profondeur maximum. L’objectif de cette première partie est de donner, à une échelle macro, les premiers problèmes de l’arborescence.
2 Répartition des éléments par types d’extension
Cette rubrique a pour objectif de pondérer l’arborescence selon les types de fichiers produit. Cette indication n’est qu’un élément d’orientation pour un audit. Par exemple, la présence en masse de fichiers de type tableur peut indiquer la conservation d’un grand nombre de fichiers de suivi ou d’export de logiciels. Une présence très importante de fichiers de type média peut indiquer une utilisation non approprié ou abusive du réseau commun.
3 Top 5 des répertoires/dossiers le plus anciens
Dans cette partie, est mis en avant, les dossiers dont les dernières dates de modification sont les plus anciennes du répertoire. Cette information peut être une orientation pour collecter ou éliminer réglementairement ces dossiers.
4 Top 5 des répertoires/dossiers les plus volumineux
A l’instar des archives papier, la volumétrie reste toujours un premier indicateur pour approcher un fonds à évaluer, collecter, traiter.
5, 6 et 7 Les redondances
Dans ces deux parties sont renseignés les éléments en redondance au sein du répertoire avec une estimation du volume et de la quantité que cela représente.
Etudier les chemins d’accès
Le chemin d’accès d’un fichier ou d’un répertoire est la chaine de caractères décrivant la position du fichier ou du répertoire dans le système. En d’autres termes, le chemin d’accès l’ensemble des niveaux en partant du disque dur ou serveur, jusqu’au fichier. Le fil d’Ariane dans Archifiltre est une partie du chemin d’accès.
Pourquoi faut-il étudier les chemins d’accès ?
Pour des raisons techniques, les chemins d’accès ne peuvent dépasser 250 caractères. Cette limite peut vite être atteinte avec une arborescence trop profondeur. Elle peut également être vite atteinte à cause du nommage d’un fichier.
Par exemple un fichier situé à un niveau 4, peut vite devenir bloquant s’il est mal nommé.
J://Direction/Archives/0_Procédures-et-doc/Textes/loi n 78-753du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d'amélioration des relations entre l'administration et le public et diverses dispositions d'ordre administratif social et fiscal
Dans cet exemple, le fichier à simplement été enregistré sans être renommé. Le chemin d’accès atteint déjà 235 caractères sur 250.
Pourquoi faut-il surveiller la longueur des chemins d’accès de mon répertoire ?
Un fichier dont le chemin d’accès dépasse le cadre maximal ne peut plus être consulté ni même déplacé. De même, lorsqu’on souhaite déplacer des dossiers, le transfert peut être bloqué en raison de chemins d’accès trop long.
Comment identifier l’ensemble de mes chemins d’accès trop long ?
Pour connaître l’ensemble des chemins d’accès trop long, il faut réaliser un export csv. Dans l’export csv, une colonne est consacrée au chemin d’accès. Si l’on applique un filtre, il est possible de demande au tableur de ressortir l’ensemble des chemins d’accès dépassant le chiffre 250.
Comment y remédier ?
Il n’y a pas d’autre solution que le renommage. Selon les situations, il peut être fait en masse ou manuellement. Il également possible de supprimer les niveaux intermédiaires inutiles.
Etudier les profondeurs de l’arborescence
Comme expliqué dans la rubrique ci-dessus, plus il y aura de profondeur dans l’arborescence plus le chemin d’accès est allongé. De outre, plus l’utilisateur doit naviguer dans l’arborescence plus le risque de perte de l’information est importante.
Quelle profondeur d’arborescence doit-on conseiller ?
Il est conseillé de ne pas dépasser plus de dix niveaux de profondeurs. Il est important de transposer sa pratique électronique à celle du papier. Qui ouvrirait plus de dix dossiers à la suite pour accéder à sa feuille ? Une arborescence trop profonde n’est pas fonctionnelle. Le risque est que l’utilisateur copie les documents ailleurs dans l’arborescence voire ne retrouve pas les documents en question.
Comment identifier les différentes profondeurs de mon arborescence ?
Pour connaître la valeur des niveaux de profondeur de mon arborescence, il faut réaliser un export csv. Dans l’export csv, une colonne est consacrée à la profondeur de l’arborescence. Si l’on applique un filtre, il est possible de demande au tableur de ressortir l’ensemble des niveaux de profondeur dépassant le chiffre 10.